ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos.
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades
porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y, en definitiva, de las relaciones
sociales. Ya en la antigua Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en
unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de contabilizar las
cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le correspondía regar a
cada uno sus parcelas, la necesidad de regular la vida social requería la aparición de un
instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al
principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el
registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos
económicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen relaciones sociales, con los
griegos y los romanos También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la
aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. En 1180 aparece en
España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón, creado por Alfonso II
para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que emanaban del rey.
La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de la
propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no
son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter de archivos públicos. En el siglo
XIX una serie de cambios conocidos bajo el nombre de revolución burguesa repercuten sobre la
estructura político-administrativa. El Antiguo Régimen desaparece y con él muchas instituciones
que son sustituidas por otras. Pero incluso en España, desde 1700 a 1715 la nueva dinastía
borbónica disuelve el régimen polisinodial por un nuevo modelo centralista dividido en provincias. A
partir de 1812-1833 aparece el régimen liberal que hace desaparecer las instituciones anteriores,
se hace una nueva división provincial y aparecen los ministerios y las cortes.

EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS: La evolución ha ido aumentando gracias las nuevas

tecnologías para recolectar y guardar la información de una manera más práctica de reducción de
espacios en la empresa.

CUALIDADES DEL ARCHIVO:

1. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente

2. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:

1. ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos

que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen
vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de
más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar
evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o
eliminación. 

2. ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada

permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la
información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El
archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se
conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al
archivo semiactivos.

3. ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va

conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el
índice de consulta es muy bajo. Conserva, además, información que puede ser útil para la ciencia,
la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la
empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo. La permanencia de
los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia
del asunto que les dio origen. 

4. ARCHIVO INTERMEDIO: Agrupa documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión
cuya consulta no es tan frecuente pero que todavía están en consulta por las oficinas 5. ARCHIVO
PUBLICO: documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellas que se derivan de un
servicio público por entidades privadas. 6. ARCHIVO PRIVADO: Es aquel que, por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público, declarado como tal por el
legislador.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS: SEGÚN LA LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE
ARCHIVOS TÍTULO III ARTÍCULO 7, 8, 9 10.

ARTICULO 7 ARCHIVOS DE JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA: Archivo General de la Nación,

Archivo General del Departamento, Archivo General del Municipio, Archivo General del Distrito.

ARTÍCULO 8 ARCHIVOS, TERRITORIALES Del Orden Nacional, Del Orden Departamental, Del

Orden Distrital, Del Orden Metropolitano, Del Orden Municipal, De Orden Local, Archivos de las
nuevas entidades territoriales que se creen por Ley, Archivos de los territorios indígenas.

ARTÍCULO 9, ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO, Archivos de la Rama

Ejecutiva, Archivos de la Rama Legislativa, Archivos de la Rama Judicial, Archivos de los
Organismos de Control, Archivos de los Organismos Autónomos,

ARTÍCULO 10, OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS La creación de los

archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente Ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

EN LA ACTUALIDAD

1. ARCHIVO TRADICIONAL Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y

procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una
ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos
mencionar La administración de archivos, La organización, descripción, selección y conservación
de documentos.

2. ARCHIVO MODERNO Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la

información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone
al uso del productor del documento y al usuario externo, como el papel electrónico, el disquete,
Discos Zip, El Ordenador Personal, CD ROOM y DVD, las redes el Correo Electrónico, La Intranet
y el Internet. Y los documentos escaneados.