CODIGO: P-SI-01

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para la elaboración, revisión, aprobación y actualización de los documentos y registros del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A., asegurando
su identificación, almacenamiento, preservación, custodia, protección, confidencialidad, recuperación, retención y disposición de la información del SIG de la organizacion.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos y registros relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A,
incluyendo, el control para los documentos externos a la empresa que se relacionen con dicho Sistema.
CONSIDERACIONES GENERALES
1. Para la elaboración o modificación de documentos
La elaboración o modificación de documentos deberan ser realizada por los Lideres de proceso y deberan enviar via E-mail al Coordinador de Calidad. La documentacion debe especificar:
* Nombre del documento.
* Descripción del cambio o nuevo documento (cuando aplique por complejidad, se convocara una reunion)

Los autorizados para la elaboración, modificación, revisión y aprobación de los documentos se establecen en la piramide de documentacion. Ver Anexo 1.

El control de la documentacion del SIG es a traves de la Lista Maestra de Informacion Documentada Código: LM-SI-01 y la misma es actualizada mensualmente por cada Lider de
Proceso quien la enviara al Coordinador de Calidad para mantener el consolidado.
La documentacion del SIG se mantiene a traves del Servidor Carpeta compartida del SIG los cuales deberan ser actualizado semestralmente por los lideres de proceso y sera verificado
por el coordinador de Calidad.

La distribucion de las copias controladas en fisico se realiza en aquellos procesos donde no existan equipos electronicos.

La documentacion del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A contempla tanto documentos internos como los exigidos por los clientes, entre ellos, plan especifico SIAHO,
procedimiento de trabajo seguro, control del proyecto, entre otros.

Los documentos externos son controlados en la "Lista Maestra de Informacion Documentada"

Los registros que evidencian que el SIG se cumple, son controlados a traves de la Lista Maestra de Informacion Documentada incluyendo los internos y externos.

Los registros se distribuiran de manera electronica con celdas bloqueadas para evitar su modificacion.

El Sistema Documental de Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A homologado se identifica a traves de la siguiente codificacion "X-ZZ-00" (Ver Anexo 2) donde:

X = Identidicacion de la Informacion documentada.

ZZ = Proceso.
00 = Correlativo.

Las descripciones de cargo se identificaran con un unico codigo que lo identifica con el siguiente codigo : "X-ZZ-00" donde:

X = Identidicacion del documento. F= Formato

ZZ = Proceso. RH= Recursos Humanos
00 = Numero del documento. 09= Correlativo

Para los Proyectos la codificacion que se utiliza puede ser:

- La indicada por el cliente.
- La especificada por la naturaleza del contrato.
-Los formatos para el aseguramiento y control de la calidad en proyecto tendran las siglas de "ACC" en lugar de las del Sistema integral de gestion "SI" y se llevará registro
de todos estos formatos en fisico en el proyecto.
2. Control de cambios de los documentos
Todos los cambios realizados a los documentos quedan registrados en el cuadro de "Control de Cambio y Actualizaciones" ubicado al final de cada documento, en el que se detalla la
versión cambiada, descripción del cambio realizado, quien lo elaboró, revisó y aprobó y fecha de la modificación.
Todos los documentos del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A, se resguardan a traves de documentos en PDF para evitar su modificacion. El Coordinador de Gestion Integral
realizan backup diario de la base de datos del SIG.

Se mantendra la documentacion obsoleta cuando los lideres de proceso manifiesten mantener dicha documentacion para su consulta. De lo contrario, no existira documentacion obsoleta
del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A.

La responsabilidad de los registros físicos, editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro, es de los líderes de proceso que los diligencian y archivan. Estos se controlan en la
Lista Maestra de Informacion Documentada.
Para garantizar la legibilidad y transparencia de la informacion contenida en los registros establecidos en el SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A, se establecen los siguientes
controles:
*Se prohibe el uso de lapiz corrector, en vista de que los registros deben estar libres de tachaduras y enmiendas.
*Si se genera un error durante el llenado manual de los formularios, se aceptara que la palabra este inhabilitada con una linea central y se seguira escribiendo el texto normalmente. Tal
como se muestra a continuacion. Permitido: Error / NO permitido: / Error / Error
La responsabilidad de los registros de medio digital, que son elaborados y mantenidos en computador, es de los líderes de los procesos que los diligencian. Estos archivos se deben
conservar en la red de información (servidor) y se les realiza backup semanalmente.
Cuando los registros han cumplido su tiempo de retención y requieren destrucción, se realiza acta de destrucción por parte del Lider de proceso y el Coordinador de Gestion Integral con el
Formato F-SI-13 y se llevara el control de los documentos desincorporados a traves del formato F-SI-14 .
3. Estructura de la documentación
3.1 Identificacion de la documentación
Todos los documentos del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A son identificados por el codigo y el nombre.
Todo manual, instructivo, plan, programa y cualquier otro documento contentivo del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A cumplen con los requisitos de encabezado, pie de pagina y
Control de cambios y actualizaciones. El cuerpo de cada documento es de libre registro. Se realizan de acuerdo a las necesidades del proceso.
3.2 Encabezado de los documentos y Registros
3.2.1. En la parte superior izquierda se encuentra el logo de Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A
3.2.2. En el lado derecho se encuentra el Codigo y Nombre del Documento.
3.2.3. En la parte inferior del logo y nombre se ubica una linea Bronce para dividir el encabezado del texto del documento.

CODIGO: X-ZZ-00

NOMBRE DEL DOCUMENTO

3.2.4. En el pie de pagina, se encuentra la identificación del documento así:

Fecha de Vigencia: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia.
Version: Numero correlativo de modificacion realizada al documento.
Página: correspondiente del total de páginas del documento.
Control de impresion de los documentos (a excepción de los registros): se colocara en el pie de pagina, la leyenda "SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR"
Pie de Página: FECHA DE VIGENCIA: / / PAGINA X de Y
VERSION:
SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR

FECHA DE VIGENCIA: 09/01/2023 PAGINA 1 de 3

VERSION: 1 SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR
 CODIGO: P-SI-01
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
3.3 Registro de control de cambios.
Todos los documentos sin excepción tienen el cuadro de actualización de cambios en su parte final. Está compuesto por 6 partes así:
Versión: Versión que se modificó.
Breve descripción: descripción del cambio que se realizó.
Elaboró: Cargo que elaboró el documento.
Revisó: Cargo que revisó el documento.
Aprobó: Cargo que aprobó el documento.
Fecha del cambio: Fecha en la que se modificó el documento. Tal como se muestra en el siguiente cuadro:
CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES
Versión modificada Breve descripción del cambio Elaboró Revisó Aprobó Fecha del cambio

3.4 Estructura de los procedimientos

Los procedimientos constan de 2 partes:
Parte 1: En esta se especifica el objetivo y alcance del documento. Igualmente se encuentran las consideraciones necesarias a tener en cuenta para aplicar el mismo.

Parte 2: En esta se documenta una tabla que describa la secuencia de actividades.

La secuencia de actividades contempla: flujograma, descripcion de los pasos, entre otros.
Registro: Evidencias que demuestran el desarrollo de las actividades.
Documentos referencia del SIG Megaservicios Evolucion MM 2030 C.A : otros documentos del Sistema que se tienen en cuenta para desarrollar el mismo.
Responsable: Persona que ejecuta la actividad.

REGISTROS DOCUMENTO REFERENCIA DEL SIG T&C RESPONSABLE

SECUENCIA DE ACTIVIDADES REGISTROS GENERADOS DURANTE EL DESARROLLO OTROS DOCUMENTOS DEL SIG T&C O EXTERNOS QUE APOYAN EL
RESPONSABLE DE EJECUTAR LA ACTIVIDAD
DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

INICIO
Envia por correo electrónico / nuevos o
modificacion.

elabora o modificación documentos.

Adjunto (Documento nuevo o Lideres de Proceso
modificado)

Rrevisar y analizar la ionformacion

(conservacion, preservacion, almacenamiento Respuesta de la solicitud por correo
y disposicion final) electrónico. Coordinador de Calidad

Generar las observaciones de acuerdo a las Observaciones enviadas por correo electrónico.
consideraciones del documento. Coordinador de Calidad

Realizar las correcciones segun las

observaciones generadas. Lideres de Proceso

Entregar el documento corregido para su Adjunto (Documento corregido) Lideres de Proceso

aprobacion

¿Son aprobados? Líderes de proceso

NO

SI

Lista Maestra de Actualizada

Ingresar el documento en la Lista Maestra de Líderes de proceso
Informacion Documentada

Divulgar documento aprobado a los Control de Asistencia a Formaciones Líderes de proceso

involucrados

¿Es puesto en
practica el
documento? SI

NO

Generar un Reporte de Accion Reporte de Accion Coordinador de Calidad

Implementar Procedimiento de Acciones Líderes de proceso / Auditor Interno

Correctivas

FIN

FECHA DE VIGENCIA: 09/01/2023 PAGINA 2 de 3

VERSION:1 SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR
 CODIGO: P-SI-01
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES

Versión
Breve descripción del cambio Elaboró Revisó Aprobó Fecha del cambio
modificada

1 N/A (Version Inicial) Coordinador de Calidad Gerente de proyecto Presidente 1/9/2023

FECHA DE VIGENCIA: 09/01/2023 PAGINA 3 de 3
VERSION:1 SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR
T&C Services.
ANEXO 1 DE P-SI-01

Elabora Revisa Aprueba

“Todos los líderes Gerente

Política y Comite del SIG Administrativo
de procesos”
Objetivos

Manual de
Calidad “Coord. Gerente
Comite del SIG
NIVEL I Gestion Integral” Administrativo

“Recursos Comite del SIG Gerente

Descripciones de cargo Humanos Administrativo

Informacion Documentada
Procedimientos , Documentos
Designado por Líder de
NIVEL II el SIG Comite del SIG Proceso

Registros e “Designado por Líder de

el proceso” Comite del SIG
Instrucciones de Trabajo Proceso

Formularios Líder de
“Designado por Líder de
el proceso” Proceso
NIVEL III Proceso
 T&C Services. ANEXO 2 DE P-SI-01

El Sistema Documental de T&C Services homologado se identifica a traves de la siguiente codificación "X-
ZZ-00" donde:

X = Identificación de la Informacion Documentada.

ZZ = Departamento .
00 = Correlativo.

INFORMACION DOCUMENTADA
X - ZZ - 00
D= Documento
P= Procedimientos
I= Instructivo
X
F= Formatos
LM= Lista Maestra
M = Manual
SI = Sistema Integrado (Calidad)
ST = Gestión de Seguridad y Salud
AL = Almacen
GA = Gestión Ambiental
OP = Operaciones
SG = Servicios Generales y Logistica
ZZ
MT = Mantenimiento
RH = Recursos Humanos
PR = Procura
AF = Administracion y Finanzas
GC = Gestion de Contrataciones
DE = Dirección Estratégica
00 2 dígitos numéricos

Las descripciones de cargos de T&C Services se identifica a traves un unico codigo y es el siguiente "X-ZZ-00" donde:

X - ZZ-00
X F=Formato
ZZ RH = Recursos Humanos
00 09= Correlativo

Quedando de la siguiente forma:

F-RH-09