FEPO GRUPO CONTRATISTA S.A. DE C.V.

CÓDIGO: PR-SGC-01
VERSIÓN 01
FECHA DE MARZO
CONTROL DE DOCUMENTOS LIBERACIÓN 2023
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I. OBJETIVO:

Establecer los requisitos necesarios para la elaboración, control, versión, revisión y disposición de los
documentos generados por los departamentos de la empresa FEPO GRUPO CONTRATISTA S.A.
DE C.V.

II. ALCANCE:
Es de aplicación para la realización y desarrollo del control de documentos del Sistemas de Gestión
Documental dentro de la empresa Rancho JAMES lote1 ejido San Isidro de Gómez, General Cepeda,
Saltillo Coahuila.

III. DEFINICIONES:
 Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se aprueba o acredita un hecho.
 Documento externo: Son aquellos documentos que describen o regulan actividades relacionadas
con los sistemas de gestión y que han sido generados por dependencias externas a la organización
tales como normas obligatorias y resoluciones a la ley, etc.
 Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido
 ÍTEM: Se usa para distinguir las distintas partes o divisiones de un escrito.
 Coordinador de SGC: Personal que lleva el control de los documentos generados para los sistemas
de gestión documental y difundir el procedimiento con el personal responsable para su uso.
 Gerente de cada área: Personal que genera un documento que requiera en base a la estructura
definida en el procedimiento de control de documentos.
 POES: Procedimiento Operativos Estándar
 Usuario del documento: responsable del uso e implementación correcto del documento.

IV. ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPO:

ELEMENTOS MATERIALES EQUIPO

 Internet  Hoja tamaño carta  Computadora
 Impresora

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
La elaboración de los documentos es responsabilidad de cada Gerente de área (Departamentos de la
empresa). Cuando los documentos de las áreas estén listos deben ser enviados al Coordinador de SGC
para su revisión.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Todos los documentos que se elaboren deberán de contener: Titulo, código, y número de versión, para
documentos dados de alta la versión deberá de empezar con cero.
DISTRIBUCIÓN DE CÓDIGO Y ÁREA:
A cada área se le asignara un código de identificación. En caso de que no se cuente con algún código de
identificación del área, él responsable del documento o formato se lo solicitara al Coordinador de SGC. En
caso de considerarse necesario para un mejor control del sistema puede implementarse más códigos,
siempre y cuando todo se incluya en la lista maestra de documentos.
CÓDIGO ÁREA
SGC SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
EM EMPAQUE
RH RECURSOS HUMANOS
ADN ADMINISTRACIÓN
CON CONTABILIDAD
PRO PRODUCCIÓN
RG RIEGO
MTO MANTENIMIENTO

Este documento es válido, solo si tiene las firmas originales o si lleva el sello de copia controlada
La información contenida en este documento es confidencial. Cualquier uso, distribución o reproducción de este que no sea por el destinatario
de intención queda estrictamente prohibido.
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CÓDIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO ELABORADO:

Los documentos elaborados serán identificados de acuerdo con su función, como se describe a
continuación:
CÓDIGO SIGNIFICADO
PR PROCEDIMIENTO
INF INFORMES
FR FORMATO
DO DOCUMENTO
MA MANUAL
POE PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR
RE REGISTRO
IT INSTRUCTIVO DE TRABAJO
AV AYUDA VISUAL
BT BITÁCORA
BD BASE DE DATOS
CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO:
Los documentos generados llevaran un esquema de codificación de la siguiente forma:
CÓDIGO SIGNIFICADO
Digito utilizado para identificar que es un documento, ejemplo:
D
D: Documento
XX Digito utilizado para identificar el área a la que pertenece el documento.
Y Digito utilizado para describir el número consecutivo del procedimiento.
Es decir, serán descritos de la siguiente forma; ejemplo:
MA-SGC-01

D XX Y
La codificación solo lo generara el líder de SGC
CODIFICACIÓN DE LOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
Los instructivos de trabajo generados llevaran un esquema de codificación de la siguiente forma:
CÓDIGO SIGNIFICADO
Digito utilizado para identificar que es un documento, ejemplo:
D
D: Documento
Y Digito utilizado para describir el número consecutivo del procedimiento
XX Digito utilizado para identificar el área a la que pertenece el documento.
Será descrito de la siguiente forma, ejemplo:
IT- 01- EM

D Y XX
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
El encabezado se debe presentar desde la primera hoja y en cada una de ellas dentro del procedimiento,
consta de lo siguiente:
 Logo de la planta del lado izquierdo (imagen)
 Título del documento (tamaño 12, Arial, negritas, mayúsculas y centrado)
 Subtitulo (Nombre de la empresa Arial n°7)
 La palabra Código (tamaño 7, Arial, negritas y mayúsculas)
 Código del documento (tamaño 7, Arial, mayúsculas)
 La palabra Versión (tamaño 7, Arial negritas y mayúsculas)
 Fecha de liberación (tamaño 7, Arial), (se refiere a la fecha en que se dio de alta el documento en
SGD.)
 La palabra Página (tamaño 7, Arial, negritas y mayúsculas)
 El número de página se coloca 1 de “n” (tamaño 7, Arial).
 Descripción del documento (tamaño 9, Arial, Negrita)

Este documento es válido, solo si tiene las firmas originales o si lleva el sello de copia controlada
La información contenida en este documento es confidencial. Cualquier uso, distribución o reproducción de este que no sea por el destinatario
de intención queda estrictamente prohibido.
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ESTRUCTURA
El documento será esquematizado con una estructura secuencial de 8 ítem de los cuales serán
referenciados con numeración romana y llevarán el siguiente orden:
I. OBJETIVO
II. ALCANCE
III. DEFINICIONES
IV. ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPOS
V. RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTOS
VI. CONTROL DE CAMBIO
VII. ANEXO

A continuación, se describe que deberá contener cada ítem:

I. OBJETIVO: Deberá mencionar los fines para los que fue elaborado el procedimiento.
II. ALCANCE: Mencionara el límite de aplicación del procedimiento y dirección de la unidad (planta).
III. DEFINICIONES: Se debe mencionar las palabras que son difíciles de identificar y describir su
significado
IV. ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPÓ: se describe en forma de lista los requerimientos que
usara para realizar la actividad, los materiales que se usara y los equipos, en dado caso que no se
usen para la actividad se colocara N/A para referir que no aplica como se muestra en el ejemplo
siguiente:
ELEMENTOS MATERIALES EQUIPO
 Cámara de frio Escoba Bomba de agua
Trapeador

V. RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTOS: Se detalla la secuencia del procedimiento,

instructivo y la responsabilidad del tema de igual forma se menciona los documentos relacionados
entre los procedimientos internos (bitácoras, instructivos, registros) o documentos externos. Esto
se describirá en un cuadro esquematizado como se muestra a continuación. En el caso de los
instructivos estos llevaran imágenes para describir la actividad.
V. DESCRIPCIÓN:
DOCUMENTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASOCIADOS
VI. CONTROL DE CAMBIO: Deberá contener el número de versión, la descripción del cambio que se
hizo y la fecha en la que se realizó el cambio. En caso de no sufrir ningún cambio, se mantendrá la
misma versión indicando la fecha de la revisión, colocando en descripción la leyenda “revisión del
documento sin cambios”. Todos los documentos se elaborarán con un tiempo de 24 meses de
vigencia o antes en caso de requerir cambios, que serán evaluados con los indicadores
establecidos al documento.
VII.CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO REALIZÓ
01 Emisión original documento
DOCUMENTO CON UN AÑO DE VIGENCIA, O ANTES, EN CASO DE REQUERIR CAMBIOS.
DISTRIBUCIÓN DE COPIAS ELECTRÓNICAS
Al final del cuadro de “Control de cambios” debe colocarse el cuadro en donde se especifique quien elaboro
el documento, quien lo reviso y al final quien aprobó el documento se deben firmar y resguardar por el
usuario.
Nota: Solo se coloca el nombre del puesto que
elaboro el documento, debe evitarse poner nombres propios, y debe de llevar la firma que se dio de alta en
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
________________ ____________________ ____________________
la lista maestra de firma autorizadas (LISTA MAESTRA DE FIRMAS AUTORIZADAS).
VIII. Anexos: Aquí se debe de detallar las actividades o imágenes para ser más visual el
procedimiento.

Este documento es válido, solo si tiene las firmas originales o si lleva el sello de copia controlada
La información contenida en este documento es confidencial. Cualquier uso, distribución o reproducción de este que no sea por el destinatario
de intención queda estrictamente prohibido.
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REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO:

REVISIÓN
La revisión de los documentos es responsabilidad del usuario correspondiente con apoyo de los usuarios
del área involucradas. Las revisiones a los documentos se realizarán cada 6 meses. Sin que esto sea
motivo de cambios a menos que sea necesario.
ADECUACIONES
En caso de ser necesario antes de ser aprobado algún documento deberán realizarse las adecuaciones
necesarias; si es que existe alguna observación al momento de realizar la revisión.
APROBACIÓN
En caso de que no haya ninguna observación, las aprobaciones de los documentos serán autorizadas por
la gerencia de cada área emisora.
ESTRUCTURA DE LOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO (POES)
I. OBJETIVOS
II. ALCANCE
III. DEFINICIÓN
IV. DESARROLLO
V. APOYO VISUAL Y/O SECUENCIA VISUAL
VI. INDICADOR
VII. DOCUMENTOS ASOCIADOS
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
EMISIÓN
Se emitirá el documento después de haber sido ya aprobado y después de que se hayan realizado las
adecuaciones a las observaciones correspondientes y así sucesivamente proceder a su autorización con el
gerente de planta de la unidad correspondiente.
FIRMA DE DOCUMENTOS
Todas las firmas de los Gerente de área o personas autorizadas para firmar documentos, registros,
procedimientos deben ser dados de alta en la lista maestra de firmas autorizadas ( LISTA MAESTRA DE
FIRMAS AUTORIZADAS), los documentos no deben ser firmados con tinta roja, colores o negro solo
puede ser usado la tinta color AZUL.
DIFUSIÓN DEL DOCUMENTO
Después de haber sido aprobado y que se hayan hecho las correcciones a las observaciones
correspondientes, el dueño del documento lo difundirá con los usuarios.

Nota: Durante la difusión con los usuarios se pueden llegar a generar observaciones al documento; en
caso de existir alguna observación, el dueño del documento tendrá que realizar las adecuaciones
correspondientes y pasar nuevamente para su aprobación.
DOCUMENTO DE PRUEBA
Son documentos que solo por un periodo de 30 días estará sometido a prueba para determinar si es
funcional para su ocupación o requiere una modificación después del periodo de prueba, aprobación o
modificación tiene que ser informado al coordinador de SGC.
DOCUMENTOS OBSOLETOS
El documento ya actualizado después de haber pasado por alguna revisión debe ser el que se está
utilizando; todo aquel documento considerado como obsoleto deberá de ser entregado al Coordinador de
SGC para que este genere la destrucción del documento o en su efecto el resguardo.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos generados deberán de controlarse denotándolos en la lista maestra de documentos.
Todos los documentos y registros deben guardarse por un total de 24 meses.
DOCUMENTOS Y FORMATOS ESPECIFICOS:
Después de ser aprobado y autorizado el documento, el Coordinado de SGC deberá darlo de alta en la lista
maestra de documentos. En la lista maestra se debe anotar el código, nombre del documento, fecha de la
última revisión; asegurándose de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente que
describe dicho documento.
DOCUMENTO ORIGINAL
El dueño del documento (quien lo elaboro) lo archiva ya sea en electrónico o impreso “o” en el mejor de los
casos le entregara al Coordinador de SGC el documento original impreso, para que sea dado de alta en la
lista maestra de documento y para su resguardo. El documento digital será resguardado por el dueño para
una futura modificación.

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COPIAS PARA DOCUMENTOS ESPECÍFICOS

Para asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles en los
puntos de uso; es necesario generar la copia de dicho documento con previa autorización del dueño del
documento. El documento considerado como copia deberá de contar con la identificación de:
“Este documento es válido, solo si tiene las firmas originales o si lleva el sello de copia controlada
La información contenida en este documento es confidencial. Cualquier uso, distribución o reproducción de este que no sea por el
destinatario de intención queda estrictamente prohibido”.
Al generarse la copia del documento; el dueño del documento deberá avisarle al Coordinador de SGC, para
que anexe el documento en su listado de “Control De Copias De Documentos Impresos” .y genere las
copias con la marca de agua correspondiente o coloque sello de copia controlada; en el listado mencionado
anteriormente se deberá anotar el nombre del documento, código, número de revisión, la fecha que se hizo
entrega de la copia del documento así como el número de copias y el área a quien se le hizo entrega, dicho
listado deberá de ser firmado por el “o” los responsables que recibieron la copia; firmando como
responsable del cuidado y disposición en los puntos de uso así como la aprobación del uso y reproducción
del documento.
REVISIÓN:
La revisión de los documentos deberá de realizarse una vez al año; en caso de requerirse alguna
adecuación al documento, el dueño del documento deberá de realizar las modificaciones correspondientes
o en su caso el Coordinador del SGC. Si se realiza alguna modificación, la revisión del documento deberá
de cambiar a su consecutivo; en caso de que el documento no requiera ninguna modificación, este seguirá
manteniendo su mismo número de revisión.
DOCUMENTOS EXTERNOS:
Los documentos de origen externo utilizados dentro de la empresa y que afecten al SGC, deberán de ser
identificados por el Coordinador de SGC quien los dará de alta en la Lista Maestra De Documentos
Externos.
En la lista de documentos externos, se manifestará el nombre del documento externo utilizado, así como el
área o departamento que dispone de dicho documento. La distribución física del documento es
responsabilidad del usuario que utiliza dicho documento.
Nota: La lista maestra de documentos internos y externos debe ser revisada mínimo 1 vez al año por el
Coordinador de SGC
LLENADO DE REGISTRO:
1. Registrar la información de las operaciones indicadas en cada uno de los procedimientos en los
formatos correspondientes, cumpliendo con las especificaciones del presente instructivo de trabajo.
2. Llenar registros en tiempo, conforme avanza la operación.
3. Registrar datos reales, (honestidad).
4. Escribir con letra legible, clara y completa.
5. Prohibido usar lápiz, lapicero de color rojo o de colores en el llenado de los registros.
6. Firmar los registros (se cuenta con una lista maestra de firmas autorizadas).
7. Anotar fecha en la cual se está registrando la operación (día, mes, año).
8. Cancelar con una línea los espacios que no fueron usados en el registro
9. No debe usarse corrector ni lapiceros de otro color que no sea AZUL.
CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS:
1.Colocar una línea sobre la información errónea, no corregir con tachaduras o enmendaduras
2.Registrar el dato correcto cercano al dato cancelado (arriba, abajo, izquierda, derecha), evitando que
quede encimado
3. Colocar a un costado de la corrección, la firma de la persona que la llevo a cabo.
Ejemplo:
9 enero
Victoria OT

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VI. CONTROL DE CAMBIO:

VII.CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECA DESCRIPCION DEL CAMBIO REALIZÓ
Gerencia de Empaque y
01 MARZO 2023 Documento de nueva emisión
Seguridad Alimentaria.
DOCUMENTO CON DOS AÑO DE VIGENCIA, O ANTES, EN CASO DE REQUERIR CAMBIOS.
DISTRIBUCIÓN DE COPIAS ELECTRÓNICAS:
 Todos los departamentos de la empresa FEPO GRUPO CONTRATISTA S.A. DE C.V.

ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
___________________
____________________ ____________________
Gerencia de Empaque y Seguridad
Coordinador de SGC Gerente General
Alimentaria

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