PERIODO 2017-1602

Diseñada por Ing. Germán Gómez Solarte

PLANTILLA PARA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN DE CALIDAD 301104
Ing. Ana Milena Castro Vergara - Director de curso
 ENVIA COLVANES S.A.S

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
INTEGRANTES:

LUIS EDUARDO BUITRAGO

C.C 1098693997
 HOJA DE PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El presente manual presenta la información detallada del proceso de RECOLECCION de la

empresa ENVIA, el cual se elaboró con el fin de documentar de manera integral las
distintas operaciones de los procesos y sus requerimientos, con el fin de contribuir a la
trazabilidad y calidad de los procesos emrpesariales.
 1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Describir de manera detallada y sistémica la operación del proceso de RECOLECCION de la

empresa ENVIA

2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Este procedimiento aplica para el proceso de RECOLECCIÓN DE ENVÍOS (mercancías o

documentos) de nuestros clientes a nivel nacional, siendo realizado este a través de
los diferentes medios establecidos para ello (vehículos, receptorías o contratistas) y
normas establecidas. No aplica para radicación de factura, cadena de frio y mensajería
Internacional.

2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Normas y políticas generales:

 A las órdenes de Servicio postergadas se les cambia la fecha según lo acordado en

el cliente y las canceladas se anulan en el sistema
 El sistema automáticamente borrará aquellas órdenes de Servicio que fueron
atendidas o anuladas. Las que estén pendientes o postergadas las volverá a
mostrar el día siguiente en estado pendiente, para que sean asignadas a una
planilla de recolección
 Para identificar las Órdenes de servicio en el panel de recolección, se tienen una
serie de marcaciones las cuales se relacionan en las siguientes imágenes
 El manual de procedimientos es una herramienta parte integral de sistema de
gestión de calidad, debe ser revisado periódicamente y mejorado como parte
integral del sistema.
2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a la información general del manual aclarando que cada procedimiento que sigue a
continuación, dispone de su propia sección para el control de cambios.

Versión Fecha Cambio realizado

01/01/201
1.0 Documento Original
8
3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos que hacen parte del proceso de RECOLECCIÓN y que serán
documentados en este manual son:

1. MONITOREO RECOLECCION (CÓDIGO PR-R-01)

2. TRANSPORTE (CODIGO PR-R-02)
 ENCABEZADO:

CÓDIGO:
ENVIA COLVANES S.A.S Escriba el código específico
de este procedimiento
Inserte el logo de la
VERSIÓN.
empresa
18-08-2017
PROCEDIMIENTO MONITOREO RECOLECCION
PÁGINAS:
Página 7 de 17

3.1 PROPOSITO Y ALCANCE

Este procedimiento aplica para la recolección de envíos (mercancías o documentos) de

nuestros clientes a nivel nacional, siendo realizado este a través de los diferentes medios
establecidos para ello (vehiculos, receptorías o contratistas) y normas establecidas. No
aplica para radicación de factura, cadena de frio y mensajería Internacional.

3.2 DEFINICIONES

Planilla de recolección: Documento donde se relacionan las Órdenes de Servicio asignadas a una
ruta por zona de recolección.

Ventana de atención: Franja horario pactada con el cliente donde la ruta asignada puede pasar a
realizar el servicio de recolección.

Monitor de Recolección: Herramienta mediante la cual se realiza el seguimiento detalaldo de las

órdenes de servicio generadas en el proceso de recolección diariamente.

Orden de Servicio: Registro generado por el sistema para atender la solicitud de Recolección del
cliente. Esta puede presentar los siguientes estados:

. Orden de Servicio Pendiente (PE): Estado en que se encuentra una Orden d Servicio cuando:

 No ha sido asignada en una planilla de recolección.

 Ha sido cambiada la fecha de la recogida
 Se ha dado solución a una novedad (flete al cobro)

. Orden de Servicio Asignada (AS): Estado en que se encuentra una Orden de Servicio, cuando ya
está asignada en una planilla de Recolección.
 . Orden de Servicio Anulada (AN): Estado en que queda una orden de Servicio, únicamente
cuando el cliente cancela definitivamente la solicitud del mismo, es decir que no requeire que se le
recoja en la fecha y hora programada ni en otra fecha.

3.3 DISPOCISIONES GENERALES

Se especifican las disposiciones generales que son los requerimientos necesarios para que el
procedimiento se pueda ejecutar. Estos requerimientos pueden ser personal, materias primas,
autorizaciones, actividades previas, equipos y herramientas, entre otros.

3.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

En la siguiente tabla se puede describir el procedimiento a documentar, iniciando por la actividad

la cual se redacta iniciando con un verbo en infinitivo como planificar, medir, confeccionar, entre
otros. Luego se debe clasificar mediante una “X”, cada actividad según el componente del ciclo
PHVA al que corresponde (Planear, hacer, verificar o actuar), posteriormente se consignan los
documentos y/o registros que se hacen necesarios ya sean externos o internos (para el caso de los
documentos), finalmente se debe registrar el responsable de cada actividad.

Debe anexar o quitar tantas filas como sea el número de actividades del procedimiento que está
describiendo.

Tipo de
Documento/Regis
I actividad Responsable
Descripción de la actividad tro
d PHVA

P H V A

1
0
1
1

1
2

1
3

1
4

1
5

3.5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

En esta sección debe insertar el diagrama de flujo correspondiente según la descripción de

actividades que ha realizado.

3.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

En esta sección puede identificar los riesgos laborales y operativos que tiene el procedimiento. La
tabla debe mostrar el nombre o ID de la actividad relacionada con un riesgo, la clasificación del
riesgo que se ha realizado en la empresa, el nivel de riesgo definido en la organización después de
haber valorado el riesgo (analizado contra controles), el código del riesgo que es un código
alfanumérico interno que identifica de manera precisa el riesgo y el código y nombre del
documento en donde se destalla las características del riesgo (matriz de riesgo correspondiente)
para los códigos y documento relacionado debe suponer estos elementos

3.7.1 Riesgos Operativos

Documento
Actividad Código del
Tipo de riesgo Nivel de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo

3.7.2 Riesgos Laborales

 Documento
Actividad Código del
Tipo de riesgo Nivel de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo

3.7 CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se han
realizado

Versión Fecha Cambio realizado

3.8 SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:

Para agregar otro procedimiento comience en la siguiente página insertando un “salto de sección” para
que pueda cambiar el nombre del procedimiento en el encabezado y continúe la estructura con el
numeral 3.2
ENCABEZADO:

CÓDIGO:
ENVIA COLVANES S.A.S
PR-R-02
VERSIÓN.
1.0 10-04-2018
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE
PÁGINAS:

3.9 PROPOSITO Y ALCANCE

Este procedimiento aplica para el transporte de envíos (mercancías o documentos) a nivel

nacional, por medio terrestre en vehículos de carga.

3.10 DEFINICIONES

RUTA: Camino determinado que va de un sitio a otro.

CONDUCTOR: Profesional que se dedica a la conducción de vehículos terrestres

PROGRAMADOR DE RUTA: Profesional que proyecta un camino determinado

VEHÍCULO: Aparato con motor que se mueve sobre el suelo, para transportar cosas o
personas, especialmente por tierra.

SEGUIMIENTO: Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de la ruta

ARRIBO DE DESTINO: Llegada y entrada al lugar de destino

3.11 DISPOCISIONES GENERALES

El programador de ruta nacional ubica y busca las mejores vías. Para asegurar que la mercancía
llegue de forma correcta, el remitente debe embalar correctamente la mercancía, incluso si el
usuario tiene dudas acerca de este proceso puede contactar a servicio al cliente e ingresar al sitio
web.
 3.12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Tipo de
Documento/Regis
I actividad Responsable
Descripción de la actividad tro
d PHVA

P H V A

DISEÑO DE LA RUTA: De acuerdo Ruta de Programador de ruta

al despacho autorizado se transporte
1 X
establecen las rutas de transporte
para los vehículos

PREPARACIÓN DEL VEHICULO: Conductor

Una vez se asigna la ruta, se
procede a realizar las debidas
preparaciones del vehículo,
2 X
recarga de combustible,
preparación de documentos,
limpieza y mantenimiento de
espejos, elementos de seguridad.

INICIO DE LA RUTA: El conductor

emprende el recorrido teniendo
3 x Conductor
en cuenta las normas de tránsito y
seguridad.

MANTENIMIENTO EN LA RUTA:
De acuerdo a la ruta definida, se
4 x Conductor
realizan las paradas para recargar
gasolina y refrigerio del conductor

SEGUIMIENTO DE LA RUTA: De
acuerdo a la ruta definida, se
Monitor de ruta
5 realizan llamadas de contacto con x
el conductor para verificar el
estado de la carga

ARRIBO AL DESTINO: Una vez se x x

alcanza el destino, se procede con
6 hacer la verificación de la carga y Conductor
a entregar el informe de
novedades de la ruta
3.13 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

Inicio

Diseño de ruta

Preparación del vehículo

Inicio de la ruta

Mantenimiento en la
ruta

¿El vehículo
y la carga se
encuentran
en la ruta?

Iniciar procedimiento de
seguridad Arribo al destino

FIN
3.14 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

3.7.1 Riesgos Operativos

Documento
Actividad Código del
Tipo de riesgo Nivel de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo
3 Riesgo de RSGO-01-PR-R- ALTO Seguro contra
Accidente 03 accidentes
3 Riesgo de RSGO-02-PR-R- ALTO Reporte de
seguridad 03 seguimiento de ruta
4 Mayor consumo RSGO-02-PR-R- BAJO Registro de
de combustible 04 combustible

3.7.2 Riesgos Laborales

Documento
Actividad Código del
Tipo de riesgo Nivel de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo
3 Riesgo físico: RSGL-01-PR-R- ALTO Manual Seguridad Y
Exposición a 03 Salud En El Trabajo
vibraciones (del
vehículo)
Posturas estáticas
prolongadas en la
misma posición
Exposición al
ruido
4 Riesgo químico: RSGL-01-PR-R- ALTO Manual Seguridad Y
Inhalación de 04 Salud En El Trabajo
vapores y gases
tóxicos
(combustibles)
Exposición al
polvo (de
carreteras y
caminos)
3.15CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se han
realizado

Versión Fecha Cambio realizado

1.0 10-04-2018 Documento inicial

3.16SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Luis Eduardo Buitrago Firma: Firma:

Elaboró: Luis Eduardo Buitrago Revisó: Aprobó:

Cargo: Estudiante Gestión de Cargo: Cargo:

calidad