Unidad 1.

Valoración Documental

Valoración e identificación. Problemática, conceptos y su

relación con otros procesos archivísticos

Problemática de la valoración documental

Desde la década de los cincuenta del siglo pasado, entre los archivistas se
puso de moda el término explosión documental. Éste surgió en los Estados
Unidos, en las dos primeras décadas del siglo XIX, cuando los expedientes
de los Departamentos de Estado de Guerra y del Tesoro se empezaron a
ordenar cronológicamente, se hizo un registro de los mismos y fue necesario
guardar una copia de ellos. Este sistema de expedientación originó dicha
explosión (Cruz, 1994); para 1914, el volumen documental alcanzaba los 500
000 metros lineales y para la década de los setenta, su producción anual
era de un millón. Esto originó que los sistemas archivísticos se volvieran
insuficientes y obsoletos, lo que provocó el establecimiento definitivo de la
administración de documentos, cuya piedra angular es la valoración
documental.

Hasta hace algunos años, varios autores defendían la idea de conservar

todos los documentos, sin importar si estaban organizados; argumentaban
que no se debía privar a las generaciones futuras de las fuentes de
información; sin embargo, los recursos humanos, técnicos y materiales que
la sociedad debería invertir en su conservación son muy limitados e inferiores
a su capacidad de producirlos, además de que se transmitiría a las
generaciones venideras un legado documental imposible de manejar y, en
buena medida, inservible (Cruz, 1994). Debemos considerar que, a mayor
volumen de información, más lenta e imprecisa será la búsqueda; asimismo
hay documentos que concentran la información vertida en otros, los cuales
son los que deben conservarse en los archivos históricos. Los que concentran
información de otros serán susceptibles de ser eliminados, conservando, en
su caso, sólo un ejemplar como muestra y evidencia.

1
 (s. a.) (s. f.). Formatos de solicitudes de fotocopia [imagen].

Reporte mensual de fotocopias

solicitadas entre enero y febrero de
2017

(s. a.) (s. f.). fotocopista [fotografía]. Tomada de

https://es.pinterest.com/pin/647462883898730430/

(s. a.) (s. f.). Administrador [imagen]. Tomada de http://702495565580405233.weebly.com/-iquestqueacute-es-el-

portafolio-virtual-y-fiacutesico.html. [El fotocopista reporta mensualmente el número de copias. El administrador,
por su parte, hace un reporte anual del número de copias en los gastos de la institución.]

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Los criterios que rigen la valoración fueron sistematizados por la archivística
norteamericana, principalmente por Theodore R. Schellenberg; sin
embargo, sus orígenes se encuentran en dos tradiciones europeas: la
británica y la alemana (Cruz, 1994). Si se quiere caracterizar en pocas
palabras los enfoques en cuestión, se podría decir que los alemanes evalúan
para conservar, mientras que los ingleses lo hacen para eliminar.
En Alemania, se reconoce una larga tradición de racionalización de las
actividades administrativas; los cuadros de selección documental datan
desde 1832; en 1858, se prohíbe eliminar documentos sin que las autoridades
archivistas de Baviera estuvieran informadas y en 1897 se determina el papel
del archivista nacional en materia de conservación. En 1927, los archivos de
Prusia decretan la obligación de hacer un inventario de todos los
documentos producidos por la Administración Pública, para valorar los que
se tienen que conservar; es importante remarcar el vínculo que los
archivistas alemanes establecen entre el inventario de los archivos y la
valoración (AGN, 2003). Para 1937, Meisner estableció tres reglas básicas
para la valoración:
• La edad de los documentos

• El contenido informativo
• El orden jerárquico de las administraciones: central, regional y local

Este orden jerárquico, según el cual entre más bajo se encuentre en la

escala una administración, menor será el valor de sus documentos, hace
precisiones relativas a la categoría de intermedio, cuyos archivos se
deberían de juzgar de acuerdo con el grado de autonomía del organismo
productor al que se refieren (AGN, 2003).

En 1958, Zimmermann propuso que el contenido informativo del documento

es el elemento determinante de su utilización, antes que el origen. Inspirado
en el dominio del mercado, promovió el factor de la demanda, que
relaciona el contenido con la utilización.

En Inglaterra, en 1877, el Acta de Registro de Oficinas Públicas autorizaba

destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso
legal, histórico, genealógico o anticuario. En 1898, la autorización se amplía
a los fondos posteriores a 1660. Desde sus orígenes, en la archivística inglesa
prima el punto de vista administrativo y son las personas de las oficinas las
encargadas de seleccionar los documentos a conservar, antes de remitirla
al archivo. Esta tradición es la que recoge Hilary Jenkinson, que en 1922 en

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su obra titulada Manual de archivos administrativos, subraya que la
eliminación es responsabilidad de las administraciones; el archivista es un
intermediario entre la administración y los investigadores (AGN, 2003). En
1952, se estableció el Comité Grigg, que diseñó un nuevo modelo, basado
en dos criterios: el administrativo y el histórico.
En consecuencia, los documentos son seleccionados en dos etapas. En la
primera, realizada por las administraciones de origen a los cinco años de su
tramitación, entre el 50 y 90 % de los documentos son destinados a la
destrucción, mediante la aplicación del criterio administrativo. Transcurridos
25 años, llega la segunda revisión en la que, aplicando el criterio histórico,
los documentos deben ser reducidos a un tamaño manejable, este proceso
es aplicado por parte de los archivistas. Este método de selección fue
criticado severamente en el Informe Wilson de 1981, que entre otros
aspectos reclamaba para los archivistas un papel más activo en la selección
documental. El Gobierno rechazó el reclamo. Esta situación posiblemente
explica las pocas aportaciones que han tenido los archivistas ingleses en
relación con la valoración, aparte del importante estudio RAMP (Programa
de Gestión de Documentos y Archivos, por sus siglas en inglés), que realizó
Félix Hull en 1981 sobre la utilización de técnicas de muestreo (AGN, 2003).

En Estados Unidos, en la década de los cuarenta, el archivista Philip Brooks,

en su libro La selección de los registros para su preservación, indica:
• La eliminación de duplicados.

• El valor permanente como:

− El que la institución de origen da a los documentos.

− La utilidad que tienen los documentos para la historia administrativa

de la institución a la que se refieren.
Por su parte, Philip Bauer propone considerar la utilización, el costo de la
adquisición y la conservación de archivos, definiendo cuatro tipos:
• Utilización por parte de las instituciones gubernamentales

• Utilización por la finalidad de protección de los derechos de los

ciudadanos
• Utilización en el marco de investigaciones serias

• Utilización para satisfacer la curiosidad de los genealogistas o eruditos

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Este autor establece tres criterios que permiten juzgar la utilidad:
• Las características y la importancia cualitativa de la información
contenida en los documentos
• La pertenencia de su clasificación

• La densidad y la importancia cualitativa del contenido

A partir de los años sesenta, aparece Schellenberg, quien se convirtió en el
padre de la teoría de la valoración; su contribución fue elaborar los criterios
de selección, al afirmar que los documentos tienen valores primarios y
secundarios:
• Valor primario: El que tiene para la administración de origen; se
relaciona este valor con los aspectos legales, fiscales y administrativos.

• Valor secundario: El que posee para la investigación; es de dos tipos:

− Valor testimonial: Documentos con información sobre la historia, la
organización y las funciones de la administración de origen.

− Valor informativo: Documentos importantes para la investigación

en general (AGN, 2003).
La obra de Schellenberg representa la síntesis de las corrientes inglesa y
alemana que se incorporan al caso norteamericano. Estos principios
permanecen en esencia y son fundamentales en el proceso de valoración
utilizado en gran parte del mundo, incluido México.

Conceptos de identificación y valoración en México

La identificación y la valoración son dos procesos definidos, diferentes y que
deben realizarse de manera secuencial; es decir, no es posible valorar una
serie documental para su conservación definitiva en los archivos históricos o
su eliminación, sin haber identificado las características de la serie
documental, de su productor y del contexto institucional.

La sistematización de las tareas de identificación y valoración tiene su origen

en España en 1991, en las Jornadas de identificación y valoración de fondos
documentales de las Administraciones Públicas, publicadas en el año
siguiente por el Ministerio de Cultura (Heredia, 1999). De acuerdo con María
Luisa Conde (citada en Heredia, 1999), pionera en España en difundir la

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teoría al respecto, identificación es “el proceso de investigación y
sistematización de categorías administrativas y archivísticas en las que se
sustenta la estructura de un fondo, siendo uno de sus objetivos principales
asegurar a través de sus resultados la valoración de las series
documentales”.
Por su parte en 1995, en Madrid, el término de valoración se definió como la
“fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial”
(Diccionario de Terminología Archivística, 1995).
La definición de ambos términos es similar a la dictada por el Archivo
General de la Nación de México (2012), quien define ambos términos de la
siguiente manera:

Identificación: Consiste en la investigación y análisis de las

características de los elementos esenciales que constituyen la serie
documental: la función, el sujeto productor y el documento de
archivo.

Valoración: Consiste en el análisis y la determinación de los

valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus
plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación.

El proceso de identificación de series documentales

Este proceso se hará con base en el principio de procedencia y orden
original en sus dos niveles: el respeto a la procedencia de los fondos, que
consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes
instituciones, y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden
natural, por el que se evitará mezclar los documentos de unas oficinas con
otras de la misma institución, y de unas series con otras dentro de la misma

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oficina, a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido produciendo
los documentos (La Torre, 2000). La aplicación de este principio nos lleva a
diferenciar varias tareas:

1. Identificar el organismo productor o sujeto productor de los

documentos: Es aquel que ha generado los documentos. Para su
identificación, es necesario consultar diferentes fuentes de
información, que varían dependiendo de las características de los
documentos; es decir, si son recientes o históricos, si son de un fondo
público o privado. Asimismo, debemos recopilar y estudiar su
normatividad o legislación, sus manuales de procedimientos y los
organigramas que han tenido a lo largo del tiempo. Todo esto nos
permitirá conocer el organismo productor y su trayectoria. Para
documentos históricos, debemos consultar también la bibliografía que
haya sobre la institución. En resumen, debemos tener un conocimiento
exhaustivo de la institución que dio origen a los documentos.

2. Identificación del elemento funcional: Para seleccionar la

normatividad que regula las competencias de la institución
productora de los documentos, debemos diferenciar varios niveles:
por un lado, las funciones de la administración que producen la
estructuración de la misma en grandes organismos; por otro, cada
una de estas instituciones tiene encomendadas una serie de
funciones, las cuales les brindan su razón de ser y que son las que
permanecen en el tiempo; y, finalmente, tenemos un tercer nivel, que
corresponde con cada uno de los sujetos productores en la
administración. Esta última será la función que participe en concreto
en la formación de la serie documental (La Torre, 2000).
3. Identificación del tipo documental:

El tipo documental es la “unidad documental producida por un

organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos” (Diccionario
de Terminología Archivística, 1995).

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De acuerdo con ello, se debe investigar la materialización por escrito
de las actividades de cada oficina, las cuales ya son familiares
después de haber estudiado la normatividad en el proceso anterior.
El tipo documental es tan importante que, en algunos casos, llega a
confundirse con el concepto de serie; sin embargo, sólo cuando el
tipo documental es aplicado, le dará el nombre a la serie; por
ejemplo, informes, nóminas de pago, programas de estudio,
circulares, estadísticas, pólizas, etc. Es en este momento cuando se
analizarán los caracteres externos e internos de los documentos, que
van a referirse tanto a su estructura física —clase, soporte, formato y
forma— como a su contenido. De esta forma, el término tipo
documental se utiliza tanto para denominar la unidad documental
simple como la compuesta, aunque sea esta última la más abundante
en nuestros archivos; por ejemplo, la unidad documental compuesta
puede ser un expediente o una secuencia fotográfica.

La unidad documental compuesta “es la denominación archivística del

documento de archivo compuesto y sirve para su representación
genérica a la hora de la descripción […] El expediente es la
manifestación más habitual a la hora de hablar de documento
compuesto” (Heredia, 2011).

La unidad documental simple “es la denominación archivística del

documento de archivo simple y sirve para su representación genérica a
la hora de la descripción […] La ISAD (G) [Norma Internacional General
de Descripción Archivística, por sus siglas en inglés] la ha estimado
como el último nivel de descripción, por debajo de la unidad
documental compuesta” (Heredia, 2011). Ejemplos: carta, acta, título,
nombramiento, protocolo notarial, etc.

La mayoría de los documentos de archivo son expedientes.

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 El expediente es “el conjunto de documentos producidos por una
oficina para la resolución de un asunto, y que está regulado por una
norma de procedimiento; también podemos considerar expediente un
conjunto de documentos que tienen en común la resolución de un
asunto, aunque éste no se encuentre regulado por norma alguna” (La
Torre, 2000).

4. Delimitación del concepto de serie documental: Una vez terminada

esta investigación disponemos de los tres elementos que constituyen
la serie documental, sobre la que se van a centrar todos los trabajos
de identificación, valoración y descripción.

La serie documental es el conjunto de documentos

producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de
una misma actividad.

SERIE= SUJETO PRODUCTOR + ACTIVIDAD + TIPO

DOCUMENTAL O EXPEDIENTE O REGISTRO

Los datos obtenidos en nuestra investigación deben recopilarse en

una ficha de serie, con el propósito de formar el repertorio general de
series de fondo o archivo en cuestión. Los datos básicos que debe
incluir la ficha son:

• Tipo documental o nombre del expediente o del registro

• Unidad productora

• Actividad
• Fechas extremas

• Normatividad del trámite de la serie

• Tipos documentales del expediente

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 • Tipo de ordenación de la serie
• Serie antecedente dentro del cuadro de clasificación

• Serie procedente dentro del cuadro de clasificación

• Signaturas del archivo

La identificación del fondo documental es una tarea intelectual, no física, y

supone la sistematización de las series documentales dentro del cuadro de
clasificación. Con el repertorio de series y los organigramas de la institución,
podemos elaborar un cuadro teórico de clasificación, el cual utilizaremos
como punto de partida para clasificar los documentos. Dicho cuadro puede
ser nuestro primer borrador, pues hasta que no clasifiquemos todos los
documentos no obtendremos una versión definitiva.

Relación de la valoración con otras funciones y procesos

archivísticos
La valoración se relaciona con los procesos de identificación, organización
y descripción de documentos.
1. Proceso de identificación: En tanto no se tenga delimitada una serie
documental, no será posible efectuar la valoración, ya que este
proceso requiere conocer el contexto y sus características formales e
informativas. Aquí las preguntas pertinentes son las siguientes: ¿quién
o qué oficina generó esos documentos? ¿Cuál es el nivel jerárquico
de la oficina, dentro de la estructura de la organización? ¿Cuáles son
las fechas que abarcan sus documentos? ¿Cuál es el volumen en
metros lineales, número de cajas o unidades documentales
compuestas? ¿Qué información contienen los documentos? ¿Cuál es
su soporte y su contenido informativo?
2. Proceso de clasificación: La clasificación es un procedimiento
comprendido dentro de la organización; es la separación o división
de un fondo para formar secciones documentales, las que a su vez
son susceptibles de dividirse en series. El proceso de valoración gira en
torno a cada una de las series que constituyen un fondo o una
colección documental, por lo que éstos deben de estar clasificados
de acuerdo con el principio de procedencia y orden original.

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 3. Proceso de descripción: Para efectuar la valoración de una serie,
como ya se mencionó, se debe identificar su contexto y sus
características generales. La información que recopilemos del
proceso de identificación es en sí mismo un instrumento de
descripción, que además cumple con la función de llegar a ser un
proyecto de organización del fondo o colección. En efecto,
supongamos que hemos identificado cada una de las series
documentales de un conjunto, tarea que hemos plasmado en un
escrito. Al contar con el repertorio de series documentales, podemos
elaborar el cuadro de clasificación y proyectar cómo ordenaremos —
cronológica, alfabética, numéricamente, etc.— cada una de las
series, asimismo cuál de ellas amerita una descripción por unidad
documental compuesta —catálogo— o sólo una descripción por
cada serie —inventario—.

Fuentes de consulta

Bibliografía

Cruz, J. R. (1994). Manual de archivística (29.a ed.). Madrid: Fundación

Germán Sánchez Ruipérez.

Heredia, A. (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un

diccionario. Andalucía, España: Consejería de Educación, Cultura y
Deporte.
La Torre, J. L. y Martín-Palomino, M. (2000). Identificación y valoración.
Madrid: Escuela Iberoamericana de Archivos.

Documentos electrónicos

Archivo General de la Nación (AGN). (2003). El proceso de valoración

documental. Gob.mx. Consultado el 25 de enero de 2017 de

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http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2003/rna/pd
f/0013.pdf

Heredia, A. (1999). La identificación y la valoración documentales en la

gestión administrativa de las instituciones públicas. Boletín de la ANABAD,
49(1), 19-50. Consultado el 25 de enero de 2017 de
https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=51133

Presidencia de la República. (23 de enero de 2012). Ley Federal de Archivos.

Diario Oficial de la Federación. Consultado el 25 de enero de 2017 de
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf

Sitios electrónicos

Diccionario de Terminología Archivística. (1995). [Entrada: Tipo documental].

Consultado el 25 de enero de 2017 de https://www.mecd.gob.es/cultura-
mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html

Diccionario de Terminología Archivística. (1995). [Entrada: Valoración].

Consultado el 25 de enero de 2017 de https://www.mecd.gob.es/cultura-
mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html

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