Eje n° 1: clase

Sitio: Aulas Virtuales de la Facultad de Filosofía y Humanidades Imprimido por: Rosa Mabel Dominguez
Planificación de la organización y gestión de los documentos en los Día: martes, 29 de agosto de 2023, 10:58
Curso:
archivos
Libro: Eje n° 1: clase
 Tabla de contenidos

1. La Archivología: concepto.

2. El archivo: concepto, tipos, características y funciones

3. El documento: diferencias entre documento de archivo y documento de apoyo a la gestión

4. La gestión de los documentos de archivo

5. Resumen
 1. La Archivología: concepto.

Un poco de historia...

Los archivos existieron desde los mismos comienzos de la escritura, pero su ciencia es más moderna; ésta aparece recién a mediados del siglo
XIX. Hay quienes relacionan su origen con la publicación del Manual para la Clasificación y Descripción de los Archivos, creado por los
archiveros holandeses Müller, Feith y Fruin; sin embargo, no se cuenta con una fecha cierta de origen, ya que primeramente fue una disciplina
empírica para el arreglo de los archivos y continuó evolucionando hasta configurarse como ciencia.
A través de la historia del hombre, la organización de los archivos ha evolucionado desde su período prearchivístico, en el que los fondos
documentales no estaban delimitados en sus presupuestos y dependían de otras ciencias, como la historia y la bibliotecología, hasta el período de
desarrollo archivístico. Durante este último se produce un cambio radical debido a que tanto la teoría como la práctica adquieren
una metodología propia y un tratamiento específico de los fondos documentales que transformaron a la archivología en ciencia. Ésta, podríamos
afirmar, nace de la mano del historiador francés Natalis de Wally, quien enuncia el Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos en 1841.
Sobre este principio se asentó el desarrollo de la teoría archivística moderna y su diferencia respecto de las otras ciencias de la información.
El Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos establece la clasificación por los fondos documentales que, según su creador, se origina en
la naturaleza de las cosas. Según su propuesta, este es el único modo en que es posible asegurar un orden regular y uniforme, ya que se respeta la
institución de la que procede el documento, es decir, su entidad productora.

La Archivología y el antiguo régimen

En la civilización greco-romana, el archivo ó archeion, para los griegos, y tabularium, para los romanos, tiene entidad propia; incluso adquiere un
nuevo carácter, el público, dependiente del Estado producto de su gestión administrativa a través de las magistraturas y garantizando aquel la
autenticidad de sus documentos. Tanto es así que estos pueblos consideraban a los gubernamentales como los archivos por excelencia y los
privados certificaban legitimidad si los custodiaba el Estado. De tal manera, los archivos adquieren una doble utilidad, administrativa y jurídica.
Las administraciones los conservaban como fuente de información y el derecho romano lo hacía por la validez probatoria del documento escrito.
A pesar de las similitudes entre ambos sistemas, hay una característica esencial y distintiva entre la antigua Grecia y la república romana, referida
al criterio de accesibilidad a los archivos. Para los romanos, el acceso era restringido solamente a los funcionarios de gobierno, ya que se
consideraba a los documentos públicos como instrumentos del poder. En tiempos del Imperio, incluso se llegó a ampliar su centralización. En
cambio, en Grecia el concepto de difusión surge como característica propia de los archivos públicos, unidos a la idea de democracia. Este será la
base futura sobre la que se asentó el derecho de todo ciudadano a acceder a los fondos públicos, a informarse y lograr, si lo requiere, copia de sus
documentos.
Cuando el Imperio Romano fue sustituido por la Iglesia, esta pasó a ocupar un lugar de privilegio, esencialmente en materia de archivos,
basándose en su tradición de guarda y custodia de documentos. Incluso, la cultura y el conocimiento de la escritura quedan en manos de la
Iglesia, institución que se encarga de redactar los documentos para terceros que son requeridos tanto por soberanos como por señores
feudales. Esta época se caracterizó, en términos generales, por un marcado retroceso para la archivística en cuanto a la magnitud del archivo
público; sin embargo, el siglo XII marcó una señal positiva en la evolución archivológica y en los métodos utilizados para su organización
sistemática.
Ya hacia el final de esta etapa, en el marco jurídico existente, se produce el restablecimiento del derecho romano como normativa legal y
reaparece, de este modo, el procedimiento administrativo. Éste instala losfundamentos para la organización de los archivos a través del acto
documentado plasmado en papel, el soporte por excelencia de ese entonces y aún por nuestros días.
Así, los archivos eran considerados por sus valores informativos y probatorios. De tal forma, los gobiernos llegaron a percibir acabadamente la
importancia de proteger su documentación, así como de estructurar y mantener archivos que la resguarden; esto se debe a que, tanto en tiempos
de paz como de guerra, los archivos son instrumentos de sumo poder y de información certera para ejercer el poder dentro y fuera de
su jurisdicción. Además, los datos contenidos en los archivos también son necesarios para la afirmación de los derechos del Estado; es decir que
los documentos son considerados fuentes de justificación jurídica del poder. En este rol, entonces, el archivo fundamenta la existencia del
Estado, legaliza su acción política y, sobre todo, sostiene su sistema monárquico absolutista.
Considerando la función de los archivos en este proceso de nuestra periodización, por lo tanto, podemos decir que la documentación archivística
se constituye, en esencia, como sustento del poder y va cobrando, progresivamente, provecho para la historia. Esto sucede especialmente cuando
desaparecen las instituciones de esta época y sus fondos se abren a la investigación.
Los archivos contemporáneos
Con la Revolución Francesa y el surgimiento del estado de derecho, más los principios de responsabilidad, garantía de justicia y eficacia en el
accionar de las administraciones estatales en relación con el ciudadano, los archivos comienzan a ser considerados garantes de los derechos
ciudadanos y prueba de los actos de gobierno.

Además, surge en Europa un fuerte sentimiento nacionalista que pretende encontrar en el pasado histórico las raíces de la identidad nacional,
situación ésta que lleva a los archivos a adquirir la doble dimensión de custodios de deberes y derechos de los ciudadanos y patrimonio histórico,
de gran consulta para la investigación histórica.

La Archivología en la actualidad

La dimensión administrativa de los archivos, que había sido dejada a un lado durante el siglo XIX, por centrar la atención en los documentos
históricos, retoma su importancia en el siglo XX, a partir de los años treinta.
En ese período, Estados Unidos busca con el desarrollo de la Archivología, dar respuesta a la organización de la gran masa documental producida
por la Administración Central, generados por la crisis de 1929 y por la Segunda Guerra Mundial. Surge entonces, la teoría del Records
Management o Gestión de Documentos como una vía de posible solución a los inconvenientes relacionados con la eficacia y economía
administrativa.

La gestión de documentos de archivo, afirma Ricks (1979) está dirigida a asegurar una documentación adecuada, evitando lo no esencial,
simplificando los sistemas de creación y uso de los documentos, a la vez que pretende mejorar la forma como se organizan y recuperan los
documentos, asegurando el correcto cuidado de los mismos y su conservación a bajo costo en los archivos.

Asimismo, el Records Management busca asegurar la ordenación adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en el
tratamiento de los asuntos del momento. Fue así que, a partir de 1950 la gestión de documentos se institucionalizó al dictarse la Ley de Archivos
que obligaba a todos los organismos gubernamentales a contar con un programa permanente y activo de documentos.

A partir de 1952 los archivos ingleses adoptaron el sistema americano, extendiéndose luego a toda Europa y el resto del mundo bajo la concepción
de los archivos como auxiliares indiscutibles de las administraciones, tanto públicas como privadas.

Así, la Archivología puede entenderse como la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios
inalterables, a la vez que estudia técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento de archivos, valiéndose de otras
disciplinas auxiliares, a fin de organizar y hacer accesibles los documentos producidos por las instituciones en el marco de las funciones que les
competen.

Heredia Herrera (1991) afirma que, la Archivología "es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y
organización y los medios para su utilización".

Lectura ampliatoria:

En esta instancia y a fin de ampliar sobre el concepto de Archivología, le sugerimos la lectura del texto "Principios, términos y conceptos
fundamentales" (pág. 16-17) de Cruz Mundet, Archivero y Docente de la Universidad Carlos III de Madrid.

Actividad:

Llegados a este punto, les proponemos:

a) visualizar los siguientes vídeos:

Vídeo 1 - Vídeo 2

b) Ingrese en el Foro "La Archivología" y sume sus impresiones

sobre la temática abordada.

Referencias bibliográficas

Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí

Fuster Ruiz, Francisco. Archivística, Archivo, Documento de Archivo...Necesidad de clarificar conceptos. Anales de documentación. [en línea],
1999. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí

Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. [en línea]. España: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. (Fecha de consulta
01 de enero de 2016). Disponible aquí

Ricks, Artel. La administración de documentos como función archivística. Boletín Interamericano de Archivos. vol. III. Córdoba. C.I.D.A. 1976
 2. El archivo: concepto, tipos, características y funciones

El archivo

Seguramente, en algún momento de su vida usted ha debido consultar algún documento en un archivo, ya sea de la institución en que se
desempeña o en otra organización. ¿Qué imágenes recuerda sobre dicha experiencia y lugar? ¿Alguna vez otras personas mencionaron su
experiencia en lo que respecta a la búsqueda de información en un archivo? ¿Podría reconocer un archivo en alguna de las imágenes que a
continuación le proporcionamos?
En sus orígenes, el término archivo refería al lugar o espacio físico en el que se conservaban los documentos. Tanto templos como palacios, se
constituían en los lugares de constitución de estos depósitos. En la Mesopotamia se han hallado gran cantidad de tablas de barro, ubicadas en
estantes de madera y en diferentes salas, que daban cuenta de la existencia de una sociedad organizada.

Aunque ha pasado el tiempo, aún hoy continúa la tendencia generalizada de considerar al archivo como un depósito de documentos,
desordenados y en completo abandono que, para cualquier administración, se constituye en un impedimento para la realización eficaz de un
trámite o gestión. Esta situación genera malestar y desconcierto en el ciudadano común, al enfrentarse a la ineficacia de las administraciones que
no pueden responder a sus demandas legítimas.

¿Qué entendemos por archivo?

En primer lugar, podemos decir que el archivo comprende tres acepciones: como contenido documental, como institución prestadora de servicio
y como continente. Al respecto, la definición del Diccionario de Terminología Archivística (1993) tiene en cuenta dichas acepciones al definirlo
como:

…el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y
privadas. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos
de documentos.

En ese sentido, también legislaciones de países europeos han aportado definiciones de archivo, como la Ley Nacional de Archivos de Francia y la
Ley del Patrimonio Histórico de España. La ley francesa establece que el archivo "es el conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el
ejercicio de su actividad” (Lodolini, 1993: 145).
Así, constatamos que tanto legislaciones como autores de diversos países desde mediados del siglo XX confluyen en un común denominador
conformado por los siguientes elementos que permiten elaborar un concepto integral de archivo:

1) Que sea un "conjunto orgánico de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material". Esto significa que el documento, como
parte integrante del archivo, no tiene sentido aislado, sino como parte de un todo estructurado. Su interés reside en su relación con los
documentos que lo preceden o lo suceden, lo que conforma la secuencia documental.

2) Que sea "producido o generado por cualquier persona física o jurídica, ya sea un individuo público o privado, o una parte de estos". Es decir
que todo documento emana de un cuerpo, de una institución, de una familia o de una persona.

3) Que sea "creado como consecuencia del ejercicio de la actividad propia o específica de esa entidad, a través de la tramitación de asuntos
diversos, materializada en forma de documentos, en el transcurso de un proceso lógico, secuencial y natural de los mismos". De esta manera, el
archivo se forma a lo largo del tiempo con los documentos que prueban las acciones realizadas por una institución. El conjunto de todos los
documentos constituye el fondo documental.

4) Que haya "surgido para cubrir necesidades, primeramente para la gestión administrativa y en segundo lugar, en el caso de organismos
públicos, incluye información a los ciudadanos". El archivo responde a los requerimientos propios de la administración, y también de la historia,
en relación con el valor, tanto probatorio documental como informativo, ya sea para la institución productora como para satisfacer las demandas
del potencial usuario externo; en definitiva, la comunidad en general.

5) Que esté "conservado en forma organizada respetando el orden en el que fueron creados los documentos, formando un conjunto orgánico".
Para lograr sus fines, debe funcionar según métodos archivísticos sistemáticos y con el debido tratamiento de los soportes documentales a fin de
garantizar su conservación como aspecto inalienable.

Para asegurar este último punto, se deberán respetar los dos principios básicos de la archivología: el principio de procedencia y el de orden
original. El primer principio sostiene que todos los documentos producidos por una institución deben conservarse juntos y no mezclarse con los
de otras entidades productoras. El principio de orden original, por su parte, establece que los documentos deberán ser conservados en el mismo
orden en que fueron enviados por sus productores.
Hablar de archivo entonces, implica referir a:

* Contenido: el conjunto de todos los documentos (fondo documental)

producidos y recibidos por una institución física o jurídica, pública o
privada, en el ejercicio de las funciones que le son propias.

*Continente: la estructura física y edilicia (espacio y mobiliario) destinada a

la conservación y organización de los documentales.

*Servicio: que posibilite a las instituciones y a los ciudadanos acceder a la

información contenida en los documentos cuando lo necesitan.

*Archivero: el profesional capacitado y responsable de crear y poner en

marcha políticas y programas archivísticos.

Para mirar y pensar...

En este punto, le proponemos una pausa en el recorrido para pensar si la idea que hoy tenemos
sobre los archivos responde al concepto que hasta ahora venimos desarrollando.

Seguramente usted tendrá algunas imágenes que refieren al archivo y que pueden o no coincidir
con el sentido real del mismo.

En esta pausa en el recorrido, le proponemos tomar alguna imagen de su espacio destinado a

archivo (oficina, central, general, histórico) y subirla al foro "La Archivología", en el que ya
estuvo compartiendo sus impresiones.

Luego de publicar su fotografía, realice una pequeña intervención con sus reflexiones e
impresiones.

Tenga en cuenta que deberá justificar su intervención, en base a los conceptos que venimos
trabajando hasta el momento.

Funciones y misión de los archivos

Las funciones tradicionales de los archivos son tres: recoger, conservar y servir. Estas funciones, afirma Heredia Herrera, son muy amplias y no
podemos limitarlas solamente a la acción de recogida y almacenamiento de la documentación, sino y muy por el contrario, actualmente exigen la
presencia del archivero desde el momento de la concepción de los documentos para garantizar el control y tratamiento de la documentación que
se produce, como así también, las medidas de preservación y perdurabilidad con fines de garantizar el servicio informativo de los datos concretos
a los usuarios del archivo.

Teniendo en cuenta el concepto de archivo que venimos trabajando, sería importante tener en cuenta que, en la estructura de una institución, el
archivo debe constituir una estructura orgánica y funcional bien diferenciada. La efectividad en el desarrollo de sus funciones está condicionada
por su rango orgánico y por su adecuada adscripción. Es decir, para que el archivo pueda cumplir con las funciones que le son propias, deberá
tener una ubicación administrativa adecuada y lograr una posición de centralidad con adscripción directa a los órganos de decisión de la
institución a la que pertenece.

Podemos decir que, las funciones que constituyen la misión de un archivo son: planificar, implementar y evaluar un sistema de gestión de
documentos de archivo, como así también, conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesibles los fondos documentales administrativos
e históricos de la institución a la que presta servicio. Así, podemos establecer claramente algunas funciones generales del archivo:

Organizar, conservar y difundir la documentación con valor administrativo legal, fiscal o histórico, según lo establezca la legislación
vigente, la normativa institucional y las directrices del Consejo Internacional de Archivos (ICA).
Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no sean necesarios para desarrollo de las actividades
administrativas de la institución, ni para salvaguardar la garantía de los derechos legales, ni para su historia.
Gestionar la documentación de valor administrativo, en cualquier soporte o formato, durante el tiempo que dure su tramitación y, una
vez finalizada ésta, hasta que se determine su conservación definitiva o eliminación.
Contribuir a la difusión del patrimonio documental a través del servicio de consulta e investigación de los fondos, o de actividades
específicas para dar a conocer dichos fondos a la comunidad en general.

La misión del archivo consiste, fundamentalmente, en brindar la información contenida en los documentos y servir dicha información a la
institución productora y al ciudadano, al investigador, etc. De esta forma, el archivo adquiere una dimensión inmaterial: la información contenida
en los documentos, sin importar el soporte. En tanto, la dimensión material del mismo está dada por la obligación de conservar los documentos
en su aspecto físico.

Clasificación de los archivos

Si tenemos en cuenta el órgano productor de documentos, podemos dividir a los archivos en dos clases fundamentales: públicos y privados,
según su dependencia con las instituciones encuadradas en el derecho público o privado. En tanto, si consideramos su actividad, podemos
referirnos a archivos judiciales, universitarios, escolares, hospitalarios, de empresas, militares, eclesiásticos, etc.

Por otra parte, cada archivo será de distinto tipo, según sea la edad de los documentos en el marco del ciclo vital de los documentos: de oficina,
intermedios e históricos.

Es importante la aclaración que Heredia Herrera (1993) realiza respecto a que, en ocasiones se han realizado clasificaciones erróneas,
tomando en consideración el carácter específico de la documentación que conservan, ya sea por su soporte o por el tema del que tratan los
documentos; así nos encontramos con denominaciones tales como: archivos audiovisuales (fotografías, películas, grabaciones); archivos
cartográficos (mapas, cartas, planos, dibujos); archivos especiales (por la temática de los documentos: literatura, comercio, etc).

Lectura obligatoria

A los fines de ampliar los conceptos que hasta aquí venimos trabajando, le proponemos continuar con la lectura del texto de Cruz Mundet, El
Archivo (pág. 27-29) de Cruz Mundet

Referencias bibliográficas

Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí

Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. [en línea]. España: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. (Fecha de consulta
01 de enero de 2016). Disponible aquí

LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. Madrid: La Muralla S.A., 1993.

MADRID. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993.

 3. El documento: diferencias entre documento de archivo y documento de apoyo a la
gestión

El documento y el documento de archivo

Como hemos visto, todas las organizaciones públicas o privadas crean documentos con la intención de utilizar la información registrada para
realizar de manera eficaz las actividades que les son propias. De esta manera, la necesidad de contar con registros debidamente actualizados y
organizados da origen a los archivos, que pueden entenderse como instituciones responsables de gestionar y facilitar el acceso a la información
que los documentos contienen.
Podemos afirmar, entonces, que archivos e información son inseparables pues los archivos están formados por documentos y éstos son
portadores de información. Hay archivos que cuentan con conjuntos documentales procedentes de una sola institución, como el archivo de una
institución hospitalaria. Otros, conservan documentos de varias instituciones, como el Archivo General de la Nación, que atesora documentación
de diferentes ministerios.
El término “documentos”, afirman Casas de Barrán y otros (2003), incluye a toda la información registrada que —independientemente del
soporte— producen y reciben las instituciones y personas como resultado de la tramitación administrativa y ejecutiva. Sin embargo, no toda la
información registrada constituye lo que, en archivística, se denomina documento de archivo; éstos poseen determinadas características internas
y externas que los habilitan para su conservación de los datos.
Si tenemos en cuenta su génesis, podemos decir que los documentos de archivo son aquellos producidos o recibidos por una persona o
institución, física o jurídica, durante el transcurso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines. Además, son conservados como
prueba e información.
Resulta importante tener en cuenta que, cuando nos referimos a los archivos como las instituciones responsables de gestionar y facilitar la
información contenida en los documentos, lo hacemos desde el punto de vista de la gestión archivística de éstos y no desde la Ciencias de la
Administración. El concepto “gestión de documentos” en el ámbito archivístico se refiere al tratamiento de los documentos en el marco de
programas de atención continua de los documentos de archivo, con énfasis en la eficiencia.
La gestión de documentos de archivo se institucionalizó en los Estados Unidos y, posteriormente, otros países la tomaron como ejemplo e
implementaron en sus archivos. Esta actividad implica un proceso que abarca el ciclo de vida completo del documento de archivo, desde su
producción hasta su eliminación (archivos de oficina e intermedios) o envío a un archivo histórico para su conservación permanente.
Asimismo, el ciclo vital de los documentos de archivo se complementa, en la actualidad, con el modelo del continuo, a través del cual es posible
llevar adelante la labor de organización de un sistema de archivo tomando en cuenta la archivística integrada. Esta nueva concepción implica,
asimismo, el fin de la era terminal y el énfasis en el rol de simple custodio de los archivos: actualmente, se desarrolla una actividad más amplia
que toma en consideración los nuevos soportes y las necesidades de las instituciones creadoras de documentos.
El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere, que significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra
finalizó con el sentido de evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos cómo lo definen algunos diccionarios:
1) Diccionario de la Lengua Española: entre sus varias acepciones, este texto define al término considerando el soporte. Desde este punto de vista,
afirma que documento es un escrito en el que se consigna información compuesta por datos fidedignos o susceptibles de ser usados como tales,
con la intención de probar algo. Por otra parte, también se conceptualiza al documento como aquello que da testimonio de un hecho o que
informa sobre aquél, especialmente del pasado.
2) Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos: esta fuente se refiere al documento como: “la combinación de
un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta” (1988). Entre sus principales características,
señala:
El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información. Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
La información, constituida por la noticia o el mensaje.
El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según sea el soporte. Por ejemplo: tinta, impulsos
electromagnéticos, etc.

Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un
disco compacto constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y con el fin de establecer qué documentación será
enviada a los archivos, no basta con reconocer al documento como elemento asociado o relacionado con un soporte que contiene
información testimonial y puede ser utilizado con fines probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características
diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.
El documento de archivo (1) se distingue de los documentos en sentido genérico por su génesis u origen, es decir, por su nacimiento. Los
documentos archivísticos, afirma Heredia Herrera (2013), son registros de información enmarcados por dos cimientos naturales:
a) el productor (institución) que lo crea como resultado de unas actividades que tiene atribuidas o reconocidas y,
b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.
Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta institución cumple tres funciones específicas: docencia,
investigación y extensión. Al llevarlas adelante, se ve obligada a realizar una serie de actividades que quedan plasmadas o registradas en
documentos. Así, para las funciones de docencia, las actividades son materializadas en actas de exámenes, planillas de asistencia, actas de
regularidades, entre otros.
Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es común encontrar documentos de archivo tales como proyectos
de investigación, actas de evaluación de esos proyectos, informes de investigación, publicaciones de resultados, etc. Finalmente, las funciones
referidas a labores extensionistas quedarán registradas en documentos relativos a propuestas de extensión, actas de evaluación de
aquellas, informes, entre otros.
Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a uno y a través del tiempo y forman series (correspondencia,
Resoluciones Rectorales, Ordenanzas, etc.), por lo que no pueden concebirse o pensarse solos, sino que deben ser conservados unos con
otros. Justamente, ese carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas en el tiempo y determinadas por una o varias
funciones específicas. En todos los casos, encontramos un productor (UNC) y unas funciones o actividades.
En definitiva…
Podemos decir que todo documento de archivo posee las siguientes cualidades:

Tiene un contenido (acción, tema, materia).

Trabajemos sobre un ejemplo
Posee una estructura (tipo documental).
Pertenece a un contexto que puede ser identificado (productor, funciones y actividades,
concreto:
relaciones).
Lleva un nombre (acta, resolución, decreto).
Si tomamos el Decreto del Poder
Corresponde a una o más fechas (día, mes, año).
Ejecutivo Provincial 1605/2003, podemos
Puede ser utilizado y conservado en el tiempo.
analizar:
Es original, único (no hay múltiples “originales” o “ejemplares”).
La información que contienen es objetiva (por ser resultado de actividades continuadas en el Contenido: “CREAR la Red Provincial de
tiempo). Formación Docente Continua"
Posee un valor testimonial y patrimonial reconocible.
Estructura: el tipo documental es un
Decreto , pues claramente puede verse: “DECRETA”

Contexto: producido en Córdoba, por el Sr. Gobernador de la Provinca en el ejercicio de una función/atribución específica como autoridad.

Nombre del documento: Decreto

Fecha: Córdoba, 08 de octubre de 2003

Forma: en este ejemplo se trata de una copia, ya que el original está conservado en el archivo.

Formato: digital (el Decreto original está en formato papel).

Clase: textual.

Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen determinadas características:

Génesis.
Carácter seriado.
Exclusividad.
Interrelación.

Nos preguntamos, entonces: ¿qué pasa con aquellos documentos que conviven con los documentos de archivo y forman parte de la
documentación con la que trabajamos a diario?

¿Qué función cumplen?

¿Qué debemos hacer con ellos?

¿Dónde han de conservarse?

Documentos de apoyo

Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos de apoyo a la gestión o de apoyo informativo. Éstos no
constituyen documentos de archivo, pero son conservados en las oficinas por ser de utilidad para la resolución de los asuntos o temas diarios. Es
decir que, tal y como su nombre lo indica, son documentos que ayudan a la resolución de la tramitación de los asuntos cotidianos. Algunos
ejemplos de ellos son las copias de reglamentaciones, duplicados de ejemplares de Boletines Oficiales, folletería, etc.

Por su carácter y función, los documentos de apoyo nunca deberán ser remitidos al archivo.

Lectura obligatoria Avancemos un poco más en estas

diferencias...

Cruz Mundet, J. R. (2011). “Principios, términos y conceptos fundamentales”. En: Ana Duplá del Moral (1996), archivera y
Administración de documentos y archivos. Textos Fundamentales. (p. 14-35). Disponible docente española, especifica las diferencias
en: http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf entre los documentos de archivo y la
documentación de apoyo informativo al
afirmar que los primeros están constituidos
por el "conjunto de testimonios (o fuentes
primarias de información) de las actuaciones de una institución o de las personas"; en tanto, los documentos de apoyo informativo son aquellas
fuentes de información secundaria que requieren o utilizan las instituciones o individuos. Los documentos de archivo se producen uno a uno,
como consecuencia de una actividad determinada y por tanto, son el reflejo "más de la identidad individual de cada testimonio". Es decir, dan
testimonio y son prueba de actos. En tanto, los documentos de apoyo informativo suelen presentarse como un conjunto informativo "más difuso y
más ajustado en relación a lo que supone la información" (p. 104).
A manera de ejemplo, les ofrecemos el siguiente cuadro que visualizar con mayor claridad las diferencias establecidas entre unos y otros:

DOCUMENTOS DE APOYO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
INFORMATIVO

Generados por una institución en el

ejercicio de sus funciones.
Gestión de una Institución: Testimonio
Ejemplares únicos: reflejan una
actuación o conjunto de actuaciones
encaminadas a la resolución de un
asunto. Son originales.
Recogidos para informar sobre un asunto
concreto.
Apoyo a la gestión de una Institución:
información exhaustiva.
Ejemplares múltiples: dan información, no
son originales: editados o reprografiados

Son o pueden ser patrimonio No son patrimonio documental.

documental.
Son un conjunto facticio o artificial:
Son conjuntos orgánicos: separados no clasificación temática.
tiene razón su existencia.
Se destruye: puede ser conservada en
Deben ser conservados en función de algunos casos por su valor informativo.
sus valores testimoniales y de
No reciben tratamiento archivístico y no
patrimonio documental.
deben ser enviados al archivo central o
Deben recibir tratamiento archivístico y intermedio.
ser enviados al archivo central o
intermedio una vez finalizada su utilidad
administrativa.

Fuente: Duplá del Moral A. (1997). Manual de Archivos de Oficina para gestores.
Finalmente, podemos decir que, los documentos de apoyo informativo son aquellos documentos que elaboran o reciben las oficinas con la
intención de facilitar la gestión de los asuntos que les competen. Por lo tanto, dicha documentación tiene la particularidad de contener
información transitoria, a la vez que carece de valor legal o histórico.

Ahora bien, para poder establecer con mayor certeza cuáles documentos son de archivo y deben recibir tratamiento archivístico, de aquéllos que
no lo son, debemos tener en cuenta otros aspectos de relevancia, que les presentamos a continuación.

Los caracteres internos y externos de los documentos

Theodore Schellenberg (1965), reconocido archivero norteamericano, creador de la obra “Archivos modernos: Principios y técnicas” enunció y
normalizó una serie de elementos a considerar para reconocer los documentos de archivo de aquellos que no lo son y, que complementan a los
enunciados previamente.

Este reconocido autor, sistematizó los llamados "caracteres" de los documentos, considerando su estructura física (caracteres externos) y su
contenido sustantivo (caracteres internos), permitiendo así, un mejor control y tratamiento archivístico eficaz y económico de los documentos de
archivo, por parte de las instituciones productoras.

Entre los caracteres externos (estructura física), es importante considerar aspectos tales como: la clase o manera en que se transmite el mensaje
(textual, sonoro, iconográfico, etc.), el tipo (resultado de la acción que representa), formato (la manera de unirse información y soporte: por
ejemplo: papel, cinta, etc.), la cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan expresado en metros lineales, cuadrados,
cúbicos) y la forma (original o copia). En lo que respecta a los caracteres internos (contenido sustantivo), es necesario tener en cuenta a la
entidad productora, los orígenes funcionales o motivos que dieron origen al documento, la fecha y el lugar de creación y el contenido sustantivo
o asunto que trata el mismo.
Actividad obligatoria

En esta instancia, les pedimos que vuelvan a repasar el texto de Cruz Mundet en el punto
que refiere a la temática que estamos estudiando.

Tomando en consideración al autor y lo trabajado hasta ahora les pedimos:

a) Observar los distintos documentos en sus espacios de trabajo y elegir al menos tres de
ellos, que consideren reúnen las condiciones de “documentos de archivo” y, tres más
que estimen son “documentos de apoyo informativo”.

b) Describir cada uno de ellos a la vez que justifican su elección.

c) Indicar, en el caso de los “documentos de archivo”, qué tipo de actividades y funciones

son las que originaron tales documentos.

Para realizar esta actividad, usted deberá elaborar un texto que resuma los resultados de
la actividad, el que será compartido en el Foro "Los documentos, las actividades y las
funciones".

Los documentos y los soportes

Como ya expresamos, el soporte no es el único elemento a considerar para determinar si un documento es de archivo o de apoyo a la gestión, sin
embargo hay que tener en cuenta que éste constituye la base sobre la que se registra la información, por lo que su conservación y cuidado revisten
especial relevancia.

No olvidemos también, que con el paso del tiempo los soportes han ido cambiando; podemos ver cómo desde la invención del papel en el siglo
XII, éste fue sustituyendo al papiro y al pergamino. Actualmente nos encontramos con los denominados nuevos soportes, llamados así no tanto
por novedosos (digitales y electrónicos), sino por ser diferentes al tradicional (papel). En el caso de este último, la transmisión de la información
se realiza de forma directa al usuario, en tanto los documentos en nuevos soportes necesitan de una máquina para acceder a la información que
contienen.

Estas nuevas formas de registro exigen mayor cuidado y control sobre los documentos, para evitar la pérdida de la información. Para quien se
desempeña en archivos, estos avances exigen tomar conciencia de las dificultades que conllevan estos nuevos soportes, no sólo en los aspectos
referidos a conservación y almacenamiento, sino también en lo relativo a futuros inconvenientes jurídicos referidos a su autenticidad y valor
probatorio.

Nos preguntamos:

¿Estamos preparados para determinar qué documentos – en nuevos soportes- son auténticos y cuáles no? ¿Con qué herramientas contamos para
su seguimiento y control? ¿Quién o quiénes tienen a su cargo la responsabilidad de determinar qué documentos serán eliminados y cuáles han de
permanecer en el tiempo? Estos interrogantes forman parte de algunas cuestiones que hemos de considerar al momento de trabajar con
documentos de archivo en nuevos soportes.

Notas

(1) Cruz Mundet considera errónea esta expresión para referirse al documento archivístico. Sin embargo, el mismo es reconocido y utilizado entre los miembros de la comunidad
archivística hispanoparlante, siendo de utilidad para diferenciarlo de aquellos documentos que no reúnen tales características.

Referencias bibliográficas
Casas de Barrán, Alicia. Gestión de documentos desde una perspectiva archivística. Nº 1. Montevideo: International Records Management Trust,
2003.
Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí
Duplá del Moral, Ana. Algunas reflexiones sobre determinadas definiciones y otras cuestiones terminológicas a propósito de los archivos de
oficina. XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez, 1996. [fecha de consulta: 14 de febrero de 2016]. Disponible aquí
Duplá del Moral, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Madrid: Comunidad de Madrid: Dirección General de Patrimonio Cultural.
Consejería de Educación y Cultura. 1997.
MADRID. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993.
España: Real Academia Española, n/d [fecha de consulta: 14 de febrero de 2016]. Disponible aquí
Heredia Herrera, Antonia. Manual de Archivística Básica: Gestión y Sistemas. México: El Errante Editor, 2013.
Schellenberg, Theodore. (1965). La gestión de archivos. New York: Columbia University Press.
 4. La gestión de los documentos de archivo

La gestión de los documentos de archivo

Como habíamos expuesto, hasta hace poco tiempo había dos posturas claramente diferenciadas respecto al ámbito de actuación del archivero o
responsable de un archivo: el ámbito administrativo y el histórico.

A partir de las teorías archivísticas comentadas, el rol pasivo del archivero evoluciona de mero conservador y receptor de documentos al
profesional responsable de la planificación y puesta en marcha de programas de tratamiento y gestión de documentos, con criterios de economía
y eficacia a fin de que las instituciones productoras accedan a la información en el cumplimiento de sus funciones.

El archivero, afirma Moro Cabero (2004) emplea diferentes métodos según sea la organización y el archivo en que se ubica. “La especificidad de
su actuación lejos de servir de obstáculo para el desarrollo profesional debe ser analizada como factor enriquecedor, conformando el contrapunto
de una disciplina que por su juventud carece de un cuerpo teórico uniforme a la par que arrastra una práctica y un "saber hacer" milenarios”.

Es así que, la planificación e implementación de programas específicos de tratamiento de documentos por parte de los archiveros, se denomina
gestión de documentos. La gestión de documentos se fundamenta en la creación de un sistema archivístico que comprende la inclusión de
diferentes programas a corto, mediano y largo plazo integrados en dicho sistema.

Gestión de documentos es la traducción literal del término norteamericano records management y es entendido como el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr economía y eficacia en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones que los produjeron.

Al respecto, Artel Ricks (1976) afirma que la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo de los documentos y que tiene como fin
último asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial simplificando los sistemas de creación y uso del papeleo y mejorar la
organización y recuperación de los documentos, a la vez que brinda el cuidado adecuado y la conservación a bajo costo de los documentos en los
archivos intermedios, asegurando finalmente, la eliminación correcta de los documentos que no son de utilidad a la administración, la cultura y la
historia.

Llansó Sanjuan restringía el concepto de gestión de documentos al distinguirlo por su complejidad, silencio y especificidad.

La gestión de documentos de archivo, debe ser entendida no sólo como un concepto, sino como una actividad, actividad que tiene su origen a
comienzos de los años treinta del siglo XX en los Estados Unidos cuando se establece el sistema archivístico nacional de ese país.

Asimismo, es importante señalar que la gestión de documentos de archivo debe ser entendida desde el punto de vista de la Archivología y no
confundirla con la gestión desde el punto de vista de las ciencias de la Administración.

La gestión de documentos tiene los siguientes objetivos:

La normalización en el diseño de los documentos.

Evitar la creación de documentos innecesarios o duplicados.
Simplificación de los procedimientos.
Control del uso y circulación de los documentos de archivo, para evitar el extravío de los mismos.
Organizar los documentos de archivo, para su consulta con fines de gestión y toma de decisiones.
Preservación e instalación de documentos de archivo a bajo costo en los archivos intermedios.
Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que puedan ser eliminados, según criterios archivísticos vigentes.

Con la intención de profundizar un poco más sobre la temática trabajada hasta el momento, les proponemos ver la entrevista realizada a la Dra.
Antonia Heredia Herrera (2014), archivera reconocida en el mundo archivístico por su labor en archivos, como así también por su producción
bibliográfica y ponencias dictadas en congresos y jornadas.
 Entrevista a Antonia Heredia (17/12/2014)

Referencias bibliográficas

Llansó Sanjuan, J. (1993). Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: IRARGI, Centro de Patrimonio Documental de
Euskadi.

Moro Cabero, M. (2004). Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2.
http://www.hipertext.net

Ricks, A. (1976). La administración de documentos como función archivística. En: Boletín Interamericano de Archivos. Vol. III. Córdoba. Centro
Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA). Escuela de Archivología.

Recursos multimedia

Associació Arxivers. Entrevista a Antonia Heredia (17/12/2014) [en línea]. España: Associació Arxivers, 2015. [Fecha de consulta 15 de
septiembre de 2016], Disponible
 5. Resumen

A modo de resumen:

Todas las instituciones, públicas o privadas, generan documentos de archivo y documentos de apoyo a la gestión.

El archivo conserva y organiza documentos de archivo.

Los documentos de apoyo a la gestión nunca deberán ser enviados al archivo. Deberán ser conservados en las oficinas mientras sean de utilidad.

Los documentos de archivo pueden ser reconocidos por sus caracteres internos y externos.

El Ciclo Vital de los Documentos se corresponde con la Teoría de las tres edades y propician la implementación de programas de tratamiento
documental.

La Teoría del Continuo establece responsabilidades e incorpora el concepto de Archivística integrada en el tratamiento de la documentación.

La presencia del Archivero garantiza el correcto tratamiento de la documentación con métodos archivísrticos y la posibilidad de su posterior
consulta por parte de las organizaciones.

La gestión de documentos de archivo implica la creación y puesta en marcha de programas específicos a corto, mediano y largo plazo.