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Comunicacin y atencin al cliente GS

Unidad 10. El tratamiento de la informacin


Actividades

1. Relaciona los tipos de sistemas de informacin con los niveles jerrquicos para los que se
crean:

Solucin:
Sistemas de procesamiento de transacciones Resto de personal.
Sistemas de informacin de gestin Jefes operativos.
Sistemas de soporte de decisiones Mandos intermedios.
Sistemas de informacin ejecutiva Altos ejecutivos.

2. Carmen Gutirrez, directora general de Industrias Comino, S. L. desea implantar un sistema de


informacin en la empresa que le proporcione datos fiables y con rapidez para la toma de
decisiones.
Adems, necesita que las aplicaciones informticas no den problemas, ya que el sistema
anterior no funcionaba correctamente y entorpeca mucho el flujo de informacin.
Seala qu caractersticas del sistema son prioritarias para Carmen y qu otras caractersticas
del sistema seran deseables.
Solucin:
Necesita un sistema de proporcione precisin y oportunidad, para obtener datos rpidos y fiables.
Adems, necesita un sistema con capacidad, disponibilidad y seguridad, para evitar problemas
tcnicos.

3. Supn que las fichas de los empleados de la plantilla de una empresa estn compuestas por
nombre, direccin y aos de antigedad en la empresa. Qu sistemas de clasificacin
podramos usar para organizar adecuadamente esta informacin?
Solucin:
Podramos usar cualquier tipo de sistemas exactos: alfabticos, geogrficos o cronolgicos.

4. La empresa ALFA, S.L. se dedica a realizar pelculas de animacin y clasifica la informacin que
maneja utilizando el criterio de separar las pelculas para nios o infantiles de las pelculas para
adultos. Qu tipo de clasificacin emplea al hacer esa separacin?
Solucin:
Usaremos una clasificacin temtica.

5. La empresa Control, S.L. tiene que realizar un estudio de mercado para el lanzamiento de un
nuevo producto que va a llevar a cabo. Ha obtenido una gran cantidad de informacin
procedente de fuentes primarias y secundarias (en este caso procede de fuentes estadsticas
cuya fiabilidad y pertinencia es elevada) de informacin. Sin embargo, se encuentra con el
problema de que su presupuesto es ya muy limitado. Qu criterios utilizaras para seleccionar

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la informacin?
Solucin:
Dado que la informacin procedente de las fuentes estadsticas es muy fiable, podra utilizarse para
realizar el estudio de mercado, ya que su coste en relacin con las fuentes secundarias es mucho
menor y, en este caso, se cuenta con presupuesto muy limitado.

6. Qu problemas relacionados con la seleccin de informacin detectas en los siguientes


casos?

a) La empresa Trefileras del Noroeste, S.A. encarga un estudio sobre su sector, pero en el
informe que recibe faltan datos de la mitad de sus competidores.

La informacin en este caso es de escasa utilidad, ya que no permite la toma de decisiones tiles,
y no es objetiva, puesto que es incompleta.

b) Para el lanzamiento de un nuevo producto en la prxima campaa de Navidad, Perfumeras


Lpez quiere encargar a una consultora un estudio de mercado. La consultora responde
que un estudio de mercado necesitara ms tiempo del que se dispone.

Como el propio enunciado indica, de llevarse a cabo el estudio carecera de fiabilidad. El problema
fundamental de este estudio es la falta de tiempo disponible suficiente para un buen trabajo.

c) El Consejo de Administracin de la Editorial Tochos recibe un informe de su departamento


comercial plagado de datos procedentes de pginas web divulgativas dirigidas a
estudiantes.

El origen dudoso de la informacin hace que sea poco fiable y objetiva. La utilidad est tambin en
entredicho por el poco inters que tiene para un Consejo de Administracin una informacin
recopilada para otro tipo de pblico.

7. Elabora, con los siguientes datos, un grfico de sectores:

Y un grfico de lneas con los siguientes datos:

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Supn que sobre este ltimo caso tuvieras que presentar un informe sobre la evolucin de las
ventas para la gerencia de la empresa. Qu podras poner en este informe? Cul sera la
estructura que plantearas?
Solucin:
Respuesta libre. El informe versar sobre la evolucin de las ventas en los ltimos aos y sobre el peso
relativo de cada producto en las ventas.

8. Supn que trabajas en una gestora. Qu documentos crees que son los ms delicados en
materia de confidencialidad de datos o informacin?
Solucin:
Aunque la mayora de los documentos que un cliente facilita a una gestora son muy delicados en
cuanto a su confidencialidad, podemos decir que las facturas, balances o declaraciones de la renta son
especialmente delicados. Tambin los que tienen que ver con los recursos humanos: contratos,
nminas, seguros sociales

9. Piensa en la informacin que tienes en tu ordenador personal. Aplica un protocolo de


seguridad para esa informacin en aras de mantener la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la misma.
Solucin:
La respuesta es libre, pero deber contemplar medidas similares a estas:
Confidencialidad: establecer una contrasea para acceder al ordenador y tambin para acceder a
diferentes carpetas.
Integridad: establecer contraseas para acceder a documentos o carpetas para evitar la
manipulacin de los mismos por otras personas.
Disponibilidad: realizar copias de seguridad peridicas en dispositivo aparte: disco duro externo, CD
o DVD, almacenamiento en la nube

10. Consultad los siguientes artculos y discutid en clase las siguientes cuestiones:
http://www.abc.es/20101123/medios-redes/usuarios-facebook-infecciones-201011231239.html
http://www.emprendedores.es/empresa/tecnologia/ciberdelito
http://www.pcactual.com/Actualidad/Noticias/El-malware-alcanzo-su-nivel-mas-alto-en-el-
segundo-trimestre-65732
Crees que las empresas conocen suficientemente los peligros del malware? Y sus
empleados?
Respuesta libre.

Qu medidas se deberan tomar en las organizaciones para protegerse de estos ataques?


Respuesta libre. Elaborar una lista de medidas en base a las conclusiones extradas en el ejercicio
anterior.

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11. Concertad, junto con vuestro profesor, una charla con el responsable de archivo del Instituto
en el que estudiis. En qu consiste el trabajo que lleva a cabo?

Solucin:
Es preferible preparar la reunin con anterioridad. Algunos posibles temas de inters son los
registros de entrada y salida de documentos, los archivos temporales y permanentes del centro y los
plazos en los que se realiza la gestin de los archivos.

12. Qu opinas de que el trabajo de archivo se suela dejar en manos del becario o de la ltima
persona que se ha incorporado a la empresa? Crees que es una poltica acertada?

Solucin:
Respuesta libre. Se tratarn sobre todo los aspectos relativos a la seguridad y la confidencialidad de
la documentacin.

13. Clasifica alfabticamente las fichas de estos pacientes de la clnica dental SONRISAS:
Alberto Lpez Hidalgo
Jos Luis del Pino Muoz
Cristina Lpez Maldonado
Eliza J. Linch
Helena Da Vinci Rosso
Jorge Len Mora

Solucin:
La clasificacin alfabtica sera:
Da Vinci Rosso, Helena
Len Mora, Jorge
Linch, Eliza J.
Lpez Hidalgo, Alberto
Lpez Maldonado, Cristina
Pino Muoz, Jos Luis del

14. Clasifica alfabticamente los siguientes nombres de empresas o instituciones.


Mdicos sin Fronteras
Ministerio de Asuntos Exteriores
Medical Express
Banco de Espaa
BBVA, Banco Bilbao Vizcaya Argentaria
Bar La Parada

Solucin:
La clasificacin alfabtica sera:
Banco de Espaa
BBVA
Medical Express
Mdicos sin Fronteras
Ministerio de Asuntos Exteriores
Parada, Bar La

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15. Qu tipos de soportes utilizas en tu vida cotidiana? Crees que te sera posible reducir el
uso de papel en el archivo de tu informacin? Explica qu medidas crees que se podran
tomar para reducir el consumo de papel en el mbito acadmico.

Solucin:
Respuesta libre. Los alumnos/as propondrn en voz alta soportes que usen para el almacenamiento
de documentacin como discos duros, pen drives, los propios cuadernos, etc. Se les puede explicar
qu tipo de documentacin usa el profesorado en su labor administrativa para que ellos decidan si es
conveniente o no su sustitucin por soportes digitales. Posteriormente se les preguntar en qu
circunstancias usan el papel y si ven posible su sustitucin,

16. Con la ayuda de Internet, localiza empresas que hayan implantado o estn implantando
sistemas para reducir el consumo de papel. Qu soportes estn utilizando en sustitucin?
Cules crees que son los principales obstculos para disminuir el uso del papel?

Solucin:
Respuesta libre. Se puede contestar a la ltima cuestin apuntando las sugerencias de los
alumnos/as en la pizarra y comentndolas entre todos/as.

Test de repaso
Soluciones: 1 d), 2 b), 3 b), 4 c), 5 c), 6 d), 7 a), 8 c), 9 d), 10 c), 11 d), 12 d), 13 d), 14 c), 15 d).

Comprueba tu aprendizaje
Identificar los medios ms adecuados para desarrollar la comunicacin escrita a
travs de los medios telemticos

1. Clasifica las siguientes fuentes de informacin en internas o externas y primarias o


secundarias, segn corresponda:
a) Ferias comerciales.
Externa y primaria.
b) Legislacin, jurisprudencia y normativas.
Externa y secundaria.
c) Patentes, modelos industriales y marcas.
Externa y primaria.
d) Monografas y publicaciones peridicas.
Externa y primaria.
e) Estudios de mercado.
Interna y primaria.
f) Directorios de empresas.
Externa y secundaria.
g) Informes comerciales.
Interna y primaria.
h) Medios de comunicacin.
Externa y secundaria.

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i) Estadsticas e informes econmicos.


Externa y secundaria.

2. Las siglas MIS, DSS o EIS en ingls, o sus equivalentes SIG, SSD o SIE en espaol, hacen
referencia a tipos de sistemas de informacin para la toma de decisiones en la empresa. A
qu conceptos estudiados en esta unidad equivalen? Busca la informacin en Internet.
Solucin:
MIS o SIG: sistemas de informacin de gestin. Como hemos visto, se usan para decisiones
operativas a corto plazo.
DSS o SSD: sistemas de soporte de decisiones. tiles para mandos intermedios que han de tomar
decisiones a medio plazo.
EIS o SIE: sistemas de informacin ejecutiva. Para decisiones a largo plazo de altos ejecutivos de
la empresa.

3. Relaciona las siguientes caractersticas con los sistemas exactos de clasificacin de la


informacin o con los sistemas ambiguos:
a) Subjetividad de la clasificacin que puede desorientar al usuario.
Subjetividad: es propia de los sistemas ambiguos.
b) Secciones diferenciadas del resto.
Las secciones diferenciadas son una caracterstica de los sistemas exactos.
c) Ambigedad del lenguaje natural (polisemia, sinonimia, etc.), que puede suponer una
barrera para el usuario en el proceso de bsqueda o exploracin.
La ambigedad del lenguaje se corresponde con los sistemas ambiguos.

4. Indica un sistema de clasificacin que resulte adecuado para organizar la documentacin


mercantil de la empresa y justifica la razn por la que eliges dicho sistema.
Respuesta libre, basada en los sistemas enunciados en la unidad didctica.

Reconocer las medidas de seguridad en la informacin

5. Puede una fuente de informacin interna ser una fuente secundaria? Razona tu respuesta, a
ser posible mediante un ejemplo explicativo.
Solucin:
S. Por ejemplo, los estados contables son elaborados en el interior de la empresa y que son
utilizados a menudo como soporte de informacin para apoyar decisiones de la empresa.

6. Explica por qu es tan importante mantener segura la informacin en las organizaciones.


Indica, adems, cules son las cualidades de la informacin que se intentan proteger
aplicando las medidas de seguridad.
Solucin:
Si la informacin que poseen las organizaciones se perdiera o se volviese pblica de forma no
autorizada, no solo la organizacin perdera su credibilidad, sino que perdera a sus clientes y,
probablemente, se vera envuelta en una serie de demandas legales. De ah que proteger la
informacin sea de vital importancia.
La informacin debe conservar las cualidades de: confidencialidad, integridad y disponibilidad.

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7. Qu es un plan de seguridad? Cules son los puntos que debe contemplar un plan de
seguridad?
Solucin:
Un plan de seguridad es un sistema organizado de medidas que tomar para evitar deterioro, prdida,
manipulacin o robo de la informacin (entre otros sucesos).
Los puntos que debe contemplar el plan son los siguientes:
Prevencin: es la parte ms importante, ya que se trata de aplicar barreras ante posibles ataques o
incidentes. Por ejemplo, aplicar claves a los sistemas porttiles de la empresa, poder proceder a la
desactivacin de los sistemas de telefona en caso de prdida, efectuar copias de seguridad de
forma peridica o concienciar al resto del equipo en la importancia de velar por la seguridad de la
informacin.
Reaccin: el equipo debe estar preparado para reaccionar de forma rpida ante cualquier incidente,
para detenerlo o minimizar las consecuencias. Como se suele decir: Espera lo mejor, pero preprate
para lo peor.
Restauracin: consiste en poner de nuevo en funcionamiento todos los recursos y servicios
afectados de la forma ms rpida posible, para que la actividad de la organizacin vuelva a la
normalidad.
Investigacin: se trata de buscar el origen del incidente, subsanar el fallo en la seguridad y, de esta
forma, evitar que se vuelva a producir.

8. Indica cul de las siguientes afirmaciones es falsa y explica por qu:


a) Los cortafuegos no pueden proteger del ataque de virus informticos.
b) La realizacin de copias de seguridad solo preserva la integridad de la informacin.
c) La nica razn para crear cuentas de usuario es verificar la identidad de quienes usan un
ordenador.
Es falsa. Tambin evita que personas no autorizadas accedan a informacin confidencial y, por tanto,
evita la manipulacin o robo de la misma.
d) Los antivirus siempre pueden restaurar los daos provocados por un virus.

Definir el concepto de archivo y sus funciones

9. Qu condiciones deben darse para que exista un archivo?


Solucin:
Para que este exista han de darse las siguientes condiciones:
Que se disponga de una serie de documentos.
Que estos se ordenen y clasifiquen siguiendo unos criterios. Un archivo NO es un almacn de
papeles.
Que se guarden en un lugar concreto.

10. Por qu las empresas deben mantener archivada su documentacin?


Solucin:
Para una empresa es fundamental archivar su documentacin por dos razones:
1. La ley obliga a las empresas a guardar durante un tiempo establecido determinada documentacin
relacionada con su actividad.
2. Los documentos de una empresa son una importantsima fuente de informacin, y la informacin es
la base para la toma de decisiones empresariales.

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11. Qu funciones cumple el archivo de una empresa?


Solucin:
El archivo de una empresa cumple las siguientes funciones:
Guardar, conservar y custodiar la documentacin.
Facilitar la localizacin rpida y eficiente de documentos.
Constituir un centro activo de informacin.
Cumplir con las disposiciones legales.

12. Responde, con ayuda de la informacin que proporciona la siguiente pgina web:
http://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm

a) Qu archivos contables sugiere que ha de tener la empresa?


Tipos de archivadores:
- Facturas de proveedores. - Faxes recibidos y emitidos.
- Facturas de clientes. - Correspondencia.
- Documentos de caja y bancos. - Fiscal: impuestos.
- Pedidos de clientes y proveedores. - Laboral: nminas, contratos, etc.
- Presupuestos de clientes y proveedores. - Otros archivadores.
- Albaranes. - Otros archivos auxiliares.

b) Cul es la principal ventaja que se seala de archivar correctamente la informacin


contable?
Encontrar con facilidad los documentos archivados.
c) Qu se ha de hacer con los documentos contables originales para evitar problemas?
Siempre que sea posible se entregan solo fotocopias de los mismos. Si es imprescindible entregar el
original, se guarda la fotocopia junto con un justificante de entrega firmado por quien se lleva el
original.
d) Qu se entiende por un archivador de documentos temporal?
Es aquel en el que se guardan los documentos del ao en curso antes de pasarlos al archivo
definitivo.
e) Qu no se debe hacer con las facturas de los proveedores y clientes?
No ordenarlas por orden alfabtico o por carpetas independientes para no tener problemas para
encontrarlas cuando se necesitan.
f) Qu relacin existe entre la numeracin correlativa de las facturas y la Ley del IVA?
La Ley del IVA obliga a una numeracin correlativa de las facturas.
g) Cmo se interrelacionan las aplicaciones informticas de la empresa y los archivos de
proveedores y clientes?
A travs de la aplicacin informtica para la contabilidad de la empresa se pide el libro mayor de los
proveedores o los clientes, lo que proporcionar el nmero de las facturas relacionadas permitiendo
su bsqueda en los archivos.
h) Qu diferencia hay entre la ordenacin de los documentos bancarios y la ordenacin de
las facturas?
No hay que enumerar los documentos bancarios al contrario que las facturas, ya que se organizan
por cuentas y, dentro de cada cuenta, por fechas.
i) Qu se debe de hacer con los justificantes bancarios y los extractos?
Los justificantes se suelen grapar con su extracto correspondiente, as podremos saber los
movimientos sin acudir a la contabilidad.

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j) Qu informacin se debe guardar en el caso de los pedidos?


Junto con el pedido se ha de guardar toda la documentacin relacionada (faxes, cartas)
k) Qu relacin hay entre el archivo de pedidos y el de cartas o faxes?
Si bien la empresa tendr archivos de cartas y faxes, aquellas/os que estn relacionados con los
pedidos han de guardarse en el archivo de pedidos, sin perjuicio de guardar otra copia en el archivo
de cartas y faxes.
l) Es necesario separar los presupuestos en aceptados y no aceptados?
No se recomienda.
m) Qu sucede con los albaranes archivados cuando llegan las facturas asociadas?
Cuando llegan las facturas, si contienen la misma informacin que el albarn, se destruye el albarn.
En otro caso se grapar el albarn a la factura.
n) Existe alguna diferencia en el archivo de albaranes de proveedores y de clientes?
No suele ser necesario un archivo de albaranes de clientes, ya que estn guardados en el
ordenador.
o) Qu recomendaciones propone el artculo con respecto al archivo de la correspondencia?
1. Eliminar la correspondencia superflua.
2. Relacionar la correspondencia con las facturas, los pedidos, las ofertas grapndola a sus
documentos asociados.
3. La publicidad se puede separar del resto de la correspondencia.
p) Se deben agrupar los documentos relacionados con los impuestos en un mismo
archivo comn a todos ellos?
No; se deben de separar por impuestos.
q) Qu se recomienda para el archivo de prevencin de riesgos laborales?
Ante la importancia y cantidad de la documentacin sobre PRL, es conveniente abrir un archivador
propio por orden alfabtico para los trabajadores.
r) Cules son los registros auxiliares de documentacin?
- Efectos comerciales. - Cheques y pagars. - Recibos bancarios.

13. Segn la frecuencia con la que se consulta la informacin, qu tipos de archivos conoces?
Solucin:
Se distinguen tres tipos de archivo en funcin de la frecuencia con que se consulta la informacin:
Activo: aqu se guardan los documentos que se utilizan con frecuencia, bien porque son de fecha
reciente, o porque se refieren a procesos empresariales en marcha.
Semiactivo: recoge documentacin que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de
inmediato, bien porque hay que conservarla legalmente o bien porque es de inters para la empresa.
Definitivo o inactivo: sirve para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia,
siguen teniendo un valor histrico o documental para la empresa. Se trata de una informacin muy
poco consultada.

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Manejar los diferentes sistemas que pueden ser utilizados para clasificar la
informacin

14. Esta es la lista de algunos de los pacientes de la clnica dental SONRISAS:

a) Clasifica los pacientes en orden alfabtico


N Nombre Poblacin Tratamiento
28 Ana lvarez-Quintero Olid Huelva Ortodoncia
32 Amalia Da Silva Cangas Huelva Empaste
36 Domingo del Prado Romero Aljaraque Ortodoncia
35 Sergio Jimnez Cordero Moguer Limpieza
34 Roco Snchez de la Vega Aljaraque Limpieza
37 Arturo Prez Len Huelva Extraccin
29 Roberto Gonzlez Vzquez Trigueros Empaste
31 Lorena Mrquez Romero Trigueros Empaste
30 Jos Mara Macas Medel Huelva Extraccin
33 Elena Jimnez Mrquez Niebla Limpieza

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b) Clasifcalos segn el nmero de expediente


N Nombre Poblacin Tratamiento
28 Ana lvarez-Quintero Olid Huelva Ortodoncia
29 Roberto Gonzlez Vzquez Trigueros Empaste
30 Jos Mara Macas Medel Huelva Extraccin
31 Lorena Mrquez Romero Trigueros Empaste
32 Amalia Da Silva Cangas Huelva Empaste
33 Elena Jimnez Mrquez Niebla Limpieza
34 Roco Snchez de la Vega Aljaraque Limpieza
35 Sergio Jimnez Cordero Moguer Limpieza
36 Domingo del Prado Romero Aljaraque Ortodoncia
37 Arturo Prez Len Huelva Extraccin

c) Realiza una clasificacin geogrfica


N Nombre Poblacin Tratamiento
28 Ana lvarez-Quintero Olid Huelva Ortodoncia
29 Roberto Gonzlez Vzquez Trigueros Empaste
30 Jos Mara Macas Medel Huelva Extraccin
31 Lorena Mrquez Romero Trigueros Empaste
32 Amalia Da Silva Cangas Huelva Empaste
33 Elena Jimnez Mrquez Niebla Limpieza
34 Roco Snchez de la Vega Aljaraque Limpieza
35 Sergio Jimnez Cordero Moguer Limpieza
36 Domingo del Prado Romero Aljaraque Ortodoncia
37 Arturo Prez Len Huelva Extraccin

d) Ordena los pacientes de forma temtica segn su tratamiento


N Nombre Poblacin Tratamiento
28 Ana lvarez-Quintero Olid Huelva Ortodoncia
29 Roberto Gonzlez Vzquez Trigueros Empaste
30 Jos Mara Macas Medel Huelva Extraccin
31 Lorena Mrquez Romero Trigueros Empaste
32 Amalia Da Silva Cangas Huelva Empaste
33 Elena Jimnez Mrquez Niebla Limpieza
34 Roco Snchez de la Vega Aljaraque Limpieza
35 Sergio Jimnez Cordero Moguer Limpieza
36 Domingo del Prado Romero Aljaraque Ortodoncia
37 Arturo Prez Len Huelva Extraccin

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14. Completa las siguientes frases teniendo en cuenta que cada espacio es una palabra:
a) En el archivo definitivo (inactivo) se guardan los documentos que, aunque hayan perdido su
vigencia, siguen teniendo un valor histrico o documental para la empresa.
b) La palabra ordenatriz es aquella que se utiliza como clave para clasificar alfabticamente.
c) En los nombre de personas fsicas el primer apellido es palabra ordenatriz.
d) Si el nombre o razn social incluye alguna palabra genrica, esta no se tendr en cuenta en la
clasificacin.
e) Es posible utilizar un sistema de archivo alfanumrico, combinando nmero y letras.
f) En el sistema de archivo cronolgico el elemento clave para clasificar es la fecha del
documento.
g) En el sistema de ordenacin temtica hay que determinar previamente las materias en que se
va a dividir el archivo.

16. Por qu es necesaria la seleccin de la informacin para la empresa?


Solucin:
Porque es necesario discriminar y filtrar toda la documentacin de la que dispone.

17. Establece en base a qu criterios podemos seleccionar la informacin en la empresa.


Solucin:
En funcin del coste o rentabilidad, su utilidad, fiabilidad, el tiempo del que se dispone, la naturaleza de
la informacin, el origen de la misma y su objetividad.

18. Define el anlisis formal de la informacin.


Solucin:
Consiste en recabar datos acerca de la informacin seleccionada (su origen, contenido, si es de una
fuente primaria o secundaria).

19. Define lo que es anlisis de contenido de una informacin.


Solucin:
Consiste en estudiar y analizar en profundidad la informacin seleccionada, con el fin de que pueda ser
utilizada por los usuarios finales.

20. Qu es un informe?
Solucin:
Constituye una forma de presentar la informacin. Recoge los datos seleccionados y se remite a las
personas con capacidad de decisin en la empresa.

21. Seala la respuesta correcta: cuando se recoge la informacin en forma abreviada y con frases
cortas se habla de:
a) Resumen.
b) Esquema.
c) Tabla.
d) Informe.

Solucin: la respuesta correcta es la a).

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Valorar las ventajas e inconvenientes de los diferentes soportes de archivo

22. Qu tipos de soportes hemos identificado en esta unidad? Explica brevemente las ventajas e
inconvenientes de cada una de ellas.

Solucin:

Soporte papel
Ventajas:
No requiere de aparatos decodificadores.
Es un soporte universal que no se ve afectado por problemas de compatibilidad.
Facilidad de uso, no requiere de conocimientos especficos.

Desventajas:
Se deteriora con la humedad y los cambios de temperatura, es inflamable, se puede ver afectado
por el ataque se insectos y hongos
Ocupa mucho espacio para su almacenaje.
Es poco respetuoso con el medio ambiente. Para la fabricacin del papel no solo es necesario
talar rboles, sino tratar la madera, consumir electricidad para producir las hojas y, finalmente,
depurar los residuos derivados del proceso.

Soportes electrnicos
Ventajas:
Ahorro en el gasto de papelera.
Facilidad en los procesos de auditora.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificacin.
Agilidad en la localizacin de informacin.
Eliminacin de espacios para almacenar documentos.
Procesos administrativos ms rpidos y eficientes.
Son reutilizables. Si la informacin guardada no interesa se elimina, y el soporte queda libre para
almacenar otros documentos.
Desventajas:
Las ventajas del papel son parte de sus desventajas.
En determinados casos, la posibilidad de prdida de datos es importante.

23. Qu soportes electrnicos utilizas habitualmente? Cules son las ventajas de unos frente a
otros?
Solucin:
Respuesta libre. Si el alumno/a tiene dificultades para encontrar las ventajas de cada soporte
podemos guiarle con las siguientes sugerencias: capacidad de almacenamiento, seguridad,
velocidad, compatibilidad, versatilidad

24. Explica con tus palabras en qu consiste la digitalizacin.


Solucin:
La digitalizacin es el procedimiento de pasar la informacin que actualmente est en papel u otro
soporte a un soporte electrnico. De esta forma, los documentos se vuelven ms manejables en su
consulta, ocupan menos espacio y estn libres del posible deterioro por manipulacin (como sucede
con documentos histricos).

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25. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. En caso de ser falsas explica
por qu:
a) El almacenaje de documentos en soporte de papel tiene incontables ventajas en relacin al
almacenaje en soporte electrnico.
Falso.
El almacenaje en formato digital tiene grandes ventajas en comparacin con el soporte papel.
b) El proceso de digitalizacin supone pasar la informacin que actualmente est en soporte
papel a un soporte electrnico.
Verdadero.
c) El almacenamiento en la nube supone que la informacin est almacenada en un ordenador
personal o de la organizacin pero que es accesible a cualquiera que tenga las claves
oportunas.
Falso.
En el almacenamiento en la nube la informacin est almacenada en un servidor ajeno a la
organizacin.
d) El Blu-Ray solo contempla como mejora el hecho de que el soporte tiene mayor capacidad
de almacenaje.
Falso.
Otra ventaja es que el Blu-Ray es ms difcil de rayar.
e) Si los documentos estn archivados en soporte digital hay que preocuparse por los
accidentes fsicos tales como incendios o inundaciones.
Verdadero.

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