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“IMPORTANCIA DE LA OFIMATICA EN LA ADMINISTRACION”

“DESSYRE ECHEGARAY ROA”

Introducción

Antes de hablar de la importancia de la ofimática en la administración debemos saber

primero que es la ofimática es por ello que decimos que se llama ofimática al conjunto de

técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina

para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas.

Es así como las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular,transmitir ya

lmacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén

conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina que será

autorizada por herramientas ofimáticas que estas ayudaran a optimizar los recursos y

materiales de una empresa y el ordenamiento de sus documentos, etc. Es por ello

que la ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de

escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Importancia de la ofimática en la administración

Para entender la importancia de la ofimática en la administración, debemos primero

entender la ofimática.

Se llama “ofimática al equipamiento hardware y software usado para crear,

coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una

oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos” (Barro, 2004). Las actividades básicas

de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia

electrónica de

losmismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. La ofimática ayuda ao

ptimizar o automatizar los procedimientos existentes.
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La columna vertebral de la ofimática es una red de área local, que permite a los

usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las

funciones

propiasdel trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fa

x, y la gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta

categoría (Muñoz, 2009, pág. 145).

La ofimática fue un concepto muy popular en los cuando los

ordenadores  de  sobremesa se  popularizaron. La ofimática comprende el conjunto de

tecnologías que permiten realizar una gestión eficiente de

la  información  almacenada de forma digital.

Importancia de la Ofimática en las Empresas

Hoy en día vivimos en una sociedad basada en la información, de forma que el

almacenamiento, transmisión y manipulación de la misma resulta vital para alcanzar nuestros

objetivos ya sean personales o empresariales.

El hardware y el software nos permiten crear archivos digitales

que almacén considerables volúmenes de información y organizar todas las tareas

encomendadas por la empresa en el que se labroa. El desarrollo de la tecnología es

esencial en las empresas para la realización de tareas y un ejemplo claro de esto es

la ofimática que nos ayuda a realizar las diferentes tareas de oficina

como la creación de documentos y para mecanizar las tareas más repetitivas que

se desarrollan en la oficina por ejemplo el cálculo de números que era una constante en

la oficina lo facilito la calculadora, claro que ahora el

cálculo se aria desde una computadora (Sangrà, 2004, págs. 68-69).

La ofimática nos permite facilitar el proceso para compartir información entre

diversos usuarios, igualmente facilitan al usuario herramientas de trabajo individual

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para  poder realizar mejor su labor en sus respectivas empresas y un mejor

rendimiento en el mercado. La ofimática nos ayuda a optimizar los procesos en una

oficina que son esenciales en una empresa por ejemplo en el campo de desarrollo

de  los instrumentistas que sería la industria nos ayuda por ejemplo en los reportes,

las hojas de cálculo, tener por ejemplo el Excel que es un excelente gestor de recursos

con ello podemos crear cajas de flujo de entradas y salidas de los recursos de una

empresa, etc.

Es así como el mundo de la alta tecnología nunca hubiera existido de no ser por el

desarrollo del ordenador o computadora y los diferentes aportes digitales ha ido

avanzando el mejor desarrollo de las empresas que buscar mejorar sus servicios. Toda

la sociedad utiliza estas máquinas, en distintos tipos y tamaños, para el almacenamiento

y manipulación de datos. Los equipos informáticos han abierto una nueva era en la

fabricación gracias a las técnicas de automatización, y han permitido mejorar los

sistemas modernos de comunicación y la interrelación con el mundo ya se que pueden

contactarse gracias al internet. (Muñoz, 2009, págs. 94-96).

Con las herramientas esenciales prácticamente en todos los campos de la

tecnología aplicada la incorporación del ordenador o computadora en las oficinas,

constituyó una resolución en los sistemas ofimáticos, ya que las máquinas ofrecían el

medio para realizar comunicaciones e intercambio  de  información instantáneos entre

compañeros de trabajo, recursos y equipos. Una de las características más

importantes de  la ofimática en la administración es cómo eliminar tanto papel y

formas de la empresa, cuantas veces se ha preguntado lo mismo. usted ha sido listo

como en la medida que crecen o se mejoran los sistemas de información en la misma

medida y se vio capacidad de estar al nivel de los avances tecnológicos.

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En la medida en que los usuarios no cuentan con respuestas efectivas y de fácil

consulta del sistema de información, en la misma medida crece la generación de

formatos como la herencia de sistemas siempre ha sido como una solución, el montaje

rápido de una intranet, llevado a suprimir los memorandos de citación a reuniones

internas debemos utilisualizar nuestro sistema de información, como una gran red de

decisiones y apoyo en formato digital (Barro, 2004).

…Entonces en este entorno tenemos que desarrollar sistemas que nos permitan

optimizar y en algunos casos suprimir las operaciones manuales, incluso las que se

generan por la burocracia de oficina. En su sitio de internet, debe contar con un

formulario para la captura de las nuevas solicitudes u hojas de vida del personal a

seleccionar. Eliminación de la recepción de las hojas de vida en papel y desde luego

eliminación del archivo, de las hojas de vida, pruebas, constancias, etc. Estas pasan

automáticamente por email al director o encargado de talento humano para su

selección una vez realizada la hoja de vida, se realiza por email la citación al

aspirante al caro con copia al jefe de área de ocupación del mismo…

Conclusiones

Hoy en día la ofimática consiste en la implementación de la informática en las

oficinas de las empresas, ya que se hace notable en el gran aporte que estas máquinas tienen

en las labores diarias del hombre, para facilitar ciertas operaciones que diariamente se hacen,

para el control de labores, organización de datos, un control de almacén, un registro de

entradas y salidas de los mismos recursos de la empresa, etc.

Entre los office más usados en las empresas encontramos Excel, Acces, Power point y

Word, y además hoy por hoy contamos con gente capacitadas en programación y están

capacitados en crear programas que nos ayuden a administrar de mejor manera ya que

cumplen con varios de los requerimientos que las empresas necesitan para el desarrollo de sus
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labores diarias, ya sean las transcripciones de cartas, hasta los ingresos de las perdidas y

devengados de la empresa.

Hemos visto que herramientas como Excel son de las más usadas dentro del círculo

laboral de la actualidad, gracias a la complejidad que este sistema operativo ofrece, permite el

desarrollo de varios planteamientos que las empresas manejan. Excel posee unas grandes

ventajas al momento de llevar las contabilidades de alguna empresa, es por esto que los

contadores son quienes más se basen de esta útil herramienta de trabajo. Su manera de

organizar los datos es de gran utilidad para las empresas, además está en capacidad de

resolver datos solo ingresando comandos a las hojas

Sin embargo, herramientas como hojas de cálculos también juegan un papel

importante dentro de las empresas, ya que mejoran la eficiencia en los empleados y ahorran

tiempo invertido, facilitando así labores en las que antes se demoraban el doble del tiempo

del que se emplea en la actualidad.

El PowerPoint, ayuda hoy por a las empresas en la presentación de sus avances y

falencias que puede estar sucediendo esto es expuesto a su entorno esto ayuda a la empresa a

ponerse al nivel de la competencia de sus pares.

Con el Access se puede crear programas adecuadas a las necesidades de la empresa en

las áreas que vea por conveniente, por ejemplo, crear un programa de asistencia de los

trabajadores en faltas o tardanzas, de esto regenerar un abalance de cuanto es el aporte de sus

colaboradores.

Bueno el Word, es una herramienta fundamental ya con ella se puede realizar todo

tipo de documentos que es necesaria en una empresa.

Y si hablamos de la competencia que genera ahora el mercado laboral, en temas de

propaganda, presentación como empresa, tomar una posición en el mercado, se cuenta hoy
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por hoy con programas de diseño, edición, programas avanzados ya acordes a las exigencias

del mercado.

Ahora las empresas de nuestro país ya pueden estar al nivel de las exigencias del

mundo actual y estar al nivel de la competencia y responder al mismo nivel de sus clientes y

ofrecer sus servicios.

Bibliografía

Barro, S. (. (2004). Las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones en el sistema

universitario español. . Madrid: CRUE.

Muñoz, P. C. (2009). Plataformas de teleformación y herramientas telemáticas. . Barcelona: :

Editorial UOC.

Sangrà, A. y. (2004). La transformación de las universidades a través de las TIC: discursos y

prácticas. . Barcelona: EDIUOC.