CAPACITACIÓN ORGANIZACIONAL

Semana 3
Planificación del Proceso de DNC
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APRENDIZAJE ESPERADO
El estudiante será capaz de:
 Organizar los procesos vinculados a la planificación de la detección de
necesidades de capacitación, considerando los tipos de diagnósticos,
metodologías, los métodos e instrumentos, con la finalidad de diseñar
planes de capacitación.

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ÍNDICE
APRENDIZAJE ESPERADO ......................................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................... 4
RESUMEN ................................................................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ..................................................................................................................................................................... 5
PREGUNTAS GATILLANTES ....................................................................................................................................................... 5
1. PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE DNC .................................................................................................................................... 6
1.2 TIPOS DE DIAGNÓSTICOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE DNC ........................................................................................ 6
1.3 METODOLOGÍAS PARA RECOGER INFORMACIÓN ............................................................................................................... 8
1.3.1 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ......................................................................................................................................... 8
1.3.2 ANÁLISIS DEL DESCRIPTOR DEL CARGO ........................................................................................................................ 8
1.3.3 ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ........................................................................................................... 9
1.4 MÉTODOS DE CONTROL Y MONITOREO DE LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN ................................ 9
2. EJECUCIÓN DEL PROCESO ....................................................................................................................................................... 10
2.1 SOCIALIZAR EL PROCESO DE DNC ...................................................................................................................................... 10
2.2 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO ....................................................................................................................................... 11
2.2.1 ENTREVISTA ................................................................................................................................................................ 11
2.2.2 CUESTIONARIO ............................................................................................................................................................ 11
2.3 ANÁLISIS DE DATOS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ................................................................................................... 12
COMENTARIO FINAL .............................................................................................................................................................. 13
REFERENCIAS ......................................................................................................................................................................... 14

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INTRODUCCIÓN
El desarrollo del proceso de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), debe considerar el
contexto organizacional, pues deberá abordar no solo las necesidades planteadas por los colaboradores,
sino que también conjugarlas con las necesidades que presenta la organización, para la consecución de
las metas organizacionales.
Cuando una organización prepara un proceso de DNC, debe considerar una serie de elementos que
permitirán realizar un proceso efectivo, como, por ejemplo, definir el propósito, establecer los
trabajadores que participarán de dicho proceso, cómo se realizará, tiempos, recursos, entre otros, con el
propósito de no tener obstaculizadores que entorpezcan la correcta ejecución.
En el área de recursos humanos, hay que cuestionarse sobre cuál es la importancia de que las
organizaciones analicen los resultados del proceso de DNC, para realizar un proceso eficiente y efectivo,
que no solo satisfaga a la institución, sino que también a los colaboradores, y además, la relevancia de
cruzar esto con una mirada sistémica.

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RESUMEN
Con anterioridad, se revisaron cuáles son las etapas del proceso de DNC, para llegar a la planificación de
un proceso que dé cuenta no solo de las necesidades de la organización, sino también de los
colaboradores. En este ámbito, a continuación, se revisarán las principales acciones para la ejecución del
proceso de DNC, en donde es fundamental considerar el tipo de diagnóstico que se aplicará, teniendo en
cuenta el contexto de la organización; determinar metodología que se utilizará, considerando el foco de
la detección que se desea realizar y, por último, establecer un sistema de monitoreo y control respecto
de las acciones planificadas.
Es importante destacar, que será fundamental generar un proceso de sensibilización a los trabajadores
implicados en este proceso, con el propósito de resguardar que los datos obtenidos en el diagnóstico de
necesidades sean lo más fidedignos posibles, y para ello, será fundamental comunicar qué se hará, de
qué forma y con qué objetivo.

PALABRAS CLAVE
 Tipos de diagnósticos.
 Análisis organizacional.
 Análisis del descriptor del cargo.
 Análisis de la evaluación del desempeño.
 Entrevista.
 Cuestionario.

PREGUNTAS GATILLANTES
 ¿Qué tipos de diagnósticos se pueden implementar en un proceso de DNC?
 ¿Cuál crees que es la metodología más adecuada para detectar las necesidades de capacitación en
una organización?
 ¿Por qué es importante socializar el proceso de DNC en la organización?

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1. PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE DNC

Toda organización que realice un proceso de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), deberá
definir una serie de pasos que permitan abordar de manera correcta el levantamiento de información,
que será necesaria para poder determinar un plan de capacitación.
Dado lo anterior, será fundamental que las organizaciones definan el tipo de diagnóstico y la metodología
que permita llevar a cabo la DNC. La planificación de dicho proceso debe ser estructurada y acorde a la
realidad de la entidad que se someterá a este levantamiento de información.

1.2 TIPOS DE DIAGNÓSTICOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE DNC

Cuando se realiza un proceso de DNC, será fundamental basar la toma de decisiones en la información
que se recolecte a partir de un diagnóstico, el cual permitirá identificar las debilidades o necesidades que
deben subsanarse, como también establecer las brechas existentes, con el propósito de fijar un plan de
capacitación que permita responder a dichas detecciones.
Para detectar las necesidades de capacitación de un trabajador, hay que iniciar determinando los
siguientes elementos:
 Qué sabe hacer.
 Qué quiere la institución que haga.
 Qué puede hacer.
Martínez y Martínez (2009), establecen que para levantar esa información se pueden utilizar diversos
tipos de diagnósticos, entre los que se encuentran:
 La evaluación de competencias.
 La evaluación del desempeño.
 El análisis de problemas.
 Las proyecciones de cambios tecnológicos y organizacionales.
 Las proyecciones de movimiento de personal.
Estos autores, han señalado que los tres primeros diagnósticos citados anteriormente, corresponden a un
análisis coyuntural de las necesidades de capacitación, pues permiten detectar déficit de capacitación
que afectan al quehacer común de la organización. En tanto, que los dos últimos diagnósticos
corresponden a un análisis prospectivo de las necesidades de capacitación, pues se centra en los cambios
proyectados en los contenidos y requisitos de los puestos, o de movimientos proyectados del personal.
A continuación, se revisará cada uno los tipos de diagnósticos a utilizar para desarrollar un diagnóstico de
DNC:

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 Evaluación de competencias. A este tipo de diagnóstico se le ha denominado también “auditoría

de competencias” y su propósito es analizar las necesidades de capacitación de los trabajadores,
para lo cual comparará comportamientos y competencias que evidencia el trabajador al
desarrollar sus funciones. Para llevar a cabo este tipo de diagnóstico, las empresas deben
establecer competencias a analizar, establecer comportamientos esperados y niveles de
desarrollo, con ello se podrá diagnosticar cuál es el nivel de cumplimiento de los evaluados.
 Evaluación del desempeño. Para Martínez y Martínez (2009), en coincidencia con otros expertos
en el tema, señalan que la evaluación del desempeño es fundamental en los procesos de DNC.
Esta evaluación está orientada a comparar los aportes efectivos que ha realizado el trabajador en
su puesto, con los aportes deseados por la organización. Al detectar discrepancias entre el
desempeño real y el ideal se deben analizar las causas, entre las que pueden estar las necesidades
de capacitación de los trabajadores eventualmente. En ello radica la importancia de este tipo de
diagnóstico.
 Análisis de problemas. Se llama análisis de problemas al diagnóstico que se enfoca en situaciones
o hechos que están ocurriendo en la organización. Este tipo de diagnóstico “está centrado en las
consecuencias de la falta de capacitación a nivel de unidades de la organización (por ejemplo,
departamentos), grupos de trabajo (por ejemplo, secciones), procesos (por ejemplo, servicios de
abastecimiento) o puestos individuales”. (Martínez y Martínez, 2009; p. 83) El análisis de
problemas se lleva a cabo normalmente a partir de entrevistas con jefaturas, una muestra de
trabajadores y el propio gerente de la empresa, en donde se levantan situaciones que estén
generando conflictos, para desde ahí poder determinar temáticas de trabajo, como por ejemplo
problemas en los liderazgos de las jefaturas.
 Proyecciones de cambios tecnológicos y organizacionales. Toda organización, al ser un sistema
abierto, está en constante cambio, pues debe innovar para responder a las necesidades del
entorno, en donde la globalización y la sociedad influyen en el quehacer de la organización. Dado
lo anterior, se ha señalado que

[…] esta clase de cambios afecta profundamente el contenido y los requisitos de los puestos
haciendo necesaria la actualización de las competencias de sus ocupantes. Muchas veces la
capacitación que hay que realizar para esos efectos se efectúa antes de que los cambios
ocurran, es decir, tiene un carácter preventivo. (Martínez. y Martínez, 2009; p. 83)

Para este tipo de diagnóstico se realiza un estudio de mercado, indagando en las herramientas
tecnológicas que se están utilizando y se realiza un contraste con el funcionamiento de la
organización, para determinar las herramientas tecnológicas que pueden ser incorporadas.
 Proyecciones de movimientos de personal. En toda organización se presentarán necesidades de
capacitación debido a los cambios que presentan los colaboradores a causa de movimientos
internos, nuevos requerimientos del cargo u otras necesidades. Es decir, cuando una organización
realiza proyecciones de movimiento de colaboradores, debe tener en consideración que estos
cambios involucran entregar nuevos conocimientos, pues se deberá proveer de todos los recursos
para las nuevas responsabilidades y estos recursos no solo corresponden a remuneraciones o

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equipamiento, sino que también, a competencias técnicas específicas, acordes a los

requerimientos del nuevo cargo.

1.3 METODOLOGÍAS PARA RECOGER INFORMACIÓN

Al igual que ocurre con el diagnóstico, en todo proceso de DNC se deberá determinar la metodología que
se utilizará para recolectar información, las cuales se diferenciarán de acuerdo con el enfoque de estudio
que se realice para analizar las necesidades que se presenten. Los tipos de metodologías más utilizadas
en las organizaciones son:
 Análisis organizacional.
 Análisis del descriptor del cargo.
 Análisis de evaluación del desempeño.

1.3.1 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

El análisis organizacional corresponde al estudio de la empresa como un todo, es decir, su misión, visión,
valores, objetivos, recursos, la distribución de los recursos en la búsqueda de conseguir los objetivos,
entre otros aspectos. También implica, estudiar el ambiente socioeconómico y tecnológico en el que se
sitúa la organización. Este análisis, responde a la interrogante acerca de lo que debe enseñarse en
términos de un procedimiento, y establece la filosofía del entrenamiento para toda la organización. Se
plantea que este análisis organizacional consiste en

“determinar en dónde deberá hacer énfasis el entrenamiento” (McGehee, W. y Thayer, P.

1961 en Chiavenato, 2000; p. 564).

Este tipo de análisis, presenta una gran dificultad en la identificación de las necesidades de
entrenamiento y en la definición de los objetivos de este. En este sentido, el gran desafío de las áreas de
Recursos Humanos es alinear los objetivos del entrenamiento con las necesidades de la organización, ya
que esto interactúa intensamente con la cultura organizacional existente. La capacitación debe
desarrollarse de acuerdo con las necesidades de la organización, las que claramente no son estáticas,
pues van cambiando en el tiempo, dependiendo de las contingencias. Es por esta razón que deben ser
inventariadas cada cierto tiempo, de manera periódica, para poder construir los programas que permitan
satisfacerlas completamente.

1.3.2 ANÁLISIS DEL DESCRIPTOR DEL CARGO

El análisis del descriptor del cargo, corresponde al análisis de una posición en base a los requisitos que el
mismo exige a quien lo ocupa. Además de la organización y de las personas, la capacitación debe tener en
cuenta los cargos para los cuales se debe entrenar a las personas. Analizar los cargos sirve para
establecer cuáles son las habilidades, conocimientos, conductas y rasgos de personalidad requeridos para
ejercerlo.

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Este análisis de operaciones o análisis ocupacional es un proceso que implica descomponer el cargo en
las partes que lo conforman, para verificar qué habilidades, conocimientos y cualidades son exigidas a la
persona designada a él. Así este análisis permite preparar la capacitación para cada cargo por separado.

1.3.3 ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

El análisis de la evaluación del desempeño tiene dos finalidades al interior de las organizaciones. La
primera de ellas es evaluar el desempeño de los empleados en relación con el trabajo realizado, y la
segunda, identificar las áreas en las que es pertinente que el colaborador siga desarrollándose.
La evaluación del desempeño implica un ciclo que tiene las siguientes etapas:
 Acordar con los funcionarios los objetivos que debe alcanzar cada uno de ellos durante el
siguiente período de trabajo (puede ser un semestre o año, dependiendo de las políticas de
recursos humanos de la empresa), los cuales debieran definirse como resultados concretos,
observables, cuantificables, con límites de tiempo y con condiciones por lograr.
 Observación en terreno de las conductas de cada persona cuando ejecuta su trabajo.
 Asesorar a los empleados durante el proceso para ayudarlos a mejorar el nivel de su desempeño y
a perfeccionar sus habilidades, así como reconocer su buena actuación y fortalecer su autoestima.
 Llevar a cabo la evaluación del desempeño y planificar el desarrollo futuro del funcionario.

1.4 MÉTODOS DE CONTROL Y MONITOREO DE LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN

DE LA CAPACITACIÓN

Al realizar un proceso de capacitación, es relevante controlar y monitorear la planificación y ejecución de

la capacitación, pues esto permitirá asegurar la calidad, identificando posibles incidencias que alteren el
propósito del proceso.
A continuación, se revisarán las características de la calidad, según Martínez y Martínez (2009), y cómo
estas características permiten generar un control y monitoreo de la ejecución de la capacitación:
 Características de la calidad del diseño o planificación de la capacitación. El diseño de la
capacitación es un proceso complejo y fundamental. Para que este sea de calidad, debe abordar
cada uno de los elementos acordados por la contraparte y los consultores o personas encargadas
de la ejecución de la capacitación, desde el diseño mismo de la actividad, debiendo cumplir el
principal objetivo que es dar respuesta a las necesidades diagnosticadas. Es decir, un diseño de
calidad debe responder de manera íntegra al diagnóstico realizado, abordando la temática que se
ha determinado.
 Características de la ejecución del diseño. Una ejecución del diseño de calidad es aquella que
buscará corroborar que lo que se ha plasmado en el programa, se refleje en la metodología y
acciones que se realicen.

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 Características de la calidad de uso. Se refiere a resguardar los estándares que respaldan que el
diseño responda a los objetivos de la capacitación, propiciando que las acciones asociadas a este
proceso cumplan con los estándares que la organización ha determinado, entregando material de
calidad y recursos que aseguren el cumplimiento de esto.
Del mismo modo, todo el proceso de capacitación debe ser evaluado y monitoreado. La
determinación de cómo se hará esto, se realiza en la planificación de la capacitación. Algunas de
las formas de monitoreo y control son las siguientes (Hill, Estrada y Bosch, 2003):
o Implementar programas de evaluación que se integren en las sesiones de capacitación,
monitoreando las diversas actividades grupales y el conocimiento que muestran los asistentes
a la capacitación durante los ejercicios de role playing (juego de roles) e interacción.
o Entregar a los participantes, actividades que puedan realizar en clases o sesiones de
capacitación en formato de libros de preguntas y respuestas, que posteriormente sean
revisados y evaluados por los capacitadores.
o Aplicar cuestionarios de evaluación, a los participantes, al final de cada sesión.
o Monitorear y reportar las sesiones realizadas por quienes administran el sitio de capacitación
de cursos a distancia.
o Monitorear el desempeño del personal durante la jornada de evaluación.
o Solicitar la retroalimentación por parte de los participantes en la capacitación. Este es un
método que proporciona a los encargados del proceso, la opinión de los participantes sobre la
capacitación en cuestión, y que sirve para establecer qué tan apropiados han sido los
procedimientos y estilos de quienes realizaron la capacitación. También ayuda a tener una
idea precisa de dónde puede ser necesaria una mayor capacitación.

2. EJECUCIÓN DEL PROCESO

Para ejecutar la detección de necesidades de capacitación, siempre es conveniente que los colaboradores
sean comunicados al respecto, ya que para que esta parte del proceso cumpla con su objetivo, se debe
identificar con los trabajadores cuáles son sus requerimientos para, posteriormente, realizar el cruce de
información con los requerimientos de la organización.

2.1 SOCIALIZAR EL PROCESO DE DNC

La socialización del proceso de DNC, debe ser una instancia en donde se comunique a todos quienes
participarán del levantamiento de información, qué es lo que se realizará y para qué se realizará. Esta
acción debe ser abordada de forma estratégica, pues debe intencionar a que los colaboradores
respondan el instrumento que se utilizará, de la manera lo más verídica posible. Esto se debe, a que la
información que se recopile permitirá establecer un plan de capacitación que responda a las necesidades
pesquisadas.

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2.2 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

Esta etapa implica la aplicación de un instrumento objetivo de recolección de información, el cual
permitirá obtener datos que reflejen las necesidades de los trabajadores. Se debe velar por obtener un
porcentaje representativo de respuestas, por lo que es relevante la gestión que realice el área de
Recursos Humanos o el departamento de capacitaciones, para realizar un seguimiento respecto de la
cantidad de respuestas que se están obteniendo, hasta cumplir el plazo máximo de aplicación.
A continuación, se presentan dos tipos de herramientas: la entrevista y el cuestionario.

2.2.1 ENTREVISTA

Uno de los instrumentos utilizados para la recolección de información es la entrevista, herramienta que
permite conocer las percepciones de las personas que participan del proceso de diagnóstico. Se sugiere
que el entrevistador estructure una pauta de preguntas que le permitan guiar la conversación hacia
consultas y respuestas que permitan identificar necesidades de capacitación, conocer la percepción sobre
las capacitaciones que han recibido, entre otros aspectos.
La entrevista podría ser personalizada, es decir, un colaborador y el entrevistador, o dependiendo de la
cantidad de personas que participarán del proceso se podrá contar con una muestra. Entre las preguntas
de una entrevista, se pueden encontrar:
 ¿Qué piensas sobre las capacitaciones que has recibido?
 ¿Se ajustan a las necesidades de formación del cargo que posee?
 ¿Qué capacitaciones le gustaría recibir y por qué?
 Considerando las funciones de su cargo, ¿Qué área de su desempeño cree pertinente fortalecer a
través de un plan de formación?

2.2.2 CUESTIONARIO

Otro método de recolección de información es el cuestionario, el cual, a diferencia de la entrevista,

permite también recolectar datos cuantitativos, por medio de preguntas cerradas, que buscan medir
aspectos del proceso en análisis y poder cuantificarlos para, por ejemplo, contrastarlo con datos
obtenidos el año anterior. Como, por ejemplo:
 ¿Cree que las actividades realizadas en la capacitación le permiten ser aplicadas en el trabajo que
realiza? Señale la alternativa que lo representa:
a. SÍ
b. No
c. Solo algunas actividades
 ¿Qué sugerencias entregaría para mejorar futuras capaciones? Mencione al menos dos ideas.

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2.3 ANÁLISIS DE DATOS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Por último y respecto de qué hacer con la información recopilada a través del instrumento de recolección
de información que se ha decidido utilizar, será importante que los datos sean analizados según todas las
variables que se consideraron en el levantamiento de información, ya sean cargos, funciones específicas,
rangos de edad, género, u otros aspectos. Esto tiene el propósito de presentar un análisis objetivo y
certero respecto de los datos obtenidos, lo que permitirá poder cruzar la información con lo que la
organización ha declarado respecto de los requerimientos que esta pueda presentar.
Los profesionales que se encuentren a cargo del proceso deben organizar la información y presentar los
datos más relevantes obtenidos, evidenciando las reales necesidades de capacitación, acorde a las
funciones que desarrollan los cargos, como también respecto del propósito del plan de capacitación. Esto
se debe, a que se deberá tener en consideración el para qué va a capacitar la organización. Por ejemplo,
si se desea generar un plan de capacitación anual que entregue competencias a los trabajadores, será
crucial identificar las necesidades acordes a las funciones que cumple cada cargo. Pero, por ejemplo, si el
plan tiene foco en generar desarrollo de carrera, se deberá identificar aquellas competencias,
habilidades, conocimientos que son necesarios de formar y reforzar para asumir las responsabilidades de
un nuevo cargo.

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COMENTARIO FINAL
Sin duda, este proceso es fundamental, dado que un plan de capacitación exitoso en una organización
dependerá de la efectividad en las acciones de la DNC, la cual como se revisó, tiene diversas acciones que
permiten recopilar información relevante para poder llegar al diseño de un plan de capacitación, que se
ajuste a las reales necesidades que manifiestan por un lado los trabajadores y, por otro lado, la
organización.
Será fundamental considerar el contexto de la organización, características, tiempos, funcionamiento,
entre otros, para poder determinar el tipo de diagnóstico que permita recopilar información. Es decir,
esto dependerá de qué es lo que se quiere indagar para poder definir la metodología más apropiada para
la ejecución del proceso de DNC.

Los profesionales ligados a recursos humanos deben reconocer los pasos de la planificación del proceso
de DNC, con el fin de establecer un correcto proceso en las organizaciones, ya sea para gestionar las
acciones dentro de su propia empresa o bien como asesores.

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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Colombia: McGraw-Hill Interamericana.

Hill, M., Estrada, S. y Bosch, Z. (2003). Formación, Capacitación, Desarrollo de RRHH y su importancia en
las organizaciones. Recuperado de: https://vsip.info/desarrollo-de-personal-en-red-disponible-en-
pdf-free.html

Martínez, E. y Martínez, F. (2009). Capacitación por competencias: Principios y Métodos. Recuperado de:
https://capacitacionefectiva.cl/recursos/capacitacion_por_competencias.pdf

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2022). Planificación del Proceso de DNC. Capacitación Organizacional. Semana 3.

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