PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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ANÁLISIS DEL PROYECTO
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1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la definición de las estrategias de gestión y ejecución del Proyecto,
considerando tanto el diseño del sistema de producción como la definición de los aspectos organizativos
y estratégicos, con base en el conocimiento estricto del alcance del Proyecto.

2. ANÁLISIS DEL PROYECTO

El análisis del Proyecto es un proceso iterativo y dinámico, que debe cubrir todo el alcance del Proyecto
y que está ligado a la experiencia, el criterio y el conocimiento del equipo del Proyecto en su conjunto.
A través de este análisis se determinan las estrategias de gestión y ejecución, que involucran tanto
el diseño del Sistema de Producción como los aspectos organizativos y estratégicos1. Los principales
entregables resultantes de este proceso son el Cronograma General2, los Cronogramas de Recursos3
y el Presupuesto Meta4.

2.1. Definición del Alcance

El alcance del Proyecto está definido por el Contrato y sus documentos relacionados, y está conformado
por todas las necesidades, requerimientos y obligaciones bajo las cuales fue adjudicado. El equipo del
Proyecto debe consolidar toda la información técnica y comercial recibida y revisada durante el proceso
de Transferencia5 (borrador del Contrato, condiciones generales, condiciones específicas, condiciones
comerciales, descripción de partidas, especificaciones técnicas, planos, calificaciones aceptadas y/o
asumidas, etc), con la finalidad de definir con claridad el alcance real a ser considerado.

El alcance debe incluir todos los trabajos requeridos y sólo los trabajos requeridos para completar
el Proyecto satisfactoriamente de acuerdo al Contrato. Debe tener un sustento basado ya sea en los
documentos iniciales o en los documentos de negociación efectuados. Toda esta documentación debe
estar claramente incorporada en el Contrato respectivo.

Los análisis de riesgos y oportunidades técnicos, legales y comerciales deberán señalar cualquier
vacío, ambigüedad o contradicción en la definición del alcance que exista en la documentación
entregada por el Cliente. En tal caso, se deberá tomar las acciones que correspondan para hacer
la definición pertinente y lograr su inclusión en el Contrato. En su defecto, se tomarán acciones
orientadas a mitigar el riesgo identificado6.

Siguiendo las recomendaciones del PMBOK, se sugiere enunciar por escrito el alcance definido, a fin
de que pueda ser transmitido de manera eficaz a todo el personal del Proyecto.

2.2. Diseño del Sistema de Producción

Debe estar orientado a lograr el flujo ininterrumpido de la producción. Es el análisis del Proyecto a
través del cual se determinan:

9 La estrategia de ejecución.
9 Los recursos necesarios.
9 Las etapas del Proyecto y las duraciones de las mismas.

Con base en una revisión general de la información presupuestal del Proyecto, se identificarán
los aspectos principales del mismo, como por ejemplo la Ruta Crítica planteada en el Cronograma
Contractual, los recursos críticos y no críticos, y el Plazo de Abastecimiento o tiempo de previsión

1 Ver documento introductorio GYM.SGP.PG.08 – Introducción: Planeamiento

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General
3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 – Cronogramas de Recursos
4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta
5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 – Transferencia
6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.41 – Gestión Contractual con el Cliente
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para realizar un requerimiento, el cual variará dependiendo del tipo de recurso. Los responsables de
realizar esta revisión son el Gerente de Proyecto, el Ingeniero Residente y las jefaturas de las áreas
de producción, técnicas y de soporte que ya se encuentren en el Proyecto.

Una vez revisada la información del planeamiento presupuestal, se procede a realizar el Planeamiento
del Proyecto, con base en el conocimiento del terreno y en la experiencia de los ingenieros que
pertenecen al Proyecto. Para esta labor se debe tener en cuenta todas las restricciones del Cliente y
las restricciones externas que puedan afectar el desarrollo del Proyecto, así como las que pudiesen
retrasar el inicio del mismo. En general, el proceso de Planeamiento debe analizar y resolver los
siguientes temas:

9 Identificar el alcance o (Scope of Work).

9 Identificar los hitos (tanto por exigencia contractual como por decisión del Proyecto).
9 Identificar las principales restricciones.
9 Determinación de los métodos constructivos de trabajo y actividades.
9 Cálculo de la Ruta Crítica, inicio, fin y holguras.
9 Organización, infraestructura y servicios necesarios para la ejecución.
9 Ubicación de locaciones, áreas de trabajo, campamentos, talleres, etc.
9 Evaluación y definición de los recursos a utilizar a lo largo del Proyecto.

2.3. Aspectos Organizativos y Estratégicos

El Planeamiento de la gestión del Proyecto no se agota con el diseño del Sistema de Producción,
sino que adicionalmente deberá tomar en cuenta tanto el alcance completo de los requerimientos
del Cliente (definidos por el Contrato), como la necesidad de contar con las herramientas de gestión
adecuadas para las características del Proyecto (definidas en el Sistema de Gestión de Proyectos de
GyM). En general, se debe considerar el Planeamiento de los siguientes temas:

9 Definición de Estructuras de Control

9 Gestión Contractual
9 Logística
9 Temas Administrativos
9 Aseguramiento y Control de Calidad
9 Recursos Humanos
9 Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental
9 Responsabilidad Social
9 Ingeniería de Acompañamiento
9 Puesta en marcha
9 Servicios post-venta
9 Etc.

Los documentos en los que se desarrolla el Planeamiento de cada uno de estos temas pueden
ser ubicados en la tabla mostrada en la figura 06 del documento introductorio GYM.SGP.MA.08 –
Planeamiento. Como resultado final se debe tener definida la organización e infraestructura necesaria
para el desarrollo del Proyecto7, los elementos de gestión a ser utilizados, los factores claves de éxito
del Proyecto y la identificación de procesos críticos que requieran un tratamiento especial8.

3. PRESENTACIÓN DEL ANÁLISIS

Las estrategias de ejecución y gestión quedan definidas como resultado del ejercicio de análisis del
Proyecto. Se definen las siguientes formas de presentación, a fin contar con documentos estandarizados
que permitan el entendimiento común y la fácil transmisión del ejercicio de análisis realizado.

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.12 – Organización e Infraestructura

8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 – Personalización del Sistema de Gestión GyM al Proyecto
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3.1. Hoja de Planeamiento de GyM

Las definiciones obtenidas del análisis del Proyecto quedan registradas en un formato resumen
denominado Hoja de Planeamiento, el cual presenta el siguiente esquema:

Alcance: Debe presentar los siguientes ítems:

9 Descripción general del Proyecto

9 Ubicación del Proyecto
9 Cliente del Proyecto
9 Tiempo de ejecución del Proyecto
9 Modalidad de presupuesto
9 Condiciones particulares importantes

Por ejemplo, en el Proyecto de POZAS API GATHERING del Proyecto Andoas – Lote 1AB, esta fue el
Alcance presentado:

Alcance:

Se construirá para Pluspetrol Norte S.A. una Poza API para el

tratamiento de aguas producidas en Gathering.
El tiempo de ejecución es de 60 días.
El Proyecto será ejecutado bajo la modalidad de PRECIOS
UNITARIOS.
La logística fluvial será responsabilidad y costo del Cliente.
La remediación ambiental posterior es parte del alcance de
GyM.
La distancia máxima de transporte considerada es de 2km,
las distancias mayores no serán reconocidas por el Cliente.

Cantidades Principales: En este punto se debe indicar los datos más saltantes del Proyecto como
los metrados más importantes.

Trabajos a Realizar: En este punto se señalan las actividades mas importantes que se van a realizar
durante el Proyecto, clasificadas de manera global. Por ejemplo:

Trabajos a Realizar: Cantidades Principales:

1. ATS Y Matriz de Riesgo Mortero = 322 m3

Operacional. Encofrado = 1,495 m2
2. Trazo y Replanteo. Acero = 31,246 kg
3. Deforestación. Junta de Const. = 667 ml
4. Corte Masivo. Junta de Dilatación = 73.33 ml
5. Corte Masivo compensado. Junta de Dilatación (muro) =
6. Obras Civiles 33.70 ml
7. Obras Metalmecánica

Esquema Gráfico del Proyecto: En este punto se debe esquematizar de manera gráfica el Proyecto,
mostrando su ubicación y dimensión del mismo.

Cronograma del Proyecto: En este cronograma se ingresa a un mayor detalle en el reconocimiento

de las actividades del Proyecto, donde se determinan las actividades que presentan hitos o es
primordial controlarlas. Por ejemplo, para el ejemplo del Proyecto de Andoas tenemos la siguiente
lista de actividades:
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ACTIVIDAD UND METRADO REND. TIEMPO CUADRILLA EQUIPOS

OBRAS CIVILES
PRELIMINARES
INST. DE SIST. DE BOMBEO DIA 60.00 1 60 1 0P 2 MOTOBOMBAS

PISO
SOLADO M2 450.00 250 2 4 OP+8 AY 1 MEZC/BOMBA M.
ENCOFRADO M2 64.00 24 3 2 OP+2 AY -
ACERO KG 12,100.00 1200 10 4 OP+3AY -
MORTERO M3 110.00 72 2 8OP+12AY 1 MEZC/BOMBA M.
MUROS Y DIVISIONES y CANALES
ENCOFRADO M2 865.00 48 18 4 OP+4 AY -
ACERO KG 8,497.50 1000 8 4 OP+3AY -
MORTERO M3 77.25 72 2 8OP+12AY 1 MEZC/BOMBA M.
DISIPADOR DE ENERGIA
ENCOFRADO M2 188.23 48 4 4 OP+4 AY -
ACERO KG 3,796.00 1000 4 4 OP+3 AY -
MORTERO M3 20.14 72 1 8OP+12 AY 1 MEZC/BOMBA M.
CANALES DE DISTRIBUCION DE SALIDA
SOLADO M2 100.00 250 2 4 OP+8 AY 1 MEZC/BOMBA M.
ENCOFRADO M2 189.00 48 4 4 OP+4 AY -
ACERO KG 3,613.00 1000 4 4 OP+3 AY -
MORTERO M3 24.00 72 1 8OP+12 AY 1 MEZC/BOMBA M.
CAMARA DE RECUPERACION DE CRUDO
VEREDAS
SOLADO M2 23.00 250 2 4 OP+8 AY 1 MEZC/BOMBA M.
ENCOFRADO M2 189.42 48 4 4 OP+4 AY -
ACERO KG 3,613.00 1000 4 4 OP+3 AY -
MORTERO M3 33.10 72 2 8OP+12 AY 1 MEZC/BOMBA M.

ACTIVIDAD UND METRADO REND. TIEMPO CUADRILLA EQUIPOS

TRABAJOS METALMECANCOS
TENDIDO DE TUBERIAS M 1,000.00 150 7 1 SOL+10X+1ESM+6 AY 1 SIDEBOOM
SOLDADO DE TUBERIAS PEGA 100.00 14 7 1 SOL+10X+1ESM+2AY 1 MOTOS+1 OX+1 ESM
PRUEBA HIDROSTATICA M 1,000.00 350 3 1 SOLD+2 AY 1 BOMBA PRESION

Listado de Mano de Obra: En un cuadro simple se debe presentar la cantidad de personal a utilizar
en el Proyecto, en caso de ser muy variable o un Proyecto de gran envergadura se mencionará las
cantidades más importantes y se reflejará mejor en la curva de personal.

Listado de Materiales Críticos: Esta información se debe presentar en un cuadro simple y depende
de la identificación por parte del personal del Proyecto de los materiales que consideran críticos en
el Proyecto.

Listado de Equipos: Elaborar un listado de equipos que se va a utilizar en el Proyecto, de igual

manera que con la mano de obra depende de la complejidad del Proyecto, por lo que el detalle se
podrá apreciar en el cronograma de equipos.

Análisis de Restricciones para Inicio: En este punto es importante identificar las principales
restricciones del Proyecto, como ingeniería inicial, obstáculos en la zona de trabajo, restricciones del
Cliente, etc; todos los factores que no permitan que el Proyecto inicie o sean tan importantes que
dependan de su solución para que el Proyecto no se paralice.

Otros: Se presentan, en función a su aplicabilidad, los cronogramas de recursos necesarios, el diseño

del tren de actividades, etc.
Ejemplos de Hojas de Planeamiento GyM de Proyectos realizados bajo esta esquematización pueden
ser solicitados al Área de Control de Gestión de Proyectos.

3.2. Expediente del Plan

Al término del proceso de Planeamiento inicial, se elaborará una carpeta conteniendo los principales
documentos resultantes del mismo. La intención es que esta Carpeta sirva como material de consulta
del Planeamiento. Los documentos que la integran serán definidos durante la Personalización del
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Sistema de Gestión GyM al Proyecto9, aunque de manera general se deben considerar los siguientes
documentos:

9 Hoja de Planeamiento GyM

9 Cronograma General
9 Cronogramas de Recursos
9 Presupuesto Meta
9 Guía de Gestión Contractual

4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

GP Pr OT Ad
1. Liderar proceso de Planeamiento √
2. Revisión de información de Transferencia √ √ √ √
3. Definir el Alcance del Proyecto √ √ √
4. Desarrollo del planeamiento de ejecución √ √ √ √
5. Elaboración de Hoja de Planeamiento GyM √
6. Elaboración del Expediente del Plan √

GP: Gerente de Proyecto

Pr: Producción
OT: Oficina Técnica
Ad: Administración

5. REFERENCIAS Y ANEXOS

5.1. Mejores Prácticas

9 Para el diseño de procesos específicos, se recomiendo utilizar la dinámica de mapeo de procesos10,

a través de la cual se realiza un análisis minucioso del proceso en cuestión y se identifican las
actividades involucradas.

5.2. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.10 – Personalización del Sistema de Gestión GyM al Proyecto

9 GYM.SGP.PG.12 – Organización e Infraestructura
9 GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General
9 GYM.SGP.PG.14 – Cronogramas de Recursos
9 GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta
9 GYM.SGP.IN.01 – Dinámica de Mapeo de Procesos

5.3. Anexos

9 GYM.SGP.PG.09-A01 - Hoja de Planeamiento (ejemplo)

9 GYM.CGP.PG.10 – Personalización del Sistema de Gestión GyM al Proyecto

10 GYM.SGP.IN.01 – Dinámica de Mapeo de Procesos