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MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

CÓDIGO
FECHA

MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

DIANA ARANGO
KATHYA GARCIA
DIANA LOPEZ

2773028

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRIVA

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Bogotá D.C 19 de noviembre 2023

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................2
2. GLOSARIO..........................................................................................................................3
3.OBJETIVO................................................................................................................................4
4.ALCANCE.................................................................................................................................5
5.MARCO LEGAL.......................................................................................................................6
6.MARCO CONCEPTUAL.........................................................................................................7
7.BUENAS PRACTICAS AMBIENTALES..............................................................................8
7.1 Reducción del uso de papel:.......................................................................................9
7.2 Digitalización y gestión electrónica:........................................................................10
7.3 Almacenamiento eficiente:.........................................................................................10
7.4 Uso de materiales sostenibles:.................................................................................10
7.5 Gestión de residuos:....................................................................................................10
7.6 Control ambiental:........................................................................................................11
7.7 Formación y concientización:....................................................................................11
7.8 Evaluación y mejora continua:..................................................................................11
8. BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................................12
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1. INTRODUCCIÓN

En el área de archivo, el compromiso con las prácticas ambientales juega un papel

vital en la preservación no solo de la información y la memoria institucional, sino
también en la conservación responsable de los recursos naturales. En un mundo
dinámico y tecnológicamente avanzado, la gestión documental sostenible se ha
vuelto imprescindible para garantizar la eficiencia operativa y la reducción del
impacto ambiental.
La importancia de implementar prácticas ambientales en el área de archivo radica
en la preservación a largo plazo de los documentos y, al mismo tiempo, en la
reducción del consumo de recursos no renovables. Este manual de prácticas
ambientales está diseñado específicamente para este entorno, con el objetivo de:
Promover la gestión eficiente de documentos: Proporciona directrices claras sobre
cómo organizar, almacenar y preservar documentos de manera sostenible,
maximizando su vida útil y minimizando el uso de papel y otros recursos.
Fomentar la digitalización responsable: Ofrece pautas para la transición de
documentos físicos a formatos digitales, promoviendo el ahorro de papel, espacio
de almacenamiento y reducción de la huella de carbono asociada con la
producción de papel.
Implementar medidas de conservación adecuadas: Describe métodos para
proteger los documentos de condiciones ambientales adversas, como humedad,
luz solar y cambios de temperatura, asegurando su durabilidad a largo plazo.
Establecer procedimientos eco amigables: Proporciona estrategias para el
reciclaje responsable de documentos, la utilización de materiales sostenibles en el
embalaje y el uso eficiente de recursos durante el proceso de archivo.
Al adoptar las prácticas ambientales delineadas en este manual, el área de archivo
no solo contribuirá a la preservación del medio ambiente, sino que también
mejorará la eficiencia y la accesibilidad de los documentos, creando un entorno de
trabajo más responsable y alineado con los estándares actuales de sostenibilidad.
La implementación de estas prácticas no solo impactará positivamente en el
presente, sino que sentará las bases para un archivo más eficiente, sostenible y
respetuoso con el medio ambiente para las generaciones futuras. Juntos,
podemos asegurar la preservación de la información mientras cumplimos nuestro
compromiso con la protección del entorno natural
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2. GLOSARIO

AMBIENTAL:
La palabra "ambiental" se relaciona con el ambiente o entorno que rodea a un
organismo o una comunidad. En diversos contextos, puede referirse a diferentes
cosas: 1. “Medio Ambiente” En el ámbito más común, "ambiental" se asocia con
cuestiones relacionadas con el medio ambiente. Esto abarca aspectos como la
conservación de la naturaleza, la protección de especies en peligro de extinción
RECICLAJE:
El reciclaje es el proceso mediante el cual materiales que de otra manera se
considerarían como residuos son recolectados, separados y procesados para ser
utilizados nuevamente en la fabricación de nuevos productos
CONSERVACIÓN:
La conservación se refiere a la preservación, protección y gestión responsable de
los recursos naturales, culturales y otros elementos importantes con el fin de
mantener su estado original, garantizar su sostenibilidad a largo plazo y evitar su
agotamiento o degradación
ARCHIVO:
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se
utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento,
una hoja de cálculo, un gráfico
SOSTENIBILIDAD:
Es un concepto amplio que se refiere a la capacidad de satisfacer las necesidades
del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para
satisfacer sus propias necesidades
MEJORA CONTINUA:
La mejora continua es un concepto y una filosofía que implica el esfuerzo
constante y sistemático para mejorar los procesos, productos o servicios en una
organización
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3.OBJETIVO

El objetivo principal de este manual de buenas prácticas ambientales en el área de

archivo es establecer pautas y procedimientos específicos que promuevan la
gestión documental sostenible y responsable. Aquí están algunos objetivos clave
que un manual de este tipo podría tener:
Minimizar el impacto ambiental: Establecer directrices para reducir el consumo
de recursos naturales, como papel, tinta, electricidad y otros materiales utilizados
en la gestión de documentos físicos.
Promover la digitalización responsable: Fomentar la transición de documentos
físicos a formatos digitales para reducir el uso de papel, optimizar el espacio de
almacenamiento y disminuir la huella de carbono asociada con la producción y
manipulación de papel.
Garantizar la conservación adecuada de documentos: Establecer prácticas
que protejan los documentos físicos y digitales de condiciones adversas como
humedad, luz solar, cambios de temperatura y deterioro, asegurando su
durabilidad a largo plazo.

4.ALCANCE
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Este manual está dirigido a todos los colaboradores de buenas prácticas

ambientales en el área de archivo se refiere a los límites y las áreas específicas
que serán abordadas por el manual, establecer claramente qué aspectos del
manejo de documentos se incluirán y cómo se llevarán a cabo las prácticas
sostenibles.
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5.MARCO LEGAL

Ley 697 DE 2001: Reglamentada por el Decreto Nacional 3683 de 2003 -

Mediante la cual se fomenta el uso racional y eficiente de la energía, se promueve
la utilización de energías alternativas y se dictan otras disposiciones y sus
modificaciones.

Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 8, 49, 79, 80, 81, 82 y 95:
Por la cual se establece que son fines esenciales del Estado garantizar la defensa
del ambiente, en cuanto hace parte del entorno vital del ser humano,
indispensable para su supervivencia y las generaciones futuras.

Ley 1672 de 2013: Por la cual se establecen los lineamientos para la adopción de
una Política Pública de Gestión Integral de Residuos de Aparatos Eléctricos y
Electrónicos RAEE.
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6.MARCO CONCEPTUAL

Las Buenas Prácticas Ambientales-BPAS- en el área de archivo se basan en una

serie de conceptos y principios fundamentales que guían la gestión documental de
manera sostenible y responsable. Aquí se presentan algunos elementos clave del
marco conceptual.
 Sostenibilidad
 Reducción del impacto ambiental
 Digitalización y gestión electrónica de documentos
 Eficiencia en la gestión de documentos
 Conservación y preservación
 Responsabilidad y compromiso
 Mejora continua
Este marco conceptual proporciona una base sólida para desarrollar un manual de
buenas prácticas ambientales en el área de archivo, integrando principios de
sostenibilidad en las operaciones diarias para promover una gestión documental
responsable y respetuosa con el medio ambiente y óptimo uso de los recursos
naturales.
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7.BUENAS PRACTICAS AMBIENTALES

Un manual de buenas prácticas ambientales en el área de archivo puede incluir

una serie de prácticas específicas que promuevan la gestión documental
sostenible y responsable. Aquí tienes algunas buenas prácticas que podrían ser
incluidas.
7.1 Reducción del uso de papel:
 Fomentar la impresión a doble cara para minimizar el consumo de papel.

 Establecer políticas para el uso responsable del papel y la reducción de

impresiones innecesarias.
 Priorizar el uso de documentos digitales en lugar de impresos siempre que
sea posible.

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fes.scribd.com%2Fdocument
%2F522003621%2Ftips-para-ahorrar-
papel&psig=AOvVaw1FW4GH6mHULopYPtXU4J7b&ust=1700214609079000&source=images
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7.2 Digitalización y gestión electrónica:

 Promover la digitalización de documentos físicos para reducir la
dependencia del papel.
 Implementar sistemas de gestión electrónica de documentos para facilitar el
acceso y la recuperación de la información de manera eficiente

IMAGEN DE DIGITALIZACION Y GESTION ELECTRONICAhttps://micr-sai.com.mx/19-

ventajas-del-archivo-digital/

7.3 Almacenamiento eficiente:

 Utilizar sistemas de almacenamiento compactos y eficientes para maximizar
el espacio y reducir el uso de recursos físicos.
 Etiquetar y clasificar adecuadamente los documentos para facilitar su
recuperación y evitar la duplicación.
7.4 Uso de materiales sostenibles:
 Optar por materiales de archivo sostenibles, como papel reciclado o
certificado por organizaciones que promueven la gestión forestal
responsable.
 Utilizar carpetas, cajas y otros materiales de almacenamiento reutilizables y
reciclables
7.5 Gestión de residuos:
 Establecer programas de reciclaje de papel y cartón dentro del área de
archivo.
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 Disponer adecuadamente de los dispositivos electrónicos obsoletos

siguiendo normativas ambientales.
7.6 Control ambiental:
 Mantener condiciones ambientales óptimas (temperatura, humedad,
iluminación) para preservar la integridad de los documentos físicos.
 Implementar medidas para proteger los documentos de plagas y daños
ambientales.
7.7 Formación y concientización:
 Ofrecer capacitación regular al personal sobre la importancia de las
prácticas sostenibles en el área de archivo.
 Promover la participación activa del personal en la implementación de
prácticas ambientales.
7.8 Evaluación y mejora continua:
 Realizar evaluaciones periódicas del impacto de las prácticas
implementadas y ajustar el manual según sea necesario.
 Fomentar la retroalimentación del personal para identificar áreas de mejora
y nuevas oportunidades de sostenibilidad.

IMAGENES
https://sig.unad.edu.co/documentos/sgc/documentos_referencia/GUIA_CER
O_PAPEL.pdf
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8. BIBLIOGRAFÍA

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fes.scribd.com%2Fdocument
%2F522003621%2Ftips-para-ahorrar-
papel&psig=AOvVaw1FW4GH6mHULopYPtXU4J7b&ust=1700214609079000&source=images
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IMAGEN DE DIGITALIZACION Y GESTION ELECTRONICAhttps://micr-sai.com.mx/19-ventajas-del-

archivo-digital/

https://sig.unad.edu.co/documentos/sgc/documentos_referencia/
GUIA_CERO_PAPEL.pdf