Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán

Facultad de Ciencia y Tecnología

Departamento de Educación Comercial
Carrera Educación Comercial

ECO4309 AUDITORIA

Docente Titular: MsC. Pedro Alfonso Vázquez

Docente: Lic. Manuel Godoy Padilla.

Trabajo:

“Hallazgos de Auditoria”

INTEGRANTES REGISTRO
ANA RUTH CONTRERAS 80119962000

ASTRID VALENTINA ARGUETA 1003200100216

CARMEN MARIA MEDINA 703199304027
DARIELA YAMILET ZELAYA
KATHYA SUJEEY MENDOZA 0801199810757
WENDY JACKELINE GONZALEZ 813 1990 00055

III periodo académico

Tegucigalpa MDC, 11 de Noviembre del 2023

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 I. Introducción:

“Auditores UPN” Está realizando una auditoria de gestión cuyo objeto es

aportar una visión de valor a la acción permanente de Distribuidora Molina, para

evaluar y mejorar la calidad de sus productos, dado el impacto que estos tienen en los

mercados del país y los hogares de sus consumidores. Agradecemos su presencia en esta

presentación de hallazgos de la auditoría realizada a “Distribuidora Molina”,

comunicando los resultados de dicha intervención y proporcionando recomendaciones

clave para mejorar la eficiencia, la eficacia y el cumplimiento en nuestras operaciones a

nivel integral.

II. Contexto:

Distribuidora Molina es una empresa dedicada a la venta de pollo, embutidos y

lácteos dicha empresa fue creada en el año 2002 donde el dueño era el señor Neri

Molina tras su fallecimiento en el año 2014 la empresa paso a tener otro dueño el señor

Edwin molina hijo del fallecido. Hoy en día Distribuidora Molina funciona de la mejor

manera abasteciendo de producto a más de 50 bodegas en el zonal belén de

Comayagüela donde les abastece de lo que es pollo norteño, pollo rey, pollo cortijo,

embutidos europea, embutidos delicia, embutidos san miguel también queso semi seco,

queso fresco y diferentes tipos de mantequilla.

La empresa Cuenta con 19 empleados donde cada uno realiza sus funciones; en

el departamento de administración hay 6 empleados donde cada uno de ellos tienen sus

funciones diferentes en despacho: 2 que se encargan de hacer lo mismo, en sala de

venta 4, vendedores 3, repartidores 4. La distribuidora cuenta con un gerente general

que es el encargado de dar las ordenes de lo que se tiene que hacer

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 III. Alcance de la auditoría:

En esta auditoria se pretende llevar a cabo un análisis de todas las áreas que se

encuentran en ejecución en Distribuidora Molina para identificar los espacios con

mayor problemática y así mismo poner alternativas que ayuden a mejorar la situación

actual, por lo que el alcance de esta auditoria es integral.

IV. Metodología:

Para realizar y obtener resultados en esta auditoria se aplicarán estrategias

significativas como ser el mapeo de procesos en su totalidad de las áreas, documentar

toda la información recabada y así mismo realizar una propuesta de mejora para que la

empresa lleve un control adecuado para su pleno desarrollo.

V. Hallazgos

Hallazgo 1: Deficiencia en la distribución de Funciones en el Departamento

de Administración

 Descripción del Hallazgo: La empresa no ha establecido una división

adecuada de funciones en su departamento de administración. Actualmente,

hay solo 6 empleados en el departamento, y cada uno tiene funciones

diferentes, lo que podría aumentar el riesgo de errores y fraudes.

 Evidencia: Documentación de las responsabilidades de los empleados en el

departamento de administración y entrevistas con el personal.

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 Impacto: El riesgo de errores y fraudes, como malversación de fondos o

registros contables incorrectos, podría aumentar.

 Recomendaciones: La empresa debe reevaluar y reorganizar las funciones

del personal en el departamento de administración para establecer una

segregación adecuada de funciones. Esto puede incluir la revisión y

aprobación de transacciones por personal diferente.

 Responsabilidades: El gerente general y el departamento de recursos

humanos son responsables de la reorganización del personal y la

implementación de un sistema de segregación de funciones adecuado.

Hallazgo 2: Ausencia de Políticas y Procedimientos Formales

 Descripción del Hallazgo: La empresa no cuenta con políticas y

procedimientos formales documentados para varias áreas operativas, como

compras, ventas y contabilidad.

 Evidencia: Revisión de los procesos operativos y falta de documentación

formal de políticas y procedimientos.

 Impacto: La falta de políticas y procedimientos formales puede llevar a

inconsistencias en las operaciones y dificultades en la capacitación de

empleados.

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 Recomendaciones: La empresa debería desarrollar y documentar políticas y

procedimientos formales para sus áreas clave de operaciones, lo que

garantizaría una mayor coherencia y cumplimiento.

 Responsabilidades: El gerente general y el departamento de recursos

humanos deben liderar la creación y documentación de políticas y

procedimientos.

Hallazgo 3: Falta de Control en la Distribución de Productos

 Descripción del Hallazgo: No se han implementado controles adecuados en

el proceso de distribución de productos a las 50 bodegas en el zonal Belén de

Comayagüela.

 Evidencia: Observación de los procesos de distribución y conversaciones

con los repartidores y vendedores.

 Impacto: La falta de controles puede resultar en pérdidas de inventario y

entregas incorrectas a los clientes.

 Recomendaciones: La empresa debe establecer procedimientos de control

más rigurosos, como registros de entrega, verificación de pedidos y

auditorías periódicas.

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 Responsabilidades: El gerente general y el departamento de logística son

responsables de implementar los controles necesarios.

Hallazgo 4: Ausencia de Capacitación Formal para Empleados

 Descripción del Hallazgo: La empresa no ofrece capacitación formal a sus

empleados, lo que puede llevar a una falta de habilidades y conocimientos en

sus funciones.

 Evidencia: Entrevistas con empleados y revisión de registros de

capacitación.

 Impacto: La falta de capacitación formal puede resultar en un bajo

rendimiento, errores y una falta de comprensión de las políticas y

procedimientos.

 Recomendaciones: La empresa debe implementar un programa de

capacitación formal para empleados que cubra las habilidades y

conocimientos necesarios para sus roles.

 Responsabilidades: El departamento de recursos humanos y los gerentes de

departamentos son responsables de desarrollar y llevar a cabo programas de

capacitación.

Hallazgo 5: Falta de Seguimiento de Clientes con deudas

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 Descripción del Hallazgo: La empresa no tiene un proceso efectivo de

seguimiento de clientes morosos que no han pagado sus cuentas a tiempo.

 Evidencia: Revisión de registros de cuentas por cobrar y conversaciones con

el departamento de contabilidad.

 Impacto: La falta de seguimiento puede resultar en pérdidas financieras y en

una disminución de la liquidez de la empresa.

 Recomendaciones: La empresa debe establecer un proceso efectivo de

seguimiento de cuentas por cobrar y considerar medidas de cobro adecuadas.

Responsabilidades: El departamento de contabilidad y el gerente general son

responsables de implementar un proceso de seguimiento de cuentas por

cobrar.

Hallazgo 6: Ausencia de un Plan de Sucesión

 Descripción del Hallazgo: La empresa no tiene un plan de sucesión formal

en caso de que el gerente general o cualquier otro empleado clave deje la

empresa.

 Evidencia: Conversaciones con el gerente general y revisión de la

documentación organizativa.

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  Impacto: La falta de un plan de sucesión puede resultar en incertidumbre y

dificultades en la continuidad de la empresa en caso de cambios de liderazgo.

 Recomendaciones: La empresa debe desarrollar un plan de sucesión que

identifique posibles sucesores y garantice una transición suave en caso de

cambios en la dirección.

 Responsabilidades: El gerente general y el departamento de recursos

humanos son responsables de desarrollar un plan de sucesión.

VI. Conclusiones:

1. Se han detectado áreas en la que la empresa no cumple con las normativas y

procedimientos, lo que indica la necesidad de mejoras o acciones correctivas.

2. Se identificó riesgos significativos que podrían afectar la integridad operacional

y financiera de la empresa que requieren pronta atención.

3. La empresa tiene oportunidades para mejorar la eficiencia y la efectividad de los

procesos internos de la misma.

4. Se requiere evaluar el grado de cumplimiento de la empresa con las regulaciones

específicas de su industria.

5. Concluimos que se requiere capacitación especializada en áreas específicas para

abordar los hallazgos y mantenerse al día con las mejores prácticas.

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 6. Resaltar la importancia de un plan de sucesión para la sostenibilidad y las

prácticas responsables en la empresa.

VII. Recomendaciones:

1. Recomendamos detallar claramente las funciones que cumple cada uno de los

colaboradores de la empresa.

2. Sugerimos mejorar en los procesos operativos y administrativos para aumentar

la eficiencia y la eficacia.

3. Recomendamos programas de capacitación para el personal involucrado en las

áreas afectadas, con el objetivo de mejorar la comprensión de sus

procedimientos.

4. Monitoreo continuo y riguroso de cuentas por cobrar para garantizar los pagos.

5. Desarrollo de plan de sucesión ya que, si por algún motivo hay cambio de

personal por muerte, despido o renuncia, la empresa debe seguir trabajando.

6. Verificación del producto recibido y llevar un mejor control de lo que se compra

y vende en la empresa.

VIII. Plan de Acción:

Con este plan se espera que Distribuidora Molina aborde estrategias para la mejora del

control de calidad.

PLAN DE ACCIÓN
Distribuidora Molina

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 Hallazgo Actividad para mejora.
1 Deficiencia en la distribución Establecer de manera ordenada las funciones
de Funciones en el de cada empleado del departamento de
Departamento de administración y no sobrecargar a un
Administración colaborador con más de dos asignaciones y en
diferentes áreas. En pocas palabras, quien
desempeñe funciones en el área
administrativa, no debe realizar trabajos en el
área de ventas o producción.
2 Ausencia de Políticas y Hacer un diagrama de flujo para cada
Procedimientos Formales procedimiento, distribución de productos, y
verificar que se cumpla cada proceso.
3 Falta de Control en la Elaborar un formato de pedido y entrega de
Distribución de Productos mercadería. Y establecer como documento
oficial este formato para cada movimiento y
traslado de mercadería a bodegas o tienda
principal.
4 Ausencia de Capacitación Al momento de contratar nuevo personal, se
Formal para Empleados le debe capacitar de manera general en cuanto
a la empresa, y de manera directa en las
funciones que desempeñará en su cargo. En
general la empresa debe capacitar dos veces
en el año para tener actualizados y formados a
sus colaboradores.
5 Falta de Seguimiento de Designar una persona que se encargue de
Clientes con deudas monitorear a los clientes, a través de
llamadas, correo electrónico, mensajes de
texto.
6 Ausencia de un Plan de El Gerente debe tener un plan de reemplazo
Sucesión cuando un colaborador renuncia sin aviso o
falta a sus labores por situaciones que le
puedan ocurrir. O un jefe de área no puede
continuar en la empresa. Debe capacitar

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 personal para cumplir con ciertas tareas de
forma temporal, mientras se haya una
solución permanente.

IX. Discusión y Preguntas:

Se procede al tiempo de preguntas y discusión por parte de los interesados. Con el

objeto de aclarar dudas y asegurar una comprensión completa de los hallazgos y las

recomendaciones.

1. ¿Determinar las funciones que deben cumplir los colaboradores permitirá

mejorar en los procesos operativos y administrativos de la empresa?

R/. Los errores humanos pueden perjudicar a la empresa con pérdidas. La mejora

del proceso administrativo y operativo puede ayudar a evitarlos al implementar

herramientas tecnológicas y un monitoreo preciso. Por lo tanto, el proceso

administrativo y operativo es crucial para toda compañía y debe optimizarse

constantemente, la mejora de estos procesos conlleva un gran esfuerzo por parte

de toda la empresa, y da como resultado una mayor productividad y control

sobre el flujo de trabajo.

2. ¿Cómo se deben implementar los programas de capacitación para el

personal y ayudarlos para mejorar la comprensión de los procedimientos?

R/. - Uno de los mayores obstáculos de las empresas es la resistencia al cambio.

Los colaboradores resienten el cambio cuando no saben lo que va a suceder, ya

que lo desconocido genera miedo y con esta emoción, llegan las dudas.

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 ¿Cómo resolverlo? Principalmente con la capacitación del equipo. Cuando los

empleados conocen los procesos, las herramientas, las actividades que se estarán

realizando y cómo se irá gestionando cada cambio, el temor se disipa; es

importante Incluirlos para que participen en la optimización del proceso

administrativo, crear conversaciones en las que sepan que tienen voz y que te

permitan conocer sus inconformidades en cuanto a los procesos actuales.

3. ¿Cómo se debe llevar a cabo el proceso de verificación del producto

recibido para obtener un mejor control de lo que se compra y vende en la

empresa?

R/. Dentro de un ambiente empresarial existen muchos procesos y tareas que

deben ser monitoreadas para un mayor control operativo, la recepción de

productos es un paso critico en cualquier cadena de suministros, asegurarse de

estos sean entregados correctamente e inspeccionados y almacenados de forma

adecuada es esencial para mantener la eficiencia en la distribuidora Molina. De

igual forma este proceso permitirá ofrecer al mercado producto de calidad que

cumple los estándares de seguridad alimentaria que se exige y alcanzar los

objetivos que la distribuidora persigue.

X. Cierre:

Agradecemos a la Distribuidora Molina por abrir las puertas de su empresa y

darnos la confianza de conocer a detalle los procesos de control, planeación y gestión de

la empresa.

Agradecemos a los colaboradores por brindarnos la información del desempeño

de sus funciones y responder con amabilidad a cada pregunta planteada.

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 Hacer esta auditoria fue para que ambas partes amplíen sus conocimientos y se

comparta ideas nuevas de mejora. Es importante recalcar que los hallazgos no indican

que la empresa esta fracasando, significa una herramienta para mejorar y cumplir sus

objetivos.

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