ANEXO 6

AGRUPACION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL

APRENDICES
DIANA CAROLINA CERON
KAREN GEOVANNA PEREZ
MARIA CAMILA ENRRIQUEZ
MARYORI ELIZABETH TUSARMA POLO
MARIA FERNANDA AVILA

INSTRUCTORA
NATALIE ELIZABETH TREJO

SERVCIO NACIOAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL
TECNICO EN RECURSOS HUMANOS
FICHA 2196093
CANDELARIA
2021
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GESTIÓN DESERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

ANEXO 6

FECHA: 26 de marzo de 2021

COMPETENCIA RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Documentar los procesos Identificar procesos y procedimientos de recursos
necesarios para la implementación humanos teniendo en cuenta la Política y normatividad
mantenimiento y mejora de los vigente.
sistemas de gestión, de forma
individual o integrada; según
procedimientos establecidos por la
empresa.

TALLER DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES

I. OBJETIVO

Reconocer la importancia de las agrupaciones documentales.

II. MATERIALES

Para el desarrollo del taller, tenga en cuenta el siguiente material propuesto en este anexo de
la guía de aprendizaje:

• Este anexo digital.

• Cartilla de clasificación documental.
• Formato cuadro de clasificación documental.
• Plataforma Territorio.

III. ACTIVIDADES

Las siguientes actividades, se desarrollarán implementando la estrategia de “Trabajo en

equipo”. Antes de iniciar con el desarrollo de las actividades, se sugiere la lectura completa
de este anexo.

1. Teniendo en cuenta las definiciones explicadas por la instructora, consultar y desarrollar el

siguiente ejercicio. Frente a cada uno de los siguientes términos escriba según

Elaborado por: Fecha:

Natalie Trejo Obando 26 de marzo de 2021
Instructora gestión documental
SENA Regional Valle
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PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

ANEXO 6

corresponda si es FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIE, SUBSERIE, TIPO

DOCUMENTAL. Justifique su respuesta.

No. TÉRMINO RESPUESTA

1 Informe a entes controladores sub-serie - serie de informes
2 Talento humano sección - una dependencia
3 Nóminas serie - documento perteneciente a talento humano
4 Informes de gestión sub-serie - serie - documentos

5 Alcaldia de Bogotá sección - de un ente organizacional

6 Gestión documental sección - de administración de documentos

7 Nómina de trabajadores sub-serie - serie nómina

8 Permiso tipo documental-serie- historia laboral del empleado

9 Copia registro civil de nacimiento tipo documental - serie - historia laboral

10 Secretaria de Planeación sección - es dependencia

11 Acta de grado tipo documental- serie- historia laboral del empleado

12 Formularios de afiliación a EPS tipo documental - serie - historias laborales

13 Circular serie – se derivan otras sub-series

14 Emisora 1890 sección - de comunicación

15 Control Interno serie - dependencia

16 Programa serie – se derivan otras sub-series

17 Recursos Físicos sección - dependencia

18 Circular informativa Sub serie - serie - circular

19 Informes de actividades Sub serie - serie - informes

20 Programa de bienestar social sección - es una dependencia

21 Proceso disciplinario sub-serie, de un ente disciplinario

22 Derechos de petición tipo documental, ente jurídico

23 Acta comité de bienestar social Sub-serie -serie - actas

24 Oficio de notificación tipo de documentación - carta

25 Planes Serie – se derivan otras sub-series

26 Tutela tipo de documentación - ente petición

27 Derechos de petición Tipo documental - ente jurídico.

28 Gerencia dependencia
29 Gobernación del Valle sección - ente organización

30 Comprobante de pago Sub-serie - dependencia área contable.

31 Planes de compras Sub-serie - área contable

32 Listado de asistencia tipo documental – sub-serie - de una empresa o colegio

33 Inventario serie, se derivan otras sub-series

34 Solicitud de permiso tipo documental – serie - historial laboral

35 Incapacidades médicas tipo documental - historia laboral del empleado

Elaborado por: Fecha:

Natalie Trejo Obando 26 de marzo de 2021
Instructora gestión documental
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ANEXO 6

36 Resolución de viáticos Sub-serie - área contable

Sección – se derivan otras sub-series
37 Cámara de comercio
38 Notaria 3 dependencia
Serie – se derivan otras sub-series
39 Actas
40 Respuesta a derechos de petición Tipo documental - de una entidad.
41 Informe estadístico Sub-serie - serie - de informe
42 Acta de compromiso Sub-serie- de la serie de actas
Serie – se derivan otras sub-series
43 Quejas
44 CRC sección- de una entidad organizacional
serie- perteneciente a la dependencia
45 Oficina derechos del consumidor
46 Boleta de citación tipo documental- de la sub-serie de alguna entidad
Tipo documental- de la sub-serie de algún evento
47 Planilla de asistencia
48 Loteria del Cauca sección- entidad organizacional
Sub-serie- de la dependencia gerencia
49 Subgerencia
50 Planes de auditoria Sub-serie- de control interno
serie-de una entidad educativa
51 Coordinación académica
52 Asmet Salud EPS-S sección- de una entidad de salud
tipo de documento - de la historia académica del estudiante
53 Plan de mejoramiento
54 Contratos de aporte Sub-serie - perteneciente a los contratos
sección de entidad organizacional pública
55 ICBF
56 Servicios Sociales Sub-serie - de servicios
tipo documental - documento jurídico
57 Edicto emplazatorio
58 Hoja de vida tipo documental - historia laboral del empleado
Sub-serie - serie certificados
59 Certificado de disponibilidad presupuestal
60 Planos Serie – se derivan otras sub-series
Sub-serie - serie - actas
61 Acta de constitución
62 Oficina de rentas serie - de una dependencia
sub serie - de la oficina académica
63 Estudio de convivencia
64 Paz y salvo tipo documental - de una entidad
tipo documental - historia del estudiante
65 Ficha de matricula
66 Subdirección Sub-serie - serie de la dirección.
67 RUT tipo documental - serie clasificación de documentos

68 Historia del menor tipo de documentos - serie documentos de alguna entidad

69 Electroencefalograma tipo documental - serie historia clínica

70 Acta de entrega Sub-serie, serie - actas

71 Compañía Energética de Occidente sección - entidad organizacional

72 Oficina de planeación serie - dependencia

73 Informe de inventario Sub-serie, serie - informe

74 Resoluciones de vacaciones tipo documental - historial laboral de nómina

Elaborado por: Fecha:

Natalie Trejo Obando 26 de marzo de 2021
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ANEXO 6

75 Constancias de estudio tipo documental- historia del estudiante

76 Acueducto y alcantarillado Sub-serie - serie - empresa de acueducto

77 Secretaria de tránsito sección-es una dependencia

78 Contrato de suministro Sub-serie - serie - contratos

79 Pólizas tipo documental - historia de aseguradoras

80 Coordinación de convivencia Sección - es una dependencia

81 Oficina de presupuesto Sección - es una dependencia

82 Contabilidad Serie - área contable

83 Colegio Sagrado Corazón sección - área educativa

84 Recibos de pago tipo documental – sub-serie - de planes de compra

85 Universidad del Cauca sección - del área educativo

86 FONEDE fondo administrativo de varias entidades

87 Pasado judicial tipo documental - historia laboral del empleado

88 Universidad El Túnel sección - de área educativa

89 Cárcel La Magdalena sección - de un ente penal

90 Tesorería Sub-serie – serie - gerencia de finanzas

91 Oficina jurídica Sección - es una dependencia

92 Contratos Serie – se derivan otras sub-series

93 Orden de apoyo sub serie - de tipos de documentos

94 Certificados Serie - tipo documental - historial de alguna entidades

95 Contrato de obra Sub-serie - serie - contrato

96 Egresos Sub-serie- oficina contable

97 Constancia laboral tipo documental-oficina recursos humanos

98 Actas de baja de elementos Sub-serie- oficina de contabilidad

99 Certificados de disponibilidad presupuestal Serie - oficina financiera

100 Planeación municipal Sección - es una dependencia

Tiempo estimado: Cuatro horas.

IV. EVIDENCIAS

• De producto: Entrega del anexo digital desarrollado completamente. La actividad debe

reposar en la plataforma Territorio.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Elaborado por: Fecha:

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ANEXO 6

Archivo General de la Nación. (2000). Cartilla de clasificación documental. Bogotá: Editores

gráficos Colombia Ltda.

Elaborado por: Fecha:

Natalie Trejo Obando 26 de marzo de 2021
Instructora gestión documental
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