INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

Organización documental en el Santiago Ospina Ballen

entorno laboral NOMBRE DEL PROFESOR
 Informe sistema para organización de documentos

Supermercado popular
En el presente informe se evaluara los aspectos importantes de la documentacion
en el supermercado popular ya que en la mayoria de los casos estas empresas
nuevas se les dificulta el manejo de documnetacion de manera correcta por la
falta de capacitacion y conocimiento; por esta razon se indagara y de manera
critica veremos las falencias que presenta este supermercado dando a conocer
planes de mejoramiento para el bienestar de la empresa y sus trabajadores, por
medio de un correcto manejo de la documentacion puede generar varios
aspectos positivos tales como:
 Manejo fácil de la documentación.
 Preservación de los documentos.
 Evitan perdidas por llevar mal uso de la documentación.
 Agilidad para el trabajador frente al cliente o en un informe de gestión.
 Evitar sanciones o multas por el mal uso del archivo

SISTEMA QUE SE UTILIZA PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

El sistema que implementa el A la hora de evaluar e indagar en la capacidad

supermercado popular para el manejo de
los documentos es un sistema numerico
tales como:
 Los simples u ordinales: Consisten
en la colocación de los documentos en
forma consecutiva y de forma
progresiva.
 Cronológicos: Consisten en colocar
un documento detrás del otro de forma
secuencial de acuerdo con la fecha en
que se haya tramitado el documento,
teniendo en cuenta primero el año
luego el mes y por último el día.
Ya que se enfatizan en la colocación de
los documentos de manera consecutiva ya
que es la mejor manera para buscar
documentos y por el uso constante de
documentos, el cambio y la
implementación se necesita agilidad en el
archivo. También implementan la
documentación en una base de datos.
siendo el respaldo de su documentación
física.
del personal del archivo cuentan con los
suficientes conocimientos para la
implementacion del sitema de archivo, el
supermercado es muy riguroso en el ambito
documental por que cuenta de informacion de
varios años y el manejo de historial de
provedores y productos, una empresa nueva
como el supermercado popular es considerable
facil el manejo de la documentacion por no ser
tan extensa en comparacion a sus competidores
tales como: éxito, metro, entre otros.
Las pruebas que realizan para sus empleados
en el area documental es constante, evidencian
sus fortalezas y debilidades logrando una
excelencia y mejora constante, el area de la
documetacion dentro del supermercado es una
de las mas importante y bien estructurada, el
sistema que implementa el supermercado es
confiable y se van acomodando a lo que dice la
NORMA ISO 15489.

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DIAGNOSTICO
El supermercado el popular cuenta con las
instalaciones optimas para la conservacion de
los documentos ya que es amplia y la
temperatura es perfecta.
Las estrategias para la gestion de documentos
electronicos en el supermercado se describe
tomando en cuenta el modelo del ciclo de vida
de los documentos debido al control que se
debe hacer eb las distintas fases de gestion que
pasan los documentos.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Este proceso de la gestión documental hace
referencia al conjunto de acciones orientadas a
la clasificación, ordenación y descripción de
los documentos, como parte integral de los
procesos archivísticos.
 Los Archivos de Gestión están organizados
e identificados por los responsables de cada
una de las oficinas.
 Cuentan con la tabla de retención
documental –TRD- actualizada.
 Se almacena documentación en AZ, y
carpetas; los archivos de gestión cuentan
con archivadores rodantes, pero no son
suficientes en algunas dependencias ante el
volumen documental.
TRANSFERENCIA
 Se está elaborando el plan coordinado que
determine los lineamientos de
administración y de transferencia, así como
de los niveles de archivo que se requieren
implementar en la entidad.
PRESERVACION
Este proceso de la gestión documental
comprende las acciones aplicadas a los
documentos, para garantizar su conservación
en el tiempo, independientemente de su medio,
forma de registro o almacenamiento.
 La entidad cuenta con el Sistema Integrado
de Conservación – SIC-, reglamentado y
oficializado como parte integral de la Gestión
Documental.
Informe sistema para organización de documentos
 La entidad no tiene identificados los riesgos
en las áreas o depósitos destinados para la
conservación documental.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS
La gestión documental en una entidad orienta
su funcionalidad en la conformación de
unidades de información que garanticen los
derechos que tienen los funcionarios de la
entidad y la ciudadanía en general de acceder a
la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario obtener copia de
estos.
 Fácil manejo y acceso a los documentos
cumpliendo a las directrices según las
normas archivísticas.
 Mayor capacitación de los empleados
algunas veces el sistema usado de los
archivos se les resulta complejo a algunos
de los empleados.
PLAN DE
MEJORAMIENTO
Se encuentra aveces mucha acumulacion de
documentos por ese motivo se recomienda
 Reubicación de los documentos que se
encuentran acumulados en el piso de las
dependencias y puestos de trabajo.
 Facilidad en la interpretación de los
documentos a la hora de almacenar.
 Desarrollar un programa de descripción
documental y elaborar los diferentes
instrumentos de descripción que permitan
conocer y controlar las unidades
documentales
Identificar los riesgos en las áreas vulnerables
ya que se presenta mayor flujo de personas en
algunos sitios de almacenamiento o manejo de
documentación
 Restringir el paso solo a personal de
documentación ya que estas personas
tienen mejores conocimientos en la
documentación y archivos.
 Mejorar la infraestructura en algunas
dependecias y muebles de almacenamiento
ya que se encuentran desactualizados y con
poca capacidad de almacenamiento.