GESTION DOCUMENTAL

Nancy Gómez Chaves

Canales de Recepción Comunicaciones Oficiales-CO

Canales de Recepción CO Recibo

a. Electrónicos: a través del portal web
www.acueducto.com.co en el link
habilitado para tal función y por Bogotá
te escucha a través del Sistema Distrital
para la Gestión de Peticiones
Ciudadanas (SDQS) y Dir .Contratación y Compras.
notificaciones.sspd@acueducto.com.co
b. Escrito: a través de los puntos de
atención que la Empresa disponga.
c. Verbal: por medio del Call Center.
Áreas responsables de la recepción y
radicación:
Direcciones Comerciales de las
zonas
Dir. Servicios Administrativos
Dir. Compensaciones
Aplicativo de Correspondencia CORI-EAAB

Como funciona f) Administración y acceso

Es una obligación del Estado la

El AGN es la entidad del Estado encargada
administración de los archivos
de orientar y coordinar la función
públicos y un derecho de los
archivística para coadyuvar a la eficiencia
ciudadanos el acceso a los mismos,
de la gestión del Estado y salvaguardar el
salvo las excepciones que establezca
patrimonio documental como parte
la ley.
integral de la riqueza cultural de la Nación,
cuya protección es obligación del Estado.
 Principios
g) Racionalidad
Los archivos actúan como elementos
fundamentales de la racionalidad de la
administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal. Así
mismo, constituyen el referente natural
de los procesos informativos de aquélla.
h) Modernización
El Estado propugnará por el
fortalecimiento de la infraestructura y
la organización de sus sistemas de
información, estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administración de documentos y
archivos
 Principios
i) Función de los archivos
Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora.
j) Manejo y aprovechamiento
de los archivos
El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la
administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo
contraria cualquier otra práctica
sustitutiva
Principios

k) Interpretación

Las disposiciones de la presente ley y sus

derechos reglamentarios se
interpretarán de conformidad con la
Constitución Política y los tratados o
convenios internacionales que sobre la
materia celebre el Estado colombiano.
 Procesos de Gestión Documental- Decreto 1080 de 2015

Procesos de Gestión Documental

g) Preservación
c) Gestión y e) Transferencia
a) Planeación a largo plazo
trámite

f) Disposición de
b) Producción d) Organización h) Valoración
documentos
 Procesos de Gestión Documental-Decreto 1080 de 2015

a) Planeación
Ejemplos:
PINAR (Plan
Institucional de
Archivos
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, PGD (Programa de
generación y valoración de los documentos de la entidad, en Gestión Documental
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental
 Procesos de Gestión Documental-Decreto 1080 de 2015

b) Producción
Ejemplos:
Formatos controlados por
modelo de gestión de
calidad:
Memorandos
Comunicaciones
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la
Externas
forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
Ayudas de memoria
área competente para el trámite, proceso en que actúa y los Listas de Asistencia
resultados esperados.l Procedimiento de
Producción Documental
 Procesos de Gestión Documental-Decreto 1080 de 2015

c) Gestión y trámite
Ejemplos:
Procedimiento de
recepción, radicación
de comunicaciones
oficiales
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las
Procedimiento trámite,
actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la respuesta y envio de
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los comunicaciones
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte oficiales
el documento hasta la resolución de los asuntos.
 Procesos de Gestión Documental-Decreto 1080 de 2015

d) Organización.

Ejemplos:
Procedimiento de
organización de
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento Archivos de
en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el Gestión
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Instructivo de
foliación
 Procesos de Gestión Documental- Decreto 1080 de 2015

e) Transferencia

Ejemplos:
Procedimiento de
transferencias
primarias
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para documentales
transferir los documentos durante las fases de archivo, Cronograma de
verificando la estructura, la validación del formato de transferencias
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, primarias
los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.
 Procesos de Gestión Documental -Decreto 1080 de 2015

f) Disposición de documentos

Ejemplos:
Procedimiento de
Disposición final
Formato Acta de
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, Eliminación
con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de
retención documental o en las tablas de valoración
documental.
 Procesos de Gestión Documental -Decreto 1080 de 2015

g) Preservación a largo plazo

Ejemplos:
Plan de
Conservación de
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los Documentos
documentos durante su gestión para garantizar su Diagnóstico de
preservación en el tiempo, independientemente de su medio y deterioro
forma de registro o almacenamiento. documental
 Procesos de Gestión Documental -Decreto 1080 de 2015

h) Valoración
Ejemplos:
Tablas de
Retención y
Valoración
documental donde
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se
se identifican los
determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de tiempos de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo valoración de
y determinar su destino final series y subseries
(eliminación o conservación temporal o definitiva). documentales
Definición

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(SGD)
La gestión documental consiste en
controlar de un modo eficiente y
sistemático la creación, la recepción, el
mantenimiento, la utilización y la
disposición de los documentos.
(ISO 15489-1: 2001 [E], Información y
documentación - Gestión documental)
 Objetivos

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(SGD)
Los objetivos de un SGD son:
1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la
creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de
los documentos.
2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo
eficaz.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el
cumplimiento de la legislación vigente.
https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-
es/index.html
 SGD LOGIKARD

Sistema de Gestión Documental (SGD) para la

Empresa Logikard de Quito Ecuador
1º Herramienta Tecnológica
Herramienta capas de
general y administrar
documentos de la institución
como:
Políticas
Manuales
Procedimientos
Administración de subir y
editar archivos que ya se
encuentran en el sistema.
2º Distribución de documentos
La distribución de documentos
se encuentra establecida
mediante el uso de un mapa de
procesos de tres niveles, los
procesos se encuentran
vinculados a un cargo en
especifico para poder asegurar
la documentación, se distribuye
de acuerdo a las actividades
que realiza un colaborador en la
compañía
3º Publicacón de documentos
La publicación de un
documento se establece con la
revisión, que es producto de
una pasarela de aprobación. Un
cambio siempre va a estar
evaluado por un jefe inmediato
o a su vez el administrador del
sistema, quien es el único
posibilitado para poder realizar
unapublicación
SGD LOGIKARD
CARACTERISTICA DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA
SGD LOGIKARD
Resultados
SGD LOGIKARD
Resultados
SGD LOGIKARD
Resultados
SGD LOGIKARD
Resultados
SGD LOGIKARD
Resultados
SGD LOGIKARD
Resultados
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

a) Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo(SGDE), deben
respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.

b) lnteroperabilidad
SGD deben permitir la interoperabilidad con los otros
sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el
principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos
abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados
por las autoridades o instancias competentes.
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

c) Seguridad
Los SGD deben mantener la información administrativa un
entorno seguro.

d) Metadescripción
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados,
sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas
y aplicativos.
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

e) Adición de contenidos
Los SGD debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a
los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos

f) Diseño y funcionamiento
La creación y captura de documentos en el sistema debe
ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple
como sea posible
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

g) Gestión Distribuida
Los SGD deben ofrecer capacidades para importar y exportar
masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y
metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión
documental).

h) Disponibilidad y acceso
(SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión
de los documentos electrónicos en su contexto original, así
como su capacidad de ser procesados y reutilizados en
cualquier momento.
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

i) Neutralidad tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre
y leal competencia, y que su adopción sea armónica
con el desarrollo ambiental sostenible.
Características SGD Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura

https://www.canva.com/design/DAFr3DKJd38/JYtqFTm5kj-
gCfxE-x3abQ/edit?
utm_content=DAFr3DKJd38&utm_campaign=designshare&ut
m_medium=link2&utm_source=sharebutton Neutralidad
tecnológica