ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

PROCESO CÓDIGO GDCR01

INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA
CARACTERIZACIÓN VERSIÓN 3
GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo Gestión Documental Coordinador Grupo Gestión Documental Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Coordinador Grupo de Correspondencia
Coordinador Grupo de Notificaciones
Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA: FECHA: FECHA:

09/09/2014 12/09/2014 30/09/2014

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

MACRO PROCESO
GESTIÓN DOCUMENTAL
AL QUE PERTENECE
OBJETIVO DEL Administrar la documentación recibida y producida por la Entidad mediante el uso de los estándares del
PROCESO tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización, consulta de
la comunidad interesada y la conservación de la memoria institucional de la Superintendencia Nacional de
Salud.
ALCANCE DEL Inicia con la recepción de los documentos internos y externos, continúa con él trámite, distribución,
PROCESO organización y consulta de documento y termina con la conservación, preservación y disposición final de los
documentos.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Dependencias de la Normatividad, políticas, Planeación de la - Política de Gestión Todas las

Superintendencia directrices de la gestión Gestión Documental. Documental. dependencias de la
Nacional de Salud. documental y de la Superintendencia
administración de Administración de - Planes, Programas y Nacional de Salud.
Presidencia de la archivos y correspondencia. proyectos.
República. correspondencia de la - Instrumentos Archivísticos Comité Institucional de
entidad. Administración de (Programa de Gestión Desarrollo
archivo. Documental - PGD. Tabla de Administrativo.
Retención Documental -TRD.
Ministerios del Consulta y préstamo de Tabla de Valoración Sistema y subsistemas
Comunicaciones
Gobierno documentos. Documental – TVD. del Sistema Integrado
oficiales recibidas y
Inventarios Documentales - de Gestión (SIG)
producidas en los
Congreso de la Notificaciones ID. Plan de transferencias -
distintos soportes.
Republica. PT. Cuadros de Clasificación Entes de Control.
Documentos de archivo Documental – CCC.
Archivo General de la Formatos y Registros). Usuarios de la
en los distintos soportes.
Nación. Superintendencia
- Informes de diagnóstico. Nacional de Salud.
Solicitudes de consulta
Demás Entes de - Documentos organizados,
y/o préstamos
Control conservados y preservados. Archivo General de la
documentales.
Nación.
Entidades Judiciales - Consultas atendidas de
Solicitudes de
(Cortes, Tribunales y préstamo de documentos. Personas jurídicas
actualización /
Juzgados). públicas y privadas.
modificación de - Correspondencia
Personas jurídicas instrumentos direccionada a Personas naturales.
públicas y privadas. archivísticos. dependencias.
- Correspondencia
Personas naturales.
despachada a usuarios y
actores del SGSSS.
- Actos Administrativos
comunicados, notificados y
publicados.

RECURSOS

HUMANOS FINANCIEROS INFORMÁTICOS TÉCNICOS OTROS

Ver manual de funciones Ver Presupuesto de la Sistema De Gestión N/A N/A.

Entidad de cada vigencia Documental

IMPACTO DEL TRÁMITES INDICADORES DE RIESGOS CONTROLES

PROCESO ASOCIADOS GESTIÓN
Facilitar el trámite, N/A. Ver manual de Ver mapa de riesgos Ver mapa de riesgos
utilización, consulta de indicadores de gestión
la comunidad interesada
y la conservación de la
memoria institucional de
la Superintendencia
Nacional de Salud.

SECUENCIA E DOCUMENTOS ACCIONES DE ORIENTACIONES IMPACTOS

INTERACCIÓN ASOCIADOS MEJORAMIENTO NORMATIVAS AMBIENTALES

Ver Manual de Acuerdos Ver Listado Maestro de Ver Procedimiento de Ver normograma Ver matriz de impactos
de Nivel de Servicios Documentos y registros Acciones Correctivas, ambientales
Preventivas y de Mejora

ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA

DETALLES DE LOS CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO
CAMBIARON EL SOLICITUD DEL VERSIÓN
EFECTUADOS DD/MM/AAAA
DOCUMENTO CAMBIO

Mediante Resolución 2239 de 7

de Octubre de 2014 se adoptan
Adopción del documento los procedimientos del Proceso Secretario General 07/10/2014 1
Administración de la Gestión
Documental

Mediante Resolución 4086 de

2014 se derogó Resolución
Adopción del documento 2239 de 2014 y se adoptó el Secretario General 19/12/2014 1
Manual de Procesos y
Procedimientos de la entidad.

Ajuste del Documento Se ajusta objetivo, descripción Secretario General 25/08/2015 2

de salidas, recursos
financieros, informáticos,
técnicos otros; impacto del
 proceso y secuencia e
interacción ante Requerimiento
NURC: 3-2015-016743

Se ajusta las salidas del

Ajuste del Documento proceso ante Requerimiento Secretario General 27/11/2015 3
NURC: 3-2015-023639