ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

CENTRO DE GESTION AGROEMPRESARIAL DEL ORIENTE

REGIONAL SANTANDER

FICHA (2455246)

POR:

ALAN PEREZ CABALLERO

CRISTIAN AGUILAR

DAYANNA DIAZ NAVARRO

JESUS RODRIGUEZ

20 DE FEBRERO DE 2022
 IMPLENTACIÓN UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) EN EL
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

INTRODUCCIÓN

La gestión documental es comprendida como el manejo eficiente y sistemático de la

recepción, creación y la utilización de los documentos. Los objetivos de un SGD es
coordinar y controlar las actividades especificadas relacionadas con la gestión documental
en las diferentes áreas de una empresa, en este caso, será el departamento de talento
humano, área encargada del proceso de selección y contratación de personal en la empresa.
Para ello, es necesario que la organización se acoja a la normativa vigente con respecto a la
gestión documental y tenga la capacidad de poder incorporarlo a las funciones propias del
área. La implantación del SGD permite que se tomen decisiones a diario, permite un control
de acceso, seguridad de la información y permite la colaboración entre los diferentes los
diferentes órganos de la organización. Para este trabajo, se definirá que es la gestión
documental, se hará un acercamiento teórico del área de talento humano y su relación con
otras áreas y se tomará como referencia de sistema de gestión documental, el software
OnBase

GESTIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo con la función pública (2020), la gestión documental es un conjunto de

actividades de carácter administrativo y que exigen técnicas de planificación, manejo y
organización producida y recibida por las entidades, desde el origen o creación y hasta
su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación. Para la
implementación de un plan de gestión documental que da pie para el funcionamiento del
SGD, como herramienta archivístico normalizador, se deben establecer los
procedimientos y lineamientos para la administración de la documentación teniendo en
cuenta su ciclo vital.
Para determinar los lineamientos para los procesos de gestión documental se deben
seguir los pasos que se ven el siguiente diagrama:
Diagrama 1: proceso de gestión documental

planeación

producción
valoración
documental

preservación
proceso de
a la largo
plazo
gestión gestión de
tramite

documental
disposición
organización
de
documental
documentos

tranferencias

Fuente: elaboración propia basado en la Función pública 2020

Para que el proceso de gestión documental pueda darse, se deben tener los planes
nacionales encaminados al sistema de gestión documental ligado al sistema de gestión
institucional, de modo que todos los niveles organizacionales de la institución definan
procesos, guías y lineamientos que permita el funcionamiento eficaz. Es necesario
contar con los registros activos de la información, se establecen los instrumentos
archivísticos, los cuales deberán ser de conocimiento para todas las áreas de la empresa.
Asimismo, se da el servicio de archivo en donde se puede se pueden consultar los
documentos, se hace seguimiento y existe trazabilidad como se demuestra en el
siguiente diagrama:

Diagrama 2: trazabilidad
 radicación
respuesta
digitalización
solicitud

archivo reasignación

acta de
trazabilidad solicitud de
anulación firma - VoBo

salicitud de
envío
anulación

devoluciones respuesta

Fuente: elaboración propia basada en la Función Pública (2020)

Con este diagrama, es posible evidenciar el registro de seguimiento y el vencimiento de

términos, que se da de forma simplificada en la tipificación del tipo de petición y
termina con la digitalización y envío de la respuesta. Por otra parte, para para que el
seguimiento sea de forma correcto, se generan alertas para realizar el vencimiento, como
lo muestra el diagrama:
Diagrama 3: sistema de alerta

radicados
activos (color
verdes)

sistema
vencidos (color
rojo) de proximos a
vencer (color
amarillo)

alerta
entrega al
grupo de
gestión
documental
(color naranja)

Fuente: elaboración propia basada en la Función Pública (2020)

VENTAJAS Y BENEFICIOS
El sistema de gestión documental cuenta con un conjunto de beneficios como los son: 1)
se reduce en un 10% el coste, gracias a la información estructurada; 2) un 30% menos de
errores en el proceso; 3) se aumenta un 49% la velocidad de la creación de los
documentos. A estos beneficiosos se suman las ventajas de poder digitalizar los
documentos en estado físico, el procedimiento será organizado y con ello, se puede
hacer uso del software implementado; las empresas manejan grandes cantidades de
información, esto significa que existen dificultades en los canales de comunicación, por
ende, un buen sistema documental permite almacenar la información y los documentos,
y se generan sistemas de acceso a cada miembro de la organización, con el objetivo de
que se pueda visualizar los documentos alojados en dicha localización; sumado a ello, el
flujo de trabajo mejora, ya que la organización es más eficiente y más productivo, se
automatizan las funciones y el sistema permitirá una visión general de los procesos de
trabajo, con estos, se logrará completar tareas atrasadas, conocer cuales ya se
completaron y evitar repetir tareas; la información se vuelve segura, porque al estar la
información física, existe el riesgo de perderse o deteriorados, pero con un sistema
digital se generan copias digitales, el riesgo de perdida disminuye y con eso se tiene
certeza que la información se encuentra almacenada en el lugar indicado del sistema;
adicionalmente, los documentos podrán ser compartidos entre las áreas, se crean grupos
y se da acceso ilimitado a la localización central (tic.portal, 2022)..

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ONBASE

Un software de gestión documental es de gran utilidad para las diferentes empresas, ya que
las tareas se realizan con mayor facilidad y de forma económica, ya que los empleados
pueden acceder de forma instantánea a todos los archivos, asimismo, se soluciona el
problema de almacenamiento y localización, por otra parte, el uso de estos software
suponen una utilidad a la compañía, ya como se ha dicho a lo largo del trabajo, el desarrollo
de las funciones se da con mayor facilidad, no hay duplicidad de documentos, riesgo de
pérdida o eliminación y, hay un aumento significativo en la productividad de la compañía

Además, uno de los potenciales de estos software, es que permiten la indexación de los
documentos, el almacenamiento de metadatos y control de flujos de trabajo; también, estos
softwares están ligados a la nube y servidores de la organización
Para la planificación de este sistema, se deben seguir los siguientes pasos:

Diagrama 4: planificación

clasificación de
los documentos

permisos y nombre y código

seguridad de documentos

agentes internos
técnicas de (usuarios) y
gestión (firma
digital o control)
planificación externos
(proveedores,
clientes)

metadatos o
comunicarse
campos de datos

plantillas

Fuente: elaboración propia basada en R2Docuo (2022)

A esta planificación se desliga el conjunto de funciones que se dará en cada área para el
control documental:

Diagrama 5: durante el trabajo

creación
nuevos
documentos

exportación identificación
metadatos visual
durante
el
busquedas y
trabajo herramientas
de
consultas
colaboración

cambios de
estado

Fuente: elaboración propia basada en R2Docuo (2022)

Los intercambios se simplifican y los documentos son más fácilmente accesibles, lo que
permite a las personas ahorrar tiempo y ser más eficientes, optimizando la calidad del
trabajo realizado

Entre los software que se pueden encontrar están OnBase, un producto de gestión
documental que integra gestión de documentos, automatización de procesos empresariales
y gestión de registros. Por otra parte, tiene la posibilidad de ligarse o integrarse con otros
software como Microsoft, SAP y Oracle, lo que genera mayor rentabilidad. Tiene la
posibilidad de capturar imágenes, completar formularios y registrar información, además,
permite acceder a la totalidad de los documentación almacenada. Este programa permite
que los procesos sean dinámicos y reduce los costos al tener la información importante en
un solo sistema, permite la gestión de datos, documentos y procesos; proporcionan acceso
instantáneo a todas las personas involucradas, dan visibilidad a sus procesos y el
rendimiento del sistema junto con el almacenamiento

Los procesos para el funcionamiento se desarrollan del siguiente modo:

Diagrama 6: procesos de OnBase

recopila
información
en el sistema

visibilidad de
Unifica
los procesos
datos,
y
rendimiento
del sistema proceso documentos
y procesos

OnBase
es acceso se integra
instántaneo con otros
y seguro sistemas

Fuente: elaboración propia basada en bioECM (2022)

FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

En este último apartado del documento, se realizará un ejemplo del proceso del
contratación en el departamento de Talento Humano y su relación con otras áreas de la
empresa. Uno de los primeros pasos que se realizaran con el sistema de gestión documental
y que de la posibilidad al proceso de contratación es la creación del formulario estándar,
formulario que dará parte de la información necesaria para la construcción de los metadatos
en el software; al llenarse el primer formulario se rellenara automática la información
básica del contrato como nombre, identificación, dirección del domicilio, número de
contacto, sueldo, nombre del cargo, área a ser contratado e información del representante
legal de la compañía. Este documento no solo será realizado por RR, HH, sino que será una
elaboración conjunta, que requiere de la aprobación del área que requiere del empleado,
RR. HH, nomina, contabilidad y presupuesto; posterior a la elaboración instantánea y
debido VoBo, el sistema permite la realización de la firma digital

Mediante este proceso, se han ahorrado tiempo y días de trabajo en el proceso de teclear, y
solicitar la aprobación individual de cada jefe de área. Con este sistema, se han establecidos
sistemas de permisos tanto para el empleado como para el empleador. Adicionalmente, se
generan las siguientes tareas con mayor facilidad:

1. Se incorporan rápidamente a los empleados al SGSS y se avisa al personal

responsable para la realización de la tarea y en caso de no realizarse en el tiempo
estipulado, se genera una alerta
2. A fin de mes, gracias a la integración a sistemas como Oracle, se lanza el proceso de
pago de nómina, es posible evidenciar el porcentaje y el cumplimiento de
indicadores en el área. Estos registros permiten la generación de certificados para
los pagos y en consecuencia, se genera el lote de autorización a los bancos para la
realización de las transferencia

En el siguiente diagrama, se evidenciará el proceso de contratación y el paso para su

aprobación:
Diagrama 7: proceso contratación y generación contratos

Recibir la solicitud
personal o aprendiz
se captura la
información
ingresar el
nombramiento a OnBase
se transfiere a OnBase
programar examen de documentos faltantes se
ingreso solicitan nuevamente
generar formato
recibio documento revisar documentos
contrato OnBase
solicitar documentos al
se crea la carpeta digital
empleado
se esperan los indentificar el tipo de
no recibio documentos
documentos contrato

elaborar contrato
es incorrecto, se
devuleve
revisar el contrato lo firma el empleado
es correcto, VoBo de RR.
HH
VoBo jefe solicitante del
empleado

Fuente: elaboración propia basada en la información en este documento

BIBLIOGRAFÍA

• BioECM (2022). OnBase, by Hyland, ¿qué es? BioECM.

https://www.bioecm.com/gestion-documental/
• Función Pública (2020). Gestión Documental. Función Pública
https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
• Función Pública (2020). Programa de Gestión Documental (PGD). Función Pública
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/3386101/programa-de-
gestion-documental.pdf/f0908f6c-8eb7-085e-c8e6-
f70275951d06?t=1581630457798
• R2Docuo (2022). Gestión documental – como implantar un Sistema de Gestión
Documental Online. R2Docuo. https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental
• Tic.portal (2022). ¿Qué es un sistema de gestión documental? Tic.portal.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-
documental