Paso 2: Brindar asistencia técnica para la identificación de las

necesidades de capacitación

La Oficina de Recursos Humanos cumple un rol protagónico, ya que es la

responsable de brindar asistencia técnica a los directivos para la adecuada
identificación de necesidades de capacitación, las cuales luego serán
formalizadas en la Matriz de Requerimientos de Capacitación. Se debe recordar
que las necesidades de capacitación deben aportar al logro de los objetivos
institucionales.
La Matriz de Requerimientos de Capacitación es uno de los principales insumos
para desarrollar el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. A través de
esta matriz la Oficina de Recursos Humanos podrá conocer las necesidades de
capacitación por órgano o unidad orgánica y por servidor.

Se recuerda que una brecha de capacitación es aquella diferencia entre el

desempeño esperado y el desempeño real de un servidor civil, basado en las
funciones de su puesto, pero que además es susceptible de ser cerrada a
través de la capacitación.
Esta brecha de capacitación debe ser identificada por el jefe inmediato a partir
de la siguiente observación: Si el desempeño actual de un servidor difiere
negativamente respecto al desempeño deseado, se pone en riesgo el
cumplimiento no solo de sus funciones sino además los objetivos de su unidad
orgánica y en consecuencia los objetivos institucionales.

Gráfico 21
Brechas de capacitación

Elaborado por: ENAP - SERVIR

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 Para que el directivo de la unidad orgánica pueda identificar adecuadamente las
necesidades de capacitación de sus colaboradores se requiere:
 Evaluar qué acciones o actividades aportan al cumplimiento de los
objetivos estratégicos institucionales, y qué conocimientos o habilidades
requieren sus colaboradores en el corto o mediano plazo, a fin de que se
pueda contar con el capital humano necesario para la implementación de
las acciones estratégicas identificadas.
 Evaluar qué acciones desarrolla el equipo para el cumplimiento de los
objetivos de la unidad orgánica (señalados en el POI), observar el
desempeño de los servidores a su cargo en relación con el cumplimiento
de sus funciones, en base a los resultados y metas esperadas, a fin de
determinar si alguno requiere adquirir nuevos conocimientos o habilidades
para lograrlo.

A continuación, un ejemplo de cómo el directivo identifica las necesidades de

capacitación:

Un Gobierno regional viene desarrollando el DNC, para ello la

Oficina de Recursos Humanos ha solicitado a los
responsables de las unidades orgánicas que identifiquen las
necesidades de capacitación del personal a su cargo.

En ese contexto, la Dirección Regional de Energía y Minas de la región tiene

como objetivo estratégico institucional: “Evaluar los expedientes de estudio
de impacto ambiental respetando los estándares de calidad señalados en la
normativa vigente y promoviendo una gestión sostenible de los recursos
minerales en la cuenca en la región” (objetivo estratégico institucional).

A continuación, se explica la secuencia de acciones que deberá realizar el

director regional de Energía y Minas para identificar las necesidades de
capacitación de su unidad orgánica.

.
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 1. Evalúa el desempeño
El director cuenta con un equipo de trabajo conformado por varios
servidores civiles que tienen los siguientes perfiles de puesto: secretaria,
asistente técnico, ingeniero ambiental y especialista en legislación
ambiental.
El director analiza las acciones y tareas que se desarrollan para el logro
del objetivo estratégico institucional, asimismo evalúa el desempeño
individual del equipo de trabajo y determina si para el logro de ese
objetivo se requiere desarrollar alguna competencia o conocimiento.
En ese sentido, hace el siguiente análisis al puesto de Ingeniero
Ambiental:

• Funciones del puesto:

1. Evaluar los instrumentos de gestión ambiental en el área de
minería en el ámbito de la región.
2. Evaluar los instrumentos de gestión ambiental correctivo (IGAC) y
el instrumento de gestión ambiental de formalización minera
(IGAFOM).
3. Fiscalización a la pequeña minería y minería artesanal.
4. Emitir informes técnicos respecto a los estudios de impacto
ambiental presentados.
5. Otras que le sean asignadas.

• Desempeño actual:
Elabora los informes técnicos de aprobación de estudio de impacto
ambiental con demoras, presentando errores en el manejo de algunos
términos técnicos y con estándares de calidad que no responden a la
normativa actual, ello genera llamadas de atención por parte de la
Alta dirección, retrasos en el desarrollo de los proyectos y quejas por
parte de los usuarios.

• Desempeño deseado:
Elabora los informes técnicos de aprobación de estudio de impacto
ambiental dentro del plazo y sin errores.

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Curso de especialización Gestión del Proceso de la Capacitación en las entidades públicas
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 2. Identifica la brecha
El director analiza el desempeño actual del ingeniero ambiental e
identifica tres aspectos:
Demoras en la elaboración de los informes técnicos de aprobación de
estudio de impacto ambiental por errores en el manejo de términos
técnicos y desconocimiento de estándares de calidad establecidos en la
normativa actual.
El director llega a la conclusión que el Ingeniero ambiental no
desempeña adecuadamente la función de “Emitir informes técnicos de
los estudios de impacto ambiental presentados” (Función del puesto),
poniendo en riesgo el logro del objetivo estratégico institucional.

3. Identifica la necesidad de capacitación

Para superar la brecha identificada en el desempeño actual del
ingeniero ambiental, el director fundamenta que hay una necesidad de
capacitación: “Actualizar los conocimientos sobre la normativa y
estándares actuales para la evaluación del impacto ambiental”.

4. Plantea la acción de capacitación

Una vez identificada la necesidad de capacitación, el director plantea
una acción de capacitación, la cual podría expresarse de la siguiente
manera: Curso especializado sobre la normativa y estándares
actuales para la evaluación del impacto ambiental, esta necesidad
debe completarse en la Matriz de requerimientos de Capacitación
siguiendo las recomendaciones para su llenado como se indica en el
siguiente gráfico:

69
Curso de especialización Gestión del Proceso de la Capacitación en las entidades públicas
69
 Matriz de Requerimientos presentada por el Directivo

Aplicar
priorid
ad,
pertine
ncia y
diseño
de
Objetiv
os
Gráfico 22

70
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70
 Siguiendo con la secuencia del paso de la Asistencia técnica para la identificación
de necesidades de capacitación, se debe considerar:

 Determinar la prioridad y pertinencia de las acciones de capacitación

Los atributos de la prioridad y pertinencia en las acciones de capacitación que se
definan en el DNC servirán para identificar la relevancia e importancia de dichas
acciones de capacitación al momento de incorporarlas en el PDP, es decir:

✓ Prioridad de las acciones de capacitación

En la matriz de requerimientos hay una columna denominada “Prioridad del
requerimiento de capacitación” en la cual se debe colocar la letra que
corresponde a la prioridad identificada en el siguiente cuadro:

Gráfico 23
Prioridades de las acciones de capacitación

Fuente: SERVIR

Es importante señalar que todas las propuestas de capacitación que se

identifiquen en el DNC deben responder a alguna de las prioridades
establecidas en el gráfico 23 y en la columna Prioridad (Gráfico 22: Matriz
de requerimientos por el Directivo) y se debe registrar con la letra
correspondiente.

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 Por ejemplo:
Si el requerimiento obedece al plan de mejora para un servidor cuya
calificación es sujeto de observación, se colocará A, mientras que, si el
requerimiento se origina a partir de una necesidad orientada al
cumplimiento de objetivos institucionales a mediano plazo, corresponderá
la letra D.

✓ Pertinencia de las acciones de capacitación

Para determinar la pertinencia de las acciones de capacitación propuestas
por el directivo se debe considerarse los siguientes criterios:
• Beneficio de la capacitación
• Tipo de función del servidor
• Objetivo de la capacitación.

Por cada criterio el responsable del órgano o unidad orgánica debe

establecer un valor (del 1 al 3), los cuales luego serán sumados como
muestra el siguiente gráfico para calcular el rango de pertinencia que
puede ir desde 3 hasta 99.

Gráfico 24
Descripción por nivel en los rangos de cada criterio de pertinencia

Para determinar el rango de pertinencia de una acción de capacitación se

debe tener en cuenta algunas preguntas orientadoras:

9
Los rangos de pertinencia están establecidos en el anexo 2 de la Directiva “Normas para la Gestión del Proceso de
Capacitación en las entidades públicas”.
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 a. Sobre el Beneficio de la acción de Capacitación:
¿Cuál es el beneficio de la acción de Capacitación para la Entidad y
cómo aporta para la mejora de la función del servidor, del órgano o
unidad orgánica o inclusive de la Entidad?

b. Sobre el tipo de función del servidor:

¿Qué función desarrolla el servidor beneficiario de la acción de
Capacitación? Luego se debe identificar de acuerdo al siguiente
cuadro:

Funciones de Ejemplos de
Valor Puestos
los servidores funciones del servidor civil

▪ Ejecutivo de Políticas Ambientales

▪ Coordinador de Formación Académica
▪ Ejecutivos ▪ Supervisor de Patrimonio Cultural
▪ Coordinadores ▪ Ingenieros, Arquitectos, Educadores, Médicos,
▪ Supervisores entre otros profesionales de los órganos de
3
Funciones ▪ Profesionales línea de la entidad y cuya denominación del
Sustantivas ▪ Especialistas puesto haya sido establecido en el documento
▪ Analistas contractual como tal.
▪ Especialista en Hidrología
▪ Analista en procesos productivos

▪ Ejecutivo de Finanzas
▪ Coordinador de Presupuesto
▪ Supervisor de Abastecimiento
▪ Ejecutivos ▪ Administrador, abogado, contador, economista,
▪ Coordinadores entre otros profesionales de los órganos de
Funciones de
▪ Supervisores apoyo de la entidad y cuya denominación del
3 Administración
▪ Profesionales puesto haya sido establecida en el documento
Interna
▪ Especialistas contractual como tal.
▪ Analistas ▪ Especialista en Planeamiento, en Control
Interno, en Tecnologías de la Información.
▪ Analista en Selección, Contable, en
Programación

▪ Directores ▪ Directos General de Asuntos Ambientales

▪ Gerentes ▪ Gerente de Administración y Finanzas
2 ▪ Subgerentes ▪ Subgerente de Inversión Pública
Funciones
▪ Jefe ▪ Jefe de Contabilidad
Directivas
▪ Subjefe ▪ Subjefe de Abastecimiento

▪ Asesores ▪ Secretarias de Gerencia, subgerencia,

▪ Secretarias jefaturas, etc.
▪ Asistentes ▪ Asistente administrativo.
(órgano de línea ▪ Auxiliar en administración.
o órgano ▪ Técnicos administrativos, técnico en soporte
administrativo) informático, técnico en archivo, etc.
▪ Auxiliares ▪ Recepcionista, operador de trámite
▪ Técnicos documentario en mesa de partes, Operadora
1
Funciones de ▪ Recepcionistas Telefónica, Relacionista Pública, maestro de
Soporte o y Mesa de ceremonia, fotógrafo, etc.
Complemento Partes ▪ Conserje, mensajero, motorizado, choferes o
▪ Conserjería conductores, entre otros
▪ Técnicos en ▪ Electricista, operador de equipos, jardinería,
mantenimiento, operadores del servicio de limpieza, mozos,
limpieza y agentes de seguridad, resguardo, entre otros.
seguridad

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  Diseñar los objetivos de capacitación
Con la acción de capacitación definida, se debe precisar el alcance de dicha
capacitación en términos de los conocimientos, habilidades y desempeños que
los servidores deberán lograr al finalizar la capacitación. Para ello se deben
formular los objetivos de capacitación, tanto los de aprendizaje como los de
desempeño:

✓ Objetivos de aprendizaje
Los objetivos de aprendizaje deben responder a la pregunta ¿Qué
conocimientos y/o habilidades se espera que desarrollen o fortalezcan los
servidores civiles que participan de la acción de capacitación?
Para responder a esta pregunta se debe considerar la siguiente estructura:

Verbo Objeto Condición

(Conocimiento y/o Habilidad)

Ejemplos:

1. Conocer los procesos de las contrataciones públicas en

el marco de la Nueva Normativa de la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Verbo Objeto Condición Objetivo de

Nueva Normativa
Procesos de las de la Ley de
Conocer contrataciones Contrataciones Conocimientos
públicas del Estado y su
Reglamento.

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 2. Comprender los aspectos que contiene un Sistema de Gestión de
Calidad bajo la norma ISO 9001 y diseñar estrategias de sensibilización
sobre la implementación del sistema de gestión de la calidad en el
ámbito del sector público.

Verbo Objeto Condición Objetivo de

Aspectos que contiene
Norma ISO
Comprender un Sistema de Gestión Conocimientos
9001
de Calidad

Estrategias de
sensibilización sobre la
Sector
Diseñar implementación del Habilidades
público
Sistema de Gestión de
la Calidad

3. Comprender el marco conceptual y metodológico del seguimiento y

evaluación de las políticas públicas en materia de la gestión
medioambiental conforme la normativa actual.

Verbo Objeto Condición Objetivo de

Marco conceptual y
metodológico del
seguimiento y
Normativa
Comprender evaluación de las Conocimientos
actual
políticas públicas en
materia de la gestión
medioambiental

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 ✓ Objetivos de desempeño
Los objetivos de desempeño deben responder a la pregunta ¿Qué cambios
o mejoras se espera observar en el desempeño de los servidores civiles en
el cumplimiento de sus funciones o responsabilidades en la entidad?
Para responder a esta pregunta se debe considerar la siguiente estructura:

Verbo Objeto Condición

(Producto o Servicio)

En este caso los verbos a utilizar son los relacionados a tareas que
involucren la entrega de un producto o servicio tangible (objeto) dentro de las
funciones que le corresponden al servidor civil.

Ejemplos:

1. Brindar asistencia técnica sobre inversión pública de

acuerdo con el nuevo Sistema de Inversión Pública
Invierte.pe

Verbo Objeto Condición

Asistencia técnica
Sistema de Inversión
Brindar sobre Inversión
Pública Invierte.pe
Pública

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 2. Elaborar una matriz de monitoreo sobre el cumplimiento de las
políticas medioambientales de acuerdo con la normativa actual

Verbo Objeto Condición

Matriz de monitoreo
sobre el
Elaborar cumplimiento de las Normativa Actual
políticas
medioambientales

3. Elaborar informes técnicos y otros documentos oficiales de la

entidad con claridad, buen nivel de redacción y ortografía

Verbo Objeto Condición

Informes técnicos y
Claridad, buen nivel
otros documentos
Elaborar de redacción y
oficiales de la
ortografía
entidad

Sobre el objetivo de capacitación se debe recordar la siguiente

regla:

Si el objetivo es de desempeño; se le asignará el valor 3, si el

objetivo es de aprendizaje a nivel de conocimientos y habilidades se
le asignará el valor 2 y si el objetivo es de aprendizaje a nivel solo de
conocimientos se le asignará el valor 1.
Paso 3: Completar la Matriz del DNC

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