REUNIÓN CON ADMINISTRATIVOS

NOVIEMBRE 7 DE 2023

LUGAR: CS CAMPO VALDES

¿CUALES PROCESOS PODRÍAN MEJORARSE DESDE SU ÁREA?

Jhon Fredy (administrador general) el proceso de proveedores compra de

insumos y servicios, metro salud se demora mucho en elegir el proveedor. (gasas,
espéculos, equipos de cómputo, artistas) para definir el oferente metro salud se
puede demorar 20 días.

Jorge (apoyo administrativa 40 mil millones de pesos anuales): área

administrativa dependía de solo una persona, la idea es que tenga sus hijos,
contador. Hay republicas independientes. El administrador se puede quemar si
sigue el área administrativa como está ahora.
Subprocesos del área administrativa: primero estudio de cargas laborales en el
área administrativa para definir los procesos.

1. Transporte: tres personas para un solo proceso de transporte, ahora solo lo

está haciendo una persona.
2. Cuentas de cobro
3. Contratación y proveedore
4. Locatividad

Importancia de contar con un abogado para revisar la consecuencia de no

entregar en las fechas estipuladas las cuentas de cobro.

Pago de la seguridad social: los profesionales renuncian y no pagan la seguridad

social porque el programa estipula que se paga mes vencido la seguridad social.

Felipe(farmacia): inventario de todo el programa, es muy difícil inventariar, pero

no está sistematizado. Mesa ames llevo el control de lo que sale y entra, esto
debe ser muy minucioso por la cantidad y el volumen de los productos. Felipe no
tiene como comprobar si un profesional hizo o no hizo tal número de implantes,
todo es basado en la buena fe del profesional. Cuando hay un descuadre en el
inventario toca buscarlo día a día con sistemas. Por eso indicamos la necesidad
de sistematizar esta información.

Es muy difícil tener que hacer con 4 o 5 meses de anticipación la solicitud de

insumos.

El espacio en el que estamos operando un servicio farmacéutico (medicamentos e

insumos) no es el indicado, no se cumplen las indicaciones de la norma.

Metroslaud es una piedra en el zapato para que funcione un programa como

MMCS.

Carlos Sanín: Se necesita ampliar el rubro de los vehículos y disminuir el del vale.
Estaba por 45 y subió a 70. Consecuencias hasta el 12 de septiembre se va a
tener que enviar a los contratistas en vale, pero se necesita transporte para llevar
carpas, insumos etc.
Natalia Grajales (auxiliar área administrativa): pago de seguridad social, los
profesionales no pagan lo que es y en sus tiempos, al igual que las cuentas de
cobro, las entregan de manera extemporánea.

ASPECTOS INTERNOS Y EXTERNO QUE DIFICULTAN S ÁREA

Jhon Fredy: falta de compromiso.

Felipe: información tardía. Parece que farmacia es un relleno, la gente piensa que
en cualquier momento pueden hacer una solicitud. Líderes y referentes no
notifican que los profesionales van a hacer determinadas solicitudes. En las
noches (11 pm) llaman al líder de farmacia haciendo solicitudes. Respetar los
procesos y protocolas de farmacia.

Carlos: usuarios del transporte, deben ser puntuales y respetuosos con los
contratistas.

Jorge: no hay supervisión por parte de etafis y lideres hacia los profesionales de
campo.

POTESTAD DE HACER CAMBIOS

Jhon Fredy: el pago de la seguridad social, que sea pago antes y no a mes
vencido.

Carlos: ampliar presupuesto de transporte. Poner el organigrama el subárea de

trabajo

Estructurar mejor el área administrativa y mejorar la supervisión interna de los

profesionales de campo.

RECOMENDACIÓN PARA OTRAS AREAS

 Hacer seguimientos de los lideres a los profesionales de campo.

 Mejorar la selección de personal (no tienen las competencias para operar
un programa como MMCS).
  La Gestión de hogares en el programa no está funcionando (los insumos de
bases de datos son muy complicado y se culpan a los profesionales por la
ineficiencia en la gestión de hogares).
 Falta de insumos para operar.

RECOMENDACIONES

 Comunicación asertiva, que no se tergiverse la información.

 Comunicación y respeto.
 Trabajo más articulado, no trabajar como islas independientes.
 Se debe conocer el programa que cada uno conozca el trabajo de otras
áreas.
 Se quitan autoridades, se deslegitiman las normas de unos y otros lideres
de procesos, dimensiones y territorios.
 Espacio único para el programa.