Objetivos del proyecto claros

El diseño de la organización matricial puede garantizar una

mayor claridad sobre los objetivos del proyecto. Cuando el equipo
informa su progreso tanto al gerente del proyecto como al líder
del departamento, es fundamental consolidar los objetivos del
proyecto. Cuando el gerente siente el apoyo de otros miembros
de la alta dirección, la organización del proyecto se convierte
en una prioridad.
Situación: Imagina que tu equipo está trabajando en un proyecto
de desarrollo de aplicaciones. Como usan una estructura
matricial, los desarrolladores de TI te informan a ti, como
gerente del proyecto, y al líder del departamento de TI. El
objetivo del proyecto es crear una aplicación de búsqueda de
palabras clave para que los especialistas en Marketing la
utilicen sobre la marcha. Cuando el líder del departamento de TI
y el gerente del proyecto comunican un objetivo claro a los
desarrolladores, la aplicación se desarrolla más rápido.

Uso eficiente de los recursos

La estructura matricial permite aprovechar los recursos de
forma eficiente, ya que los equipos incluyen especialistas de
varios departamentos. Esto reduce los costos generales y la
cantidad de tiempo que se necesita para llevar a cabo un
proyecto. En una estructura jerárquica donde cada equipo
depende de un solo gerente, hay menos gerentes por equipo.
Estos equipos pueden necesitar más tiempo para crear el
producto final porque no tienen miembros con diferentes
conocimientos.
Situación: El equipo para crear la aplicación de investigación de
palabras clave incluye a especialistas del departamento de TI,
de Finanzas y de Marketing. Cuando estas personas informan
con éxito a los líderes del departamento y al gerente del
proyecto, aumenta la productividad del equipo, se ahorra tiempo y se
completa el proyecto de manera más eficiente.
El equipo matricial permite reducir los costos, porque sin un
grupo combinado de especialistas, las empresas tendrían que
reestructurar los equipos y posiblemente contratar miembros
nuevos cada vez que se desarrolla un nuevo producto o servicio.
Crea una plantilla de gestión de recursos

Libre flujo de la información

Trabajar con una estructura matricial crea un flujo de
información libre entre los equipos porque los miembros
informan a varios líderes. Y, si bien deben transmitir
información en un sistema jerárquico, la matriz hace que el flujo
de información sea un requisito. Presentar información a varios
líderes puede parecer tedioso, pero con el sistema de gestión de
proyectos adecuado, requiere poco o ningún esfuerzo adicional de
los miembros del equipo.
Situación: Si el equipo de desarrollo de la aplicación solo rinde
cuentas al gerente del proyecto, la información sobre la
corrección de un error podría perderse. Es fácil recordar que
debes transmitir la información al líder del departamento de TI
cuando forma parte del proceso de la matriz.

Capacitación para los gerentes

de proyectos
La estructura única de la organización matricial otorga a los
gerentes del proyecto una gran cantidad de responsabilidad.
Ellos deben guiar a su equipo a lo largo del ciclo de vida del
proyecto. Además, esta estructura desafía a los gerentes del
proyecto y capacita a aquellos que quieren ser gerentes
multifuncionales en otros departamentos.
Situación: Durante este proyecto, el equipo debe solucionar
algunas fallas y ocurre un retraso en el cronograma. Como gerente
del proyecto, es tu responsabilidad trabajar con el líder del
departamento de TI para resolver con éxito todos los
problemas. Al hacerlo, descubres un interés personal en TI y
una posible oportunidad profesional en el futuro.

Retención de equipos
La organización matricial es conocida por su gran capacidad de
retención, porque cuando los especialistas trabajan juntos, el
equipo de Productos se mantiene fuerte. Estas personas tienen
líderes de departamento operativos y luego se asignan a los
gerentes del proyecto. Los especialistas suelen disfrutar
trabajar juntos y esto puede mejorar el rendimiento del
proyecto.
Situación: Para trabajar en el desarrollo de la aplicación de
investigación de palabras clave, el equipo del proyecto se
compone de varios especialistas en TI, Marketing y Finanzas,
que comprenden todos los pormenores de la creación de una
aplicación para dispositivos móviles. Este equipo de
especialistas probablemente se mantendrá unido para trabajar
en muchos proyectos en el futuro.

Desventajas de la estructura
matricial
Al igual que la estructura jerárquica de informes, la
organización matricial también tiene desventajas. La mayoría
generadas por la complejidad de la estructura. Si bien los
diseños complejos ofrecen beneficios cuando funcionan,
también pueden causar conflictos y complicar los procesos.

Informes complejos
La complejidad de la organización matricial puede representar
una desventaja porque los equipos pueden tener problemas para
saber a quién informar y cuándo. Si bien el propósito de esta
estructura es beneficiar a los equipos, puede complicar los
proyectos y dificultar el proceso general.
Solución: La mejor manera de evitar problemas en el momento de
rendir cuentas es asegurarse de que todos los miembros de la
matriz comprendan a quién informar y cómo hacerlo. Usar una
plataforma de gestión de proyectos intuitiva que facilita el
trabajo entre los equipos puede hacer que la estructura
matricial resulte menos compleja.

Tiempos de respuesta lentos

La complejidad de la matriz puede generar tiempos de
respuesta lentos y retrasos en los proyectos. Los tiempos de
respuesta lentos provienen de la necesidad de compartir
información con varias personas. Que más personas estén
involucradas es algo bueno, pero la desventaja es que transmitir
la información a todos lleva tiempo.
Solución: Usar un sistema de gestión de proyectos resolverá el
problema de los tiempos de respuesta lentos de la estructura
matricial. Como fuente centralizada de información, Asana
puede evitar el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre
los equipos y la alta dirección.

Instrucciones contradictorias
Las instrucciones contradictorias ocurren cuando el gerente del
proyecto y el líder de departamento no están alineados. Si bien
la estructura matricial está destinada a fomentar el trabajo en
equipo, puede generar lo contrario dependiendo de las
personalidades involucradas.
Solución: Para evitar proporcionar instrucciones contradictorias,
establece un sistema que permita a los gerentes interactuar
directamente entre sí. Los miembros del equipo no se sentirán
atrapados en el medio si los gerentes están en sintonía y
alineados sobre los objetivos del proyecto.

Posibles conflictos
La principal diferencia entre la estructura jerárquica y la
matricial es que en esta última los miembros del equipo
informan a dos gerentes. Esto hace que sea más compleja y
pone más responsabilidad en los miembros del equipo. Con dos
gerentes, pueden recibir más comentarios y orientación, pero
también se puede generar fricciones.
Solución: Para evitar posibles fricciones, es fundamental que el
líder de departamento y el gerente del proyecto se comuniquen.
No es responsabilidad del equipo elegir entre gerentes cuando
ocurre un conflicto. Entonces, ya sea en persona o mediante
sistemas virtuales, los gerentes pueden evitar problemas
futuros al definir objetivos claros para el proyecto desde el
primer día y al trabajar juntos para crear un producto exitoso.

Gestión de múltiples prioridades

En una estructura matricial, puede ser difícil para los miembros
del equipo hacer malabares con las prioridades si los gerentes
no trabajan juntos. Si el líder del departamento cree que sus
tareas son las más importantes y el gerente del proyecto piensa
lo mismo, el equipo puede tener problemas para determinar qué
instrucción priorizar.
Solución: Cuando los miembros del equipo tienen problemas para
priorizar el trabajo debido a una falta de comunicación entre los
gerentes, estos últimos deben evaluar las tareas y determinar
qué se debe hacer primero. La mayoría de los problemas que
pueden surgir con una estructura matricial se resuelven con una
sólida colaboración, comunicación y claridad entre los equipos.
Mejora la estructura
matricial con herramientas
de gestión de proyectos
Usar herramientas de gestión de proyectos es la mejor manera
de lograr que la estructura matricial funcione. Además, estas
permiten que el gerente del proyecto y el líder del departamento
puedan alinearse en torno a los objetivos del proyecto,
planificar el trabajo juntos y establecer una línea de
comunicación clara. Cuando cada pieza está en su lugar, los
miembros del equipo tienen la claridad que necesitan para
trabajar de manera eficiente y lograr los objetivos del proyecto.