Ingeniería de desarrollo y gestión de software

Herramientas para la gestión de proyectos

REPORTE

Alumno: Sergio Alejandro Villa Gonzalez

Matrícula: 15871

Santa Catarina, N.L 25 de mayo de 2023

Indice
Introducción.......................................................................................................................................3
Introducción

La gestión de proyectos es una disciplina de gestión que se está implantando de

forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de
conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición,
planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o
ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestión de
proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como las
organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.

Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan
proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las
organizaciones empiezan a utilizar sistemáticamente técnicas y herramientas de
dirección de proyectos en proyectos complejos de ingeniería. No cabe duda de
que el director de proyecto no sólo debe conocer las herramientas más técnicas
de la dirección de proyectos, sino que debe utilizar sus habilidades humanas para
alinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto.

A lo largo de este documento se abordarán los conceptos principales de la

disciplina de dirección de proyectos.
Análisis

Introducción a herramientas de gestión de proyectos

A pesar de su nombre, las herramientas de gestión de proyectos no son solo para
gestores de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos están hechas
para ser totalmente personalizables para adaptarse a las necesidades de equipos
de trabajo de diferentes tamaños y con distintos objetivos.

Al escribir este texto y tras investigar surgieron algunas preguntas de las cuales se
encontró respuesta…

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Si has llegado hasta aquí, probablemente te estés preguntando, «¿qué son las
herramientas de gestión de proyectos?». Vas bien encaminado al buscar
respuestas a esa pregunta en un software de gestión de proyectos. Las
herramientas de gestión de proyectos son ayudas para facilitar que una persona o
un equipo organicen eficazmente el trabajo y gestionen proyectos y tareas. El
término suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede comprar
en Internet o incluso usar de forma gratuita.

¿Cuáles son las funciones de las herramientas de gestión de

proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos generalmente se definen por las
diferentes funciones que ofrecen. Incluyen, entre otras:

Planificación/programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten

planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas,
plantillas, flujos de trabajo y calendarios.

Colaboración: el correo electrónico ya no es la única forma de comunicación.

Utiliza las herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, añadir
comentarios, organizar paneles de control y para revisiones y aprobaciones.

Documentación: evita la pérdida de archivos con las funciones de gestión de

archivos: edición, control de versiones y almacenamiento de todos los archivos.
Evaluación: realiza un seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a
través de la gestión de recursos e informes

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Una herramienta de gestión de programas puede ser similar a una herramienta de
gestión de proyectos, aunque presentan algunas diferencias clave. Antes de
hablar sobre dichas diferencias, analicemos las diferencias entre los gestores de
programas y los gestores de proyectos:

 Los proyectos suelen tener fechas de inicio y finalización claras, con

objetivos a corto plazo que conducen a resultados tangibles o entregables.
Las limitaciones como el coste, los recursos, el presupuesto y el tiempo son
factores que influyen en la viabilidad de un proyecto.
 Los programas se componen de varios proyectos interconectados que,
cuando se combinan, logran un objetivo comercial a largo plazo más
amplio.
 Esto significa que las herramientas de gestión de programas necesitarán
funciones avanzadas para hacer un seguimiento de los proyectos en un
nivel superior para ver cómo interactúa cada proyecto con los demás. Estas
herramientas pueden incluir: Vistas de trabajo flexibles
 Gestión de recursos interfuncionales
 Paneles de control
 Elaboración de informes
 Diagramas de Gantt
 Partes de horas
Punto 1.
Las herramientas de gestión de proyectos son softwares o aplicaciones con los
que puedes hacer un seguimiento total de tareas, recursos y equipos facilitando la
ejecución de proyectos, están alojadas en la nube lo que hace que la colaboración
sea efectiva y que se trabaje en conjunto sin excusas aumentando las
metodologías del proyecto. Algunos beneficios que se obtienen al usar estas
herramientas serian tales como, organizar los tiempos de proyectos, desarrollar
las habilidades del equipo, proporcionar información para estimar de forma
correcta los costes, gestionar el proyecto desde cualquier dispositivo móvil, elevar
rentabilidad, etc. Por decir mencionar algunas.

Estos son las principales características que hay que seguir para elegir una
herramienta para tus proyectos útil:

Accesible
Asegúrate de que se puede acceder a la aplicación a través de diferentes
dispositivos móviles y que está alojada en la nube. Confirma también la posibilidad
de compartir los datos con el cliente para mantenerlo informado del status del
proyecto en todo momento; lo mismo con tus compañeros de otros
departamentos.

Colaborativa
Tiene que permitir el acceso al equipo y a clientes, lo que agilizará muchos
procesos y aumentará la participación del cliente en el proyecto. Funciones como
compartir proyectos o tareas y disponer de un espacio de conversación en tiempo
real fortalecen la colaboración del equipo de trabajo.

Usable
Es importante que la interfaz de la herramienta facilite la navegación entre
diferentes proyectos, lo que requiere que estos estén a su vez bien estructurados.
También hay que facilitar la descarga de documentos en diferentes formatos para
asegurar su lectura en el mayor número de dispositivos posible.
Organizada
El gestor de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recoger
tiempos ejecutados y establecer dependencias entre tareas. Especialmente
importante es estimar horas por proyectos y asignarlas eficazmente al equipo.
Cuanto más organizada y usable sea la interfaz, más tiempo ahorrará a todo el
equipo a la hora de utilizar la herramienta. Una facilidad de la que disfruta no solo
el manager, también todas las personas involucradas.

Visual
Es importante que la herramienta permita planificar y realizar un seguimiento de la
ejecución de los proyectos de manera sencilla. También lo es que nos dé la
oportunidad de diseñar dashboards personalizados según las necesidades de
negocio.

En tiempo real

Tu herramienta debe emitir reportes en real time que nos muestren la evolución
del proyecto y nos permitan tomar decisiones, anticipándonos a cualquier
problema que pueda surgir. La rapidez en la transmisión de información es
directamente proporcional a la capacidad de resolver incidencias.

Abierta
Si la plataforma de gestión de proyectos dispone de una API, podremos conectar
nuestros proyectos con otras herramientas (ERP, CRM…). Compartir datos entre
diferentes plataformas facilita, en gran medida, la gestión de proyectos en otras
áreas como atención al cliente, operaciones o administración. Mulesoft,
perteneciente al ecosistema Salesforce, es un ejemplo útil: un software de
integración que nos permite conectar todos los sistemas entre sí para garantizar el
intercambio y aprovechamiento de todos los datos.

Segura
Por supuesto, la plataforma debe ser segura, cumplir con todos los requisitos de
privacidad de los datos y que disponga de certificados de seguridad y confianza
web (SSL, TLS…).
Punto 2.
Algunas de los puntos importantes son los beneficios de las herramientas, algunas
de las ventajas de estas es que proporcionan un seguimiento de los proyectos a
tiempo real.

En caso de querer tener un negocio de éxito, es indispensable el uso de

herramientas de gestión. Muchas de estas herramientas funcionan con software
que automatiza y agiliza los procesos involucrados en un proyecto. De esta
manera, las tareas se vuelven más sencillas y el trabajo de los empleados mucho
más eficiente.

 El seguimiento del proyecto es continuo y flexible, permite adaptarse a los

imprevistos que vayan surgiendo, se recogen todas las variables, se
informa el progreso, avance y cuanto falta para finalizarla.
 La toma de decisiones se puede realizar de manera inmediata. No hace
falta esperar una evaluación de cada trabajador. Proporciona simuladores
para conocer cómo afectaría algún cambio con la fecha de entrega.
 La información que aportan las herramientas son útiles para el director del
proyecto que toma las decisiones con respecto al proyecto, Sirve como
informe de seguimiento del proyecto. No es necesario esperar semanas
para conocer el avance del proyecto o los próximos pasos a seguir, toda la
información está recogida y al alcance del equipo.
 Hacer partícipe al equipo de trabajo del estado del proyecto ayuda a
incrementar la productividad de los trabajadores. Los trabajadores se
sienten más motivados al estar informados del estado de su trabajo. Las
herramientas colaborativas son una buena opción para integrar a todos los
empleados con el avance del proyecto.

Desventajas

 Las metodologías de gestión de proyectos tradicionales son muy rígidas en

cuanto al camino que debe seguirse para alcanzar los objetivos
 No se adaptan bien a proyectos flexibles o de corta duración
 Los tiempos de trabajo son mucho más prolongados
 La planificación puede resultar costosa
 Al limitarse tan estrictamente la exposición a riesgos, es posible que
también se dejen ir oportunidades
 Los costos de reestructuración son elevados
 No admiten cambios sobre la marcha
Punto 3.
En una empresa es común trabajar por proyectos, por lo que es muy
recomendable poner orden. Orden que se suele conseguir gracias a las
herramientas de gestión de proyectos, que te permiten controlar el desempeño de
todas las actividades, quién está haciendo tareas relacionadas con el proyecto,
etc…

Para qué sirven las herramientas de gestión de proyectos

Aunque te lo comentábamos al comienzo del artículo, no viene mal recordarlo: las

herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar un control y una
estructura a los trabajadores para que puedan organizarse eficientemente.

En empresas que trabajan por proyectos, muchas veces el email no es la mejor

forma de comunicación, por lo que estas herramientas proporcionan también un
gestor de comunicación interno que resulta muy útil para agilizar las
conversaciones entre los miembros del equipo.

Mencionare algunas herramientas que se utilizan para gestión de proyectos:

Trello
Una herramienta online básica para la gestión de proyectos de forma colaborativa
que utiliza una metodología Kanban de una forma súper visual.

Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para
pequeñas tareas personales. Es bastante fácil de usar, con una interfaz muy
intuitiva y con funcionalidades drag and drop.

Imagen 1. 1 Trello
Asana
Las aplicaciones online de creación de listas de tareas suelen ser muy simples
para cumplir con los objetivos de un gran proyecto, pero esto no ocurre con Asana.

Vas a encontrarte con un panel vacío, pero la clave está en que vas a poder crear
diferentes equipos (como el equipo de ventas, equipo de contabilidad, etc.) y
diferentes proyectos asignados a estos equipos. Y, además, vas a poder
comprobar en todo momento cómo se encuentra cada proyecto.

Imagen 1. 2 asana

Redbooth
Conocido anteriormente como Teambox, Redbooth es un gestor de tareas y
proyectos colaborativos muy intuitivo y fácil de usar.

Imagen 1. 3 Redbooth

Dapulse
Esta herramienta online para gestión de proyectos es la resultante de mezclar uso
fácil e intuitivo e interfaz amigable y atractiva. Podríamos decir que su punto fuerte
es la usabilidad. Puedes crear procesos y tareas, asignarlas a diferentes equipos
de trabajo y en un panel de control muy simple pero llamativo, podrás ver cómo va
todo.

Imagen 1. 4
dapulse
Noysi
Una herramienta que nos ha sorprendido debido a que no la hemos conocido
hasta hace realmente poco. Es una herramienta cuyo principal punto fuerte radica
en la comunicación interna.

Muchos la catalogan ya como el ‘WhatsApp de las empresas’, ya que sus

fundadores tienen la idea de cambiar la forma en la que las empresas se
comunican actualmente.

Imagen 1. 5 Noysi
Conclusion

Las herramientas de gestión de proyectos son ayudas para facilitar que una
persona o un equipo organicen eficazmente el trabajo y gestionen proyectos y
tareas. El término suele referirse al software de gestión de proyectos que se puede
comprar en Internet o incluso usar de forma gratuita.

Algunas funciones de las herramientas pueden ser, la planificación, la

colaboración, la documentación y la evaluación.

El uso de las herramientas para la gestión y planificación de proyectos siempre

han estado en auge en las empresas, son esenciales para lograr el éxito del
servicio que prestan las empresas a sus clientes, ya que los expertos en el tema
confiesan la frustración que experimentan a falta de apoyo tecnológico en el área.

La gestión de proyectos es un proceso de planear, organizar y delimitar la

responsabilidad de la realización de las metas específicas de TI de una
organización.

Se ha demostrado que hacen hay múltiples opciones de herramientas para la

gestión de software; gratis, en línea, de paga descargando una aplicación. Es
evidente que para la excelencia de nuestra empresa y dentro, sus proyectos, es
necesario la elección de una buena herramienta para organizar el proyecto y
lanzarlo con éxito a donde queremos.

El conocimiento de los beneficios y saber identificarlos para saber cual es mejor

para el proyecto.
Aprendizaje

El origen de este documento ha dado una gran vista a su importancia en las

empresas para poder terminar un proyecto y enviarlo a la realización exitosa del
mismo. Existe una amplia gama de herramientas, tanto en línea como aplicaciones
descargables; A pesar de su nombre, las herramientas de gestión de proyectos no
son solo para gestores de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos
están hechas para ser totalmente personalizables para adaptarse a las
necesidades de equipos de trabajo de diferentes tamaños y con distintos objetivos.

En una empresa es común trabajar por proyectos, por lo que es muy

recomendable poner orden. Orden que se suele conseguir gracias a las
herramientas de gestión de proyectos, que te permiten controlar el desempeño de
todas las actividades, quién está haciendo tareas relacionadas con el proyecto.

Me encuentro más consciente de los beneficios de usar algunas de las

aplicaciones o herramientas para gestionar un proyecto de TI; el aprender los
beneficios de las herramientas, sus ventajas y desventajas crean una seguridad
en mí, ya que son necesarias para poder ejercer en proyectos.