ESTUDIANTE:

LUIS EDUARDO BENAVIDES PUETATE

MATERIA:
GESTION DE PROYECTTOS

Proceso de Implementación de Gestión Documental

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR
QUITO METROPOLITANO

GESTION DE PROYECTOS

ESTUDIANTE:

LUIS EDUARDO BENAVIDES PUETATE

QUITO – ECUADOR

2021
Contenido
Capítulo 1. Introducción Gestión
1.1. Estructura del Trabajo............................................................................................1

Capítulo 2. Plan de implantación de software

2.1. Gestión Documental...............................................................................................3

2.1.1. Implementación...............................................................................................4

Capítulo 3. Uso de la plantilla de estilos

3.1. Introducción de nuevo capítulo..............................................................................5
3.2. Introducción a la calidad de la gestión...................................................................7
3.4. Automatiza y simplifica los procesos……………………………………………….8

Capítulo 5. Automatiza y simplifica los procesos

Capítulo 6. Conclusiones y trabajo futuro

Apéndice A. Conclusuoin
OBJETIVO GENERAL

Aplicar las diferentes implementaciones dentro de las prácticas de la metodología de

gestión documental en el proceso de formación investigativa dentro de la materia de
gestión de proyectos en marco del desarrollo adecuado para una correcta documentación
de proyectos tecnológicos determinados actualmente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Desarrollar los diferentes planes a partir de los cuales se pueda garantizar la adecuada
planeación y ejecución del proyecto objeto del presente trabajo.
 Consolidar un buen plan de gestión con el adecuado patrocinio para lograr implementar
un proyecto de gestión documental.
 Ejecutar y entregar el proyecto en un tiempo establecido en una correcta gestión
documental, con lo cual se da cumplimiento a lo ofrecido al cliente.
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada un

proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un
error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia
necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con
un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.

PASOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse

diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada
atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya
adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de
implementación.
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones.
Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para
comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía
servirán de referencia para el proveedor de aquellos aspectos en los que el gestor
documental debe hacer más hincapié, de ese modo se resolverán las posibles carencias
que presente la organización.
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden en errores
similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La identificación
de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la Guía de Gestión
Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y
organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el
proceso de implementación de un sistema de gestión documental.

USUARIOS

Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave

de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso
de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los
documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores
deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento,
informados e involucrados en el proceso y una forma de conseguirlo es a través de
pruebas.
Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de
usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
METODOLOGÍAS DE IMPLANTACIÓN

Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión

documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada).
En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los
trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización.
Tecnológicamente no supone
un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC, pero sí requiere que los
empleados cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e
implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo
Scrum.

Ya que los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental,
tiene sentido que participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de
instalación del software.
La puede consultar cuánto tiempo puede tardar en implementarse por completo un
sistema de gestión documental.
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus
procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales, en las etapas previas a
la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los
procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa.
Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos, en multitud de personas dentro de
una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar
cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en
la productividad empresarial, con el control de versiones automático que incluyen la
mayoría de gestores empresariales, este problema desaparece.
IMPLEMENTACION DE GESTION DOCUMENTAL

La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones,

como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar
el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de
información de la empresa trabajen unidos.

Los sistemas no integrados provocarán un aumento del coste y del uso de los recursos
empresariales. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base
de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los
flujos de información de la compañía son muy diversos, por ello, un gestor documental
debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al
mayor número de documentos posible.

CONCLUSIÓN

Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de

trabajar de la compañía, pero antes de comenzar con el proceso de implementación es
recomendable estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado.
Algunas compañías analizan el mercado en busca del sistema más adecuado para sus
organizaciones pero no prestan atención al proveedor que lo va a implantar dentro de
la Guía de Gestión Documental del presente año y los cambios que de vienen dando, se
encontrará los aspectos claves que una compañía debe tener en cuenta a la hora de elegir
proveedor.