AMBATO

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE

TARJETAS
SGI – ISO CÓDIGO: GCM.TDC.PRO.XXX Rev.: 00

PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN
DE TARJETAS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE LA CONSEJO DE
TARJETAS/ UNIDAD DE RIESGOS/ ADMINISTRACIÓN
RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE LA
CALIDAD Y PROCESOS GESTIÓN JURÍDICA
FECHA: FECHA: FECHA:
01 de septiembre de 2023

CONTENIDO

0. HOJA DE MODIFICACIONES............................................................................................3
1. OBJETO.................................................................................................................................4
2. ALCANCE.............................................................................................................................4
3. DEFINICIONES.....................................................................................................................4
4. REFERENCIAS.....................................................................................................................4
5. LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO........................................................................5

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autorización explícita de la Cooperativa. Documento controlado por el Sistema de Gestión Integrado.
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6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD...............................................................................5
7. IDENTIFICACIÓN................................................................................................................6
8. PROCEDIMIENTO................................................................................................................7
9. ANEXOS:...............................................................................................................................9
9.1. Indicadores de Desempeño.................................................................................9
9.2. Registros.............................................................................................................9
9.3. Matriz de Controles..........................................................................................10
9.4. Flujograma........................................................................................................11

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0. HOJA DE MODIFICACIONES

No.
Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha
Revisión
00

1. OBJETO

Este documento tiene como objeto de facilitar la entrega segura y la activación de

tarjetas nuevas y de reposición a los socios de la Cooperativa, asegurando su correcta
identificación y previniendo el uso no autorizado.

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2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento comprende desde la entrega del reporte de tarjetas

emitidas hasta la entrega de las tarjetas a los socios o a las agencias de la Cooperativa.

3. DEFINICIONES

En este procedimiento se utilizan las siguientes definiciones:

Extreme Web: Sistema operativo para la administración de las tarjetas.

Funda de Seguridad: Medio de almacenamiento para el transporte de documentos

valorados que contiene una cinta de seguridad que debe permanecer intacta hasta el
destinatario final recibida los documentos.

SysCard: Sistema Operativo para la administración de las tarjetas de crédito.

Tarjeta Personalizada: Plástico que contiene el número de tarjeta asignado al

Tarjetahabiente, nombres, apellidos, vigencia y código CVV.

4. REFERENCIAS

Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

4.1. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria

4.2. Ley de Transparencia de la Información
4.3. Reglamento de Cajas y Servicios Financieros Complementarios
4.4. Reglamento de Tarjetas de Crédito

5. LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Toda solicitud de distribución de tarjetas ingresada, deberá ser gestionada en el

plazo de 24 hrs.

5.2. Los auxiliares de distrubución de tarjetas deberán contar con acceso y

credenciales a los sistemas Syscard y Extreme Oscus (intranet) para la ejecución
respectiva del procedimiento.

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TARJETAS
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6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.1. La responsabilidad de elaborar y revisar en primera instancia este documento es

del Responsable de Tarjetas en coordinación con el Responsable de Calidad y
Procesos.

5.2. La responsabilidad de revisar este procedimiento es del Gerente.

5.3. La responsabilidad de aprobar este procedimiento es del Consejo de

Administración, en el caso de reformas, la responsabilidad de su aprobación es
del Gerente por delegación.

5.4. La responsabilidad de hacer cumplir este procedimiento es del Gestor Operativo

de Tarjetas.

5.5. La responsabilidad de cumplir con este procedimiento es del Auxiliar de

Distribución de Tarjetas.

Los cambios y modificaciones que se realicen a este procedimiento se registran

en la hoja de modificaciones numeral 0 y se procesan de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos,
código: GCP.GEP.PRO.001.

6. IDENTIFICACIÓN

Este procedimiento se identifica como “Procedimiento para la Gestión de Renovación

Reposición y Destrucción de Tarjetas” y su código es: GCM.TDC.PRO.XXX

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE DIFERIMIENTOS EN TARJETAS

DE CRÉDITO
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7. PROCEDIMIENTO
RESPONSABL
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ENTRADAS SALIDAS REGISTROS OBSERVACIONES CONTROLES
E

Completa la activación de
-Lotes de
tarjetas en lotes realizada por
Tarjetas
Gestor Operativo de Gestor
Vírgenes
Envió de Tarjetas, se envía por correo Operativo de
-Reporte de -Correo Electrónico
1. reporte de la información de las tarjetas Tarjetas / -Reporte de
Tarjetas -Reporte de Tarjetas
tarjetas emitidas. Una vez que este Asistente Tarjetas Emitidas
Emitidas Emitidas
emitidas. proceso esté completo, Operativo de
-Correo
genera un registro de las Tarjetas
Electrónico.
tarjetas activadas y toda la
información relevante

Con la información recibida,

realiza la distribución de las
tarjetas de acuerdo a la
Oficina/Sucursal Destino o
vía Courier, en fundas de -Correo
Recepción de -Correo Electrónico Ingresar a los
seguridad en las que se Auxiliar de Electrónico
2. reporte de -Reporte de Tarjetas -Reporte de sistemas y recabar los
incluye las tarjetas y el Distribución de -Reporte de
tarjetas Recibidas Tarjetas Recibidas contactos para la
Reporte de Tarjetas Emitidas Tarjetas Tarjetas
emitidas. entrega.
y solicita por correo la Emitidas
confirmación de recepción
para lo cual adjunta el
archivo del Reporte de
Tarjetas Recibidas.

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DE CRÉDITO
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Las tarjetas que serán
distribuidas se guardan en
fundas de seguridad,
adjuntando el Reporte para
Preparación de
la Distribución de Tarjetas,
las tarjetas a
3. donde consta el número de
distribuir a
envío y el espacio para la
Oficinas/Sucurs
firma y registro del nombre y
ales
cargo de la persona que
retira el paquete; y, remite
por correo electrónico el
registro correspondiente.
Las tarjetas que serán
distribuidas se guardan en
fundas de seguridad,
Preparación de adjuntando el Reporte para
4. las tarjetas a la Distribución de Tarjetas,
distribuir a el envío se realizará a través
Socios de courier, despacha las
tarjetas con el Registro de
Entrega de Tarjetas de
Débito y Crédito en
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El personal de
distribución de
Tarjetas informa vía
correo y telefónica a
las sucursales,
indicando que las
tarjetas están listas y
-Reporte para la
-Correo -Reporte para la colocadas en los
Distribución de
Auxiliar de Electrónico Distribución de casilleros para su
Tarjetas.
Distribución de -Reporte de Tarjetas. retiro y se aseguran
Tarjetas Tarjetas -Correo Electrónico que han sido retiradas
Recibidas y en el caso de que
no se efectué el
retiro, transmiten la
información al Gestor
Operativo de tarjetas
para que informe a
los supervisores en
las sucursales
El courier informará
-Correo -Registro de Entrega -Registro de
de la gestión y
Auxiliar de Electrónico de Tarjetas de Entrega de Tarjetas
devolverá las tarjetas
Distribución de -Reporte de Débito y Crédito en de Débito y Crédito
que no hayan podido
Tarjetas Tarjetas Domicilio/Lugar de en Domicilio/Lugar
ser entregadas en 15
Recibidas Trabajo. de Trabajo.
días laborables.
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE DIFERIMIENTOS EN TARJETAS

DE CRÉDITO
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Domicilio/Lugar de Trabajo.
-Registro de
Recibe del courier el
Entrega de
resultado de la gestión
Recepción de Auxiliar de Tarjetas de
5. efectuada y se enlaza al
informe del Distribución de Débito y Crédito -Correo Electrónico
Procedimiento de Emisión y
courier Tarjetas en
Entrega de Tarjetas
Domicilio/Lugar
MASTERCARD -OSCUS.
de Trabajo.
-Reporte para la
Distribución de
Elabora un registro de la Tarjetas.
entrega de la las tarjetas y la
Informe de documentación dada a las Auxiliar de -Registro de
6. Entrega de
Distribución de sucursales/socios y remite Distribución de -Correo Electrónico -Informe de gestión
Tarjetas diariamente el informe de Tarjetas Tarjetas de
gestión al Gestor Operativo Débito y Crédito
de Tarjetas en
Domicilio/Lugar
de Trabajo.

9. ANEXOS:

9.1. Indicadores de Desempeño

Nombre del Indicador Tipo Fórmula Frecuencia Meta Responsable

Cumplimiento de Tiempos de (Número de solicitudes

Asistente Operativo de
Atención a Solicitudes Operativo atendidas a tiempo / Total de Mensual
Tarjetas
Generadas. solicitudes recibidas) * 100

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DE CRÉDITO
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9.2. Registros
Lugar de Almacenamiento Tipo de Protección de la Protección de la
Nombre Código Tipo de archivo Recuperación Retención
almacenamiento de la información almacenamiento documentación información
Reporte de Tarjetas Carpeta local
Ofimático Digital
Recibidas Compartida
Reporte para la
Carpeta local
Distribución de Ofimático Digital
Compartida
Tarjetas.
Registro de Entrega
de Tarjetas de
Carpeta local
Débito y Crédito en Ofimático Digital
Compartida
Domicilio/Lugar de
Trabajo.
Carpeta local
Informe de gestión Ofimático Digital
Compartida

9.3. Matriz de Controles

Código
Responsab Tipo de Ejecución Frecuencia de Medio de Evento Cualitativo/
Descripción del Control del Resultado Efectividad SGSI
le Control del Control Uso Verificación Cuantitativo
Control

9.4. Flujograma

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