Politica RD

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SISTEMA DE GESTIÓN IT.06.01 00

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Guías para viajes
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GUÍAS PARA VIAJES
1. OBJETIVO......................................................................................................3
2. DEFINICIONES...............................................................................................3
3. DOCUMENTOS Y FORMULARIOS DE REFERENCIA................................................3
4. COBERTURA...................................................................................................3
5. GUÍAS...........................................................................................................3
5.1. Solicitud de viaje................................................................................3
5.2. Alojamiento.........................................................................5
5.2.1. Hoteles............................................................................5
5.2.2. AIRBNB............................................................................6
5.3. Transporte......................................................................... 6
5.3.1. Transporte aéreo………........................................................6
5.3.2. Equipaje...........................................................................6
5.3.3. Transporte de tierra...........................................................7
5.3.4. Uso de vehículo propio.......................................................7
5.3.5. Autobús………...................................................................8
5.3.6. Vehículo de aplicación........................................................8

5.3.7. Uso de taxi.......................................................................8
5.3.8. Renta de vehículo..............................................................9
5.4. SEGURO DE VIAJE............................................................................9
5.4.1. Requisitos para viajes nacionales e internacionales.................9
5.4.2. No presentarse ...............................................................10
5.5. Tarjetas de crédito corporativas............................................10
5.6. Comida de viaje.............................................................................10
5.7. Anticipo de gastos...............................................................10
5.7.1. Reglas para anticipos………………………………………………..………….11
Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: USO INTERNO
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5.7.2 Responsabilidad del anticipo ……………............................................13

5.7.3 Divergencias y excepciones de reglas............................................14
5.7.4 Responsabilidades……………….…………...............................................16
5.8. Llamadas telefónicas ……………….....................................................16
5.9. Gastos de viaje reembolsables......................................................17
5.10. Gastos no reembolsables............................................................17
5.11. Responsabilidades generales………………………..…………………………………….18
5.12. Excepciones..............................................................................19
6. CONTROL DE PROCESOS.................................................................19
7. CONTROL DE REGISTRO DE CALIDAD................................................19

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1. OBJETIVO
Establecer las pautas y procedimientos a seguir para solicitar el reembolso de los gastos de
viaje incluidos gastos por alojamiento, transporte y alimentación.
2. DEFINICIONES
• Sistema de Gestión: conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organización.
3. DOCUMENTOS Y FORMULARIOS
• Anexo A. Tabla de estándares por país
4. COBERTURA
Esta política de trabajo se aplica a todas las unidades de las empresas de Seal Telecom y
cualquier empresa relacionada o afiliada y proveedores de servicios.
5. GUÍAS
5.1. SOLICITUD DE VIAJE
1. Las reservas (hoteles, boletos y alquiler de autos) deben solicitarse con 5 días hábiles de
anticipación.
o IMPORTANTE: El empleado que viaje para participar en la licitación debe estar en la
ubicación acordada el día antes de la licitación.
2. Todas las solicitudes serán enviadas para su aprobación por el supervisor inmediato de área
y luego serán objeto de una segunda aprobación por parte del Departamento de Facilities.
Si la solicitud es rechazada por el Departamento de Facilities (por no estar de acuerdo con
esta política), la solicitud será devuelta al supervisor inmediato de área para preparar la
justificación y solicitud de aceptación por la divergencia de la política. El supervisor inmediato
debe solicitar la aprobación del V.P y/ o del CEO.
3. Se podrán otorgar anticipos para viajes en caso de que el viajero no cuente con recursos
económicos propios y en base al monto de los gastos de viaje previstos y serán entregados al
superior inmediato y posteriormente al Departamento de Facilities de acuerdo con anexo A.

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Tabla de estándares por país. Dicho adelanto se tendrá que solicitar con al menos tres días
de anticipación, para otorgarse al final de los mismos.
4. Antes de incurrir en cualquier gasto, verifique que cumple con esta política. En caso de duda,
comuníquese con el Departamento de Facilities y como norma general trate a la empresa y
sus recursos como si fueran propios.
5. El Informe de gastos de viaje debe enviarse para su reembolso completo, incluidos todos los
recibos y aprobaciones necesarios, dentro de un período máximo de treinta (30) días a
partir de la fecha del gasto incurrido. Se aceptarán fotos y copias de boletos de compra
desglosados, facturas, sin borrones que sean completamente legibles, escaneados y, cuando
sea posible, generados electrónicamente a través del código QR. Excepciones revisar
directamente con el área de Facilities antes de cualquier gasto.
6. Todos los recibos y comprobantes de viaje deben adjuntarse al Informe de gastos. Al igual
se debe documentar la conversión de moneda.
7. Los comprobantes que no se utilicen con fines de reembolso, como boleto de avión, factura
de hotel o alquiler de vehículo, deberán ser remitidos al empleado interno responsable de
gestionar las solicitudes de viaje, para ser facturados directamente por la empresa, estos
gastos no deberán estar incluidos en el Informe de gastos.
8. Los viajeros pueden participar en programas de kilometraje aéreo, alquiler de automóviles o

alojamiento. Sin embargo, estos programas no deberían influir en la elección del vuelo u hotel
que resultaría en costos más altos para la empresa. Las reservas deben realizarse
independientemente de cualquier programa de fidelización ofrecido por la aerolínea o el hotel.
9. Los impuestos otorgados a compras de gastos comprobados para quienes opten por pagar
con tarjeta de crédito no serán reembolsables.
10. Esta Política recaerá sobre el valor del país en el que se encuentra, por lo que, en el caso de
viajes internacionales será necesario verificar los valores con el Departamento de Facilities
según el país de destino.

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o En este caso, el alojamiento (hoteles y airbnb), el transporte (aéreo / arrendamiento)

y el seguro de viaje no se pueden pagar por adelantado, ya que son pagados
directamente por la compañía de viajes. Excepciones revisar con el área de Facilities.
5.2. ALOJAMIENTO
Se permitirán reembolsos de lavandería cuando el viaje exceda los 5 días y cada 5 días
(presentando la debida factura).
5.2.1. Hoteles
1. Las reservas de alojamiento serán realizadas por la agencia contratada, a través del área
responsable y aprobadas por el Departamento de Facilities.
2. El alojamiento debe ser estándar o debe cumplir con los siguientes criterios mínimos:
o Un dormitorio por cada dos personas;
o Disponibilidad de un baño por cada dos personas;
o Suministro de ropa de cama y de baño;
o Buenas condiciones higiénicas.
3. La ubicación del hotel debe estar cerca del cliente
4. El empleado no puede permanecer en un estándar de alojamiento diferente al que determine

la empresa, a menos que no tenga una habitación en el estándar preaprobado en los hoteles
registrados.
5. Esta diferencia se registrará en la solicitud de viaje y requiere la autorización del superior

inmediato y el Departamento de Facilities, el VP y/o el CEO.
6. Tarifas diarias máximas en el territorio nacional:

o Revisar anexo “A, Tabla de estándares por país”.

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5.2.2 AIRBNB
7. El alojamiento debe ser estándar o debe cumplir con los siguientes criterios mínimos:
o Un dormitorio por cada dos personas;
o Disponibilidad de un baño por cada dos personas;
o Suministro de ropa de cama y de baño;
o Buenas condiciones higiénicas.
o Estacionamiento
5.3. TRANSPORTE
1. A la hora de planificar un viaje, se debe optar por medios de transporte que ahorren tiempo y
dinero.
2. Si no se selecciona ningún medio de transporte público, se podrá utilizar otro medio de transporte,
siempre que el administrador cuente con la aprobación previa.
5.3.1. Transporte aéreo
1. Las reservas de transporte aéreo nacional se realizarán por el área solicitante, y deberán
solicitarse con 5 días hábiles de anticipación. Excepciones deberán ser tratadas con área de
Facilities en horarios laborales.
2. Las reservas de transporte aéreo internacional se realizarán por el área solicitante, dirigido al
Departamento de Facilities, con al menos 5 días hábiles de anticipación, en horarios laborables,
para que se puedan cotizar otras agencias y al mejor valor.
3. Los viajes nacionales o internacionales serán en clase económica, sin excepción.
4. En caso de necesidad de reprogramación, el solicitante deberá, obligatoriamente, comunicarse y

justificar al Departamento de Facilities con al menos 2 días de anticipación o lo antes posible,
contados a partir de la fecha de envío.
5.3.2. Equipaje
1. Está permitido enviar equipaje para viajes con una estancia superior a 3 días.

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2. El envío de cualquier material de Seal Telecom debe estar justificado.
3. El equipaje adicional debe adquirirse al momento de la compra de los boletos con la agencia,
excepto cuando la Aerolínea no permita la compra anticipada por parte de la agencia.
En casos de emergencia con equipo extra, se debe contactar al supervisor inmediato
responsable y al personal de Facilities para su aprobación previa, solo se reembolsará con
una justificación razonable.
5.3.3. Transporte de tierra
1. Los empleados que viajen podrán utilizar autobús, taxi o alquilar un coche, siempre que estén
debidamente registrados y aprobados en la Solicitud de Viaje. Buscando siempre la opción
económica, sin excepción (renta de auto).
2. En la rendición de cuentas por transporte en el campo “Observaciones”, se debe incluir la

siguiente información:
a. fecha y hora;
b. la dirección de los lugares de origen y destino;
c. justificación del uso del transporte;
d. gasto de KM / gasolina.
5.3.4. Uso de vehículo propio
1. Dentro del área de operación del solicitante, es obligatorio el uso de su propio automóvil con
reembolso de los km recorridos, peaje y estacionamiento, de acuerdo con los valores practicados
en anexo “A, Tabla de estándares por país”.
2. Para el rembolso de este gasto, se requerirá la factura de la gasolina.
3. No se podrá presentar más de un rembolso semanal, por gasolina.
4. El rembolso de KM se contará desde el punto de oficina o centro de trabajo a cualquier punto
relacionado con funciones laborales; y dentro de horarios laborales; excepciones revisar con el
área de Facilities.
5. Es obligación del propietario del vehículo que se utiliza para fines corporativos contar con
un seguro con cobertura adecuada para su protección y protección de los pasajeros.

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6. El conductor tiene la obligación de portar un carné vigente y seguir las normas de tráfico, de
acuerdo con la legislación vigente. Si el conductor recibe multas por infracciones de las normas
de tráfico durante el viaje, los costos adicionales, serán responsabilidad del conductor.
5.3.5. Autobús
1. El supervisor inmediato será el encargado de la compra y/o reserva del boleto

(preferentemente en línea).
a. La persona que viajará se compromete de estar una hora antes de la hora de partida
2. Si hay necesidad de reprogramación, el solicitante debe, obligatoriamente, comunicar y

justificar al administrador interno al menos 2 días antes de la fecha de envío.
5.3.6. Vehículo de aplicación
1. Al viajar, priorice el uso del vehículo por aplicación en lugar del taxi (Si el país ya cuenta con
convenio con una app en específico es necesario priorizarla). La empresa ofrece el uso de
UBER o alguna otra aplicación más económica, para viajes, atención al cliente con equipo
pesado o tiempos en los que no hay más transporte público.
5.3.7. Uso de taxi
1. Se permite el uso de taxi, cuando no exista la posibilidad de que el trayecto se realice en

vehículo propio, transporte público, coche de aplicación o vehículo alquilado.
2. En los casos en que las aplicaciones antes mencionadas no funcionen, se deberá contactar
al supervisor inmediato del área y/o al Departamento de Facilities para la aprobación previa
de otro medio de transporte. El taxi será reembolsado siempre y cuando se envíe evidencia
de no funcionamiento al Departamento de Facilities para su posterior aprobación, el recibo
debe ser de una cooperativa de taxis, que contenga Identificación Fiscal y dirección.

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5.3.8. Renta de vehículos
1. Los vehículos pueden ser arrendados cuando el costo sea menor al kilómetro recorrido con
el propio vehículo o utilizando un taxi previamente homologado.
2. Para arrendamientos de más de 8 días, se debe negociar una tarifa especial. En este caso,
se debe solicitar al Departamento de Facilities, Si el país cuenta ya con un convenio en una
empresa específica, se tendrán que apegar a dicha empresa.
3. No se permite el uso privado de un auto de alquiler para trabajar.
4. Los autos alquilados deben devolverse a tiempo, con el tanque lleno y lavarse (si así lo solicita
la agencia), en caso de no ser así el colaborador se hará cargo del cargo extra.
5. Los gastos de combustible, peajes, estacionamiento y lavado, de ser necesario, serán

reembolsados previa presentación de recibos, según anexo A. Tabla de estándares por país.
6. Los autos de alquiler de la empresa de alquiler de coches acreditada por Seal Telecom ya
contarán con el seguro necesario incluido.
7. Los autos deben ser de categoría económica, sin accesorios y sin etiquetas de peaje
pospago.
5.4. SEGURO DE VIAJE
1. Seal Telecom es responsable de la compra de un seguro de viaje para todos los viajes
internacionales.
2. El empleado debe leer la Póliza para verificar la cobertura.
3. En caso de accidente, deberán contactar directamente con la agencia de viajes / seguro.
5.4.1. Requisitos para viajes nacionales e internacionales
1. El empleado es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos relacionados con

su embarque y entrada a los países de destino. Por ejemplo: Visas, pasaportes, certificado
de vacunación internacional, COVID, entre otros, carné de conducir, etc.

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2. El empleado también es responsable de la validez de los documentos presentados. (visa,

pasaporte, permiso de conducción).
3. En caso de accidente, deben comunicarse directamente con la agencia de viajes/seguros.
5.4.2. No presentarse
1. Los empleados que soliciten pasajes, vehículos y hoteles que no se presenten y no notifiquen
al administrador interno, con al menos 2 días de anticipación a la fecha reservada, tendrán
que pagar el monto con su propio dinero.
5.5. Tarjetas de crédito corporativas (países aplicables).
1. La tarjeta de crédito corporativa se utilizará para pagar los gastos de viaje relacionados con
el negocio de la Compañía, no se puede utilizar para gastos personales. Esta política puede
actualizarse en cualquier momento. Cualquier duda comunicarse con Departamento de
Facilities (todas las facturas deben enviarse conforme a lo establecido).
5.6. Comida de viaje
1. Seal Telecom reembolsará los gastos de comida incurridos durante los viajes corporativos,
y ningún gasto puede estar exento de la presentación de recibos (legibles y sin tachaduras),
de conformidad con la ley de cada país y conforme al documento anexo “A, Tabla de
estándares por país”.
2. Los artículos del minibar se considerarán un gasto de comida siempre que sustituyan,
considerando el valor límite de las comidas. Se debe observar moderación y sentido común
en este tipo de gastos.
3. Los gastos de comida incurridos en un viaje de negocios se reembolsarán según anexo “A,
Tabla de estándares por país” estos límites incluyen tarifas de servicio, impuestos, cargos
y/o propinas.

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5.7. Anticipo de gastos
1. El anticipo de gastos de viaje debe realizarse de acuerdo con anexo “A, Tabla de estándares
por país”, a través del sistema RD con 3 días de anticipación.
2. El anticipo debe contar con la previa autorización del Supervisor inmediato, confirmando con
el área de facilites indicando:
a. Motivo
b. Proyecto.
c. Duración y fechas
3. El área de Facilities deberá analizar la descripción detallada de la solicitud de reembolso, con
el fin de validarla y así se remitirá al Departamento de Finanzas.
5.7.1 Reglas para anticipos
1. Para los gastos de viaje (comida, lavandería, eventualmente taxi, peaje, estacionamiento y
combustible), se debe especificar en la solicitud el monto a utilizar por día, de acuerdo con los
valores y tiempos establecidos en anexo “A, Tabla de estándares por país”.

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ANEXO A "TABLA DE ESTANDARES POR PAÍS"
Codigo Descripción Argentina (Peso) Chile (Peso) México (Peso) Colômbia (Peso) Peru ( Soles) Costa Rica ( Soles)Paraguay ( Guaranies) Uruguay (Pesos)
1 USD = 82 Pesos 1 USD = 780 Pesos 1 USD = 21 pesos 1 USD= 3700 Pesos 1 USD= 3,4 Soles 1 USD= 608 Colonos1 USD= 7.030 Guaranies
1 USD= 43.05 Pesos Uru
100 Correo ARS 6.000,00 CLP 6,800.00 MXN 250.00 COP 35,000.00 S/34.00 6,800 CRC 70,300.00 PYG 470.00 UYU
16 Hospedaje internacional - frigobar USD 20,00 USD 20.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 20.00 USD 20.00
15 Hospedaje internacional USD 150,00 USD 150.00 USD 150.00 USD 150.00 USD 150.00 USD 150.00 USD 150.00 USD 150.00
1 Hospedaje nacional. - capitales ARS 8.000,00 CLP 68,000.00 MXN 2,300.00 COP 384,000.00 S/340.00 60,800.00 CRC 703,000.00 PYG 4,305.00 UYU
3 Hospedaje nacional - frigobar ARS 400,00 CLP 3,000.00 MXN 60.00 COP 11,000.00 S/10.00 2,500.00 CRC 28,120.00 PYG 176.00 UYU
2 Hospedaje nacional - interior ARS 6.500,00 CLP 56,000.00 MXN 1,700.00 COP 320,000.00 S/270.00 48,640.00 CRC 562,400.00 PYG 3,444.00 UYU
4 Hospedaje nacional - lavanderia ARS 1.200,00 CLP 17,600.00 MXN 450.00 COP 68,000.00 S/68.00 9,120.00 CRC 105,450.00 PYG 646.00 UYU
101 Mat. Limpieza / Cocina/Copa ARS 5.000,00 CLP 2,000.00 MXN 100.00 COP 16,000.00 S/17.00 3,050.00 CRC 35,150.00 PYG 216.00 UYU
25 Reembolzo de roaming - nacional. 1,200.00 ARS CLP 40,000.00 MXN 1,400.00 COP 145,000.00 S/136.00 24,320.00 CRC 281,200.00 PYG 1,740.00 UYU
22 Reembolzo de celular internacional 700.00 ARS CLP 9,000.00 MXN 1,000.00 COP 64,000.00 S/34.00 6,080.00 CRC 70,300.00 PYG 430.00 UYU
14 Reembolzo de celular -nacional. (mes) 1,200.00 ARS CLP 39,000.00 MXN 2,200.00 COP 145,000.00 S/136.00 24,320.00 CRC 281,200.00 PYG 1,740.00 UYU
106 Alimentos ARS 3500 CLP 25,000.00 MXN 1,000.00 COP 130,000.00 S/102.00 24,256.00 CRC 246,050.00 PYG 1,506.00 UYU
Comida LATAM (por dia) para visitantes de otro país 2,900.00 ARS CLP 31,000.00 MXN 1,000.00 COP 130,000.00 S/120.00 29,056.00 PYG 274,170.00 PYG 1,678.00 UYU
21 Comida USA (máx. US$ 80,00 p/dia) USD 80,00 USD 80.00 USD 80.00 USD 80.00 USD 80.00 USD 80.00 USD 80.00 USD 80.00
Reembolso KM recorrido ARS 15,00 CLP 150.00 MXN 1.50 COP 750.00 S/0.69 121.00 CRC 1,350.00 PYG 8.00 UYU
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2. No se permite el pago por adelantado por más de 15 días
5.7.2 Responsabilidad del anticipo
1. El empleado debe contabilizar sus gastos a través del sistema RD Aptus, y presentar las
notas legibles sin tachaduras, según (ANEXO I - Ejemplos de facturas electrónicas) por
correo electrónico para continuar con el flujo de aprobaciones.
2. El plazo para rendir cuentas es de hasta 15 (quince) días contados a partir de la fecha en
que se produjo el gasto, o el anticipo, en su caso sugerimos que los informes de gastos se
cierren semanalmente para facilitar la verificación de valores con las fechas de sus logros.
Los gastos no se reembolsarán una vez transcurrido este período.
3. Los gastos deben contabilizarse en la fecha en que se realizaron, el tipo de gasto y el

proyecto correcto.
4. En los casos de solicitudes de reembolso que se refieran al mismo proceso de viaje o

clientes, el empleado debe enumerar sus gastos en un solo informe de reembolso. Al poder
enumerar hasta 3 clientes o proyectos en un solo informe de reembolso, solicitamos dicha
información para una mejor verificación y comprensión del informe.
5. El supervisor inmediato debe analizar todas las notas, montos y el proyecto del cual se debe
liberar el gasto, aprobándolos cuando corresponda. Una vez aprobado, el colaborador debe
enviarlo al área de Facilities para su validación, junto con todas las notas (por correo
electrónico).
6. En los casos de cupones fiscales, es obligatorio el envío del original y copia, dicha solicitud
se justifica por la pérdida de información en el tiempo, imposibilitando futuras verificaciones
por parte de nuestra auditoría.
7. Luego de ser ingresados al sistema, los Reportes de Gastos serán analizados y enviados
para pago, si hay necesidad de justificaciones, los reportes serán devueltos al Solicitante,
quien iniciará un nuevo ciclo de análisis.
8. IMPORTANTE: Las notas deben ser entregadas impresas por el empleado dentro de los 15
días al área de facilities en persona o por correo.

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9. Para los formularios que cumplan con los criterios y cumplan con las reglas establecidas, el
reembolso se producirá de acuerdo con los plazos a continuación:
Plazo de rendición de cuentas Día de pago
Desde el día 15 del mes anterior hasta el día 25 del mes Dia 5
anterior
Desde el día 26 al mes anterior al día 14 del mes actual Dia 20
10. El sistema RD Aptus no permite la solicitud de un nuevo pago inicial sin contabilizar un pago
inicial abierto, a menos que se encuentre cancelado.
11. Si el anticipo no se utiliza en su totalidad para cubrir los gastos autorizados, deberá ser
devuelto dentro de los 15 (quince) días, a la cuenta que se indica a continuación:
País Cuenta
México BENEFICIARIO: SEAL TELECOM S DE RL

DE CV
RFC:
BANCO: BBVA BANCOMER
CUENTA: 0111439472
CLABE: 012180001114394726
Chile SEAL TELECOM SOLUCIONES DE

INTEGRACIÓN CHILE SPA.
RUT 76.962.871-1
BANCO: ITAÚ
CUENTA: 221418137
Argentina SEAL SOLUCION DE INTEGRACION SRL

CUIT: 30-71566047

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BANCO: GALICIA
CUENTA: 985-4 358-1
CBU: 0070358920000000985413
SUCURSAL 358 PUERTO MADERO
Perú SEAL TELECOM COMERCIO E SERVICIOS

DE TELECOMUNICACIONES SUCURSAL
PERU LTDA
RUC: 20607791156
BANCO: BBVA
CUENTA: 0011 0364 0100042975 71
CUENTA INTERBANCARIA: 011 364
00010004297571
Colombia SEAL SOLUCION DE INTEGRACION

NIT: 901038027
BANCO: BANCOLOMBIA
CUENTA: 69079117972
SEAL TELECOM INTEGRATIONS COSTA

RICA SOCIEDAD
Costa Rica
BANCO: LAFISE
CUENTA: CR13011400007914111215
12. El comprobante de depósito debe adjuntarse a la rendición de cuentas como confirmación

del depósito, y enviar un correo electrónico con dicho documento, al jefe inmediato y a
contasapagar@convergint.com y contasareceber@convergint.com informando el anticipo y
número de informe vinculado.
13. El anticipo no devuelto dentro del plazo establecido puede, a criterio exclusivo de la empresa,
resultar en un descuento en la nómina del respectivo empleado. El descuento será total y no
parcial.

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Guías para viajes
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5.7.3 Divergencias y excepciones de reglas
1. Todas las excepciones a la política deben ser sometidas a análisis por el supervisor inmediato
del empleado que realizó el gasto y previamente aprobadas por el V. P y/o CEO.
a. Comunicación de irregularidades
2. Cualquier sospecha de fraude o problema debe remitirse al Canal de Quejas a través de Seal
Ethics para su investigación.
5.7.4 Responsabilidades
1. Empleado
a. El uso correcto de los recursos de la empresa;
b. Prueba de los gastos incurridos;
c. La finalización de la Rendición de Cuentas en el sistema RD Aptus dentro del plazo
establecido
2. Facilites
a. Definir y modificar los parámetros establecidos en esta política;
b. Validar los Reportes de Gastos, observando si las solicitudes y recibos están de
acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Regla.
3. Supervisor inmediato de área:
a. Revisión y aprobación de reembolsos dentro de las reglas establecidas en esta
política.
4. Cuentas a pagar:
a. Anticipos, compensaciones y seguimiento de la rendición de cuentas;
5. Departamento financiero
a. Recibir y validar la rendición de cuentas de los anticipos y gastos incurridos en
caso de ser debidamente aprobados, efectuando la liquidación de la diferencia y
pagos.
5.8. Llamadas telefónicas
1. Para los empleados que no cuenten con un teléfono celular corporativo, y cuando no haya acceso
a internet, el reembolso se realizará de la siguiente manera:

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a. Nacional - Límite máximo según cada país, corroborar con el departamento de

Facilities y country mánager, en el momento de trabajar, con presentación de la respectiva
factura telefónica;
b. Internacional - El empleado puede adquirir un chip, de acuerdo con la política
vigente en cada país, previa autorización del supervisor inmediato.
El reembolso telefónico solo se realizará previa aprobación del supervisor inmediato de área,
con justificación, y el supervisor inmediato es el responsable de analizar e informar al área
responsable. Y presentación de comprobante de gastos, que contenga fecha, nombre del
empleado, número de teléfono, información del viaje/proyecto.
Es necesario especificar la fecha del gasto y la fecha de emisión de factura como nota dentro
de comentarios en sistemas RD Aptus.
5.9. Gastos de viaje reembolsables
1. Los gastos de viaje son los costos y gastos incurridos en relación con la actividad laboral de un
empleado realizada fuera de su residencia permanente y su lugar de trabajo normal y permanente.
5.10. Gastos no reembolsables

1. Los gastos reembolsables no incluyen actividades de entretenimiento de ningún tipo, compra de
ropa, peluquería, higiene, repelentes, cigarrillos, medicación (excepción, si las circunstancias
laborales los requieren, revisar antes con área de Facilities), propinas, obsequios y bebidas
alcohólicas. Los costos indirectos, tales como: gastos con la compra de ropa adecuada, maletas,
entre otros artículos personales, se consideran costos personales y no deben declararse gastos de
viaje.
2. Seal Telecom no reembolsará los gastos de viaje de fin de semana que no sean necesarios y
aprobados, por ejemplo, cuando los viajes de negocios no requieran continuar la semana siguiente.
3. Los empleados deben traer su equipo de trabajo (notebooks, cargadores) y equipo de

seguridad (EPI y uniforme), y estos gastos no son reembolsables.

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Código: Revisión
Fecha Página
Guías para viajes
25/08/2021 18 de 25
5.11. Responsabilidades
A. Empleado:
1. El empleado que viaja debe cumplir con las rutas, aerolíneas, hoteles, etc. según lo indique
Seal Telecom o la agencia contratada en nombre de Seal Telecom, a fin de obtener tarifas
más favorables.
2. El empleado es responsable del correcto uso de los recursos y constancia de los gastos
incurridos, así como del correcto cumplimento del formulario de Informe de Gastos dentro del
plazo estipulado en la política de la empresa (30 días después de incurrido en el gasto) a
través de la plataforma ofrecida por la empresa.
3. El empleado que viaja es responsable de su viaje, y es su deber verificar los boletos

electrónicos y las reservas emitidas, buscar la información necesaria antes de la fecha de su
viaje y no realizar un viaje sin tener toda la ruta / hotel confirmado, por lo tanto, evitando
problemas y / o costos adicionales.
4. Si el empleado identifica irregularidades o divergencias en su solicitud, notifique

inmediatamente al área de Facilities o la agencia de viajes contratada.
B. Compañía
1. Es responsabilidad de Seal Telecom definir, cambiar y actualizar los parámetros establecidos

en esta Política, para aprobar las solicitudes de viajes y reembolsos de gastos si están de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
2. Seal Telecom se reserva el derecho de establecer medios, métodos y otras condiciones de

viaje consistentes con los objetivos comerciales.
C. Departamento de Facilities: es el departamento responsable de apoyar y ayudar al

colega, además de verificar que todos los gastos estén dentro de la política.
1. Validar la rendición de cuentas del anticipo y los gastos incurridos si se aprueba debidamente.
2. Realizar la liquidación de la diferencia y pagos y la cancelación de partidas pendientes,

siempre que la presentación del informe y notas se encuentren dentro de los parámetros
requeridos por la empresa.

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Fecha Página
Guías para viajes
25/08/2021 19 de 25
D. CEO y V.P – Son el Director ejecutivo y Vicepresidente respectivamente, para la

región de Latam
1. Validar y aprobar excepciones de políticas
2. Solicitar justificaciones e información
5.12. Excepciones
1. Todas las excepciones a estas pautas deben ser sometidas a revisión por el supervisor
inmediato y el Director ejecutivo.
6. CONTROL DE PROCESOS
Los indicadores de desempeño no son aplicables para este proceso.
7. CONTROL DE REGISTRO DE CALIDAD

No hay registro que controlar.
8. HISTORIA DE CAMBIOS
REVISIÓN FECHA NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

00 25/08/2021 Emisión inicial.

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Guías para viajes
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FIRMA DE ACEPTACIÓN
OSCAR QUINTANA CROVETTO

Yo ___________________________________ confirmo que he leído y estoy de acuerdo con lo
antes descrito y me apegaré a dicho reglamento teniendo en cuenta que podrá haber sanciones
en caso de no cumplirlo, y que de no entregar los documentos solicitados para la rendición de
reembolsos no se me hará el pago de dichos gastos.
OSCAR QUINTANA CROVETTO

Nombre __________________
06/09/22
Fecha ___________________
Firma ____________________

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Guías para viajes
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ANEXO 1 EJEMPLOS DE TICKETS

No se aceptan recibos, control de horarios de estacionamiento, copias ilegibles y borradas y fotos
Ejemplos no aceptados:
Factura arrugada con información Factura que no se pueden ver en su

incompleta totalidad
Factura fuera de lugar Factura borrosa

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Guías para viajes
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EJEMPLOS LEGIBLES QUE SE ACEPTAN
No presentar las facturas/cupones de acuerdo con la política resultará en ningún reembolso. La

empresa no puede deducir gastos sin prueba de impuestos y estará sujeta a impuestos sobre la renta
adicionales.

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Guías para viajes
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ANEXO 2 - FACTURA DE TELÉFONO

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Guías para viajes
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ANEXO 3 –
Transporte En la rendición de cuentas por transporte en el campo “Observaciones”, se

debe incluir la siguiente información:
a. fecha y hora;
b. la dirección de los lugares de origen y destino;
c. justificación del uso del transporte; fecha y hora;
d. la dirección de los lugares de origen y destino;
e. justificación del uso del transporte;
Responsabilidad Con vehículo propio, el monto del reembolso será de acuerdo con la tabla
en el uso de anexo “A. Tabla de estándares por país”; por encima de dichos montos Se
vehículo propio pagará el tope pactado. Este gasto siempre debe estar vinculado a un
proyecto.
Esta cantidad ya incluye los gastos de combustible, mantenimiento y seguro
del vehículo utilizado.
En la página de responsabilidad del sistema RD Aptus, se debe
informar la Dirección de origen y la Dirección de destino; el sistema
calculará automáticamente el kilometraje recorrido, utilizando los datos
proporcionados por el sistema Google Maps.
No se reembolsarán los gastos de desplazamiento desde la residencia hasta
las instalaciones de la empresa y viceversa.
Los gastos de estacionamiento y peaje se reembolsarán al utilizar su propio
vehículo, dentro del camino utilizado para realizar la obra.
Responsabilidad Los gastos se reembolsarán si el uso se aprueba previamente de acuerdo

en el uso de taxis con la Política de viajes.
Este gasto siempre debe estar vinculado a un proyecto.
En el campo de Observaciones de Responsabilidad se debe incluir el código
postal de origen y destino y el motivo de uso del Taxi. Ejemplo: reunión con
cliente BNDES, servicio de mantenimiento Usiminas MCU, etc.
Las comidas diarias (cuando no estén incluidas en el alojamiento) serán
Responsabilidad
reembolsadas de acuerdo con la tabla anexo “A. Tabla de estándares por
de las comidas país”

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Código: Revisión
Fecha Página
Guías para viajes
25/08/2021 25 de 25
Para los empleados que no cuenten con teléfono celular corporativo y se

Llamadas
encuentren de viaje, deberán verificar los valores, de acuerdo con la Política
telefónicas/Internet de Reembolso.
IMPORTANTE: Deben venir todas las hojas de la cuenta para verificar el

nombre del titular de la línea y el valor de la cuenta, así como los días del
gasto de datos o llamadas. Porque solo reembolsaremos cantidades cuya
línea telefónica esté a nombre del empleado. Cualquier otro dato puede
estar “oculto” según ANEXO II - Factura de teléfono.
Todos los gastos incurridos con clientes o socios deben ser aprobados
Gastos con
previamente por correo electrónico del Director de Área, Vicepresidente o
clientes o socios CEO, con el motivo del gasto (proyecto en negociación o en curso, interés
en una asociación, nuevos negocios) y el rango de valor hasta ser usado.
Se debe adjuntar al sistema el recibo del Correo, con la fecha, remitente y

Correo
destinatario, declaración de contenido y valor.
Se reembolsarán siempre que se cumpla el PO.000 - Política de formación
Cursos y formación
y certificaciones.
Medicina y Exámenes/prueba COVID: Deben ser realizados por el plan de salud, no se
seguridad permitirá el reembolso de estos gastos. Excepto en los casos que se
ocupacional aprueben previamente para la continuidad de un proyecto referido, según
PO - 000 - Política COVID.

25

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SISTEMA DE GESTIÓN IT.06.01 00

GUÍAS PARA VIAJES

5.3.6. Vehículo de aplicación........................................................8

5.7.1. Reglas para anticipos………………………………………………..………….11

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

5.7.2 Responsabilidad del anticipo ……………............................................13

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

• Sistema de Gestión: conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una

• Anexo A. Tabla de estándares por país

5.1. SOLICITUD DE VIAJE

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

8. Los viajeros pueden participar en programas de kilometraje aéreo, alquiler de automóviles o

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

o En este caso, el alojamiento (hoteles y airbnb), el transporte (aéreo / arrendamiento)

3. La ubicación del hotel debe estar cerca del cliente

4. El empleado no puede permanecer en un estándar de alojamiento diferente al que determine

5. Esta diferencia se registrará en la solicitud de viaje y requiere la autorización del superior

6. Tarifas diarias máximas en el territorio nacional:

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

5.3.1. Transporte aéreo

4. En caso de necesidad de reprogramación, el solicitante deberá, obligatoriamente, comunicarse y

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

2. El envío de cualquier material de Seal Telecom debe estar justificado.

5.3.3. Transporte de tierra

2. En la rendición de cuentas por transporte en el campo “Observaciones”, se debe incluir la

5.3.4. Uso de vehículo propio

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

1. El supervisor inmediato será el encargado de la compra y/o reserva del boleto

2. Si hay necesidad de reprogramación, el solicitante debe, obligatoriamente, comunicar y

5.3.6. Vehículo de aplicación

5.3.7. Uso de taxi

1. Se permite el uso de taxi, cuando no exista la posibilidad de que el trayecto se realice en

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

5.3.8. Renta de vehículos

3. No se permite el uso privado de un auto de alquiler para trabajar.

5. Los gastos de combustible, peajes, estacionamiento y lavado, de ser necesario, serán

5.4. SEGURO DE VIAJE

2. El empleado debe leer la Póliza para verificar la cobertura.

3. En caso de accidente, deberán contactar directamente con la agencia de viajes / seguro.

5.4.1. Requisitos para viajes nacionales e internacionales

1. El empleado es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos relacionados con

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

2. El empleado también es responsable de la validez de los documentos presentados. (visa,

3. En caso de accidente, deben comunicarse directamente con la agencia de viajes/seguros.

5.5. Tarjetas de crédito corporativas (países aplicables).

5.6. Comida de viaje

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

5.7. Anticipo de gastos

5.7.1 Reglas para anticipos

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

2. No se permite el pago por adelantado por más de 15 días

5.7.2 Responsabilidad del anticipo

3. Los gastos deben contabilizarse en la fecha en que se realizaron, el tipo de gasto y el

4. En los casos de solicitudes de reembolso que se refieran al mismo proceso de viaje o

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

Plazo de rendición de cuentas Día de pago

Desde el día 26 al mes anterior al día 14 del mes actual Dia 20

México BENEFICIARIO: SEAL TELECOM S DE RL

Chile SEAL TELECOM SOLUCIONES DE

Argentina SEAL SOLUCION DE INTEGRACION SRL

Elaboración: Lisete Ullmann Revisión Aline Vitorino Aprobación: CFO

Perú SEAL TELECOM COMERCIO E SERVICIOS

Colombia SEAL SOLUCION DE INTEGRACION