Fecha: 02/05/2022

Reclutamiento, Selección e Ingreso de Doc: OMIA.RH.04

Personal Rev.:9
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Emitió Revisó Aprobó

Recursos Humanos Gerente CEO

Recursos Humanos

1. OBJETO

Establecer el procedimiento de reclutamiento, selección e ingreso de Personal,

desde el momento en que se detecta la necesidad de cubrir una vacante hasta
la incorporación de personal.

2. ALCANCE

Para todo el personal de OMIA Colombia S.A.S., desde la detección de la

necesidad hasta la asignación efectiva del candidato a su puesto de trabajo.

3. RESPONSABLES

CEO
MT – Management Team
Gerente de Recursos Humanos
Coordinador de Selección y Bienestar
Analista de Selección
Auxiliar de Selección y Bienestar
Responsable del área Solicitante
Responsable de áreas participantes en la inducción

4. PROCEDIMIENTO

Para la compañía, las personas son sin duda la clave del éxito de sus
negocios, es por ello por lo que el proceso de reclutamiento, selección e
ingreso de personal es considerado un proceso estratégico, siendo ésta una
práctica formal y profesional con etapas bien definidas.
A continuación, se describen en forma detallada las etapas y a modo de
resumen se adjunta el Fl.OMIA.RH.04.01-Flujograma del Proceso.

4.1 Necesidad de Staffing

OMIA.RH.04-Rev.9_Procedimiento

La necesidad de cubrimiento de una vacante es detectada principalmente por

una de las áreas y su origen puede darse por varias causas:
− Nuevo proyecto: El cumplimiento del staffing temprano es requisito
mandatorio para la realización del ORA (Evaluación del Riesgo
Operacional), OMIA ha desarrollado una herramienta estratégica que
permite proyectar las necesidades de selección de un proyecto en forma
temprana y poder analizar de esta manera sus posibilidades de realización
o en su caso, las necesidades de reclutamiento que serán requeridas,
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buscando con ello optimizar tiempos, reducir riesgos y garantizar la

viabilidad del proyecto.

− Nuevo puesto: En función del crecimiento y expansión de los negocios,

nuevos desarrollos y las nuevas necesidades que se requieran a partir de
esta expansión surgen nuevos puestos dentro de la empresa.

− Vacante en puesto existente: Esta posibilidad surge a su vez de varias

causas, entre ellas está la existencia de una vacante por renuncia,
desvinculación y/o promoción de un empleado de la empresa.

Cualquiera sea la situación anteriormente descrita el solicitante (Management

Team (MT), Coordinadores de Contrato/de Servicios/Áreas/Gerente) debe
diligenciar y enviar al Coordinador de Selección y Bienestar la Planilla,
Pl.OMIA.RH.04-02-Solicitud de Puesto, con todas las firmas respectivas, quien
solicita la posición (MT, Coordinadores de Contrato/ de
Servicios/Áreas/Gerentes), el jefe inmediatamente superior (solo VP/Gerentes),
el Coordinador de Selección y Bienestar o el Gerente de Recursos Humanos;
esta planilla aplica solo para los perfiles con educación igual o superior a
Profesionales (no aplica para el arranque de un nuevo Proyecto/Sede, ni para
los cargos que se publiquen por los prestadores locales del Servicio Público de
Empleo en cada proyecto); para solicitar cargos con educación inferior, se debe
enviar un comunicado formal (correo electrónico) a la Coordinación de
Selección y Bienestar.

Recibida la Planilla, el Coordinador de Selección y Bienestar procede a los

pasos que a continuación se describen.

4.2 Especificación del perfil

Una clara y precisa especificación de las características del puesto, garantiza la

focalización de la búsqueda del candidato con la experiencia y competencias
adecuadas, para lograr con ello una performance exitosa en la función.

Para esto, el Coordinador de Selección y Bienestar trabaja junto con los

Coordinadores de Contrato/de Servicios/ área/Gerentes para definir el alcance
y perfil de una nueva posición a cubrir, diligenciando el Anexo,
An.OMIA.RH.04-03-Descripción de Cargo, especificando la misión,
competencias y funciones, requeridos para ocupar dicho puesto o remitiéndose
a la estandarización de perfiles de acuerdo con la Resolución 2616/2016 en el
OMIA.RH.04-Rev.9_Procedimiento

documento 06072016 - Anexo Técnico Estandarización de Perfiles

Ocupacionales, cuando aplique.´

Es responsabilidad de cada Coordinador de Contrato/Servicios/Área/Gerente

solicitante, el cumplimiento de todo lo especificado en el ítem de Formación de
cada Descripción de Cargo.

4.2.1 Modalidad de contratación

Es la primera definición que se debe tener en cuenta. La misma se rige de

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acuerdo con la legislación laboral colombiana vigente y/o convencional vigente.

4.2.2 Análisis de la Posición

Recursos Humanos revisa el análisis de estructura y compensación en

términos de competitividad externa y equidad interna, aplicando el sistema
vigente alineado a la estrategia de compensaciones de la Compañía. Dicho
análisis se comunica a quién solicita la búsqueda. El detalle de la metodología
vigente se encuentra en el procedimiento OMIA.RH.08- Compensaciones.

4.2.3 Publicación de búsqueda

El Coordinador de Selección y Bienestar informa al área solicitante la estrategia

más adecuada para cubrir la búsqueda. Salvo mediante justificación por parte
de dicha área, la búsqueda se publica en forma abierta.

Se llama búsqueda abierta a aquella que se publica de forma externa.

A modo de ejemplo se citan algunas fuentes para la apertura de una nueva

búsqueda externa:

− Sitios web de búsquedas laborales (elempleo.com, Servicio Público de

Empleo -SPE-, Agencia Pública de Empleo del Sena -APE-, Redes
Sociales, etc.).
− Instituciones Educativas como el SENA.

4.2.4 Sistema Público de Empleo

− Toda contratación de mano de obra calificada y no calificada asignada a los

contratos u órdenes de servicios de los campos/yacimientos se realizará
siguiendo la metodología señalada en el Decreto 1668 de 2016 y demás
normatividad relacionada con el SPE. El Coordinador de Selección y
Bienestar asegurará su cumplimiento. No incluye personal asociado a la
Coordinación de Contratos, Staff, Sede Principal o cargos transversales,
éstos se publicarán por prestadores autorizados por el SPE a nivel
nacional.

− Se deberá tener en cuenta de generar los registros solicitados por los

clientes.

4.2.5 Búsqueda confidencial

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Si una búsqueda fuera solicitada en forma confidencial por parte del área
solicitante, el Coordinador de Selección y Bienestar es responsable de
seleccionar aquellas fuentes de reclutamiento externo que mejor respondan a
las características de la búsqueda solicitada.
Las etapas del proceso de selección en una búsqueda confidencial guardan
similar modalidad a la gestión de una búsqueda abierta con la excepción que
no es de público conocimiento por la Compañía, sino sólo por las partes
intervinientes con sus aprobaciones necesarias.
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4.3 Reclutamiento

En esta etapa se evalúan los currículos de los candidatos que han aplicado a la
búsqueda a través de todos los canales o fuentes elegidos al momento de
publicar la vacante y en base al perfil definido.

4.3.1 Criterios para tener en cuenta para la preselección de Hoja de Vida (HV)

Edad de candidatos: se rige sin excepción por la legislación vigente. Es

política de la Compañía no emplear ninguna persona menor a la edad mínima
legal del país, lo cual es convenientemente comunicado, documentado y
mantenido por medio de su Código de Conducta y su guía de cumplimiento.

Diversidad: Atraer, reclutar y retener es clave para el negocio. El desafío es

ofrecer oportunidades atractivas y competitivas para un público diverso en
términos de género, religión, raza.

Familiares directos: Los familiares directos (padres, hermanos, cónyuges) no

pueden desarrollar tareas en las mismas áreas, ni en áreas que estén
directamente relacionadas entre sí. La excepcionalidad de algún caso será
analizada por Recursos Humanos y el CEO.

Hijos de empleados: Podrán ingresar siempre y cuando cumplan los

requerimientos del puesto a cubrir y se haya realizado el proceso vigente de
selección que se describe en este procedimiento. Se privilegiará aquellos que
hayan participado en pasantías o prácticas laborales similares.

Al respecto se fijan las siguientes condiciones para ser incluidos dentro del
proceso:

− No podrán realizar tareas en las mismas áreas en las que se desempeñen

sus padres, ni en áreas que estén directamente relacionadas entre sí. La
excepcionalidad de algún caso será analizada por Recursos Humanos y el
CEO.

− Los hijos de los Directivos solo podrán ingresar con la aprobación del
Management Team (MT) a través de un comunicado formal (correo
electrónico) a la Gerencia de Recursos Humanos.

4.4 Proceso de selección

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En esta etapa del proceso se recorren los diferentes pasos que permiten
conocer en profundidad el perfil laboral de los candidatos que fueron
seleccionados en base a las diferentes fuentes consultadas. Con la información
reunida es posible elegir al mejor candidato para la posición.

Para las etapas del proceso de selección de candidato interno o externo, se

deben respetar las siguientes instancias:
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4.4.1 Entrevistas a cargo del Área de Talento

El Coordinador de Selección y Bienestar y/o Analista de Selección llevan a

cabo las entrevistas con los candidatos que hayan sido remitidos o reclutados;
dicha entrevista aplica solo para los cargos calificados, es decir, perfiles con
educación Profesional en adelante o Administrativos, y su principal objetivo es
la evaluación de competencias de OMIA Vs el resultado de las pruebas
psicotécnicas y perfil (Nivel Educativo y Experiencia Laboral) del candidato, no
se centra en la parte técnica de cada perfil.
Al término de las entrevistas, se presenta al área solicitante y en los plazos
previamente definidos y consensuados indicados en el apartado “Tiempos”, de
la planilla, Pl.OMIA.RH.04-01 Solicitud de Puesto, una terna con los candidatos
que mejor se adapten al perfil.

4.4.2 Entrevista a cargo del área solicitante

El responsable del área debe entrevistar a quienes fueron previamente

seleccionados por el área de Selección. De acuerdo con el tipo de búsqueda y
el perfil del candidato que se desea cubrir, el área puede solicitar se realice una
nueva entrevista con un nivel superior del área en la que va a trabajar (jefe
inmediatamente superior). El área que entrevista focaliza su atención en el
conocimiento y experiencia técnica, además de tener siempre presente cómo el
candidato se va a adaptar al equipo y a las responsabilidades que el puesto
requiera.

Una vez finalizada la terna de entrevistas, el responsable del área solicitante

informa al área de Selección acerca de quien considera debe seguir con el
proceso y cuál sería el Nivel Ocupacional, de acuerdo con el Profesiograma en
el que se deben enfocar los exámenes médicos pre ocupacionales como, por
ejemplo, trabajo seguro en alturas, manejo defensivo, espacios confinados, etc.

Con el fin de poder resumir y dejar por escrito las percepciones del candidato
seleccionado, dicho responsable debe entregar al área de Selección la Planilla,
Pl.OMIA.RH.04.04-Entrevista de Selección, este documento aplica para los
perfiles con educación igual o superior a Profesionales (no aplica para el
arranque de un nuevo Proyecto/Sede), y se diligencia solo para la persona que
continúa el proceso.
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4.4.3 Candidatos internos

Se refiere a una promoción interna si el colaborador aplica de acuerdo con su

perfil a un nivel superior a su actual nivel. El candidato interno surge por:

− Plan de sucesión: En caso de que la búsqueda sea confidencial o tenga un

sucesor identificado por jefe y validado por el área de Selección.

Este proceso interno de promoción debe tener información cualitativa y

complementaria que puede agilizar el proceso; dicha información se obtiene de:
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− Resultados del proceso de la Evaluación del Desempeño

− Referencia de los jefes que haya tenido en la organización

4.4.4 Otras Evaluaciones y/o pasos posibles dentro del proceso

− Pruebas Psicotécnicas (Comportamiento, Personalidad e Inteligencia),

estas pruebas se aplican vía Online antes de la entrevista con el área de
Selección y serán solo para los perfiles con educación igual o superior a
Profesionales, administrativos y con perfil de conductor.

− Evaluación de idioma: Siempre que la posición requiera un dominio en

idioma se puede realizar un examen técnico formal en el cual se evalúe al
candidato en el conocimiento de dicho idioma.

− Prueba técnica: Siempre que la posición requiera un conocimiento

específico que deba ser comprobado por una prueba técnica, se utilizará
como complementaria a una entrevista.
Esta prueba debe ser elaborada, aplicada y calificada por el área solicitante
o jefe inmediato.

− Entrevistas adicionales: Tanto el área solicitante como la de Selección

pueden solicitar que una terna de candidatos o el candidato finalista sea
entrevistado por otro referente de la misma área u otra área con la que se
relacione.

− Estudio de Seguridad: Dicho estudio se realiza de acuerdo con la solicitud

del cliente y se hace través de una empresa certificada para tal fin con la
previa autorización del candidato diligenciando la Planilla, Pl.OMIA.RH.04-
05-Autorización para la Obtención de Información por parte de OMIA y el
formato que la empresa certificada designe.

− SAGRILAFT/FPADM: Durante el proceso de selección y

previo a la contratación del candidato seleccionado, se
realizarán las revisiones relativas en el “sistema de
autocontrol, prevención y gestión de riesgos contra el
lavado de activos, financiación al terrorismo y
financiamiento de la proliferación de armas de
destrucción masiva (SAGRILAFT/FPADM)”.

4.4.5 Lista de Chequeo Documentos Recibidos

OMIA.RH.04-Rev.9_Procedimiento

Finalizado el proceso de selección y confirmada la persona que cubre el

puesto, se procede a realizar la solicitud de toda la documentación que debe
entregar en copia el candidato al área de Selección. Se adjunta la Planilla,
Pl.OMIA.RH.04.06-Lista de Chequeo Documentos Recibidos. Dichos
documentos deben ser verificados por el Analista de Selección y/o Analista de
Recursos Humanos en el proyecto que aplique; si los documentos no pueden
ser verificados antes de la contratación, se enviará correo al responsable del
área solicitante para su aval de ingreso sin la respectiva verificación, por
consiguiente, el Analista de Selección es el responsable de la verificación
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posterior a la contratación y de detectarse algún fraude, se procederá de

acuerdo con lo descrito en el Reglamento Interno de Trabajo, Capitulo II,
Parágrafo 1.
Para los casos que se requiera, se adjunta la planilla Pl.OMIA.RH.04-05-
Autorización para la Obtención de Información, esta última de acuerdo con la
Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Protección de Datos Personales”.

4.4.6 Examen médico ocupacional de ingreso

− Para la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, se

seguirá el siguiente el esquema:

A. Se requiere de información del cargo como funciones, actividades a realizar

y los riesgos de exposición que tendrá cada candidato para área de talento
y/o el responsable del área solicitante.
B. En los proyectos, son los Analistas de Administración los encargados de
notificar a cada candidato.

El detalle de la metodología para los exámenes médicos de ingreso se

encuentra descrito en el procedimiento OMIA.CSMA.13.

4.4.7 Propuesta Económica

Una vez obtenido el resultado “apto” del examen pre ocupacional y finalizadas
todas las evaluaciones, verificaciones, entrevistas definidas y recolección de
OMIA.RH.04-Rev.9_Procedimiento

los documentos recibidos, el área de Selección envía por correo electrónico la

propuesta económica al candidato finalista. Dicha propuesta será firmada en
conformidad tanto por la Gerencia de Recursos Humanos como por el
candidato finalista. En caso de que sea necesario se incluirán las firmas de
aquellos niveles que se requiera.

A modo de ser utilizado como ejemplo se adjunta la Planilla modelo

Pl.OMIA.RH.04.07-Propuesta Económica, que deberá ser adaptada según
legislación laboral vigente y compensación total ofrecida.
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Una vez firmada la propuesta, el área de Selección entrega una copia firmada
para el empleado y el original se deja archivado en la carpeta de éste.

La propuesta económica deberá contar con el visto bueno de la Presidencia o

Vicepresidencia solicitante y deberá asegurar el equilibrio salarial en relación
con los puestos pares existentes en la organización.
No aplica para cargos donde el cliente asigna los salarios del personal.

4.4.8 Incorporación del Candidato

Finalizado el proceso de selección y confirmada la persona que cubre el

puesto, se procede a realizar la alta administrativa del nuevo empleado y la
solicitud de todas las herramientas y permisos de trabajo previo a su ingreso;
con el fin de considerar las acciones mínimas e imprescindibles.
El Gerente de Recursos Humanos solicitará correo electrónico y usuario al
nuevo empleado y el jefe inmediato solicitará los equipos, materiales,
herramientas (celular, PC, etc.) y demás permisos de trabajo (acceso a SAP),
cuando aplique, previo a su ingreso.

Cabe destacar que no es posible proceder al ingreso de un nuevo colaborador

de no mediar el alta y/o permiso de trabajo o cualquier otra habilitación y
seguros requeridos.
4.4.9 Inducción a la compañía

Ante la incorporación de una nueva persona a la empresa, el Auxiliar de

Selección debe dirigir la capacitación de inducción entregando el material
institucional de OMIA, así como todo material de información local ya sea en
físico o virtual y programación de la Agenda de Inducción-Reinducción a las
áreas correspondientes.

Asimismo, el nuevo colaborador participa de charlas y entrenamientos

introductorios con referentes internos de la compañía para lo cual se debe
firmar por cada referente interno la Planilla, Pl.OMIA.RH.01-07-Agenda de
Inducción-reinducción, según la especialidad para que el nuevo empleado
tenga una rápida inducción al negocio y las áreas que lo componen.
Se adjunta la Planilla, Pl.OMIA.RH.04.08-Kit básico de Inducción, el cual
resume el material de inducción a entregar al colaborador, siendo ésta, una
propuesta mínima con la posibilidad de adaptarlo y agregar más información
y/o entrenamiento de acuerdo con cada necesidad.
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4.4.10 Encuesta de ingreso

Luego de treinta (30) días de efectuado el ingreso, el nuevo empleado debe

completar la encuesta de ingreso mediante la Planilla, Pl.OMIA.RH.04.09-
Encuesta de Ingreso, proporcionada por el Coordinador de Selección y
Bienestar. En base a los resultados, se analiza la necesidad de profundizar
algún tema en particular con el nuevo empleado o su jefe directo.
Dicha encuesta, aplica solo para el personal con correo corporativo.
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4.5 Indicadores de Gestión

A efectos de contar con indicadores en la gestión de selección e ingresos, el

Gerente de Recursos Humanos debe llevar un registro de los ingresos.

4.5.1 Indicadores anuales, para los que se requieren datos reportados

mensualmente

− Número total de ingresos por nivel

− Número de profesionales ingenieros / total de ingresos
− Número de profesionales no ingenieros/ total de ingresos
− Número de mujeres / total de ingreso
− Número Rotaciones voluntarias / total de empleados
− Número de búsquedas publicadas internamente/ búsquedas publicadas
externamente

4.5.2 Indicadores por búsqueda que deben ser tenidos en cuenta como
indicador de gestión:

− Fuentes consultadas
− Cantidad de Cvs recibidos
− Tiempos de búsqueda: tiempo general de todo el proceso y particular de
cada etapa.
− Postulaciones internas vs externas cuando corresponda
− Costos incurridos

4.6 Costos

Todos los costos asociados al proceso de selección, así como también

aquellos asociados a la incorporación de candidatos corren por cuenta del área
solicitante.

5. REFERENCIAS

OMIA.CSMA.13- Medicina Preventiva

Pl.OMIA.RH.01-07-Agenda de Inducción-Reinducción
Decreto 1668 de 2013

Adjuntos
OMIA.RH.04-Rev.9_Procedimiento

Fl.OMIA.RH.04-01.Rev.3-Flujograma del Proceso

Pl.OMIA.RH.04-02.Rev.6-Solicitud de Puesto
Pl.OMIA.RH.04-03.Rev.4-Descripción de Cargo
Pl.OMIA.RH.04-04.Rev.3-Entrevista de Selección
Pl.OMIA.RH.04-05.Rev.1-Autorización Estudio de Seguridad
Pl.OMIA.RH.04-06.Rev.4-Lista de Chequeo Documentos Recibidos
Pl.OMIA.RH.04-07.Rev.1-Propuesta Económica
Pl.OMIA.RH.04-08.Rev.3-Kit básico de Inducción
Pl.OMIA.RH.04-09.Rev.2-Encuesta de Ingreso
Pl.OMIA.RH.04-10.Rev.2-Verificación de Referencia Laboral