ADMINSTRACION Y GESTION EMPRESARIAL

CONTABILIDAD II

SESION 1. SISTEMAS DE CONTROL DE

OPERACIONES CONTABLES

ALEJANDRO CUITLAHUAC VILLAR DUARTE

DEFINICIONES

Contabilidad

La contabilidad es una disciplina que tiene como objetivo principal el registro,

clasificación, análisis e interpretación de las operaciones económicas y financieras de
una entidad. Esta disciplina se ha convertido en una herramienta esencial para la toma
de decisiones empresariales, ya que proporciona información útil y confiable que
permite a los administradores y otros usuarios interesados, evaluar la situación
financiera y económica de la empresa, conocer el desempeño de las operaciones y
evaluar los resultados obtenidos.

La contabilidad se encarga de llevar a cabo un proceso de registro sistemático y

detallado de todas las transacciones financieras de la empresa, incluyendo compras,
ventas, ingresos, gastos, entre otras. Estas transacciones se registran en diferentes
libros contables, como el libro diario, el libro mayor y otros libros auxiliares.

Además, la contabilidad se encarga de preparar los estados financieros de la empresa,

que incluyen el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
Estos estados financieros muestran de manera clara y detallada la situación financiera
de la empresa, su capacidad de pago y la rentabilidad de sus operaciones.

Cargo

En contabilidad, un cargo se refiere a la registración de un incremento en una cuenta de

activo, gasto o pérdida, o a la reducción de una cuenta de ingreso o de pasivo en el libro
contable. Un cargo se representa en el debe de la cuenta contable, lo que indica que la
cuenta está recibiendo un aumento o una disminución.

Un cargo en contabilidad representa un registro contable que refleja el aumento o la

disminución en una cuenta contable específica, lo que permite llevar un control preciso
y detallado de las transacciones económicas y financieras de la empresa.

También se puede entender como el registro contable que se realiza para reflejar un
movimiento económico o financiero en la empresa. Es importante destacar que todo
cargo debe tener un contracargo, que es el registro contable que se hace en la otra
cuenta afectada por el movimiento, y que se representa en el haber de la cuenta
contable correspondiente.

Abono

un abono se refiere a la registración de una disminución en una cuenta de activo, gasto

o pérdida, o a un incremento en una cuenta de ingreso o de pasivo en el libro contable.
Un abono se representa en el haber de la cuenta contable, lo que indica que la cuenta
está recibiendo una reducción o un aumento.
un abono en contabilidad representa un registro contable que refleja la disminución o el
aumento en una cuenta contable específica, lo que permite llevar un control preciso y
detallado de las transacciones económicas y financieras de la empresa.

también se puede entender como el registro contable que se realiza para reflejar un
movimiento económico o financiero en la empresa. Es importante destacar que todo
abono debe tener un contraabono, que es el registro contable que se hace en la otra
cuenta afectada por el movimiento, y que se representa en el debe de la cuenta
contable correspondiente.

Movimiento

En contabilidad, un movimiento se refiere a cualquier transacción o evento que afecta

las cuentas contables de la empresa. Los movimientos pueden ser de diversos tipos,
como compras, ventas, pagos, cobros, depósitos, retiros, ajustes, entre otros.

Cada movimiento en contabilidad debe ser registrado en el libro contable mediante un

registro contable que represente su impacto en las cuentas afectadas. Este registro
contable se compone de un cargo en una cuenta y un abono en otra cuenta, de tal forma
que se mantenga el equilibrio contable.

Es importante destacar que todos los movimientos en contabilidad deben ser registrados
en el libro contable, ya que esto permite llevar un control preciso y detallado de las
transacciones económicas y financieras de la empresa. Además, el registro adecuado de
los movimientos permite generar estados financieros confiables y precisos, lo que a su
vez facilita la toma de decisiones en la empresa.

Representa cualquier transacción o evento que afecta las cuentas contables de la

empresa, y que debe ser registrado en el libro contable mediante un registro contable
adecuado.

Saldo

el saldo se refiere al valor resultante de la diferencia entre el total de los cargos y los
abonos registrados en una cuenta contable. El saldo indica la situación de la cuenta en
un momento determinado y representa el monto neto que la empresa tiene en dicha
cuenta.

El saldo de una cuenta puede ser de dos tipos: deudor o acreedor. Cuando el total de
cargos es mayor que el total de abonos, la cuenta tiene un saldo deudor, lo que indica
que la cuenta debe dinero a la empresa o que la empresa tiene un activo. Por otro lado,
cuando el total de abonos es mayor que el total de cargos, la cuenta tiene un saldo
acreedor, lo que indica que la empresa debe dinero a terceros o que la empresa tiene un
pasivo.

El saldo de una cuenta puede cambiar constantemente a medida que se registran nuevos
movimientos en la cuenta. Por ello, es necesario llevar un control preciso y detallado de
las transacciones económicas y financieras de la empresa para mantener actualizado el
saldo de las cuentas y poder tomar decisiones informadas en el futuro.
Catálogo de cuentas

es un listado detallado de todas las cuentas contables que utiliza una empresa para
registrar sus operaciones financieras y contables. El catálogo de cuentas es una
herramienta importante para la organización y clasificación de la información contable,
ya que permite llevar un registro detallado y sistemático de las transacciones financieras
de la empresa.

se estructura en forma jerárquica, y cada cuenta se identifica mediante un número o

código único. Las cuentas se agrupan según su naturaleza y función, y se clasifican en
diferentes categorías, como cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de ingreso,
cuentas de gasto, cuentas de capital, entre otras. Esta estructura jerárquica permite
una fácil identificación y clasificación de las cuentas contables, lo que a su vez facilita
la elaboración de los estados financieros y el análisis de la información contable.

El catálogo de cuentas es una herramienta fundamental para la contabilidad de una

empresa, ya que permite una gestión eficiente y organizada de las transacciones
financieras. Además, permite una fácil integración de los diferentes sistemas contables y
financieros que se utilizan en la empresa, lo que reduce el riesgo de errores y simplifica
el proceso de consolidación de la información contable.

En resumen, un catálogo de cuentas es un listado detallado de todas las cuentas

contables utilizadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras y
contables. El catálogo de cuentas es una herramienta fundamental para la organización
y clasificación de la información contable, y permite una gestión eficiente y organizada
de las transacciones financieras de la empresa.

Sistema de Diario mayor único

Un sistema de diario mayor único en contabilidad es un método de registro contable en

el que todas las transacciones financieras de una empresa se registran en un solo libro
contable, conocido como diario mayor. En este sistema, todas las cuentas contables,
tanto de activos como de pasivos, ingresos y gastos, se registran en un solo libro, lo que
simplifica el proceso de registro y facilita la identificación de los movimientos contables.

En este sistema, cada transacción financiera se registra en el diario mayor con una
descripción detallada de la transacción, incluyendo la fecha, la cuenta contable
afectada, el importe y una breve descripción de la operación. Cada cuenta contable se
representa en el diario mayor mediante una columna, lo que permite una fácil
identificación y registro de los movimientos contables.

El sistema de diario mayor único se utiliza comúnmente en empresas pequeñas y

medianas, donde las transacciones financieras son menos complejas y el volumen de
transacciones es menor. Este sistema es más sencillo y económico que otros sistemas de
registro contable, ya que requiere menos libros contables y menos trabajo de
mantenimiento y actualización.

Sistema de Diario de Diario y de caja

Un sistema de diario de diario y de caja en contabilidad es un método de registro
contable en el que se utilizan dos libros contables separados: el diario y el libro de caja.
En este sistema, todas las transacciones financieras que involucren efectivo se registran
en el libro de caja, mientras que todas las demás transacciones se registran en el diario.

El libro de caja es un registro detallado de todas las entradas y salidas de efectivo de la

empresa, incluyendo todas las transacciones en efectivo, tales como ventas, compras,
pagos a proveedores, ingresos por cobrar y pagos por cobrar. Cada transacción se
registra en el libro de caja con la fecha, la descripción de la operación, el importe y la
cuenta contable correspondiente.

El diario es un registro de todas las demás transacciones financieras que no involucren

efectivo, tales como las ventas a crédito, las compras a crédito, los pagos a crédito y
otros movimientos contables. En el diario se registran todas las operaciones financieras
de la empresa, incluyendo las transacciones de compra, venta, ingresos y gastos, y cada
transacción se registra con la fecha, la descripción de la operación, el importe y la
cuenta contable correspondiente.

Sistema centralizador

Es un método de registro contable en el que todas las transacciones financieras se

registran en un único centro de procesamiento de datos, generalmente en la oficina
central de la empresa. En este sistema, todas las sucursales, filiales u oficinas de la
empresa envían sus registros contables al centro de procesamiento central, donde se
procesan y se registran en un solo libro contable.

Este sistema centralizador permite una mayor eficiencia y control en el registro

contable, ya que todas las transacciones se registran en un solo lugar. Además, se
reduce el riesgo de errores y fraudes contables, ya que todas las transacciones se
registran en un único sistema de contabilidad. También permite una mayor coordinación
y control de las operaciones financieras de la empresa, ya que toda la información
financiera se centraliza en un único lugar.

Un sistema centralizador es un método de registro contable en el que todas las

transacciones financieras se registran en un único centro de procesamiento de datos.
Este sistema permite una mayor eficiencia y control en el registro contable, reduce el
riesgo de errores y fraudes contables, y permite una mayor coordinación y control de las
operaciones financieras de la empresa.

Sistema de una, dos o tres pólizas

Sistema de una póliza: En este sistema, todas las transacciones se registran en una única
póliza contable. La póliza contiene la información de todas las operaciones contables,
incluyendo la descripción de las operaciones, las cuentas involucradas y los importes.
Sistema de dos pólizas: En este sistema, se utilizan dos pólizas contables para registrar
cada transacción financiera. La primera póliza se utiliza para registrar la operación en la
cuenta deudora y la segunda póliza se utiliza para registrar la misma operación en la
cuenta acreedora. Cada póliza contiene información detallada sobre la transacción,
incluyendo la fecha, la descripción de la operación, la cuenta deudora y la cuenta
acreedora, y el importe.

Sistema de tres pólizas: Este sistema es similar al sistema de dos pólizas, pero utiliza
una tercera póliza contable para registrar la operación en el libro diario o mayor. La
primera póliza se utiliza para registrar la operación en la cuenta deudora, la segunda
póliza se utiliza para registrar la misma operación en la cuenta acreedora y la tercera
póliza se utiliza para registrar la operación en el libro diario o mayor. Cada póliza
contiene información detallada sobre la transacción, incluyendo la fecha, la descripción
de la operación, la cuenta deudora y la cuenta acreedora, y el importe.

El sistema de una, dos y tres pólizas se utiliza comúnmente en la contabilidad manual

para registrar las operaciones financieras de una empresa. En la actualidad, muchos
sistemas de contabilidad electrónica utilizan una combinación de estos sistemas,
automatizando el proceso de registro contable y eliminando la necesidad de crear
pólizas de manera manual.

Auxiliar contable

Un auxiliar contable es un profesional que brinda apoyo en la gestión contable de una

empresa. Su función es asistir al contador o jefe de contabilidad en las tareas
administrativas y contables necesarias para el buen funcionamiento de la empresa.

Las responsabilidades del auxiliar contable pueden variar, pero suelen incluir la
preparación de informes financieros, el registro y la clasificación de las transacciones
contables, la conciliación de cuentas, la elaboración de declaraciones fiscales, el
manejo de la facturación, el control de inventarios y la gestión de pagos y cobros.

Entre las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñarse como auxiliar

contable se encuentran: el conocimiento de los principios contables y fiscales,
habilidades de matemáticas y estadística, capacidad para utilizar software de
contabilidad y manejo de paquetes de ofimática como Excel, habilidades de
organización y capacidad para trabajar en equipo.

Libros principales

Libro diario: Es el libro en el que se registran todas las operaciones contables de la

empresa en orden cronológico. En él se detalla la fecha, la descripción de la
transacción, las cuentas involucradas y los importes. El libro diario es el primer libro
contable que se debe llevar y se utiliza como base para la elaboración de otros libros
contables.
Libro mayor: Es el libro en el que se registran las cuentas contables de la empresa en
forma de cuentas T. En él se detallan las transacciones contables que afectan a cada
cuenta, así como el saldo de cada cuenta al final de un periodo determinado.

Libro de inventarios y balances: Es el libro en el que se registran los inventarios y el

balance de la empresa al final de cada periodo contable. En él se detallan las existencias
de mercancías, las deudas y los créditos de la empresa, y el saldo de las cuentas.

Libro de caja y bancos: Es el libro en el que se registran todas las operaciones de

entrada y salida de dinero en efectivo y en cuentas bancarias. En él se detallan la fecha,
el concepto, el importe, la cuenta contable y el saldo de la caja o la cuenta bancaria.

Sistemas de Control de Operaciones Contables

Control interno: Este sistema incluye políticas y procedimientos diseñados para

garantizar la confiabilidad y la precisión de los registros contables de la empresa. Por
ejemplo, se pueden establecer medidas de seguridad física y lógica para proteger los
registros contables, así como controles de acceso y autorización para garantizar que solo
el personal autorizado tenga acceso a la información financiera.

Auditoría interna: Este sistema implica la evaluación independiente y objetiva de los

controles internos y los procedimientos contables de la empresa. Un auditor interno
puede identificar y corregir errores o debilidades en los controles internos, así como
ayudar a la empresa a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.

Controles de reconciliación: Este sistema implica la comparación de la información

financiera de la empresa con información independiente para asegurar su precisión. Por
ejemplo, se pueden comparar los saldos bancarios con los registros de la empresa para
detectar errores o fraudes.

Presupuestos: Este sistema implica la elaboración de un plan financiero a corto o largo

plazo que se utiliza como guía para el gasto y los ingresos de la empresa. Los
presupuestos pueden ayudar a la empresa a evitar gastos excesivos y a asegurarse de
que los ingresos sean suficientes para cubrir los costos operativos.