PROCESO DE LA PLANEACIÓN OPERATIVA INSTITUCIONAL DE UNA

EMPRESA

PLANIFICACION OPERATIVA INSTITUCIONAL

La planeación operativa es un proceso importante en la administración de las actividades de

una empresa. Consiste en decidir qué es lo que se debe hacer para alcanzar los objetivos

establecidos en la etapa de la planeación estratégica.1.

En la planeación operativa, se prepara un plan detallado de todas las actividades que deben

completarse para cada resultado esperado y los objetivos estratégicos generales. Este plan

se realiza normalmente por los supervisores de departamentos o los ejecutivos de nivel

intermedio, quienes conocen muy bien las operaciones realizadas por estas unidades de la

organización, sus áreas de especialización, modo de trabajo, conocimientos de la plantilla y

recursos necesarios.

El Plan Operativo Ayuda a:

 Planificar y asignar recursos de manera eficaz.

 Determinar los recursos y las tareas que forman la ruta crítica.

 Reducir los riesgos.

 Mantener la sostenibilidad del plan estratégico.

 Llevar a cabo la rendición de cuentas.

 Evitar retrasos a través de los plazos definidos en un cronograma.

 CARACTERISTICAS DEL PLANEAMIENTO OPERATIVO

 Duración usual de 06 meses a 1 año: La planeación operativa siempre tiene un

plazo definido y suele ser el más corto en comparación con otros tipos de

planeación en una empresa. Aun así, no hay que olvidar que estamos hablando

sobre la planeación relacionada con los procesos de administración de una empresa.

 Alcance limitado a cierta unidad de la empresa: El plan operativo incluye

operaciones que va a realizar el departamento o la unidad correspondiente dentro de

la empresa. Marketing, recursos humanos, cuentas, TI, logística y operaciones,

compras, o cualquier otro departamento que puede ayudar a lograr los objetivos

estratégicos de la empresa según su área de especialización.

 Enfoque en los procesos internos de la empresa: Este tipo de planeación se

enfoca mucho más en los procesos internos de la empresa. La pregunta principal

aquí es ¿Qué es lo que tiene que hacer el departamento asignado para lograr el

objetivo propuesto?

 Hincapié en las actividades de rutinarias: Todas las actividades definidas en la

planeación operativa deben ser lo más detalladas posible. Tengamos en mente, que

cada paso de este plan debe llevarnos a un resultado designado en el plan estratégico

para los próximos años.

ELEMENTOS DE LA PLANEACION OPERATIVA

 Objetivos Definidos: la planeación operativa debe incluir objetivos claros.

Obviamente, tienen que ser más puntuales y más específicos que los objetivos

estratégicos de toda la empresa. Pero sin ninguna duda, deben estar establecidos
 ante todo para poder seguir con la planeación y después implementar y

completar el plan.

 Lista de Actividades: Como podemos ver en su definición, el plan operacional

es una recopilación de las actividades que se tienen que completar en un plazo

definido para lograr las metas más generales de la empresa.

 Criterios de calidad: No es suficiente formar la lista de las actividades en la

planeación operativa. Lo que también importa son los criterios de calidad que se

van a aplicar para evaluar si el resultado producido está al nivel requerido.

Como bien sabemos, el criterio “alta calidad” no es un criterio, ya que su

ambigüedad no permitirá evaluar nada.

 Cronograma: Las acciones que va a tomar para conseguir los resultados

esperados tienen que estar representados en un cronograma con las fechas de

inicio y finalización definidas y los plazos límites para cada actividad. Es

importante para una gestión de tiempo eficaz, definición de prioridades y

seguimiento de progreso en las tareas.

 Recursos Requeridos: Este punto incluye todo tipo de recursos: materiales,

laborales y financieros. También trata de los recursos intelectuales, es decir, los

conocimientos que se necesitan para llevar a cabo el plan. Es posible que

algunas actividades requieran formación adicional de ciertos miembros.

 Presupuesto general definido: Dentro de los recursos financieros hay que

definir el presupuesto general que se va a necesitar para completar las

actividades del plan y anotar los gastos planificados. Es importante también,

definir las fuentes de financiación de antemano.

  Sistema de control: Para controlar si el plan está desarrollándose según lo

previsto, debe determinar cómo va monitorear el progreso en la etapa de

planeación. Por ejemplo, pueden ser revisiones periódicas, recopilación de

informes y retroalimentación de los miembros del equipo, reuniones, análisis del

cronograma de actividades y de los gastos actuales.

TIPOS DE PLANEACION OPERATIVA

 Plan operativo anual: es un documento empresarial donde se plasman las

estrategias de acción de una empresa orientadas al futuro. En este se pueden incluir

objetivos, presupuestos y labores que los equipos esperan cumplir en el periodo de

un año

 Plan operativo de corto plazo: se define por un período específico, como por

ejemplo una semana o un mes. A menudo, estos son pequeños pasos que conducen a

objetivos más grandes. Como resultado, los objetivos a corto plazo suelen ser más

fáciles de lograr.

 Plan operativo de mediano plazo: es aquel que comprende un periodo temporal de

5 años y contempla una misión, visión, objetivos y metas de la institución;

así como también las líneas de acción o áreas estratégicas que determinarán su

accionar dentro del periodo de tiempo establecido

 Plan operativo estratégico: sirve como una hoja de ruta para seguir desde donde

está ahora hasta donde quiere estar. Sin embargo, un plan operativo se enfoca en las
 acciones micro o diarias y semanales que pueden ayudar a su personal a alcanzar las

metas de la organización.

 Plan operativo táctico: es el proceso que define la estrategia de acción concreta

para alcanzar los objetivos de una empresa. Este debe contemplar cada uno de los

pasos a seguir, así como las tareas necesarias de cada área involucrada. Tanto el

plan táctico como el estratégico son elementos indispensables para una empresa

COMO HACER UN PLAN OPERATIVO

Aun cuando cada plan es su propio mundo, hay algunos principios que puedes seguir para

asegurar que los tuyos estén lo mejor realizados que se puedan.:

 Definir claramente las tareas y las partes interesadas y los responsables: Debe

elaborar una lista de actividades clara y estructurada que se tienen que completar

para lograr los objetivos propuestos. Una vez definidas las tareas, hay que asignar

cuál miembro de equipo se va a encargar de cada tarea de la lista y establecer un

marco temporal con la ayuda de un cronograma.

En esta etapa puede descubrir que le faltan ciertos expertos o conocimientos dentro

del equipo designado y que tiene que tomar medidas a este fin. O, al contrario,

puede que sea un equipo con mucha experiencia y conocimientos, y podrá planificar

aún más actividades a base de su alto rendimiento.

 Concretar los recursos requeridos: Otro paso importante para crear el plan

operacional es definir correctamente qué recursos serán necesarios para lograr cada

objetivo de este plan. De hecho, este punto está relacionado con el anterior, porque

casi todas sino todas las empresas tienen unas limitaciones de recursos. Las
actividades que va a realizar, los especialistas que va a contratar o involucrar en el

proceso, depende en gran medida de la cantidad de fondos de los que dispone.

Cuanto mejor distribuya los recursos, más posibilidades habrá para realizar todo el

plan.

En la asignación de recursos también tiene que pensar sobre los posibles problemas

que puedan aparecer una vez que se ponga en marcha el plan. ¿Qué pasa si se

extienden los plazos? ¿Si las capacidades han sido sobreestimadas o surge cualquier

cuestión que afecta el rendimiento de los recursos? Al fin y al cabo, la planificación

operativa se hace por muchos meses, y tiene que tomarlo en cuenta.

 Clasificar actividades por orden de prioridad: La definición de

prioridades puede ser importante por las limitaciones de recursos del punto

anterior, y también para que los miembros del equipo responsables

entiendan en qué orden deben completarse las tareas para un proceso de

ejecución fluido y con menos obstáculos.

 Establecer dependencias: Algunas actividades de su plan estarán

conectadas entre sí con dependencias. El ejemplo más típico es cuando una

tarea solo puede comenzar después de otra. Pero también pueden haber

tareas que tienen que comenzar o finalizar en el mismo momento o tareas

que puedan empezar solo cuando se haya finalizado la otra. Igual que con la

prioridad, esto ayuda a entender en qué orden deben completarse las tareas y

controlar su complementación con un software para ver las dependencias de

tareas.
  Definir los indicadores de rendimiento: Es importante establecer unos

indicadores de rendimiento para no solo ver que su plan está progresando,

sino también entender cómo está progresando y si hay necesidad y formas

para optimizar algunos procesos, redistribuir recursos o reasignar tareas.

Asegúrese de que los indicadores son claros, viables y comprensibles por los

miembros del equipo.

 Visualizar el plan: No es un paso obligatorio, pero sin duda, muy

recomendable. Como ya mencionamos anteriormente, un diagrama de Gantt

es una de las mejores herramientas para planificar actividades en un

cronograma. Con este gráfico, tanto el gerente como el equipo podrán ver en

un instante el estado de su plan, quién está trabajando en que en este mismo

momento, y donde se pueden anticipar los riesgos.

VENTAJAS DEL PLAN OPERATIVO

 Permite establecer objetivos y metas claras y específicas.

 Ayuda a definir las estrategias y acciones necesarias para alcanzar los objetivos.

 Facilita la asignación de recursos y la planificación de presupuestos.

 Permite la identificación de riesgos y la implementación de medidas preventivas.

 Proporciona una visión clara y detallada del desempeño de la organización.

 Facilita la toma de decisiones y la gestión del cambio.

 Ayuda a mejorar la comunicación y la coordinación entre los diferentes

departamentos y áreas de la organización.

 Permite la evaluación y el seguimiento del progreso y el logro de los objetivos.

  Proporciona una base sólida para la elaboración de informes y presentaciones.

 Contribuye a la mejora continua y el crecimiento sostenible de la organización.

DESVENTAJAS DEL PLAN OPERATIVO

El plan operativo puede presentar algunas desventajas, como, por ejemplo, la rigidez en su

ejecución, ya que, al estar diseñado con anticipación, puede no adaptarse a los cambios que

surjan en el entorno. Además, puede ser difícil de implementar si no se cuenta con los

recursos necesarios o si no se tiene un equipo capacitado para llevarlo a cabo. También

puede generar una carga adicional de trabajo para los empleados, lo que puede afectar su

motivación y rendimiento. Por último, si el plan operativo no se actualiza regularmente,

puede volverse obsoleto y perder su efectividad.

EJEMPLOS DE PLAN OPERATIVO

https://blog.ganttpro.com/es/planeacion-operacional/

https://economiaplanificada.com/plan-operativo/