Gerencia administrativa

Johan Emilio Rodriguez Berroa 22-MMRN-01-056

Tipos de planes.
M�todos
La labor gerencial de una organizaci�n est� marcada por las�etapas de
planeaci�n�que justifican su prop�sito fundamental. Este proceso incluye la
previsi�n, programaci�n y coordinaci�n de los eventos m�s favorables para conseguir
resultados positivos. Para una mejor comprensi�n, describiremos los diferentes
tipos de planes.
�Cu�les son los m�todos m�s comunes?
Dentro de las diferentes etapas de la planeaci�n, podemos identificar los
siguientes planes:
Misi�n. Este aspecto aborda el sentido espec�fico de una organizaci�n dentro de un
mercado. Esta raz�n de ser est� condicionada por el p�blico objetivo, los servicios
o productos, la imagen que se quiere dar a conocer, la tecnolog�a que sustenta, los
procesos y el tipo de talento humano que la integra.
Prop�sito. Se refiere al papel general que ha de cumplir la empresa durante su
existencia. Esta cualidad est� enmarcada por el sector donde opera y puede tener
ramificaciones hacia otros mercados relacionados con su actividad principal.
Objetivos. Son las metas que establece la compa��a mediante un plan b�sico para
lograr cumplir con los planes anteriores. Estos objetivos dirigen las actividades
de los diferentes departamentos y son guiados por la gerencia del personal. Adem�s,
buscan satisfacer a clientes, socios, inversionistas y m�s.
Estrategias. Representan las medidas que conforman el plan de acci�n y los recursos
necesarios para lograr las metas. Tienen la finalidad de guiar de forma general la
cultura organizacional. No definen con claridad las acciones, pero s� comunica y
describe las pol�ticas que se deben implementar.
Pol�ticas. Hace referencia a las normas establecidas por la organizaci�n para
conducir las acciones de la gerencia. Suelen ser implantadas por el consejo de
administraci�n para que cada uno de los departamentos sepa c�mo actuar en
diferentes escenarios. Asimismo, determinan un marco de referencia para que se tome
las decisiones en funci�n de los objetivos.
Procesos. Representan las maneras en que se llevar�n a cabo las actividades de la
empresa. Desde otra perspectiva, son los planes asociados con los m�todos de
ejecuci�n y no est�n determinados por las pol�ticas de cada departamento, sino por
la producci�n. Usualmente son presentados como flujogramas.
Presupuesto. Se trata de la expresi�n num�rica de las proyecciones relacionadas con
la inversi�n de recursos durante un lapso determinado. Puede ser m�s de un plan que
refleje categor�as diferentes, como horas-hombre, horas-m�quina y otras. Es un
mecanismo de control que puede tener un enfoque estrat�gico o t�ctico.
Programas. Comprenden la planificaci�n con respecto al tiempo en que se deben
ejecutar las acciones que gu�an los objetivos. Pueden ser catalogados como metas,
pasos, pol�ticas, procesos y m�s para realizar una tarea concreta. Las empresas
suelen elaborar un programa primario que se sostiene con la implementaci�n de otros
m�s peque�os, haciendo m�s compleja la planeaci�n.
Las etapas de planeaci�n son fundamentales para el �xito de un negocio, pero
tambi�n hay otros factores que debes considerar. Muchos de tus logros depender�n de
la motivaci�n, desempe�o y satisfacci�n del personal. Con la ayuda del coaching
empresarial de ActionCaoch, tendr�s las herramientas necesarias para conseguir la
rentabilidad y competitividad deseadas.
Programa de la planeacion

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades espec�ficas que

habr�n de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecuci�n.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa m�s general.�

La elaboraci�n t�cnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1 Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2 Ordenar cronol�gicamente la realizaci�n de las actividades.
3 Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe
realizarse antes de otra, que actividades se dan simult�neamente, y por �ltimo, que
actividades deben efectuarse posteriormente.
4 Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duraci�n.

La gr�fica m�s com�nmente utilizada para un programa, es la gr�fica de Gantt; su

uso e interpretaci�n estar� de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado
de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.�

El �xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar

las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecuci�n en cuanto a
la fecha de inicio y terminaci�n de cada actividad.�

Clasificaci�n de los programas

*�T�cticos:�Son aquellos que se establecen �nicamente para un �rea de actividad, su
funci�n consiste en establecer el programa, as� como de coordinar y supervisar que
se realice de acuerdo con lo establecido.
*�Operativos:�Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o
secciones de las que consta un �rea de actividad, siendo m�s espec�fico que el
t�ctico.

Importancia de los programas

Suministran informaci�n e indican el estado de avance de actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un
programa para cada centro de responsabilidad.
Determinan los recursos que se necesitan.
Disminuyen los costos.
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar
espec�ficamente.
Determinan el tiempo de iniciaci�n y terminaci�n de actividades.
Se incluyen �nicamente las actividades que son necesarias.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.�

Lineamientos para elaborar un programa

1. Deben participar en su formulaci�n, tanto el responsable del programa como
aquellos que intervendr�n en la ejecuci�n.
2. La determinaci�n de los recursos y el per�odo para completarlo, deben estar
relacionados con las posibilidades de la empresa.
3. La aprobaci�n del desarrollo y ejecuci�n del programa, debe comunicarse a todos
aquellos que est�n involucrados en �l.
4. Debe ser factible.
5. Evitar que los programas se interpongan entre si.
6. Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de f�cil
comprensi�n.
7. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten;
as� mismo, debe considerar las consecuencias que operar�n en el futuro.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos, son m�todos para el manejo de actividades repetitivas,

con la secuencia cronol�gica de las acciones requeridas para cumplir un
objetivo.

El control o evaluaci�n, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistem�tico de

regular o medir las actividades que desarrolla la organizaci�n para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. A fin de
identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su
repetici�n, la funci�n de control, como fase del�proceso administrativo, se
desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

Establecimiento de est�ndares. Se establecen los criterios de evaluaci�n o

comparaci�n. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
De cantidad: establece el volumen de producci�n, cantidad de existencias, materias
primas, n�mero de horas de trabajo.
De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
De tiempo: es el tiempo est�ndar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboraci�n de un producto.
De costos: establece los costos de producci�n, administraci�n, costos de ventas.
Evaluaci�n del desempe�o.�Tiene como fin evaluar lo que se est� haciendo.
Comparaci�n de desempe�o con el est�ndar establecido.�Compara el desempe�o de las
funciones realizadas con el que fue establecido como est�ndar, para verificar si
hay desvi� o variaci�n o alg�n error o falla con relaci�n al desempe�o esperado.
Acci�n correctiva: busca corregir el desempe�o para adecuarlo al est�ndar esperado.

Presupuesto

Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades;
implican una estimaci�n de capital, de los costos, de los ingresos, y de las
unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a trav�s de ellos
se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para
cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la
mejor forma de utilizaci�n y asignaci�n de los recursos, a la vez que controlar las
actividades de la organizaci�n en t�rminos financieros.

Caracter�sticas de los presupuestos:

o Es un documento formal, ordenado sistem�ticamente.
o Es un plan expresado en t�rminos cuantitativos.
o Es general, porque se establece para toda la empresa.
o Es espec�fico, porque puede referirse a cada una de las �reas en que esta
dividida la organizaci�n.
o Es dise�ado para un per�odo determinado.
Clasificaci�n de los presupuestos

En relaci�n con el nivel jer�rquico:

Estrat�gicos o corporativos

Cuando se establecen en el m�s alto nivel jer�rquico de la empresa y determinan la

asignaci�n de recursos de toda la organizaci�n. Ejemplo; El presupuesto de
resultados.
T�cticos o departamentales
Aquellos que son formulados para cada una de las �reas de actividad de la empresa.
Ejemplo; Presupuesto de ventas.

Operativos.
Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la secci�n
de mantenimiento.
Por la forma en que se calculan:

Fijos o r�gidos

Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de

operaci�n.

Flexibles
En estos se hacen c�lculos a distintos niveles de operaci�n, lo que permite conocer
los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer c�lculos sobre la
marcha.

Por programas
Se calculan con base en programas de cada una de las �reas de la empresa, para que
la distribuci�n de los recursos se dirija a las actividades que redit�en mayores
beneficios.

Por su utilizaci�n:�

Presupuestos de operaci�n
Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producci�n, mano de obra, gastos
diversos, etc.�
Presupuestos de capital
Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la
empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y
construcciones, mobiliario, etc.

Presupuesto financiero
En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

Importancia de los presupuestos

Convierte los aspectos de ejecuci�n de los planes en unidades de medidas

comparables.
Mide el desempe�o de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en
cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.
Sirve como est�ndar o patr�n de ejecuci�n en obras monetarias.
Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
Determina el l�mite y alcance de las erogaciones.
Establece una base para la acci�n correcta, ya que las desviaciones son f�cilmente
identificadas.
Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su
aplicaci�n.
Genera una comprensi�n m�s clara de las metas organizativas.
Presenta por anticipado los gastos en que incurrir�n las actividades.
Reduce al m�nimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en
materias, tiempo, etc.

Conceptos de plantaci�n

una�organizaci�n, la planeaci�n�es el establecimiento de una�estrategia�que permita

alcanzar una serie de objetivos�preestablecidos. El resultado del proceso
de�planeaci�n�es un plan que guiar� el accionar de la�empresa�y ayudar� a usar los
recursos en la forma m�s�eficiente.

Los planes no deben ser excesivamente detallistas y deben ser realistas:

sus�objetivos�deben ser alcanzables.
Dentro del proceso de planeaci�n se pueden identificar los siguientes pasos:
Establecer los�objetivos de la organizaci�n.
Dise�ar posibles escenarios futuros.
Identificar los cursos de acci�n m�s apropiados para cada uno de esos escenarios.
Dise�ar un plan.
Implementar el plan.
Evaluar el plan.
Readaptar el plan.

Caracter�sticas de la planeaci�n
La planeaci�n administrativa se caracteriza por:
La unidad.�Las estrategias que implementa cada �rea de una empresa se deben
realizar conforme a los lineamientos de un plan general.
La penetrabilidad.�La planeaci�n estrat�gica recae tanto en los niveles jer�rquicos
como en los responsables ejecutivos.
La continuidad.�La planeaci�n de estrategias es una actividad constante, necesaria
para mantener a la organizaci�n en funcionamiento.
La precisi�n.�Los planes de acci�n deben ser claros y concretos, para reducir la
posibilidad de errores.
LA NATURALEZA DE LA PLANIFICACI�N
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos,
es decir, desarrollar planes.
La planificaci�n establece un puente entre una situaci�n actual y una situaci�n
deseada.
Se divide en dos partes;
El establecimiento de los objetivos o fines de la organizaci�n; debemos responder a
una serie de preguntas;
�Qu� queremos lograr?
�A d�nde queremos ir?
�Por qu� motivos?
En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.
La importancia de la planeaci�n radica en�conocer el momento�en el que te
encuentras, a�d�nde te gustar�a ir y c�mo lo har�s. Decirlo puede sonar f�cil, pero
se necesita de constancia, compromiso y responsabilidad para lograrlo.�
Quiz�s te preguntes cu�les son los�resultados�de hacer una correcta planeaci�n. Se
pueden resumir as�:�
Prevenci�n de alguna situaci�n problem�tica o de crisis
Priorizaci�n de ciertas actividades o tareas
Gesti�n del tiempo�
Optimizaci�n de los recursos
El valor de la planificaci�n es la posibilidad de afrontar con �xito cualquier tipo
de situaci�n, ya que es una etapa inicial en donde se puede visualizar todo un
panorama para ponerse en acci�n.

Importancia

La�planeaci�n�se ubica dentro del proceso administrativo y�es la acci�n en conjunto

de analizar una situaci�n, establecer objetivos y determinar estrategias o planes
para lograrlos. Se trata de una acci�n aplicable tanto para la vida personal como
para el �rea laboral o profesional.
La importancia de la planeaci�n radica en�conocer el momento�en el que te
encuentras, a�d�nde te gustar�a ir y c�mo lo har�s. Decirlo puede sonar f�cil, pero
se necesita de constancia, compromiso y responsabilidad para lograrlo.�
Quiz�s te preguntes cu�les son los�resultados�de hacer una correcta planeaci�n. Se
pueden resumir as�:�
Prevenci�n de alguna situaci�n problem�tica o de crisis
Priorizaci�n de ciertas actividades o tareas
Gesti�n del tiempo�
Optimizaci�n de los recursos
El valor de la planificaci�n es la posibilidad de afrontar con �xito cualquier tipo
de situaci�n, ya que es una etapa inicial en donde se puede visualizar todo un
panorama para ponerse en acci�n.