1.
Introducción
El presente Manual de Procedimientos constituye una herramienta valiosa, para el personal que labora
en el área de Recepción, ya que facilitará la realización de las diferentes funciones asignadas a la
persona, evitando pérdida de tiempo, ayudando a ser más eficiente y competitivo en su trabajo,
minimizando el tiempo y reduciendo los costos innecesarios para la Institución.
Debido a que cada acción a realizar en un proceso determinado, puede ser interpretada con facilidad
y en forma explícita por cualquier persona y en especial para el personal de reciente ingreso,
facilitando el buen desempeño.
Es imprescindible y necesario contar con dicho manual, para el buen desempeño de las funciones del
personal de la recepción.
2. Área (s) de Aplicación
El presente Manual de Procedimientos aplica única y exclusivamente para el personal del área de
Recepción.
3. Objetivo (s)
El objetivo principal es hacer eficiente los servicios que presta esta área, a las diferentes áreas o
departamentos de la organización, bajo los conceptos de excelencia, calidad y responsabilidad.
Brindar atención con eficiencia y facilitar al personal de la Institución las herramientas necesarias para
el buen desempeño de sus labores, lo cual conlleva la creación del presente manual, para mejora en
todos los aspectos.
4. Base Legal
5. Políticas:
Velar por el buen funcionamiento del área de Recepción y dar cobertura a los servicios
que sean requeridos, en forma eficaz y precisa.
Mantener excelentes relaciones humanas y personales entre el personal de Dandres y
el público que se atiende.
Brindar un servicio eficiente y cuidar la buena imagen de la Institución.
6. Responsables:
Autoridades Superiores de la empresa, Directorio, Gerente General y Gerente de
Talentos Humanos.
Personal del área de Recepción.
7. Procedimientos:
Pasos a seguir cuando una persona solicita ingresar a la empresa
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recepcionista Brinda saludo a la persona entrante
Recepcionista Consulta el motivo de la visita
Recepcionista Toma los datos de la persona y le invita a sentarse
Recepcionista Realiza llamada al departamento correspondiente
informando sobre la visita, solicitando que se atienda el
visitante
Recepcionista Se le indica al visitante que aguarde un momento,
mientras viene la persona solicitada.
Personal de Acompaña al usuario al área que corresponda y
Dandres posteriormente lo regresa al área de recepción.
Recepcionista Se despide cordialmente del visitante
Recepcionista Registra la hora de salida de la visita
Pasos a seguir para recepción de correspondencias
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recepcionista Brinda saludo a la persona entrante
Recepcionista Se solicita identificación para proceder a tomar los datos
de quien entrega la correspondencia y el lugar de donde
proviene el documento.
Recepcionista Si la correspondencia es para Directorio se le acerca la
correspondencia para su recepción y firma
correspondiente.
Recepcionista Si la correspondencia es para el personal de Dandres se
le llama a la persona para su recepción y firma
correspondiente.
Recepcionista Posterior a la entrega de la copia de recibida la
correspondencia se procede al ingreso de la
documentación colocando en el libro de registro de
correspondencia, ya sean estos: embargo de salario y
otros documentos legales.
Personal de Firma en el libro de recepción de correspondencia
Dandres colocando su nombre, fecha y hora.
Recepcionista Se despide cordialmente del visitante
Recepcionista Registra la hora de salida de la visita
Pasos a seguir para recepción de llamadas
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recepcionista Contesta llamada brindando saludo. “muy buenos
días/tardes como le podemos ayudar"
Recepcionista Consulta nombre y lugar de dónde llama, nombre de la
persona o área con la que desea comunicarse.
Recepcionista Se procede a llenar la planilla ubicada en la
computadora, dejando constancia de quien y de qué
lugar realiza la llamada.
Recepcionista Se procede a llamar al área correspondiente y se
traslada con la persona qué solicito el usuario.
Recepcionista Si no se logra contactar con nadie de del área solicitada,
se le consulta si quiere dejar un recado y este se envía
por correo, por chat institucional o con una nota en el
escritorio para que posteriormente se comuniquen con la
persona.
Pasos a seguir para llamadas salientes
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal de Realiza llamada a recepcionista solicitando marcación a
Dandres número externo.
Recepcionista Solicita número fijo o celular a marcar y la persona que
atenderá la llamada.
Recepcionista Se procede a registrar llamada en la PC dejando
constancia quién y de qué área se solicita la llamada.
Recepcionista En el momento que se logra conectar la llamada, se
saluda a la persona y se le informa que se llama de
DANDRES S.A. y que se le comunicará a la persona que
solicito la llamada.
Recepcionista
Pasos a seguir para firma de planilla de asistencias
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Departamento de Entrega a la recepcionista la planilla de asistencia para
Talentos humanos las firmas correspondientes de los operarios
Recepcionista Recepciona la planilla de asistencia por parte del
departamento de Talentos Humanos
Recepcionista Entrega la planilla de asistencia para firma a los
operarios
Operarios Pasan a recepción para retirar la planilla de asistencia
Recepcionista De manera quincenal recibe las planillas de asistencias
por parte de los operarios.
Recepcionista Pone a disposición en recepción, la planilla de asistencia,
para los colaboradores administrativos
Colaboradores Pasan a recepción de manera diaria para la firma de la
Administrativos planilla de asistencia.
Recepcionista Extrae del sistema Folk, las asistencias de los operarios
del interior y realiza la carga de dichos datos al sistema
operativo de Talentos Humanos para la elaboración de
salarios..
Pasos a seguir para pedido de almuerzo de colaboradores de las oficinas
administrativas
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Proveedor Remite el menú diario de almuerzo a la dirección de
recepción de Dandres
Recepcionista Recepciona el menú diario de almuerzo por parte del
proveedor
Recepcionista Remite, por medio de WhatsApp, el menú de almuerzo a
los colaboradores administrativos
colaboradores Reciben y seleccionan el menú de almuerzo, contestando
administrativos por medio del WhatsApp.
Recepcionista Recibe la selección del menú de los colaboradores
administrativos. El horario de recepción de la elección del
menú del día es hasta las 09:30 horas.
Recepcionista Remite el menú, seleccionado por los colaboradores, al
proveedor
Recepcionista Solicita a la operaria de las oficinas para el retiro del
almuerzo, de las instalaciones del proveedor.
Operaria de las Recibe las instrucciones y retira los almuerzos, dejando
oficinas en la cocina para que los colaboradores puedan servirse.
Recepcionista Carga el listado de almuerzo de cada colaborador al
sistema operativo de Talentos Humanos para la
elaboración de salarios..
Pasos a seguir para solicitar el llenado del formulario de “solicitud de empleo” a los
postulantes.
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recepcionista. Brinda saludo a la persona entrante
