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ÁREA O PROCESO: TALENTO HUMANO
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Asistente contable
Nombre del Cargo
Á rea/Departamento Departamento financiero
Cargo del Jefe Inmediato Director fianciero
II.- REQUISITOS FORMALES
Estudios Requeridos Carrera técnica , secretariado o comercio, titulado
Conocimiento y aplicación de software
Manejo de equipo de oficina
Redacción y ortografía
Formació n
Competencia en Microsoft Office Suite
Organización
trabajo en equipo
Tolerancia a la presión
Comunicación
Habilidades Habilidades multitarea y de gestión del tiempo, con la
capacidad de priorizar tareas.
Actitud de servicio al cliente
Capacidad para ser ingenioso y proactivo cuando
surgen problemas.
Experiencia No es necesaria
III.- OBJETIVOS DEL CARGO
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Brindar atención al personal interno y externo en sus requerimientos de información;
mantener el control en la recepción de correspondencia; además de brindar apoyo en
actividades administrativas encomendadas para el logro y consecución de los objetivos
Institucionales.
IV.- FUNCIONES
Brindar atención a visitantes externos y canalizarlos al área correspondiente.
Llevar a cabo el registro de visitantes externos
Captar las llamadas telefónicas y canalizarlas de manera adecuada y oportuna.
Efectuar la entrega de contra recibo de facturas a ciertos proveedores.
Mantener actualizado el directorio de extensiones internas y celulares del personal
Apoyar en la reservación de salas de juntas y capacitación. 8. Validar y capturar la
asistencia del personal
Saludar y dar la bienvenida a los invitados tan pronto como lleguen a la oficina.
Dirija a los visitantes a la persona y oficina apropiadas
Responder, filtrar y reenviar llamadas telefónicas entrantes
Asegúrese de que el área de recepción esté ordenada y presentable, con toda la
papelería y el material necesarios (por ejemplo, bolígrafos, formularios y folletos)
Proporcione información básica y precisa en persona y por teléfono / correo
electrónico
Reciba, clasifique y distribuya el correo / las entregas diarias
Mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y
controlando el acceso a través del mostrador de recepción (monitorear el libro de
registro, emitir credenciales de visitantes)
Solicite suministros de oficina y mantenga un inventario de existencias
Actualizar calendarios y programar reuniones
Realizar otras tareas de recepcionista de oficina, como archivar, fotocopiar,
transcribir y enviar por correo
COMPROMISOS
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Conocer las funciones y tareas asignadas
Asumir la responsabilidad de los problemas que comuniquen los clientes y llevar un
control de ellos hasta su resolución
Tener un plan de trabajo o calendario
Cuidar de los recursos existentes en la organización
Ahorrar materiales
Saber participar a través de la escucha activa y la toma de iniciativa
Ser puntual y evitar faltar
Atender a la limpieza personal y de las áreas comunes
Tener capacidad de pensamiento crítico y ofrecer sugerencias para mejorar.
Cuidar los equipos, instalaciones y materiales de trabajo que aseguren el
cumplimiento eficiente de sus funciones
Conservar su aspecto y lugar de trabajo en condiciones de orden y limpieza
proyectando una buena imagen
RESPONSABILIDADES.
Ser proactivo y bien organizado.
Responder con profesionalidad y actuar de esta forma en todas las comunicaciones,
ya sean internas o externas.
Desarrollar nuevas habilidades no dejar de formarse y adquirir capacidades
adicionales que complementen el conocimiento y experiencia adquirido.
Cumplir con los horarios establecidos por la empresa
Tomar decisiones correctas.
Mantener la ética laboral en todas las áreas.
Mantener un enfoque apropiado a la hora de vestir y relacionarse.
Ser una persona confiable.
Cumplir con los objetivos laborales inherentes al cargo que desempeñas.
DEBERES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL COLABORADOR
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• Procurar el cuidado integral de su salud.
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores
en el decreto 1295 de 1994 Art 22.
• Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir periódicamente a los programas de
promoción y prevención adelantados por las Administradoras de Riesgos Laborales.
(Modificado ley 1562 de 2012 Art. 27).
• Participar en la prevención de los riesgos Laborales a través de los comités paritarios de
salud y seguridad en el trabajo, o como vigías laborales.
• Los pensionados por invalidez por riesgos Laborales, deberán mantener actualizada la
información sobre su domicilio, teléfono y demás datos que sirvan para efectuar las visitas
de reconocimiento.
• Los pensionados por invalidez por riesgos Laborales, deberán informar a la entidad
administradora de riesgos Laborales correspondiente, en el momento en el cual
desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorgó la pensión, incluido el nivel de
ingreso y sus cambios, las vinculaciones y retiros.
V.- CARACTERÍSTICAS DEL ENTORNO
Equipos de Trabajo: Todas las á reas de la empresa
Relaciones Internas: Todas las á reas de la empresa
Relaciones Externas: Proveedores y clientes
VI.- AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SÍ MISMO DECISIONES SUPERVISADAS
(No requieren Aprobació n) (Requieren Aprobació n)
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● ● Director administrativo
_________________
Recibo conforme
