PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE CONTRATISTAS, Código: PD-SST-001

PROVEEDORES Y VISITANTES Versión:01

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Fecha:16/08/2023

1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para el ingreso de personas externas a Nuvia
Smiles S.A.S. a razón de contratistas, proveedores y visitantes, de forma que se
apliquen los requerimientos de seguridad y salud en el Trabajo necesarios que
minimicen los riesgos que se puedan presentar en las instalaciones.

2. ALCANCE
Aplica a todo el personal externo a Nuvia Smiles S.A.S., sean contratistas esporádicos,
rutinarios, proveedores o visitantes, desde la solicitud de permiso de ingreso a las
instalaciones.

3. DEFINICIONES
Contratista esporádico: corresponde al contratista que va a desarrollar labores por un
periodo de tiempo (máximo 3 días) y que requiere el ingreso a las instalaciones.

Contratista rutinario: corresponde al contratista que va a realizar actividades por un

periodo de tiempo mayor a 3 días.

Proveedor: personal externo que proporciona bienes o servicios.

Visitante: personal externo, sea de asesoría, accionistas u otros solicitantes de visita
que requieren el ingreso a instalaciones.
4. RESPONSABLE
El responsable de la definición de parámetros corresponde al Coordinador de Seguridad
y Salud en el Trabajo, los responsables de la solicitud y entrega de información
corresponde a los coordinadores de los servicios o responsables de visitantes.

5. PROCEDIMIENTO
En primer lugar, se debe tener en cuenta que el ingreso de personas externas a las
instalaciones se debe informar al área Seguridad y Salud en el Trabajo, así como demás
áreas pertinentes de las cuales se requiera acompañamiento durante el desarrollo de
actividades.

Paso Descripción Responsable Registro

1. Solicitud de permiso de ingreso Coordinadores Solicitud de
Los coordinadores de los servicios (contrato, de los servicios Ingreso
orden de servicio) o trabajadores en general
que requieran el ingreso de personas externas Trabajador a
a la empresa para el desarrollo de algún tipo cargo de la visita
de actividad puntual o visitas, deben
diligenciar el formato de ingreso de
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Contratistas, Proveedores y Visitantes.

Adjuntar la documentación que aplique.
Se debe tener en cuenta que los contratistas
rutinarios o que en sus funciones se
registren trabajos en altura, deben aplicar
todos los requerimientos establecidos en la
lista de chequeo para contratistas y
proveedores.
2. Remitir documentación por correo Coordinadores Correo
electrónico de los servicios electrónico
La documentación se debe remitir a los con Solicitud
correos electrónicos Trabajador a de Ingreso y
andreazfassistant@nuviasmiles.com cargo de la visita soportes
comercioexterior@nuviasmiles.com y
sst@nuviasmiles.com con mínimo 24 horas
de antelación.
3. Verificación de documentación e Líder de Registro de
inducción Seguridad y Asistencia
El área de SST realiza la verificación de Salud en el
cumplimiento de la documentación remitida Trabajo
por el trabajador solicitante del ingreso y avala
la misma por medio de correo electrónico.

En caso de que se trate de ingreso de

personal contratista, SST genera
confirmación para la programación de
inducción.
Los días programados para la inducción
corresponden a los Martes y Jueves a las 8:00
AM.

En caso que el ingreso se trate de un

visitante, luego de avalado el ingreso por
parte de SST, el trabajador responsable de las
personas ingresadas debe realizar el
acompañamiento en las instalaciones o en su
defecto asignar un responsable, esto una vez
el área de SST le dé a conocer la Guía de
Seguridad y Salud en el Trabajo Para
visitantes.
3. Uso de Elementos de Protección Personal Trabajador Acta de
Todas las personas que vayan a visitar las responsable de Entrega de
instalaciones operativas deben contar con las personas Elementos de
Los EPP básicos requeridos Gorro, bata, ingresadas SST.
guantes y tapabocas (estos dos últimos, en
caso de manipulación de la producción).
En caso de requerir EPP, el área de SST los
suministrará y la entrega será registrada en el
Acta de Entrega de Elementos de SST.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador de Seguridad y Salud Coordinador del Servicio / Trabajador

en el Trabajo solicitante

Verificar la información Solicitar el ingreso del Contratista

remitida y emitir aval por o Visitante. Remitir correo
correo electrónico. electrónico.

¿Requiere No
inducción?

¿Requiere
Si
EPP?
Programar y ejecutar la No
inducción en los días Si
establecidos
Solicitar los EPP al área de
SST

Verificar ingreso de
Contratistas y Visitantes con
todos los EPP

Al iniciar, realizar
indicaciones de seguridad y
registrar la visita (solo
visitantes)
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Control de Cambios

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