EL PROCESO ADMINISTRATIVO

LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Por definición, el proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas a través de las
cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Es por ello que algunos autores que estudian
dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en varias etapas, pero sólo se refieren
al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso,
en la actualidad, se dividen en cuatro fases, ya que son las más aceptadas estas son:
planeación, organización, dirección y control. Como ya se ha mencionado, el proceso
administrativo consta de cuatro etapas o funciones. A continuación, una breve introducción de
cada una.
Planeación: es una de las primeras etapas que se debe ejercer el área administrativa para
definir los objetivos y elaborar planes para su cumplimiento y de igual forma en crear
programas de acción para cumplir los planes.
Esta etapa del proceso administrativo tiene como objetivo básico la planeación la cual permite
establecer los pasos a seguir por una empresa para ser efectiva y eficiente. Por lo que deberá
tener presente el entorno interno y externo para definir sus fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades que tienen en relación con la competencia. Es por ello, que se debe de tener un
plan bien estructurado para definir acciones y asignar recursos de manera acertada ya que
compromete valores financieros en correspondencia con las organizaciones afectadas por las
actividades y decisiones tomadas por la empresa.
Sin embargo, existen cinco interrogantes que habría que preguntarse siempre en el momento
de llevar a cabo el proceso de planeación: ¿Qué hacer? ¿Por qué hacerlo? ¿Cuánto y cuando
debo hacerlo? ¿Quién lo hará? ¿Cómo lo hará?
Los planes son de gran importancia para organizar todo tipo de recursos humanos, financieros
y materiales, permiten dirigir con confianza o esperar que otros los sigan para lograr metas y
percatarse cuándo y dónde la empresa se desvía de su camino. Para planear de forma
ordenada, es recomendable seguir una serie de pasos tales como:
1. Selección de las metas de la organización.
2. Fijar los objetivos de las secciones (subdivisiones, departamentos).
3. Fijar los programas para lograrlos en forma sistemática (considerando factibilidad y si
serán aceptables a directivos y empleados).
Una vez que se tienen en cuenta los riesgos y amenazas del entorno para formular los planes
se establece un plan estratégico que define pautas como: objetivos, políticas, visión de
desarrollo, valores y cultura laboral. Para ello entran en juego elementos como la visión, que
no es más que una mirada al futuro de la empresa y donde se quiere llegar, y también términos
como conceptualización lo cual se refiere a una idea o percepción que se tiene de la propia
entidad. Por lo cual se desarrolla estrategias como herramientas de la planeación estas son
utilizadas por las empresas para su ordenamiento. En la estrategia se deben de considerar las
políticas como herramientas de la planeación que se definen como guías generales de la
acción gerencial para logar la estrategia. De igual manera los valores y normas son de gran
importancia ya que estos deben proyectarse como la visión estratégica de la empresa y ayuda
a la organización interna, para obtener un cambio y pasan a formar parte de la vida
organizacional que proyecta su imagen al entorno. Además, existen normas generales que
deben de ser cumplidas por todas las empresas los mismo a lo largo de todos los procesos que
se desarrollan. Es por esto que las empresas concretan procedimientos para realizar todas sus
funciones, para la realización de procedimientos se debe de definir las reglas y estructuras que
garanticen una igualdad que respondan a todos los intereses de la empresa.
Cabe destacar que la matriz FODA como herramienta de la planeación resulta necesario en
todos los casos desarrollar un diagnóstico estratégico de la empresa, por ellos es común
utilizar esta matriz que define los elementos internos (fortaleza y debilidades) y los externos
(amenazas y oportunidades) a partir de aquí se define el problema estratégico general y su
solución.