TERMINOS DE REFERECIA

Auditoría sobre Almacenes y Mantenimiento

De: Gustavo Barbieri

A: Daniel Chávez Carreón , Javier Perez Gomez

cc: Julián Chavira Quintana, Isaac López Arzola, Servando Cantú Cantú, Victor
M. Morales Medina, Gabriel Barragan Medina
Auditoría: Almacenes y Mantenimiento

Fecha: 08/Junio/2012

1. OBJETIVO
El objetivo de esta auditoría es proveer a la Administración de una evaluación sobre la existencia,
diseño, efectividad y eficiencia de los controles clave existentes en los procesos relacionados con
Almacenes y Mantenimiento, en relación con los factores subyacentes en los siguientes riesgos,
problemáticas o preocupaciones:
- Nivel de Inventarios: Alto
- Obsolescencia de Materiales. Impacto por venta como chatarra.
- Homogeneidad y Coordinación entre Propiedades
- Convenios de Suministro: Cumplimiento de las condiciones pactadas.
- Urgencias en las Solicitudes de Materiales. Justificación e identificación de fallas en los procesos de
Planificación (anticipación). Pérdidas generadas por las urgencias.
- Burocracia. Exceso de actividades administrativas y controles
- Operaciones irregulares en perjuicio de la Minera México (fraude o malas prácticas).
- Almacenes de Proyectos (‘accountability’ y tratamiento de existencias)
- Soporte tecnológico (ELLIPSE y otras herramientas)

2. ALCANCE
Al tratarse de una auditoría temática, las evaluaciones se iniciarán en todas las Propiedades en forma
simultánea, con la siguiente diferenciación:
a) Pruebas en Sitio: se cubrirán Mexicana de Cobre, Buenavista de Cobre, Santa Bárbara y Charcas.
b) Pruebas Transaccionales: se cubrirán todas las Propiedades (Ene 2011 – May 2012)

La revisión abarcará las siguientes funciones y procesos relacionados con Almacenes y Mantenimiento
de las Propiedades:
. Administración de Datos Permanentes (ej.: almacenes, SKUs, rutinas de mantenimiento, etc.)
. Recepción de Materiales
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. Custodia e Inventarios de Almacén

. Planeación y Presupuesto de Mantenimiento
. Solicitud de Materiales de stock (OTs y vales para retiro de almacén)
. Salidas de Almacén
. Ejecución, supervisión y Cierre de OTs
. Devoluciones de Material al Almacén
. Venta de Misceláneos (chatarra, obsoletos, etc.)
. Administración de Material reparable
. Registro contable (incluyendo valuación, provisiones de obsolescencia, etc.)

3. ENFOQUE

Actividades o Pruebas de Auditoría Alcance

Foco Entregables
(Ejemplos) Locaciones Período

 Controles Organizacionales (segregación

de funciones, autorizaciones, etc.)
 Controles Gerenciales (supervisiones,
revisiones, monitoreo, etc.)
 Controles Operacionales (inventarios,
conciliaciones, validaciones, etc.)
Diseño de Políticas,  Controles de Aplicaciones (perfiles de
Procesos, Controles y usuario, edición/validación, transferencia B. de Cobre
Reglas de Negocio de información por archivos, etc.)
 Controles Físicos (perímetro de
almacenes, seguridad, etc.)
 Controles sobre Outsourcing /
Consignaciones (revisiones internas
sobre actividades tercearizadas)
 Registro contable (valuación, provisiones
de obsolescencia, faltantes, etc.)
 Correcta clasificación de artículos de
compra directa y de stock.
 Punto de re-orden alineado a
Plan/Rutinas de Mantenimiento
 Actualización de rutinas (documentos
Cumplimiento técnicos de fabricante, estadísticas de
(transaccional) de ejecución real, etc.)
Controles y Reglas de  OTs alineadas a Rutinas de
Negocio Mantenimiento
 Compra de Materiales “urgentes” y de
baja rotación o declarados obsoletos.
 Tratamiento de sobrantes de proyectos
de ingeniería (identificación, manejo).
Informe que contenga las siguientes
secciones:
- Resumen Ejecutivo: Acciones que
requieren implementación
MexCobre inmediata (riesgos críticos y altos)
- Deficiencias, Excepciones e
Al 30 de
Mayo Incumplimientos
Santa Bárbara
- Recomendaciones (priorizadas)
Charcas
Anexo
- Cambios sugeridos a Políticas y
Procedimientos (formalidades)
- Matriz de Riesgos y Controles
- Cambios sugeridos a la Matriz de
Perfiles y Accesos
- Indicadores de Auditoría Continua
(CAATs)
- Datos permanentes o
transaccionales que requieren
acción a nivel de aplicativos (ej.:
desactualizados, truncos,
Todas las
2011/2012 rechazados, etc.)
Propiedades
Fecha de Entrega: 31/Julio/2012

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Actividades o Pruebas de Auditoría Alcance

Foco Entregables
(Ejemplos) Locaciones Período
 Actividades o transacciones no
soportadas -adecuadamente- por los
aplicativos (Causa)
 Funcionalidades disponibles en
aplicativos no utilizadas -adecuadamente-
Soporte Tecnológico (Causa) Todas las
> Cobertura
 Interfaces con otros aplicativos o Propiedades
> Disponibilidad 2011/2012
herramientas (seguridad) - ELLIPSE
> Aprovechamiento
> Seguridad - WorkPlanner
 Cantidad y extensión de baja del servicio
de TI sobre aplicativos críticos (Causa)

 Seguridad de la Información (extracción

de datos, custodia de información
impresa, etc.)

 Comparación de desempeño financiero Informe que contenga las siguientes

de Almacenes y Mantenimientos (ej.: secciones:
nivel de obsolescencia, pérdidas por
venta de material nuevo como chatarra, - Centralización / Descentralización
etc.) de decisiones o actividades
- Homologación de políticas,
 Comparación de reglas de negocio
procesos y reglas de negocio
(clasificación de artículos, puntos de re-
(relevantes)
orden, rutinas de mantenimiento,
Benchmarking entre materiales de baja rotación/obsoletos, - Mejores prácticas entre
Propiedades etc.). Todas las Propiedades
2011-2012
> Procesos/Controles Propiedades
 Comparación de procesos y Anexo
> Reglas de Negocio
procedimientos - Diferencias en reglas de negocio
(causa)
 Comparación de la matriz de controles
clave - Diferencias en procesos y
controles (causa)
- Diferencias en la utilización de
software y herramientas (causa)

Fecha de Entrega: 15/Agosto/2012

 Actividades o Controles duplicados o

innecesarios
 Niveles de autorización excesivos o Informe que contenga sugerencias
injustificados para simplificar los procesos actuales
MexCobre
 Escasa automatización de actividades
B. de Cobre Al 31 de
Simplificación de Procesos
 Manejo de Papel vs Digitalización Santa Bárbara Mayo
 Utilización de esquemas de colaboración Charcas
que reduzcan duplicidades Fecha de Entrega: 15/Agosto/2012

 Uso de los reportes y otra información

emitida

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Actividades o Pruebas de Auditoría Alcance

Foco Entregables
(Ejemplos) Locaciones Período

 Logs de accesos y transaccionales

(disponibilidad, status de activación, etc.) Informe conteniendo un inventario
de transacciones o eventos
 Identificación de usuarios (disponibilidad, relevantes que se registran (o
nominados vs genéricos, etc.) deberían registrarse) en los
Auditabilidad de las Todas las Al 31 de aplicativos.
Transacciones Propiedades Mayo
 Identificación de fecha y hora
 Seguridad de los logs (modificables?) Fecha de Entrega: 15 de Agosto de
 Período de retención de logs. 2012

4. CICLO DE AUDITORÍA
El proceso de planificación y ejecución de las revisiones de Auditoría Interna deben cumplir con los
siguientes pasos o ‘milestones’ mínimos, con la finalidad de garantizar que los resultados obtenidos
generen los cambios necesarios que eleven el nivel de efectividad y eficiencia del sistema de control
interno.

Discusión de
Definición del Ejecución de Emisión de Presentación
Planificación Hallazgos y
Alcance Pruebas Informe de AI de Resultados
Recomendaciones

Memo de Inventario de Inventario de Hallazgos Informe de Resumen

Plan de la
Términos de Hallazgos (Draft) (con respuestas de Auditoría Ejecutivo
Auditoría
Referencia dueños de procesos) Interna

Señala la etapa actual de la auditoría de Almacenes y Mantenimiento.

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Auditoría sobre Almacenes y Mantenimiento

5. RESPONSABILIDADES
Posición Nombre

Director de Auditoría Gustavo Barbieri

Gerente de Auditoría Gabriel Barragán Medina

Subgerente Auditoría Operativa Roberto Castellanos Herrera

Subgerente Auditoría Tecnológica Sergio González Guzman

Auditores Gabriela L. Isidoro Pedraza, Santiago M. Benitez Guzman, Daniel González

Soto, Miguel A. Pérez Acosta

Contactos y Lista de Distribución del Reporte

Posición Nombre Recibe Reporte

Presidente Ejecutivo Minera México Xavier García de Quevedo Final

Director General de Operaciones Daniel Chavez Carreón Final

Director de Tecnologías de Información Javier Perez Gomez Final

Director de Mina Concentradora Mexcobre. Julián Chavira Quintana, Borrador y Final

Director Buenavista del Cobre Isaac Lopez Arzola, Borrador y Final

Director de Plantas Metalúrgicas Servando Cantú Cantú, Borrador y Final

Director de Minas Subterráneas Victor M. Morales Medina Borrador y Final

Director de Contraloría Agustín Avila Martínez Final

Subdirector de Control Interno Raul Vaca Castro Final

Gerente de Auditoría Interna Gabriel Barragan Borrador y Final

Gerente Unidad Santa Bárbara Sergio Ginez Jiménez Borrador y Final

Gerente Unidad Charcas Rigoberto Real Baena Borrador y Final

Supte. de Almacén Mexcobre Francisco Zamorano Ibarra Borrador y Final

Supte. Gral. De Almacén B. del Cobre Juan José Gómez Hernández Borrador y Final

Gerente Mantenimiento Mina y Concentradora Librado Palos Hernández Borrador y Final

Gerente de Mantenimiento Complejo Metalúrgico Gildardo Mejía Salgado Borrador y Final

Sute. Gral. De Mantenimiento B. del Cobre Humberto Ramírez Oregel Borrador y Final

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