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Período finalizado el:

Guía de Documentación de Sistemas Contables y de Controles

Ciclo Compra de Inventario Personal del cliente que ayudó o respondió preguntas en esta
Procesamiento y Controles sobre Seguridad del Inventario área:
Indice I-5
Fecha (s) Preparación/Actualización:
Preparado/Actualizado por:
Revisión detallada del Plan por :

Uso AUDITORES
E/D/ND PO C
1. Qué controles Comentarios:
existen para
asegurar la Puntos de Consideración:
protección física de
inventario? Inventario – Protección
 Personas responsables del depósito, áreas cerradas separadas, inventario
encerrados si fuera adecuado
 Sistema de alarma y acceso de empleados controlado fuera de los
horarios de trabajo
 Vigilancia por video
 Diferencias entre registros permanentes y recuentos de inventario
investigados
 Inventario ubicado fuera de las premisas correctamente es controlado
 Area de recepción/despacho bajo acceso restringido
 Mercaderías de venta por menor expuestas de manera que puedan
recibir una vigilancia razonable
 Inventario de alto valor exhibido en cajas cerradas
 Inventario de alto valor encerrado bajo seguridad durante la noche
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

2. Se llevan Sí No
registros de
inventario Comentarios (incluyendo, si fuera posible, una descripción del sistema de
permanente? inventario permanente):

3. Si se llevan N/A o Comentarios:


registros de
inventario, cómo se Puntos de Consideración:
actualizan
para ajustes de
inventario
(devoluciones,
déficits, ítems
dañados, etc.)?

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Uso AUDITORES
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4. Si se llevan N/A o Comentarios:
registros de
inventario, cómo Personas que llevan los registros de inventario permanente:
asegura la
compañía Puntos de Consideración:
la exactitud de la
información Límite– Autorización
contenida en el  Registros permanentes llevados por personas que no sean custodia del
archivo maestro inventario
(ajustes a  Ajustes aprobados por las personas responsables
cantidades, a  Acceso restringido a programas y datos críticos (por ej. claves de
precios, acceso)
descripción de
inventario, etc.)? Límite - Exactitud e Integridad
 Verificación uno a uno de documentos fuente con listados de edición
/salidas
 Comparación de contenidos en pantalla con documentos fuente
 Edicón de entradas (lógics, límites, etc.)
 Documentos fuente revisados en cuanto a cancelación previa (por ej.
sellados luego de procesados)
 Toda clase de inventario se recuenta físicamente con periodicidad
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

Procesamiento - Exactitud e Integridad


 Balanceo de cada corrida con los archivos de datos maestros/semi-
permanentes
 Revisión periódica de contenidos de archivos de datos maestros/semi-
permanentes
 Conciliación periódica de registros permanentes con la realidad
 Revisión por gerentes/procedimientos analíticos
 Registros permanentes periódicamente conciliados con el mayor gral.
 Consistencia inherente del procesamiento computarizado
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

Procesamiento- Protección
 No aplicable - procedimiento manual
 Controles generales sobre computadora
 Balanceo de los totales de control tras cada corrida (método para
determinar la integridad de la actualización)
 Conciliación de totales manuales con totales de corrida (totales
manuales incluyen recuento de registros, totales indiscriminados, total
de lote, preparados antes del procesamiento)

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Uso AUDITORES
E/D/ND PO C
 Conciliación de saldo de archivo maestro con cuentas de control (la
actualización del archivo maestro es completa)
 Conciliación de saldo de archivo maestro con totales de corrida
 Realización de procedimientos analíticos e investigación de ítems
inusuales
 Revisión de informes de excepción de archivos de datos permanentes
 Verificación de contraseñas y tablas de autorización

5. Qué controles Comentarios:


existen para
asegurar la Personas que pueden realizar los recuentos de inventario permanente:
exactitud de los
recuentos físicos de Puntos de Consideración:
inventario?
Límite - Exactitud e Integridad (Procedimientos de recuento)
 Inventarios en consignación en depósitos públicos, etc., se recuentan
físicamente o se confirman periódicamente
 Supervisión correcta de recuento por parte de personas responsables e
independientes (monitoreando que se implementen y se cumplan las
instrucciones escritas en cuanto a recuento y cortes)
 Verificación de que ítems tales como inventario dañado u obsoleto,
desechos, mercadería consignada o en reparación, esté claramente
marcada e identificada como tal, en la lista de inventario
 Verificación de tarjetas para asegurar que no existan ítems perdidos o
duplicados
 Verificación de recuentos y descripciones
 Variaciones importantes de registros permanentes investigadas
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

Límite - Exactitud e Integridad


 Comparación de totales de lotes
 Verificación uno a uno de documentos fuente con listados de edición
/salidas
 Comparación de contenidos en pantalla con documentos fuente
 Edición de entradas (lógicos, límites, etc.)
 Documentos fuente revisados en cuanto a cancelación previa (por ej.,
sellados luego de procesados)
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

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E/D/ND PO C
6. Si el inventario N/A o Comentarios:
se encuentra fuera
de la compañía, Puntos de Consideración:
cómo lo controla?
Inventario –Seguridad
 Procedimientos para protección física (ver pregunta 1)

Límite – Autorización, Exactitud e Integridad, Procesamiento – Exactitud e


Integridad
 Exactitud de la información en registros de inventario (ver pregunta 4)
 Exactitud de recuentos físicos de inventario (ver pregunta 5)
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

7. Si la compañía N/A o Comentarios:


tienen inventarios
que pertenecen a Puntos de Consideración:
terceros, cómo se
controlan esos Inventario – Seguridad
inventarios?  Procedimientos de protección física (ver pregunta 1)
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

Límite – Exactitud e Integridad


 Exactitud de la información en registros de inventario (ver pregunta 4)
 Segregación de mercaderías consignadas de manera que no se
recuenten, o si es así, sean correctamente identificadas
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

8. Los empleados Sí No
que monitorean las
cantidades de Comentarios:
inventario
también aprueban Si “Sí” describir los controles compensatorios (si hubiera):
o participan en la
compra de
inventario? Personas que monitorean las cantidades de inventario:

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9.Qué controles Comentarios:
existen para
asegurar que el Puntos de Consideración:
inventario
se considera al Procesamiento – Exactitud e Integridad
costo o valor neto  Los precios usados para considerar el valor del inventario se verifican
realizable, el independientemente
menor?  Cuando el inventario se valoriza usando un sistema de costo estándar
(i) se revisan regularmente las variaciones de precios
(ii) los precios estándar se ajustan periódicamente cuando ocurren
variaciones importantes
 Comparación periódica del costo unitario con el VNR
 Revisión periódica de archivo maestro de inventario (registros de
inventario) sobre ítems de lenta rotación, obsoletos, defectuosos
 Anticuación periódica de ítems del inventario
 Items de lenta rotación, obsoletos o dañados identificados
periódicamente
 Revisión de informes de excepción
 Consistencia inherente de procesamiento computarizado
 No existen controles
 Controles compensatorios ubicados en otro lugar

Procesamiento - Protección
 No aplicable - procesamiento manual
 Controles generales sobre procesos computarizados
 Realización de procedimientos analíticos e investigación de ítems
inusuales
 Revisión de informes de excepción en archivos de datos permanentes
 Verificación de contraseñas y de tablas de autorización

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