Sesion 1 - Asistente Administrativo - Carlos Rosales

Curso:
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Docente: Carlos Rosales Alvarez

Sesión 1:
Fundamentos a la
Gestión Empresarial
y proceso Administrativo

¿Organización?
Es establecer la estructura necesaria que requiere toda em-

presa en forma sistémica y racional considerando recursos,
determinando jerarquías, disposición, agrupación de activi-
dades, tareas, roles con el fin de simplificar las funciones de la
empresa.
La organización define y orienta el trabajo en el interior de la

empresa, por lo que el principal objetivo es ayudar a que las
metas de la empresa tengan significado y sean importantes
para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la efi-
ciencia organizacional.
Queda PROHIBIDO la reproducción parcial o total de este material. Docente: Carlos Rosales Alvarez
Importancia de la Organización
Es de carácter continuo, por que todas las actividades de la empresa y sus recursos están en
constante cambio (expansión, contracción, integración, diversificación o nuevos productos) ge-
nerándose la necesidad de cambios en la organización.
Medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo.
Suministra métodos para el desempeño eficiente con

mínimo esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reducien-

do costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de funciones y esfuerzos al

delimitar funciones y responsabilidades.
Características de las Organizaciones
Son un medio que establecen la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Suministran los métodospara que se puedan desempeñar las actividades,

eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.
Evitan lentitud e ineficiencia, de las actividades.
Reducen o eliminan la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones

y responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la auto-

ridad y su ambiente.
Objetivos de la Organización
Establecer los departamentos o áreas funcionales

especializadas de la empresa.
Definir jerarquías, las que determinan el grado de

autoridad y las responsabilidades inherentes a
cada nivel de la empresa.
Definir qué labor debe desempeñar cada uno de los

miembros de la organización mediante la elabora-
ción de descripciones y perfiles de puestos.
Toda organización
tiene dos definiciones
Organización
Organización como unidad o entidad social formal
en que las personas interactúan para alcan-
zar objetivos comunes.
Organización
informal
Organización como función administrativa y

parte del proceso administrativo de organi-
zar, estructurar e integrar los recursos y los
órganos encargados de administrar y esta-
blecer relaciones entre ellos.
Organización Formal
La organización formal de la empre-

sa es la que viene establecida por la
dirección de la empresa y por tanto
tiene que ser aceptada por todos.
En toda organización se reflejar la
estructura organizativa.
Organización Informal
La organización informal de la em-

presa son relaciones personales y
sociales que surgen de manera es-
pontánea porque las personas se
relacionan más allá de lo que esta-
blece la dirección. Surgen amista-
des, intereses comunes y líderes
naturales a los que los compañeros
respetan y siguen. Todo esto provo-
ca que miembros de diferentes de-
partamentos se comuniquen entre
sí.
Recordemos que...
- Niveles de Organización -
Generalmente es el
Al estructurar, deben considerarse ecargado de administrar las
El más alto de dirección, se
organizaciones.
toman decisiones, se estable-
cen políticas, estrategias y Nivel
objetivos de la organización. Estratégico
Nivel
N.I N.I
Intermedio
Encargado de la ejecución de
las funciones y atividades
específicas de la empresa. Nivel
N.O. N.O.
Operativo
Autoridad y Poder
Tipos de
Autoridad
Autoridad
Autoridad Autoridad
de línea de personal
Poder legítimo
Poder para
o afectación a Organización ejercer Administrador
otras personas Creación de
dirige el trabajo
funciones de
autoridad para
miminizar la
Logro de los carga de
Discrecionalidad y objetivos de trabajo
toma de desiciones la organización
Autoridad y Poder
Se logra con la motivación de los

empleados para que se sientan a gusto
Autoridad
dentro de la organización. Donde sus
ideas sean escuchadas, evakuadas e
implementadas.
Se logra con una figura de liderazgo

para facilitar la consecución de los
objetivos dentro la organización.
Elementos de la organización
- Estructura Organizacional -
Estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser divi-
dido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo
orientándolo al logro de los objetivos. División del trabajo permite observar a la organización
dividida en “Sectores”.
Elementos de la organización
Jerarquía: toda empresa requiere en su organización la necesidad de establecer niveles de autori-

dad y responsabilidad.
Sistematización: las actividades de la empresa deben ser coordinados racionalmente facilitando

el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignaciones de actividades y responsabilida-

des: en toda empresa surge la necesidad de agrupar, dividir
y asignar funciones a fin de promover la especialización del
trabajo.
Simplificación de funciones: es importante en toda empresa

que se establezcan métodos mas sencillos de trabajo y su
mejor realización.
¿Qué es un organigrama?
Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja,
en forma esquemática, la posición de las área que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de au-
toridad y de asesoría.
Gerencia
Secretaria
Jefe de Mercadeo Jefe de Operaciones Jefe de Finanzas
Asistente Asistente Asistente
Departamentalización
La departamentalización es un medio para

organizar las actividades de la empresa,
con el fin de facilitar la consecucón de sus
objetivos, consiste en la coordinación en la
combinación y/o agrupación adecuada de
las actividades necesarias para la organi-
zación en departamentos específicos.
Departamentalización por funciones
- Departamentalización por - Departamentalización
tipo de clientes en un banco - por clientes -
Presidente
Ventas de Ropa
Banca Banca Banca

Caballeros Junior
Comunitaria Empresarial Institucional
Niños Damas
Prestamos Banca
Inmobiliarios Agrícola
e Hipotecarios
Departamentalización por productos
Agrupa los puestos por líneas de productos.
Gerente de Ventas Coca Cola
Encargado, Encargado, Encargado,

Departamento Departamento Departamento Fanta
Librería Tecnologías Juguetería
Sprite
Sub Encargado Sub Encargado Sub Encargado Aquarius

Departamento Departamento Departamento
Audio Video Computo
Departamentalización Geográfica
CEO COC� COL� COMPANY
Gerencia Comercial
CEO NEGOCIOS INTERNACIONALES
Zona Norte
CEO LATIN �MÉRIC� GROUP
Zona Centro
GERENTE GERENTE GERENTE Zona Sur

MÉXICO CENTRO �MÉRIC� SUDAMÉRIC�
Departamentalización por proyecto
GERENTE DE PROYECTOS
Ingeniero del proyecto
Ingeniero de compras del proyecto
Ingeniero del control del proyecto
Contador del proyecto
Jefe de ejecución del proyecto
Departamentalización
por procesos o equipo
Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejem-
plo en un grupo de pintura, en el área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o
de trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determi-
nada operación.
PRESIDENTE
INGENIERÍA PRODUCCIÓN MERCADEO FINANZAS PERSONAL
TROQUELADORES SOLDADURAS GALVANIZACIÓN
Organización Matricial
JEFE DE ESTUDIOS JEFE DE JEFE DE

Y DISEÑO INGENIERÍA �PROVISONAMIENTO
DIRECTOR DEL
ENCARGADOS DE L� REALIZACIÓN DEL PROYECTO A
PROYECTO A
DIRECTOR DEL
ENCARGADOS DE L� REALIZACIÓN DEL PROYECTO B
PROYECTO B
DIRECTOR DEL
ENCARGADOS DE L� REALIZACIÓN DEL PROYECTO C
PROYECTO C
Función de Dirección y
sus herramientas en el SIGLO XXI

Generalidades
¿Qué es dirección?
Frederick W. Taylor: “Es el mejor medio para lograr que ambas

partes (empresario y empleado), pongan en acción todas sus
facultades y que después se haga una equitativa distribución
de los beneficios obtenidos por el esfuerzo común”.
La función de dirección
La función de dirección implica conducir los esfuerzos de las

personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un
organismo social.
- La dirección -
Es la parte central de la adminstración, puesto que por su

conducto se logran los resultados que finalmente servirán
para evaluar al administrador, poco efecto tendrán técnicas
complicadas de planeación, organización y control, si la labor
dirección es deficiente,
Fundamento de Dirección
El fundamento de la dirección efectiva consiste en ayudar a los dirigidos a cumplir sus respectivas
metas, a contribuir con los objetivos esenciales de la empresa y a desarrollar sus máximas capaci-
dades para el cumplimiento del trabajo.
Importancia
1
Pone en marcha todos los lienamientos establecidos durante la
planeación y la organización.
2 en los mienbros de la estructura organizacional.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables
La dirección eficiente es determinante en la moral de los emplea-

3 dos y, consecuentemente, en la productividad.
4 en la eficacia de los sistemas de control.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y
5 A través de ella se establece la comunicción necesaria para que la organización funcione.
Elementos del concepto:
1 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional
2 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
3 Alcanzar las metas de la organización
4 Comunicación
5 Supervisión
6 Motivación
Etapas
Para ello, todo Gerente ha de ser consciente de los siguien-

tes puntos:
Los objetivos de la empresa deben ser claros, asimismo el

de los colaboradores.
Las características de los individuos a su cargo (esto de-

termina la forma de dirección - flexibilidad).
Los beneficios de la dirección y la satisfacción de los diri-

gidos.
Los instrumentos y el proceso de dirección que se utiliza.
Instrumentos de Dirección
Motivación Liderazgo Comunicación
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Docente: Carlos Rosales Alvarez

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Es establecer la estructura necesaria que requiere toda em-

La organización deﬁne y orienta el trabajo en el interior de la

Suministra métodos para el desempeño eﬁciente con

Evita la lentitud e ineﬁciencia de las actividades, reducien-

Reduce o elimina la duplicidad de funciones y esfuerzos al

Son un medio que establecen la mejor manera de alcanzar los objetivos.

Suministran los métodospara que se puedan desempeñar las actividades,

Evitan lentitud e ineﬁciencia, de las actividades.

Reducen o eliminan la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones

La estructura debe reﬂejar los objetivos y los planes de la empresa, la auto-

Establecer los departamentos o áreas funcionales

Deﬁnir jerarquías, las que determinan el grado de

Deﬁnir qué labor debe desempeñar cada uno de los

Organización como función administrativa y

La organización formal de la empre-

La organización informal de la em-

Se logra con la motivación de los

Se logra con una ﬁgura de liderazgo

Jerarquía: toda empresa requiere en su organización la necesidad de establecer niveles de autori-

Sistematización: las actividades de la empresa deben ser coordinados racionalmente facilitando

Agrupación y asignaciones de actividades y responsabilida-

Simpliﬁcación de funciones: es importante en toda empresa

Jefe de Mercadeo Jefe de Operaciones Jefe de Finanzas

Asistente Asistente Asistente

La departamentalización es un medio para

Banca Banca Banca

Agrupa los puestos por líneas de productos.

Gerente de Ventas Coca Cola

Encargado, Encargado, Encargado,

Sub Encargado Sub Encargado Sub Encargado Aquarius

CEO COC� COL� COMPANY

GERENTE GERENTE GERENTE Zona Sur

Ingeniero del proyecto

Ingeniero de compras del proyecto

Ingeniero del control del proyecto

Contador del proyecto

Jefe de ejecución del proyecto

INGENIERÍA PRODUCCIÓN MERCADEO FINANZAS PERSONAL

TROQUELADORES SOLDADURAS GALVANIZACIÓN

JEFE DE ESTUDIOS JEFE DE JEFE DE

Docente: Carlos Rosales Alvarez

Frederick W. Taylor: “Es el mejor medio para lograr que ambas

La función de dirección implica conducir los esfuerzos de las

Es la parte central de la adminstración, puesto que por su

2 en los mienbros de la estructura organizacional.

La dirección eﬁciente es determinante en la moral de los emplea-

5 A través de ella se establece la comunicción necesaria para que la organización funcione.

1 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional

2 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados

3 Alcanzar las metas de la organización

Para ello, todo Gerente ha de ser consciente de los siguien-

Los objetivos de la empresa deben ser claros, asimismo el

Las características de los individuos a su cargo (esto de-

Los beneﬁcios de la dirección y la satisfacción de los diri-

Los instrumentos y el proceso de dirección que se utiliza.

Motivación Liderazgo Comunicación

Queda PROHIBIDO la reproducción parcial o total de este material.

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