UNIDAD DE APRENDIZA JE 4

PERSONALIZAR TABLAS, RUTA CRÍTICA

Y SOBREASIGNACIÓN
Modificar tablas
• A la tabla creada anteriormente le falta, por lo menos, el campo Nombre de la tarea,
para una mejor identificación de los datos, es así como, utilizaremos la función
Modificar tablas para añadir o quitar campos y otras personalizaciones.

Modificar tablas:
e
a. Clic en la ficha Vista.
b. Clic en el botón Tablas.
d c. Clic en la opción Más tablas…
d. Selecciona la tabla a modificar.
e. Clic en el botón Modificar.

c
 Modificar tablas
f
h
g
Modificar tablas:
f. Utilice los botones Insertar fila y Eliminar fila
para añadir o quitar campos de la lista.
g. En nuestro caso, añada los campos Id y Nombre.

h. Defina la alineación de los datos, el ancho en

caracteres, entre otros para personalizar la tabla.
i. Clic en el botón Aceptar para regresar a la ventana
anterior y clic en el botón Aplicar para ver los cambios.
Personalizar la información en una tabla
• Las tablas que Project proporciona y las que el usuario crea, soportan casi
todas las opciones de personalización que podríamos utilizar en un hoja
de cálculo. Entre éstas tenemos:
• Insertar o añadir campos.
• Quitar u ocultar campos.
• Cambiar o mover los campos.
• Aumentar o reducir el ancho o altura de las celdas.
• Alinear el contenido de las celdas.
• Cambiar color y tipo de letra o fuente.
• Aplicar color de relleno a las celdas.
• Crear campos calculados o campos personalizados.
Campos personalizados
• En Project los campos Personalizados, son campos cuyo contenido
resulta de operaciones, generalmente matemáticas, entre uno o más
campos, lo que en bases de datos (Excel o Access) se llaman Campos
calculados. Esta función de Project permite obtener información que se
deriva de los campos predeterminados que se nos proporciona, pero
que Project no nos ofrece inicialmente, lo cual mejora la potencialidad
de la aplicación.
• Ejemplo: En el proyecto Remodelación de local, se desea añadir un
campo que muestre los costos de las tareas en dólares.
Creación de Campos personalizados
1 2

En el proyecto Remodelación de
local :
1. Cambie al modo de tabla
3
Costo y oculte el campo
Acumulación de costos fijos.
2 2. Clic derecho en el campo
Previsto y haga clic en
Campos personalizados.
3
3. Seleccione el tipo de dato,
por ejemplo: Número.
Creación de Campos personalizados
En el proyecto Remodelación de local
(Continuación…):
4. Con el campo Número1
seleccionado, clic en el botón
Cambiar nombre… y cambie el
4 nombre de campo: Costo en $.
5
5. Clic en el botón Aceptar, para
regresar a la ventana anterior.
7
6
6. Clic en el botón Fórmula…
7. En el cuadro Modificar fórmula,
escriba la fórmula. Para insertar
los campos use el botón Campo y
seleccione el apropiado.
8. Clic en el botón Aceptar, para
regresar a la ventana anterior.
8
Creación de Campos personalizados
En el proyecto Remodelación de local
(continuación…):
9. Project muestra un cuadro de
advertencia, al que debemos hacer
9 clic en Aceptar.
10. . En la sección Cálculo de las filas
de resumen de grupo y tarea, haga
clic en la opción Resumen y
12
seleccione de la lista Suma.
11. Repita los pasos 3ro. al 8vo. para
10 añadir más campos y clic en el
botón Aceptar, para finalizar.
12. Al regresar a la tabla Costos,
inserte el campo creado y aplica
11
alineación a la derecha de los
datos.
Aplicar filtros a tareas y recursos
Aplicar un filtro sólo mostrará las tareas o recursos que cumplan los criterios
(condiciones) de filtrado. Las tareas o recursos restantes son ocultadas
temporalmente en la pantalla, los filtros pueden facilitar la gestión de
programaciones de grandes proyectos, mostrando sólo las tareas o recursos que
están siendo analizados o modificados en ese momento.
Tipos de Filtros
Existen dos grupos principales de filtros: Filtros de tareas, que se aplican a las
vistas de tareas y Filtros de recursos, que se aplican a las vistas de recursos.
Dentro de cada uno de estos grupos existen tres tipos de filtros: los autofiltros,
filtros estándar y filtros personalizados.
 Autofiltros
• El uso de Autofiltros es el método
más rápido para ver subconjuntos Botones de
filtro
de tareas o de recursos. Sólo
están disponibles en las vistas de
hoja y muestran las tareas o los
recursos que cumplen un criterio
asociado a una columna o campo
determinada.
• Por ejemplo, si se desea aplicar
un autofiltro al Nombre (de la
tarea) del proyecto Tratamiento
de Aguas, se observaría lo
siguiente:
Filtros estándar
Se utiliza para filtrar tareas y recursos en
función a uno o dos criterios utilizados
2
frecuentemente y que Project proporciona
por defecto. Algunos filtros requieren datos 3

adicionales que hay que ingresar previamente

para ejecutarse, se trata de Filtros
1
interactivos como, por ejemplo, los filtros
Intervalo de fechas… e Intervalo de tareas…
Ejemplos: Mostrar sólo las tareas críticas. 4

1º Cambie a la vista Gantt de seguimiento.

2º Haga clic en usa la ficha Vista.
3º Despliegue la lista de filtros.
4º Haga clic en el filtro Tareas críticas.
Ejemplos
Desarrollar los siguientes ejemplo:
• Mostrar las tareas asignadas al recurso Albañil.
• Mostrar las tareas de resumen.
• Filtrar las tareas que comiencen y finalicen entre 05/03/2020 y
25/03/2020. Elegir el filtro Intervalo de fechas…:
Filtros personalizados
Son filtros que el usuario puede crear para que filtre datos cuyos criterios se pueden solicitar al momento de
ser aplicados. Se pueden especificar tanto un valor como un rango de valores.
Ejemplo: Filtrar las tareas no críticas con costos sea menores a S/500.00.
1º En la ficha Vista y grupo Datos.
2º Despliega la lista de filtros y seleccione la opción Más filtros… y clic en el botón Nuevo.
3º Nombre al filtro: Tareas no críticas con costos menore a 500 y activa la casilla Visible en el menú.
4º Indica los campos que estarán involucrados en el filtro, se puede relacionarlos con los operadores lógicos
Y y O.
Ejercicios
1. Use auto filtro para localizar las tareas que tiene asignado el recurso Obrero.
2. Localice las tareas completadas
3. Muestre que tareas completadas han tenido un trabajo inferior a 100 horas.
4. Muestre que tareas que tienen una demora total de más de 10 días.
5. Muestre las tareas que superaron su duración Programada.
6. Cree un filtro personalizado para localizar todas las tareas que comienzan después del
25/03/2020.
7. Muestre a las tareas agrupadas en Críticas y No Criticas.
8. Muestre a las tareas agrupadas por recursos.
9. Crear un filtro que muestre las tareas críticas que superan un monto el cual será ingresado
en tiempo de ejecución.
10. Filtro que muestre los recursos sobre asignados cuyo costo es superior a 1000
11. Filtro que muestre los recursos que tienen horas extra.
12. Que muestre las tareas que superan los 1000 soles y tienen una duración de más de 3 días.
Ruta crítica
La ruta crítica es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero finalice a tiempo. Un retraso entre las tareas del camino crítico
provocará el retraso de la finalización de todo el proyecto. Las tareas que componen la
ruta crítica se denominan tareas críticas. En el caso de que la duración total del
proyecto no concuerde con lo establecido por los requerimientos, podemos ajustar la
duración actuando sobre el camino crítico de distintas formas, por ejemplo:
• Cambiar las relaciones entre las tareas.
• Agregar días u horas de trabajo al calendario.
• Reducir la duración de algunas tareas agregando más recursos (Camusso, 2012).
• Todas las tareas poseen margen de demora, de modo que se pueden retrasar un
poco sin afectar a la fecha final del proyecto. En las tareas críticas el margen de
demora es de cero. Una tarea se puede convertir en crítica, si se divide demasiado.
Identificar la ruta crítica del proyecto
Existen varias formas de identificar la ruta crítica en un proyecto, así tenemos:
a. Usando la ficha Formato, grupo Estilos de Barra, opción Tareas Críticas.
b. Usando la Vista Gantt de Seguimiento.
c. Usando la Ficha Vista, Grupo Datos, opción Agrupar.
d. Aplicando filtro: Tareas críticas.
e. Aplicando opciones de resaltado: ficha Vista, grupo Datos, Resaltar: Tareas
críticas.
f. Creando informe.
g. Usando el modo de tabla: Programación.
Sobreasignación
La sobreasignación de recursos se produce como resultado de asignar a un
recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.
En este caso se considera “trabajo”:
• En las tareas: A la mano de obra total necesaria para completar una tarea.
• En las asignaciones: A la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso.
• En los recursos: A la cantidad total de trabajo para la que está asignado un
recurso en todas las tareas.
La capacidad de trabajo de un recurso en un determinado periodo de tiempo
está determinada por su Capacidad máxima y el calendario del recurso. La
relación entre la capacidad del recurso y su asignación de tarea se denomina
Asignación (En inglés Allocation).
Sobreasignación
Cada recurso de tipo trabajo tiene uno de estos 3 estados de asignación:
• Sub asignado: Las asignaciones del recurso no alcanzan la capacidad
máxima del recurso para trabajar. Por ejemplo, en 1 semana de trabajo
de 40 horas, solo se ha asignado 25 horas de trabajo para el recurso.
• Totalmente asignado: Las asignaciones del recurso alcanzan la capacidad
máxima definida. Por ejemplo, en una semana de trabajo (40 horas), el
recurso tiene asignada 40 horas de trabajo.
• Sobre asignado: Cuando las asignaciones exceden la capacidad máxima
definida del recurso. Por ejemplo, en una semana de 40 horas se ha
asignado al recurso 55 horas.
¿Cómo solucionar la sobreasignación?
Podemos empezar indicando que, si se ha hecho una buena programación, planificación y
análisis de los recursos a usarse, así como sus capacidades, al programar el proyecto en
Project, no debería haber sobreasignaciones. Pero, se puede producir sobreasignaciones una
vez iniciado el proyecto, cuando se efectúan reprogramaciones, atrasos, entre otros. Por lo
que, existe una serie de procedimientos que permiten solucionar estos inconvenientes. A
continuación, las mencionamos:
a. Aumentar la capacidad máxima del recurso igualando su valor con el del campo Máximo,
cuando se comete un error en las asignaciones de recursos a las tareas o cuando se comete
un error en la planificación.
b. Asignar horas extras según el caso.
c. Modificando las cargas de trabajo en las vistas.
d. Reasignando un recurso a otra tarea usando el organizador del equipo.
e. Usando La disponibilidad de los recursos.
f. Usando redistribución.
Aumentar la capacidad máxima del recurso
Esto se puede hacer en la
vista Hoja de Recursos, en
la tabla Resumen. En esta
tabla se muestra el campo
Máximo que nos indica la
capacidad máxima real que
necesita el proyecto. La
diferencia entre el Máximo
y Capacidad máxima indica
la cantidad de recursos
faltantes, como se observa
en la imagen de la derecha.
Asignar horas extras según el caso
Cuando sea posible, la asignación
de horas extra para resolver las
asignaciones es una buena
alternativa, aunque eso implica
aumentar los costos de las tareas
afectadas.
Por ejemplo, el recurso Excavadora
está sobre asignado en las tareas 4,
5, 18 y 19. Si las horas asignadas a
los días 18 y 19 se convierten a
horas extra, podemos solucionar
las sobreasignaciones. En la imagen
de la derecha se muestra las sobre
asignaciones correspondientes:
 Asignar horas extras según el caso
1. Despliegue el panel Detalles 2
y seleccione el modo Trabajo
del formulario de tareas.
2. Seleccione la tarea 18
Excavación de huecos para 1
3

buzones.
3. En el panel Detalles,
columna Trab h extra ingrese
el número 4 y haga clic en el
botón Aceptar.
4. Repita el procedimiento para 4

la tarea 19 Excavación de
zanja para tubería.
Cambiar las cargas de trabajo
La vista Uso de recursos permite
manejar las cargas de trabajo, es 2
decir, en forma manual se pueden
mover las horas de trabajo a fechas
en las que el recurso no está
3
sobreasignado o reducir las horas si 1
es factible. Por ejemplo, el recurso
Obrero está sobreasignado en la
tarea Izado de postes de madera
en 8 horas en los días 11 y 12:
Las horas de trabajo que
corresponden a los días 11 y 12 las
trasladamos al 13, escribiendo
4
primero 0h en los cuadros
correspondientes y 16h en el
cuadro subsiguiente.
Reasignando recursos usando Organizador del equipo
La vista Organizador del
Equipo permite visualizar los
recursos sobreasignados y
reprogramar su ejecución o
inclusive asignarlos a otro
recurso.
Arrastre la tarea Pegado y
empalme de tuberías PVC
con buzones a la derecha, a la
altura del día domingo, como
se señala en la imagen
anterior
Usando disponibilidad de recursos (1)
La disponibilidad de recursos es un herramienta que nos puede evitar la sobre asignación de
recursos, ya que los recursos que sean programados serán los que se utilicen sin provocar la
sobreasignación. Así tenemos el siguiente caso:
Se tiene un proyecto con la siguiente programación. Como se observa tenemos sobre
asignación en las 4 tareas principales y los recursos sobreasignados son el Albañil y el Obrero.
Usando disponibilidad de recursos (2)
Para establecer la disponibilidad de recursos realizamos el
siguiente procedimiento:
1. Active la vista Uso de recursos.
2. Doble clic en el recurso Albañil. 3
3. En la ficha General, tabla Disponibilidad de recursos
ingrese los datos que se muestran en la imagen.
4. Clic en el botón Aceptar.

3
2

4
Usando disponibilidad de recursos (3)
Después de hacer clic en el botón Aceptar, Project muestra al recurso Albañil si
sobreasignación.
Realizar el mismo procedimiento para el recurso Obrero.
Usando redistribuir recursos
La redistribución de recursos sobreasignados es una herramienta que Microsoft Project
proporciona para solucionar los problemas de sobreasignación de forma automática,
aunque no en todos los casos, puede ser totalmente eficaz.
La redistribución consiste simplemente en reorganizar el uso de los recursos de forma
que no se superpongan y creen la sobreasignación. Para esos efectos Project retrasa o
divide determinadas tareas o asignaciones de la programación hasta que los recursos
asignados a ellas dejen de estar sobreasignados.
Tipos de redistribución de recursos
a. Redistribuir selección: Use esta opción para redistribuir solo las
tareas seleccionadas, desde la vista Diagrama de Gantt.
b. Redistribuir recurso: Esta opción se utiliza para redistribuir sólo las
tareas con recursos específicos asignados. Si el recurso
seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos,
las demás asignaciones no se moverán.
c. Redistribuir todo: Esta opción se utiliza para redistribuir todos los
recursos de todas las tareas del plan de proyecto, de manera
automática.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN