Base de datos

Tema03 : Formatos condicionales

En esta sesión
En esta sesión conocerás el funcionamiento de una base de datos, con este
conocimiento podrás generar reportes ordenados y clasificados por niveles, también
calcularás totales y subtotales en listas ordenadas, finalmente con los filtros tendrás un
mejor manejo de la administración de una base de datos, todos estos temas se
encuentran desarrollados de manera sencilla con ayuda de casos y ejemplos resueltos.

¿Qué vamos aprender?

Al finalizar este tema usted estará en la capacidad de:
 Manejar formatos condicionales
 Manejar tablas y listas
 Ordenar listas
 Aplicar subtotales
 Manejar filtros personalizados

Para completar este capítulo usted va a realizar algunas acciones que impliquen abrir
archivos, así que, es necesario que descargue del Cybercampus el archivo Guia03 de
la sesión recursos del TEMA03.

Formato Condicional
El formato condicional muestra de una manera gráfica, las
celdas que cumplan una determinada condición o criterio.
Esto a través de formatos de fuente, sombreado y bordes o
incluso con barra de datos, escalas de color y conjunto de
iconos.
Para aplicar el formato condicional, debe:
 En el grupo Estilos, despliegue las opciones del
comando Formato Condicional

Puede generar condiciones que permitan por ejemplo,

resaltar los registros del mes actual (es este caso de Octubre):

Guía de Aplicación Página 1

Microsoft Excel 2010

O puede emplear barras de datos y conjunto de iconos para que los datos tengan mayor
impacto:

Actividad 1: Formato condicional

Objetivo
Aplicar el formato condicional para resaltar datos de su hoja de cálculo.

Barra de datos
1. Abra el libro GUIA03 – Tablas y Listas.
2. Vaya a la hoja Tablas y seleccione el rango que representa los votos de los
destinos turísticos (rango C8:C10)
3. En el grupo Estilos, despliegue las opciones del comando Formato
Condicional.

4. Elija Barra de datos y seleccione la opción Barra de datos Verde.

5. Ahora, seleccione las celdas que representan las unidades de autos nuevos
en América. (G8:G13).
6. Aplique el formato de barra de datos Azul. El resultado después de aplicar
el paso 4 y 5 será:

Página 2 Guía de Aplicación

 Gráficos

Actividad 2: Conjunto de íconos

1. Vaya a la hoja Tablas y seleccione el rango que representa las pólizas (rango
C20:C24)
2. En el grupo Estilos, despliegue las opciones del comando Formato
Condicional.
3. Elija Conjunto de íconos y seleccione 3 semáforos. El resultado es:

¿Por qué algunas celdas se muestran en verde?:

¿Qué representan las celdas en rojo?:
4. Al rango de inscritos al evento ICOMIX (G20:G23) se debe aplicar el formato
3 flechas.

Borrar un formato condicional

1. Seleccione el último rango seleccionado G20:G23.

2. Haga clic en el botón Formato Condicional

3. Elija la opción Borrar reglas, Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Resaltar reglas de celdas

1. Vaya a la hoja Listas.
2. Seleccione el rango de C8:C18.

Guía de Aplicación Página 3

Microsoft Excel 2010

3. Luego, aplique un formato condicional Resaltar reglas de celdas y elija

Entre.

4. Luego, aplique un formato condicional Resaltar reglas de celdas y elija

Entre.
5. Complete la ventana con los siguientes valores:

6. Observe que las fechas de octubre se han resaltado en rojo.

Actividad 3: Resaltar superiores e inferiores

1. Seleccione el rango G8:G15.
2. Aplique el formato condicional Resaltar superiores e inferiores y elija 10
superiores….

3. Complete la ventana con los siguientes valores:

4. Observe que los 3 valores más altos se han resaltado.

5. Guarde los cambios aplicados.

Página 4 Guía de Aplicación

Base de datos Gráficos

Tema03 : Manejo de tablas y filtros

Tablas
Cuando se crea una tabla, sus datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la información que haya fuera de ella. Por ejemplo, puede
filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla,
etc.
Puede generar tablas:
 Creando una tabla a partir de un rango de celdas
 Aplicando un formato de tabla a un rango

Actividad 4: Crear tablas

Objetivo
Generar y aplicar formato a tablas.
Crear tablas
1. En la hoja Datos, haz clic en algún lugar de la lista de datos

2. Luego, en la ficha Insertar, haz clic en el botón Tabla.

3. Se muestra un cuadro que señala automáticamente el rango de toda su

tabla.

4. Al hacer clic en Aceptar, el rango se muestra con un formato y cada

columna se muestra con unas flechas para aplicar filtros.

Guía de Aplicación Página 5

Microsoft Excel 2010

Aplicar formatos a tablas

1. Haz clic dentro de la tabla que acabas de crear.

2. Luego, en la ficha Diseño, ubica al grupo Estilos de tabla

3. Usa el botón Más para desplegar toda la galería y, a continuación, en

el grupo Claro, Medio u Oscuro, haz clic en el estilo de tabla que deseas
utilizar.

4. Con el mouse, señala alguno de los estilos predefinidos y observa que se

tiene una vista previa directamente sobre la tabla.

5. Haz clic en el Estilo 9 del grupo Claro. Luego haz clic en el Estilo 9 del
grupo Oscuro.

6. Finalmente, aplica el Estilo 10 del grupo Claro

7. Guarda los cambios efectuados

Página 6 Guía de Aplicación

 Gráficos

Modificar las opciones de estilos

El estilo aplicado a la tabla abarca opciones para las filas de encabezado y totales,
así como para determinadas columnas.
1. Haz clic sobre la tabla.

2. En la ficha Diseño, ubica al grupo Opciones de estilo

3. Ahora, apaga y prende cada casilla y anota los efectos que causa sobre
la tabla , responde en la hoja Opciones de tabla

Comando Resultado
Fila de encabezado

Fila de totales

Fila con bandas

Primera columna

Última columna

Color columnas con bandas

Quitar el formato de tabla

Toda tabla posee un estilo o un formato definido. En este ejercicio se verá la forma
de eliminar dicho estilo.
1. Haz clic dentro de la tabla.

2. Luego, en la ficha Diseño, ubica el grupo Estilos de tabla

3. Usa el botón Más para desplegar toda la galería. Elige la opción

Borrar de la parte inferior de la galería

4. Aplica un formato del grupo Medio a la tabla.

5. Guarda los cambios.

Guía de Aplicación Página 7

Microsoft Excel 2010

Actividad 5: Campos calculados y totales

Emplear referencias estructuradas para escribir fórmulas y agregar fila de totales para
obtener valores de resumen

Columnas calculadas
Cuando escribes fórmulas en un rango convertido a tabla, ya no es necesario
copiarlas a las otras filas, Excel automáticamente realiza dicha tarea.
1. Lleva el indicador de celda a la celda G7.

2. En esta celda, escribe el texto Total.

3. En la celda G8 escribe la fórmula:

=D8 + E8 + F8
Otra forma de escribir fórmulas, es usando referencias estructuradas. Gracias a ellas,
podemos usar los títulos de cada columna como parte de la fórmula:
4. En la celda G8, escribe =[

5. Observa la lista de campos que se despliega:

6. Selecciona el campo Niños y cierre el corchete ( ] ). Luego abre el

corchete y selecciona el campo Adulto Mayor y sigue escribiendo la
fórmula como:

= [Niños] + [Adulto mayor] + [Adultos]

7. Ahora, agrega una columna llamada Costo Total el cual debe mostrar el
resultado de multiplicar el Total por el Costo (celda F5).

= [Total] * $F$5

Aplicar formatos de número a la columna

Para aplicar formato a su columna resultante no es necesario hacer un arrastre para
seleccionar todas las celdas.
1. Lleva el puntero del mouse sobre el nombre de la columna. En nuestro
caso, sobre la columna Costo Total.

Página 8 Guía de Aplicación

 Gráficos

2. Al mostrarse la flecha, haz clic para seleccionar dicha columna (vea la

imagen).

3. Luego, usa el botón Estilo millares.

4. El resultado debe ser como:

5. Guarda los resultados.

Mostar y calcular totales

Con tablas es posible obtener totales para sus columnas de datos. Por ejemplo,
podrá sumar una columna y obtener el promedio de otra, contar los registros de una
columna, etc.

1. Sobre alguna celda de su tabla, usa el menú contextual, Tabla y activa la

opción Fila de totales.

2. Se muestra una fila al final de la tabla…

3. …y se obtiene la suma de la última columna:

Guía de Aplicación Página 9

Microsoft Excel 2010

Para calcular el total de niños atendidos

4. Haz clic en la celda D38

5. Haz clic en la flecha de esta celda y elige SUMA

6. ¿Cuál es el total de niños atendidos?

Emplea un procedimiento similar y responde a las siguientes preguntas:

Promedio de atenciones a Adultos mayores

Total de casos atendidos

7. Guarda los cambios efectuados.

Actividad 6: Filtros
Los filtros permiten listar registros que cumplan una determinada condición o criterio.
Por ejemplo, podemos listar sólo los registros de un distrito o aquellos atendidos por
un Especialista.

Aplicar un filtro
Cuando convierte su rango a tabla, Excel muestra en cada columna un indicador de
filtro:

Página 10 Guía de Aplicación

 Gráficos

Para mostrar sólo los registros de Los Olivos:

1. Haz clic en el indicador de filtro del campo Distrito.

2. La casilla de Los Olivos debe ser la única seleccionada.

3. Haz clic en Aceptar y observa los cambios. La columna usada para

aplicar filtros, se muestra con un símbolo característico:

4. Para mostrar todos los registros, haga clic en el cuadro de filtros de la

columna Distrito y elige la opción Borrar filtro

5. Puedes aplicar más de un filtro a su tabla. Por ejemplo, se pide mostrar

los registros de Breña atendidos por un Especialista. En este caso, debe
aplicar filtros a las columnas Distrito y Atención. El resultado se debe
mostrar de acuerdo a:

6. Recuerda, para mostrar todos los registros, debes borrar el filtro de las 2
columnas usadas: Distrito y Atención.

Guía de Aplicación Página 11

Microsoft Excel 2010

Actividad 7: Criterios Personalizados

Podemos emplear criterios personalizados para los filtros, por ejemplo que se muestren
los registros donde la atención a niños sea mayor a 20 o aquellas mayores al promedio
de atención.
Para aplicar criterios personalizados:
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de Número

2. Elige la opción Mayor que y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe

45 al lado de es mayor que…

3. Clic en Aceptar y observa los resultados:

Si deseamos ver los registros entre un intervalo de números, por ejemplo los registros
donde se ha atendido entre 20 y 30 casos
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de
Número

2. Elige la opción Entre y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe

3. Clic en Aceptar y observa los resultados:

4. Borra el filtro aplicado.
Además, podemos usar criterios más elaborados. Por ejemplo que se muestren los
registros que han atendido más que el promedio.
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elija Filtro de número
2. Activa la opción Superior al promedio:

Página 12 Guía de Aplicación

 Gráficos

3. Haz clic en Aceptar y observe los resultados.

4. Luego, borre el filtro aplicado.
Podemos mostrar los 5 registros con mayor atención.
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elija Filtro de
número
2. Activa la opción Diez mejores:

3. Cambie el cuadro para mostrar:

4. Haz clic en Aceptar y observe que se muestran los registros de mayor

atención.
5. Luego, borre el filtro aplicado.
Para mostrar los 3 registros de menor atención.
1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elija Filtro de número
2. Activa la opción Diez mejores:
3. Cambie el cuadro para mostrar:

4. Haz clic en Aceptar y observe que se muestran los registros de menor

atención.
5. Luego, borre el filtro aplicado.
6. Guarda los cambios y cierra Excel.

Guía de Aplicación Página 13

Base de datos
Microsoft Excel 2010

Tema03 : Ordenas listas

Ordenar listas
Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de la
lista, ordenándolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganiza las filas, las columnas
o las celdas individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas
en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z, de la fecha más antigua a la más reciente)
o descendente.
Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en algún registro del campo
que se desea tomar como criterio y presionar el icono.
 En la ficha Inicio, en el grupo Modificar
 Despliegue las opciones del comando Ordenar y filtrar

 Elija alguna de las 2 primeras opciones

Ordenar usando más de un criterio

Excel permite especificar más de un criterio para ordenar sus registros. Así usted puede
especificar varios criterios distintos para ordenar su tabla.
 En la ficha Inicio, en el grupo Modificar
 Despliegue las opciones del comando Ordenar y filtrar
 Elija la opción Orden personalizado

 En esta ventana se agregan las columnas a emplear como criterios de

ordenación

Página 14 Guía de Aplicación

 Gráficos

Actividad 8: Ordenar una lista

Ordenar una lista empleando columnas de texto, número y fecha.
Completando la tabla
5. En la hoja Emergencias, haz clic en la celda G10 y escribe la fórmula
para calcular el total de los 3 años mostrados.

6. Copia la fórmula en las demás filas. El resultado debe ser:

Ordenar la lista por una columna

Excel emplea la columna donde está el indicador de celda para ordenar los datos.
En este caso vamos a ordenar la lista por el nombre del establecimiento.
1. Haz clic en alguna celda de la columna Establecimiento de salud
(columna B)

2. Haz clic en el comando Ordenar y filtrar. Elije Ordenar de A a Z.

¿Qué establecimiento se muestra primero?

Responda esta pregunta desde la fila 43

Ahora, vamos a ordenar por el Total de atenciones (de mayor a menor).
3. Haz clic en alguna celda de la columna Total (columna G).

4. Haz clic en el comando Ordenar y filtrar. Elije Ordenar de mayor a

menor.

¿Qué establecimiento se muestra primero ahora?

Responda esta pregunta desde la fila 46

Completa los resultados:
1. Ordena la lista de acuerdo a lo solicitado

Guía de Aplicación Página 15

Microsoft Excel 2010

Ordenar alfabéticamente por Tipo.

Primer establecimiento que se muestra:

Responda esta pregunta desde la fila 49

Ordenar por las atenciones del año 2007 en forma descendente

Primer establecimiento que se muestra:

Actividad 9: Ordenar por más de un criterio

Ordenar una lista empleando dos o más criterios.
Ordenar la lista por dos o más criterios
Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas.
1. En la hoja Establecimiento, ordena la tabla de acuerdo al Tipo. De forma
ascendente.

Ahora, vamos a agregar un segundo criterio para que el grupo de Hospitales se

ordene alfabéticamente por el nombre de establecimiento.
2. Haz clic en el comando Ordenar y filtrar.

3. Elije Orden personalizado. Se muestra la ventana:

4. El primer nivel es Tipo. Para tener un segundo nivel, haz clic en el botón
Agregar nivel.

5. Elije el campo Establecimiento de salud. El cuadro debe quedar como:

6. Haz clic en Aceptar.: Responde desde la fila 43

En el grupo Hospitales ¿qué establecimiento se muestra primero?

En el grupo Institutos ¿qué establecimiento se muestra primero?

Página 16 Guía de Aplicación

 Gráficos

Completa los resultados:

1. Ordena la lista de acuerdo a lo solicitado :

Ordenar por Provincia y por Establecimiento

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo de Lima?

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo Barranca?

Ordenar por Provincia y por Establecimiento en forma descendente

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo de Lima?

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo Barranca?

Ordenar por Provincia, Tipo y Establecimiento

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo de Lima?

¿Qué establecimiento se muestra primero en el grupo Barranca?

2. Guarda los cambios efectuados.

Actividad 10: Criterios personalizados

Objetivo
Emplear criterios personalizados para ordenar una lista.
Criterios personalizados
Si ordenamos una lista por mes, nosotros esperamos q salga Enero como primer
registro, pero se muestra Abril debido a que se está empleado el orden alfabético
(de la A a la Z). En este ejercicio se verá la forma de ordenar esto correctamente.
1. Haz clic en la hoja Cultivos

2. Haz clic en alguna celda de la columna Cosecha (columna E)

Guía de Aplicación Página 17

Microsoft Excel 2010

3. Ordena alfabéticamente.

4. Luego, elije el comando Ordenar y elije Personalizado.

5. En esta ventana, en el criterio Cosecha, elije Lista Personalizada.

6. Seleccione la lista de meses y haz clic en Aceptar de esta ventana y en

Aceptar de la ventana Ordenar.

Observa que ahora aparece primero Enero luego hasta diciembre.

Crear una lista personalizada

Si no existe una lista personalizada debemos de crearla. En la hoja Encomiendas,
si ordenamos por tamaño, el orden es grande, pequeño y regular (de la A a Z), lo cual
no sería correcto. (El orden debería ser pequeño, regular y grande). A diferencia del
caso anterior, donde se tenían meses, no tenemos una lista para emplearla como
base.

1. Haz clic en la ficha Archivo y elija Opciones

2. Entra al vínculo Avanzadas y ubica el comando Modificar Listas
personalizadas.
3. En esta ventana, escribe la nueva lista. La ventana debe quedar como:

4. Haz clic en Aceptar para terminar el ingreso.

Ordenar por la lista creada

1. Haz clic en la hoja Encomiendas y lleva el indicador a la columna
Tamaño.
2. Haz clic en el cuadro Ordenar y elije Orden Personalizado
3. En el criterio Tamaño elije Lista Personalizada.
4. Elije la lista creada anteriormente y haz clic en Aceptar. La ventana debe
quedar como:

Página 18 Guía de Aplicación

 Gráficos

5. Clic en Aceptar. La lista se ordena ahora empleando la lista

personalizada.

6. Guarda los cambios.

Ordenar por la lista creada

1. Genera una lista con los siguientes elementos:

Lima
Huaral
Barranca
Huaura
Cañete
2. Luego, ordena la hoja Emergencias empleando los siguientes criterios:

Lista personalizada
Tipo
Establecimiento

3. Guarda los cambios y cierra Excel.

Guía de Aplicación Página 19

Base de datos
Microsoft Excel 2010

Tema03 : Formatos condicionales

Subtotales
Puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que
se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Los subtotales se crean a partir de listas y consideran un campo de agrupamiento o
quiebre para calcular un resumen con alguna función disponible (suma, cuenta, etc.).
Para insertar un subtotal:
 Ordene la lista de acuerdo al campo empleado para la agrupación.
 Luego, en la ficha Datos, haga clic en el comando Subtotal

Lo elementos que conforman el cuadro de Subtotales son:

Actividad 11: Insertar un subtotal

Insertar un subtotal para y emplear los esquemas para agrupar y mostrar los detalles
de los resultados obtenidos.

Página 20 Guía de Aplicación

 Gráficos

Ordenando la tabla
Vamos a insertar un subtotal que muestre los ingresos obtenidos por País. Recuerda
que es necesario ordenar la tabla por el campo de agrupación, en nuestro caso País,
y luego insertar el subtotal.
5. En la hoja TRAMITES
6. Haz clic en alguna celda de la columna País (columna A) de la hoja
General.
7. Haz clic en el comando Ordenar y filtrar. Elije Ordenar de A a Z.

Ahora, para insertar el subtotal:

8. En la ficha Datos, haz clic en el comando Subtotales.

9. Considere los siguientes criterios:

Para cada cambio en: País

Usar la función: Suma
Agregar subtotal a: Costo

10. Su ventana debe quedar como:

Guía de Aplicación Página 21

Microsoft Excel 2010

11. Haz clic en Aceptar y observa los cambios efectuados:

Niveles de esquema
Cuando se insertan subtotales, Excel agrega niveles de agrupamiento de acuerdo a
la cantidad de grupos de resumen. Este esquema permite ver y ocultar los detalles
de cada grupo.
En el caso anterior, observe que a la izquierda de la tabla, se muestran 3 niveles de
esquema y existen líneas que definen los agrupamientos

Niveles

Agrupamientos

1. Para ver el resumen de los subtotales, haz clic en el nivel 2.

Página 22 Guía de Aplicación

 Gráficos

2. Para ver los detalles, haz clic en el nivel 3.

3. Haz clic en el nivel 1 para ver el Total general:

4. Guarda los cambios efectuados

Agrupamientos
Al generar subtotales, se muestran líneas que marcan los grupos generados. Estos
grupos se expanden o muestran los detalles al emplear algún nivel. Podemos
mostrar los detalles de un grupo en particular, de esta manera el análisis es más fino.

1. Haga clic en el nivel de esquema 2. Los grupos se muestran con el

símbolo menos ( - ), es decir, están con los detalles ocultos.

El símbolo +
permite
expandir el
grupo

Haga clic aquí para

contraer los detalles
2. Ubica el grupo de Portugal.

3. Haz clic en el botón Expandir (+)

4. El resultado debe ser:

Detalles
del grupo

5. Contrae el grupo Portugal y muestra los detalles del grupo Suecia.

6. Guarda los cambios en el libro.

Guía de Aplicación Página 23

Microsoft Excel 2010

Quitar subtotales
Cuando quita los totales a una lista, los agrupamientos y niveles de esquema son
eliminados de la hoja.

1. Haz clic en alguna celda de la tabla.

2. Luego, en la ficha Datos, haz clic en el comando Subtotal.

3. En el cuadro, haga clic en el botón Quitar todos.

4. Observa que la tabla se muestra sin ningún elemento de subtotales.

Actividad 12: Empleando funciones en los subtotales

Objetivo
Emplear las distintas funciones de agregado en los cálculos de los subtotales.

Obtener Subtotales
Se necesita obtener el número de trámites realizados por País.

1. Ordena la tabla por País

2. Obtener el subtotal considerando

Para cada cambio en: País

Usar la función: Cuenta
Agregar subtotal a: Costo

3. Muestra el resultado en el nivel 2.

Página 24 Guía de Aplicación

 Gráficos

4. Muestra los detalles del grupo Austria.

Actividad 13: Agregar dos niveles de subtotales

Agregar niveles de subtotales

Caso
Se necesitar crear un subtotal por País y Tipo de trámite, obteniendo el total de
montos.
7. Ordena la tabla empleando los 2 criterios: País y Trámite.

8. La ventana Ordenar debe ser:

9. Luego, aplique un subtotal por País, considerando:

Para cada cambio en: País

Usar la función: Suma
Agregar subtotal a: Costo

Ahora, debemos agregar un segundo nivel de subtotales:

10. Elige nuevamente el comando Subtotales considerando;

Para cada cambio en: Trámite

Guía de Aplicación Página 25

Microsoft Excel 2010

Usar la función: Suma

Agregar subtotal a: Costo

11. Apaga la casilla Reemplazar subtotales actuales. La ventana debe

quedar como:

12. Clic en Aceptar. Excel muestra 4 niveles de esquema.

13. Haz clic en el nivel 3 para obtener el total por Trámite

14. Para mostrar el resumen por País, haz clic en el nivel 2

15. Guarde los cambios efectuados y cierra Excel.

Página 26 Guía de Aplicación