15.

2 Uso de tablas, filtros, vistas y grupos en Microsoft Project

2019
La mayoría de las vistas de proyectos incluyen una tabla. Una tabla
es un conjunto de instrucciones de formato que le dice a Microsoft
Project qué campos de datos (columnas) desea que se muestren en
la pantalla. La Tabla de entrada predeterminada, por ejemplo,
contiene los campos ID, Indicadores, Nombre (siempre Nombre de
tarea), Duración, Inicio, Finalización, Predecesores y Nombres de
recursos. La tabla de costos predeterminada contiene los campos
ID, Nombre, Costo fijo, Devengo de costo fijo, Costo (siempre el
costo total), Línea de base, Variación, Real y Restante (costo).
Microsoft Project 2019 proporciona 17 tablas de tareas
predefinidas y 10 tablas de recursos predefinidas. Si ninguna de las
tablas estándar satisface sus necesidades, puede crear una nueva
tabla o modificar una existente (asegúrese de darle un nombre
diferente). Cuando guarda su proyecto, su tabla nueva o modificada
se guarda con el proyecto.
Seleccionar la vista correcta
Como cubrimos en la Sección 3.5, “Encontrar la información
correcta”, una vista es simplemente un conjunto de instrucciones
de formato que le dicen a Microsoft Project lo que desea ver en la
pantalla. Al seleccionar la vista de diagrama de Gantt
predeterminada, por ejemplo, le dice a Microsoft Project que desea
ver un diagrama de barras de calendario a la derecha, una tabla
coincidente (por defecto la Tabla de entrada) a la izquierda y una
lista que incluye Todas las tareas (el filtro predeterminado ).
Microsoft Project 2019 contiene una variedad de vistas, incluidas
vistas de hoja, gráficos y vistas de gráficos y vistas de formulario.
Examinarlos proporcionará ideas para diferentes presentaciones de
información del proyecto. Los seis que se utilizan con más
frecuencia se muestran en el árbol de decisiones de la Sección 3.5,
"Encontrar la información correcta". Para las tareas, el diagrama de
Gantt y el diagrama de Gantt dividido son muy útiles; para los
recursos, la Hoja de recursos y la Hoja de recursos dividida; y para
las asignaciones, las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
Microsoft Project 2019 abre automáticamente otras vistas para
usted (por ejemplo, vistas de seguimiento personalizadas cuando
configura el método de seguimiento que se utilizará para el
proyecto), pero recordar estas seis vistas le ahorrará un tiempo
valioso. Durante la ejecución del proyecto, el diagrama de Gantt de
seguimiento se convierte en otra vista útil que debe recordar.
Estas siete vistas, junto con varias vistas de tablero nuevas (que se
describen más adelante en este capítulo), satisfarán la mayoría de
sus necesidades de presentación de información.
Modificar una tabla existente
Este ejercicio usa el archivo TablesandViews.mpp. Asegúrese de
que este proyecto esté abierto antes de comenzar.
1. Debería estar en la vista Diagrama de Gantt con la Tabla de
entrada aplicada. Suponga que le gustaría ver la información de
variación de inicio junto con los valores predeterminados para un
informe de progreso. Mueva el divisor hacia la derecha hasta que
pueda ver la columna Finalizar.
2. Para agregar la columna Inicio de línea base entre las columnas
Inicio y Finalizar, haga clic con el botón derecho en el encabezado
de la columna Finalizar. Su pantalla se parecerá a la siguiente
3. Haga clic en Insertar columna para ver la lista desplegable
Nombre de columna

4. En la lista desplegable Nombre de columna, seleccione Inicio de

la línea de base.
Su pantalla se parecerá a la siguiente.

5. Guarde su proyecto.
Copiar y personalizar una tabla existente
En este ejercicio, continuamos usando el archivo.
TablesAndViews.mpp del ejercicio anterior.
Alternativamente, puede abrir TablesAndViews_Inst1.mpp de su
directorio de ejercicios.
Dado que no existe una tabla que muestre los cinco tipos de
variación, ha decidido que desea crear una. La tabla de variación es
la que más se acerca, ya que tiene variación de inicio y final, por lo
que parece un buen lugar para comenzar.
1. De Ver datos, Selecciona el Mesa menú desplegable y haga clic
en Más Mesas…. Se le presentará las Más tablas caja de diálogo
2. Con el Tarea opción seleccionada, seleccione la Diferencia tabla y
haga clic en la Dupdo… botón. Verás un Definición de tabla cuadro
de diálogo similar al siguiente.
Capítulo 15 presentación de información del proyecto con mi
Crosoft projeCt 2019
3. En el Nombre campo, sobrescriba el texto existente con
"Variación completa". Seleccione Inicio de línea base y haga clic en
el Borrar fila botón. El rowwill Baseline Start desaparecerá del
Definición de tabla caja de diálogo. Elimine también la fila de
Acabado de línea base. Seleccione Finalizar y haga clic en el Insertar
fila botón. Aparecerá un terraplén en blanco encima de la fila
Finalizar. Utilizar el Cortar fila y Pegar fila botones para mover Start
Variance entre Start y Finish.
Haga clic en la celda en blanco debajo de Finalizar variación y
seleccione Variación de duración desde el Campo la lista
desplegable.
En el Título campo para Variación de duración, ingrese Duración
Var.
Repita el paso 9 para la variación del costo y la variación del
trabajo. Su pantalla debe parecerse a la siguiente.

Aplicar un filtro de resaltado

De forma predeterminada, siempre que aplica un filtro a su
proyecto, las tareas o los recursos que no se ajustan a los criterios
del filtro se ocultan. Sin embargo, si desea ver todas las tareas en su
proyecto y simplemente distinguir qué tareas se ajustan al filtro y
cuáles no, Microsoft Project 2019 le permite aplicar un filtro de
resaltado a sus tareas.
Capítulo 15 presentación de información del proyecto con
miCrosoft projeCt 2019 Este ejercicio continúa el uso del archivo
Filters.mpp del ejercicio anterior. Alternativamente, puede abrir
Filters_Inst3.mpp.
1. Asegúrese de estar en la vista Diagrama de Gantt con la Tabla de
entrada aplicada. Desde el Filtrar lista desplegable, seleccione de
nuevo [ Sin filtro] para proporcionar una vista sin filtros de su
proyecto.
2. En Ver datos, haga clic en el Destacar la lista desplegable. Verás
las siguientes opciones.

3. Haga clic en el Comienza en o después y termina antes filtrar.

4. Cuando se le solicite, proporcione un Fecha de inicio de "6/2" y
Fecha de finalización "30/6".
5. Las tareas que cumplen con los criterios establecidos ahora se
resaltarán, como se muestra en la siguiente figura.
6. Desde el Filtrar lista desplegable, seleccione de nuevo [ Sin filtro]
restaurar la apariencia original.
7. Guarde su proyecto.
Microsoft Project 2019 tiene usos adicionales para la función de
filtrado. Por ejemplo, el Asignar recursos cuadro de diálogo incluye
un Opciones de lista de recursos característica que incluye una
capacidad de filtrado. Los recursos se pueden filtrar por su
disponibilidad para trabajar una cierta cantidad de horas, o puede
usar varios filtros de recursos integrados.
Las vistas de Project Web App ofrecen muchas de las mismas
opciones de filtrado, con la excepción de los filtros interactivos y de
resaltado.
Clasificación de la información del proyecto
De forma predeterminada, Microsoft Project 2019 muestra las
tareas y los recursos de su proyecto de menor a mayor número de
identificación. Puede ordenar las tareas o los recursos según otros
criterios, como el nombre de la tarea, la fecha límite y el nombre
del recurso. La clasificación puede agregar valor cuando necesita
ver las tareas en una secuencia particular.
Ordenar la lista de tareas
Este ejercicio continúa el uso del archivo Filters.mpp del ejercicio
anterior. Alternativamente, puede abrir Filters_Inst4.mpp.
1. Aplique la vista Hoja de tareas a su proyecto y luego aplique la
Tabla de costos.
2. Desde Ver datos, utilizar el Clasificar desplegable para
seleccionar por costo. Las tareas de resumen en su proyecto se
ordenarán por costo descendente y las tareas dentro de cada
resumen se ordenarán por costo descendente.
Ordenar por varios campos
1. De Ver datos, utilizar el Clasificar desplegable para seleccionar
Ordenar por…. Tú verá el Clasificar caja de diálogo.
2. Elija Costo en el Ordenar por desplegable.
3. Junto al Ordenar por campo, seleccione el Ascendente botón.
4. Desde el Entonces por lista desplegable, elija Duración y
seleccione el Descendiendo botón.

5. Haga clic en Clasificar. Su pantalla se parecerá a la siguiente

(inserte el Campo Duración junto a la columna Costo total para ver
cómo funciona la clasificación dual).
6. Desde el Clasificar desplegable, seleccione por ID para restaurar
la tarea original orden a su proyecto.
7. Guarde su proyecto.
Agrupar la información del proyecto
La agrupación permite a un director de proyecto ver tareas o
recursos en "conjuntos" predefinidos o personalizados. La
agrupación crea nuevas tareas de resumen para mostrar totales
acumulados. Microsoft Project 2019 le permite agrupar según los
campos de asignación, así como las tareas o los recursos en las
vistas de uso. El cuadro de diálogo tiene una opción de casilla de
verificación para Asignaciones grupales,
la asignación excesiva, las unidades máximas y la asignación
porcentual.Este ejercicio continúa el uso del archivo Filters.mpp del
ejercicio anterior. Alternativamente, puede abrir Filters_Inst5.mpp.
1. Aplique la vista Hoja de tareas con la Tabla de entrada
seleccionada.
2. Desde Ver datos, utilizar el Agrupar por lista desplegable para
seleccionar
3. Desde Ver datos, utilizar el Agrupar por lista desplegable para
seleccionar [ Sin grupo] para restaurar la vista original.
Aplicar la vista Uso de recursos.
Desde Ver datos, utilizar el Agrupar por lista desplegable para
seleccionar Grupo de recursos. Contraiga la información de la
asignación para cada recurso para que todas las asignaciones estén
ocultas (Sugerencia: haga clic en el triángulo negro junto a las
asignaciones de cada recurso
6. La agrupación se puede personalizar al igual que el filtrado y la
clasificación.
7. Aplicar el Gráfico de gantt vista. Desde el Grupo desplegable,
seleccione NewGroup por… ver el Definición de grupo caja de
diálogo.
8. Haga clic en el Nombre del campo columna en el Agrupar por fila
y seleccione Comienzo de la lista desplegable. Hacer clic Aplicar.
9. Desde el Grupo menú desplegable, seleccione [ Sin grupo] para
volver al vista original y guarde su proyecto. Estilos de agrupación
de Microsoft Project Server / Project Online Las vistas de Project
Web App también ofrecen la agrupación como herramienta para
aclarar y evaluar la información contenida. El administrador de
Microsoft Project Server puede establecer colores para diferentes
niveles de agrupación en las vistas, así como establecer el color y el
estilo de fuente del texto que se muestra dentro de las celdas.
Capítulo 15 presentación de información del proyecto con
miCrosoft projeCt 2019 Definición de vistas personalizadas
Si ninguna de las vistas incluidas con Microsoft Project satisface sus
necesidades, puede crear una nueva vista o modificar una
existente. Cuando guarda su proyecto, su vista nueva o modificada
se guarda con el proyecto. En los siguientes ejercicios, creará una
nueva vista única y una nueva vista de combinación, una
combinación de pantalla dividida de dos vistas individuales. Crear
una nueva vista Este ejercicio continúa el uso del archivo
Filters.mpp del ejercicio anterior. Alternativamente, puede abrir
Filters_Inst6.mpp.
1. De Vista: Vistas de tareas, hacer clic Otras vistas y luego Más
Puntos de vista…. Se le presentará el Más vistas caja de diálogo.
2. En el Más vistas cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo… ver el
Definir nuevo Vista caja de diálogo.
3. Asegúrese de Vista única está seleccionada la opción
predeterminada y haga clic en OK a ver el ViewDefinition caja de
En el Nombre campo, reemplace el texto existente con "Variación
de costo". Desde el Pantalla lista desplegable, seleccione Uso de
tareas. Desde el Mesa lista desplegable, seleccione Diferencia.
Desde el Grupo lista desplegable, seleccione Sin grupo. Desde el
Filtrar lista desplegable, seleccione Costo mayor que…. Selecciona
el Resaltar filtro casilla de verificación para que Microsoft Project
distinga los datos filtrados del resto de los datos de la vista.
Selecciona el Mostrar en el menú casilla de verificación para que su
nueva vista sea de fácil acceso desde la Vista cinta.
Hacer clic está bien. Confirma eso Diferencia está seleccionado en
el Más vistas caja de diálogo.
En el Más vistas cuadro de diálogo, haga clic en Aplicar. Introduzca
"5000" en el cuadro de filtro interactivo ( Costo mayor que) que
aparece y haga clic en está bien.
Preguntas
8. ¿Cuáles son los cinco campos de variación diferentes que
Microsoft Project calcula automáticamente y cómo se calculan?
CRTR (campo de tareas)
CRTR (campo de recursos)
CRTR (campo de asignación)
CRTR (campo de tareas con fases temporales)
CRTR (campo de recursos con fases temporales
un recurso aún no ha notificado ningún trabajo en cualquiera de las
tareas asignadas, el costo real del trabajo realizado (CRTR) campo
0,00. El recurso notifica el progreso (porcentaje completado o
trabajo real ) en las distintas tareas, Microsoft Office Project calcula
el CRTR. Este es el costo del trabajo real más los costos por uso del
recurso hasta la fecha. De forma predeterminada, cómo y cuándo
se calcula el campo CRTR dependerá del recurso tasa estándar, tasa
de horas extra, costo por uso y costo acumulado en el cuadro de
diálogo Información del recurso, así como la fecha de estado o la
fecha de hoy. Si lo prefiere, puede hacer que calcula el CRTR basado
en las entradas en el campo Costo real (fase temporal). En el menú
Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en
la ficha cálculo la casilla de verificación Microsoft Office Project
siempre calcula los costos reales.
9. ¿Cómo se obtienen datos de variación precisos cuando se utiliza
el seguimiento de% completo?
Cuente su inventario. Esto se denomina método count. Con este
método, se cuentan todos los artículos del inventario y se compara
ese total con lo que los registros dicen que debe tener. Restar el
número más pequeño de la más grande. Ejemplo: Los registros
muestran 92 elementos y en realidad tienes 98. Estás fuera por 6
unidades. Divide el resultado de tu resta por el recuento preciso: 6
dividido por 98 es igual a .06. Multiplique por 100 y se encuentra
con que su varianza es del 6 por ciento.
10. Complete el espacio en blanco: cada vez que los valores
estimados actuales sean más altos que los valores de referencia,
la varianza resultante será un número. Esto significa que cualquier
varianza mayor que se considera alto
11. ¿Qué puede ver utilizando el cuadro de diálogo Estadísticas
del proyecto?
El cuadro de diálogo diseño para revisar o cambiar la disposición de
los cuadros del diagrama de red en la pantalla. Puede:
Defina cómo se organizan los cuadros en la pantalla.
Especifique la alineación, el espaciado, el alto y el ancho de las filas
y columnas.
Establecer opciones para el estilo y el color del vínculo.
Elija el color de fondo y el patrón del diagrama de red.
12. ¿Qué es una mesa?
Las tablas de Microsoft Project se componen de conjuntos de
columnas que contienen campos de información que describen las
tareas o los recursos de cada fila de la tabla. Las tablas se pueden
aplicar a planos o vistas. Hay tablas independientes para tareas y
para recursos. Una tabla dentro de MS Project sería similar a una
hoja dentro de MS Excel que tiene columnas definidas.
13. ¿Qué puede hacer si ninguna de las tablas estándar satisface
sus necesidades?
Crear una nueva
14. ¿Cuáles son las vistas más útiles para las tareas?
vistas de tareas, vistas de recursos y vistas de asignaciones.