Mele Rosquete, Jesús Rafael C.I: 26.367.

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Resúmen Planificación de Eventos

Unidad I – Los eventos y su planificación

● Evento: Acontecimiento previamente organizado por un conjunto de

personas, cuya finalidad es reunir un número determinado de personas o

un público selecto, en un tiempo y lugar pautado con anterioridad. El
objetivo puede ser con fines comerciales, religiosos, publicitarios, sociales,
culturales, religiosos, institucionales, organizacionales, etc.

● Gerencia: Acción de un colaborador o un conjunto de estos que tiene la

capacidad de dirigir, gestionar y organizar una organización y sus recursos.

Es un elemento vital dentro de las organizaciones.

● Planificación: Tareas organizadas implementadas como guías para

coordinar y gestionar los procesos y recursos. Permitiendo con esta agilizar

el trabajo, identificar los posibles obstáculos y determinar las acciones
necesarias para cumplir con los objetivos.

La relación que tiene la gerencia y la administración de los eventos se centra

en el proceso de gestión, coordinación y control de los recursos que conlleven
estos para permitir el logro del fin administrativo.
Los organizadores de eventos deben contar con la experiencia pertinente
dentro del mismo para garantizar el éxito.
La forma de gerenciar un evento está determinada por la realización de
actividades como:

● Diseño, planificación y producción del evento

● Gestionar y coordinar el equipo de trabajo.

 ● Garantizar los plazos establecidos.

● Administración del presupuesto, proveedores, recursos y ubicación

● Manejo de crisis

● Análisis de informes y resultados.

La gerencia de un evento es independiente de la temática, se centra en la

gestión, coordinación y supervisión del mismo.

La investigación es el paso vital para desarrollar y planificar un evento.

Debes estudiar el cliente, los antecedentes de la organización, sus estatutos, las
funciones que cumplen, la identidad, su cultura y todos los factores que signifiquen
un punto de partida.

Una vez se realiza la investigación se debe cumplir los siguientes pasos:

● Definir metas y objetivos

● Establecer un presupuesto

● Conformar un equipo

● Elegir el lugar y la fecha

● Desarrollar la marca del evento

● Planificar el porgrama del evento

● Confirmar patrocinadores, sponsors y ponentes

 ● Identificar y seleccionar las herramientas tecnológicas

● Crear un plan de publicidad y promocion

● Elegir las métricas para analizar los resultados

Para que un evento se de con éxito es necesario crear una estrategia de

comunicación que permita una comunicación efectiva con los diferentes públicos
presentes dentro del evento.
La comunicación corporativa engloba las relaciones públicas y la
implementación de los recursos audiovisuales y promocionales que sean
necesarios para reforzar la presencia de la marca antes, durante y después del
evento, apoyándose en el uso de los medios de difusión adecuados que
incrementen la transmisión de los mensajes de acuerdo a las necesidades y
objetivos establecidos

● Antes: Es fundamental para determinar la forma de comunicación y

generar expectativas e interés. Para esto, resulta imprescindible conocer al

público al que nos dirigimos y el tono de comunicación de la organización.

● Durante: Es clave mantener la atención y relaciones públicas con los

proveedores, patrocinadores e invitados, al igual que con los clientes y la

organización a la que pertenezcan, reforzar la presencia de la marca con
material P.O.P y recursos disponibles, garantizando el cumplimiento de la
planificación previa y los objetivos que se quieren cumplir.

● Después: Este paso nos permite generar engagement con nuestro público

objetivo, mediante contenido de calidad, que sea fácilmente compartible,

para llegar al mayor número de usuarios posible. Tras finalizar el evento
 también se debe llevar a cabo una monitorización de los resultados y los
logros obtenidos. En esta etapa se pueden conocer las deficiencias que
puedan ser mejorables para próximos eventos.

Unidad II – Etapas del Evento

● Pre – Evento: La preparación previa antes de un evento es la fase de

diseño del mismo. Incluye toda la información relacionada con el evento. Su

definición, planificación y organización. En esta fase se definen las metas,
objetivos y estrategias de campaña. Es el momento para definir el
cronograma del evento, los responsables y la hora. Las tareas de esta fase
son las siguientes:
1. Definición del objetivo y el target.
2. Definición del tipo de evento.
3. Elección del equipo o comité organizador.
4. Elección del lugar o sede.
5. Elección de fechas.
6. Elaboración del cronograma.
7. Elaboración del programa de actividades.
8. Definición de presupuesto.
9. Ensayo general.

● Evento: Etapa donde se desarrolla toda la planificación, organización y

coordinación previa. No da pie a improvisación. Durante el evento debe

revisarse constantemente los siguientes aspectos:
1. Logística
2. Asistencia
3. Equipo de atención
4. Alianzas
5. Registro fotográfico
6. Agradecimientos
7. Evaluación y control de calidad
 ● Post – Evento: Termina el evento previsto, se va el público y se desmonta

el evento. Aunque todo haya terminado, deben hacer algunas cosas para
determinar el éxito del evento:
1. Seguimiento
2. Agradecimiento
3. Evaluación de la agenda y propuestas de eventos.
4. Evaluación de la encuesta de satisfacción.
5. Informe final del evento.

Unidad III: Tipo de instalaciones:

Hay determinados factores a la hora de tomar en cuenta una

instalación para realizar un evento tales como: capacidad de personas,
locación, que servicio ofrece el lugar, el evento a realizar, entre otras.

Ejemplo de instalaciones que ofrecen hoteles ubicados en la ciudad

de Caracas para realizar eventos:

● Lidotel Caracas: cuenta con un total de cinco salones y una

terraza tienen espacio techado, alta tecnología audiovisual,

departamento de alimentos y bebidas. Su aforo es determinado,
según la distribución que sea requerida para el evento.

1. Salón Doral I: 100 teatro, 30 en forma de U, 30 escuela, 60 banquetes,

50 media luna y 150 cóctel.

2. Salón Doral II: 50 teatro, 20 en forma de U, 25 escuela, 40 banquetes,

25 media luna y 50 cóctel.
3. Salón Doral III: 50 teatro, 20 en forma de U, 28 escuela, 40 banquetes,
30 media luna y 50 cóctel.

4. Unidos Doral I, II y III: 200 teatro y 350 cóctel.

● Montaña Suites: este hotel, cuenta con un salón disponible para

eventos corporativos, matrimonios, celebraciones entre otros.

1. Salón Ávila: es un salón grande que tiene una capacidad de 500

personas y puede ser dividido en cuatro, según la capacidad de
personas que se requiera.

● Hotel Alex: tiene cuatro salones que se adaptan a lo que se

requiera según el evento.

1. Salón Candelaria: es el salón más amplio que ofrece el hotel,

cuenta con un aforo de 200 personas, tiene cocina y acceso directo
al estacionamiento.

2. Salón Plaza: tiene un concepto vanguardista, cuenta con dos salas

separadas por un vació sobre la entrada del lobby al hotel, con
capacidad para 80 personas.
3. Salón Oasis: es un salón ideal para conferencias tiene un aforo 45
de personas, cuenta con un televisor LCD de 65 pulgadas y un
pasillo de entrada donde se puede ubicar el servicio de coffe break.

4. Salón Venezuela: una de sus principales características es que sus

paredes están cubiertas por un vinil con imágenes naturales de
Venezuela, tiene capacidad para 150 personas y cuenta con mesas y
sillas.

● Pestana Caracas: este reconocido hotel en Caracas cuenta con

11 espacios para diversas ocasiones. Sin embargo tienen tres

salones con más popularidad, su aforo se determina según la
distribución requerida y en sus servicios ofrecen banquetes.

1. Mochima I: teatro 180, escuela 100, mesa en forma de U 50, cóctel

200 y banquete 100.

2. Mochima II: teatro 150, escuela 100, mesa en forma de U 40, cóctel
150 y banquete 100.

3. Mochima III: teatro 164, escuela 60, mesa en forma de U 40, cóctel
100 y banquete 80.

4. Mochima Ballroom: es la unión de los tres salones y tiene

capacidad para 400 personas
 ● Hotel Continental: tiene disponible dos salones, cuentan con la

mejor tecnología, confort y comodidad.

1. Salón Turpial: teatro 20, escuela 12, forma de L 15 y mesa imperial

15.

2. La terraza: es el mejor espacio que ofrece el hotel para bodas,

bautizos y eventos corporativos y cuenta con una capacidad de 300
personas.

● Eurobilding: es un prestigioso hotel y dentro de sus

instalaciones se encuentran diversos salones especiales para

eventos.

1. Salón Plaza Real: el acabado de sus paredes está cubierto con

papel tapiz, ofrece la posibilidad de realizar dos eventos al mismo
tiempo ya que el espacio puede ser dividido en dos partes iguales y
su capacidad es de: teatro 1.200, mesas redondas 760, escuela
500, imperial 150 y cóctel 2.000.

2. Salón Plaza Caracas: el tipo de piso es de alfombra y sus paredes

están cubiertas con papel tapiz, su aforo es de: teatro 180, mesas
redondas 110, escuela 70, cóctel 200, imperial y tipo U 40.

3. Salón Plaza Venezuela: al igual que los ya antes mencionados,

cuentas con piso alfombra y papel tapiz en sus paredes, su aforo es
de: teatro 180, mesas redondas 110, escuela 70, cóctel 200, imperial
y tipo U 40.
 4. Anfiteatro Turmalina: la característica de este salón es que tiene un
formato tipo teatro, cuenta con tarima, buena iluminación y es
especial para eventos culturales.

5. Salón Topacio: posee tarima y barra, su capacidad de personas es

de: teatro 180, mesas redondas 200, escuela 70, cóctel 400, imperial
y tipo U 45.

6. Salón Diamante: la capacidad de este espacio es de: teatro 180,

mesas redondas 100, escuela 70, cóctel 250, imperial y tipo U 40.

7. Salón Rubí: es un salón de 83mt² y tiene un montaje establecido

tipo imperial.

8. Salón Costa Esmeralda: puede ser dividido en tres salones y su

aforo es de: teatro 200, mesas redondas 110, escuela 110, cóctel
2.500, imperial y tipo U 50.

9. Salón Casandra: su piso tiene un acabado de Marble & Wood, tiene

una terraza de 124 mt², tarima y pista de baile su capacidad es de:

teatro 250, mesas redondas 300, escuela 120, cóctel 500, imperial y
tipo U 60.

Unidad IV: Uso de ayudas audiovisuales:

 Para producir un evento es necesario contar con las herramientas
necesarias. Entre estas, las ayudas audiovisuales que nos ayuden a transmitir un
mensaje de manera efectiva.
Las ayudas audiovisuales son un conjunto de dispositivos mecánicos,
eléctricos y/o electrónicos que nos ayudan a dar nuestro discurso de manera
eficaz.
En la producción de eventos, hay material audiovisual que resulta
indispensable. Es nuestra materia prima y debemos conocerla a detalle para
escoger cual se adapta mejor a nuestras necesidades.
A través de las ayudas audiovisuales (oído y vista), se puede tener mejor
memoria de lo que se está comunicando. Según especialistas se demuestra que
un oyente recuerda de un 30% a un 35% de lo que ve y de un 10 a un 15% de lo
que escucha.
Equipos requeridos para dar un evento:

● Audio: Micrófonos, parlantes, complementos músicales.

● Visuales: Uso de imágenes, uso de texto, proyecciones.

● Técnicas: Dinamismo de las proyecciones.

Unidad V: Reuniones administrativas:

Tipos de Reuniones:

● Reuniones ordinarias: Una reunión establecida por ley, para ser válida debe

ser constituida legalmente. Los temas abordados son relativos al cierre de

ejercicio.

● Reuniones extraordinarias: Se celebran de modo ocasional. Se tratan

temas de urgencia y la necesidad de tomar decisiones.

● Reuniones formales: Estas reuniones tienen una estructura marcada.

Siguen todas las fases del procedimiento de organización de reuniones.

● Reuniones medias:

1. Grupo de calidad: Reunion formada por un grupo reducido de

trabajadores afectados por un mismo problema y de participacion
voluntaria.
2. Comité de empresa: Órgano representativo y colegiado del conjunto
de los trabajadores de la empresa o centro de trabajo. La elección de
los representantes se realiza cada 4 años.
3. Reunión de ventas: Realiza el seguimiento de las mismas.

● Reuniones informales: Reuniones de corta duracion y frecuentes. Por lo

general son reuniones de departamento con el fin de fijar un planning

semanal.

● Reuniones internas:

1. Junta directiva
2. Asamblea
3. Aprobación de presupuesto
4. Consejo de administración
5. Comité directivo
6. Junta general de accionistas

● Reunión de información: Ascendente, descendente, horizontal, comisiones

de trabajo y grupos de decisión.

Unidad VIII: El Auditorio

El auditorio es el conjunto de personas a las que el orador dirige su discurso

con el objetivo de influir en ellas. Desde el punto de vista retórico, el orador
debe tener en cuenta las características de su auditorio para poder adaptar su
mensaje y lograr una comunicación efectiva.
 Una de las características más importantes del auditorio es su actitud hacia el
tema del discurso. El orador debe identificar si el público es favorable, neutral o
adverso a su mensaje para poder seleccionar los argumentos y estrategias
retóricas más adecuados.

Otra característica relevante es el nivel de conocimiento que tiene el auditorio

sobre el tema del discurso. El orador debe adaptar su lenguaje y sus
explicaciones para que puedan ser comprendidos por todos los asistentes.

Además, el orador debe tener en cuenta el contexto en el que se desarrolla el

discurso y las circunstancias que rodean al auditorio, como su edad, género,
cultura, entre otros aspectos.

En definitiva, para lograr una comunicación efectiva, el orador debe adaptar su

mensaje y sus estrategias retóricas al auditorio al que se dirige, teniendo en
cuenta sus características y su contexto.

Clasificación de auditorios:
Según sus acciones actitudinales se clasifican de la siguiente manera:

● Favorable: el discurso argumentativo es aceptado por el auditorio, gracias a

ello presentan una actitud positiva y son receptivos al tema desde el inicio y
final del discurso.

● Neutro: representa una tarea para la persona que dará el discurso

convencer y motivar el auditorio para que el objetivo se cumpla, por lo

general este tipo de auditorio se mantiene a la expectativa al principio y no
sabe que esperar del discurso.

● En contra: el auditorio tiene una postura negativa o contraria a la de los

argumentos, esto se evidencia desde el inicio, por lo tanto, es objetivo del

orador lograr un cambio de actitud y mentalidad.
Según el interés del auditorio se clasifican de la siguiente manera:
 ● De masas: son auditorios con una cantidad grande de personas por lo que

el interés será mixto, debido a que es complicado que la totalidad del

auditorio se encuentre interesado.

● Laico: el auditorio no tiene ningún tipo de conocimiento del tema, debido a

que este asistió a dicho lugar por un interés de carácter social.

● Universal: el orador y la audiencia aceptan sin problema cualquier

comentario o aclaración pertinente sobre el tema.

Según los individuos que lo conforman e intenciones del discurso se clasifican de
la siguiente manera:

● Auditorio universal: son auditorios con gran cantidad de personas, en este

todos los argumentos que se expresan son, normalmente, estudios sobre

acontecimientos del pasado o los que sucederán posteriormente.

● Auditorios particulares: este tipo lo conforma un grupo de personas o una

persona en concreto y el dialogo se encamina hacia intereses específicos,

donde se toman en cuenta las emociones de los individuos que la
conforman.