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Mayor registro en turismo de reuniones por lo que esta zona de México es por
mucho, el mayor mercado en expansión del país
Guadalajara: La segunda ciudad más grande del país tiene un encanto sin igual y
una población de 5 millones de habitantes, por lo que atrae convenciones y
exposiciones nacionales e internacionales.
Querétaro:
León:
Situada a veinte minutos del Aeropuerto Internacional del Bajío que sirve de
enlace con destinos nacionales e internacionales; la "Capital Mundial de la Piel y
del Calzado" cuya fama ha rebasado las fronteras del país, cuenta con una
infraestructura turística de primer nivel para la realización de Exposiciones,
Congresos y Convenciones, convirtiéndose así en una pieza fundamental en el
desarrollo del mundo de los negocios en nuestro país.
CONVENCION:
CONGRESO:
CONFERENCIA:
es una exposición que se realiza por una o más personas, sobre un tema
cualquiera, general mente de intereses comunes, al que se permite intervenir
mediante preguntas, normalmente con un alto grado de participantes y de
espectadores, en la que se trata de realizar un debate sobre determinados puntos,
promover una marca o abordar un tema para desarrollarlo desde el conocimiento y
con diferentes perspectivas que enriquezcan el discurso. Es uno de los medios
principales con los que las grandes firmas dan a conocer sus nuevas estrategias,
iniciativas o incluso productos.
SIMPOSIO:
JORNADA:
SEMINARIO:
VIAJE DE INCENTIVOS:
Hábil: La persona que organiza un evento debe ser hábil y eficaz para manejar
todas las situaciones, detalles y momentos del evento.
Buen co-equiper: Saber trabajar en equipo y coordinar a cada persona que tiene a
su cargo.
Atento y observador: Antes, durante y después del evento debe estar atento a
todo lo que se vive y, obviamente, al público.
.
PRESUPUESTOS:
Ingresos:
Pagos de inscripciones.
Presencia de marcas.
Donaciones.
Menciones publicitarias.
Egresos:
Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de
gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto,
tenemos 2 tipos de costos o egresos:
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
1. Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
2. Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
3. Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
4. Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante
porcentaje de los costos totales del evento.
5. Área y servicio de estacionamiento.
6. Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
7. Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
8. Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
9. Traductores si fuera necesario.
10. Sistema de inscripción y acreditación.
11. Contratación de show o actividades, extra al evento.
12. Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
13. Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos,
etc.
14. Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados,
entre ellos:
ORGANIGRAMA:
Coordinador general
Comité de finanzas
Comité ejecutivo
Comité de
Comité de Comité de Comité de Comité de Comité de
ornato y
promoción trasporte alojamiento festejos exhibición
rotulación
Comité de registro
1° comité general:
2° comité de finanzas:
Fondos a su disposición.
Que gastos son mas prioritarios que otros para su respectiva canalización.
Debe partir del objetivo del evento, define los temas o asuntos a tratar y, como
consecuencia se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada uno
de los temas o sesión.
4° comité ejecutivo:
Esta integrado por los presidentes de todos los comités, su función principal es el
de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario, para facilitar dicha
selección es recomendable contar con un catalogo de hoteles y centros de
convenciones, así como considerar la membresía participante y sus necesidades.
5° comité de promoción.
Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el
diseño y elaboración del material de promoción tales como:
Es recomendable que este comité cuente común área que maneje las relaciones
publicas cuando se ha determinado que el evento tiene publicidad en la prensa,
radio y TV.
Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento.
Manejo de boletos:
Cortesía.
Para alimentos.
Eventos respectivos
Bebidas
9 ° comité de registro:
Procedimiento de registros.
Entrega de gafetes, maquinas de escribir, escritorios, mesas, sillas.
Control de registro adicional.
Entrega de informes o programas de última hora.
Coordinar la existencia de recursos materiales y equipo.
Conocer toda la información respecto al evento y medios de comunicación con los
que se cuente.
Otorgar facilidades para el uso de equipo extra.
Controlar los locales de la conferencia.
10° comité de alojamiento:
Las funciones de este comité, como todas, son muy importantes, ya que tiene a su
cargo las actividades artísticas y/o recreativas durante los diferentes eventos
sociales de convención, como son: comidas, banquetes, cenas etc.
Este comité debe elaborarlos letreros necesarios para todo tipo de evento social o
de trabajo, supervisar y coordinar la decoración de los salones y salas, así como
vigilar el desarrollo de la decoración del salón principal y sus anexos, la
decoración para banquetes y eventos sociales, cortesías para los participantes y
los invitados, almacenamiento de material decorativo, colocación de letreros en
lugares estratégicos, fijación de avisos y cambios de última hora y material extra
existente en caso de imprevistos.
Para el desarrollo de sus actividades este comité debe tomar en cuenta, las
siguientes consideraciones:
Diseñar un folleto o tríptico que contenga información sobre precios de alquiler,
disponibilidad de espacios y diagramas de distribución del área de exposición, con
el apoyo del comité de promoción.
Servicios de edecanes.
Fechas y horarios de las reuniones.
Reservación de los salones.
Funcionamiento de sonido y equipo electrónico.
Disponibilidad de plataformas, andamios, tablones etc.
Numero apropiado de mesas y sillas.
Mecanografía de documentos etc.
CAPITULO 4 MONTAJES
TIPOS DE MONTAJES
1. Estilo Teatro
2. Estilo Aula
3. Estilo Aula tipo “Chevron”
4. Estilo Semiluna o Semicircular
5. Estilo “U” o Herradura
6. Estilo Banquete
7. Estilo Anfiteatro.
Estilo Teatro
Estilo Aula
Estilo Anfiteatro
Realizar una nota de prensa también resultaría bastante útil ya que esta es
enviada a todos los medios posibles para que se haga eco del evento.
También no hay que olvidarnos de las redes sociales y del poder que tienen para
viralizar las noticias en cuestión de horas. Crear un evento e incentivar a los
usuarios a que asistan a él es muy sencillo.
CAMPAÑAS PROMOCIONALES:
HERRAMIENTAS DE PROMOCION:
Folletos
Carteles
Cartas personales
Páginas web
Folletos.
Carteles.
Cartas personales.
Páginas web.
1. agenda,
2. el lugar de celebración,
3. cómo apuntarse
4. los ponentes que asistirán al evento.
5. Información de todas las actividades establecidas.