LOGO EMPRESA FORMATO MATRIZ DE COMUNICACIONES SSO

QUE SE DEBE DONDE SE GENERA LA QUIÉN DEBE

COMUNICAR INFORMACIÓN COMUNICAR

Induccion y Líder SSO Asistente

Líder SSO
reinduccion al cargo SSO

Responsabilidades en Líder SSO Gerente de Líder SSO Gerente de

SST operaciones operaciones

Información
Responsable de Responsable de
pertinente sobre
Seguridad y Salud en el Seguridad y Salud en
requisitos legales y
Trabajo - SGSST el Trabajo
otros

Líder SSO Asistente

Riesgos en la oficina Líder SSO
SSO

Cambios en el
Líder SSO Procedimientos
Sistema de Gestión Líder SSO Asistente
Aciones correctivas o
de Seguridad y Salud SSO
preventivas
en el Trabajo

Programa de Líder SSO Gerente de Líder SSO Gerente de

formación operaciones operaciones

Integrantes de
Brigadas de
emergencia, comité Líder SSO Asistente
Líder SSO
paritario, de SSO
convivencia laboral y
comité de SST
 Resultados y
desempeño en Líder SSO Asistente
Líder SSO
seguridad y salud en SSO
el trabajo

Auditor externo o de
Resultados de la
certificación y Líder SSO
auditoria
seguimiento

Resultados de las
investigaciones de
Líder SSO Reportes de Responsable de
incidentes,
accidentes e Seguridad y Salud en
accidentes de trabajo
incidentes el Trabajo
y enfermedades
laborales

Resultados de la
revisión por la alta Líder SSO Líder SSO
dirección

Comunicación de
inspección del
Líder SSO Líder SSO Presidencia
Trabajo, SEREMI,
otros.

Comunicación de la Líder SSO Presidencia

Líder SSO
Mandante Asistente SSO

Cambios en
infraestructura: Gerente de
Gestión del cambio
oficinas- puestos de operaciones
trabajo
 Presidencia Gerente
Reconocimientos Presidencia General Gerente de
operaciones

Nuevos productos -
Gerente General
ajustes en
Presidencia Gerente de
definiciones de
operaciones
productos

Actualizaciones en el Presidencia Gerente

Presidencia
organigrama General

Cambios en política
de calidad- objetivos Presidencia Gerente
Presidencia
de calidad - misión y General
visión corporativa

Actualización Gestion Presidencia Gerente

Presidencia
Comercial General

Actualización del plan

Presidencia Gerente
estratégico Presidencia
General
corporativo
Estado de
desempeño de los
procesos Vs. grado
Líder SSO Asistente
de cumplimiento de Gerencia
SSO
los objetivos de
calidad y objetivos
estratégicos
Reglamento interno
Presidencia - Abogado - Gerente de
de Orden higiene y
Lider SSO operaciones
aeguridad

Presidencia Gerente
Políticas y directices
Presidencia General Gerente de
internas
operaciones
 Ingreso y uso de
Director IT Director IT
software

Necesidades de
Presidencia Gerente Presidencia Gerente
compra según
General General
requisitos del cliente

Convocatorias
Presidencia Gerente Gerente de
(Vacantes Internas -
General Directores operaciones
Externas)

Director financiero
Temas de gestión de
Director financiero Gerente de
presupuesto
operaciones

Resultado de la
Informe de auditoria Líder SSO
Auditoria

Resultado de
Revisión por la Alta Gerencia Líder SSO
Dirección

Comunicación del Líder SSO Líder SSO

SGI Prevencionista Prevencionista

Presidencia
Comunicaciones Gerente de
Gerente General,
administrativas operaciones
Directores
 CÓDIGO GH-F-01

MATRIZ DE COMUNICACIONES SSO VERSIÓN 2

FECHA

A QUIÉN SE DEBE
CÓMO CUÁNDO
COMUNICAR

Cuando ingrese personal

Presentación de inducción y re
Trabajadores nuevos
inducción - Google Meet o
o antiguos
presencial
nuevo a la empresa o se
presenten cambio en las
funciones del cargo o cumpla
1 año en la empresa

Inducción, re inducción o Cuando se definan nuevas

Trabajadores,
capacitacion - Google Meet o responsabilidades o se
contratistas
presencial modifiquen las existentes

Cuando exista un nuevo

Se envia un email informando la
requisito legal o de otra
novedad presentada de manera
Partes interesadas índole, o se modifique uno
puntual - Google Meet o
existente o cumpla 1 año en
presencial
la empresa
Se dispone de un folelto en la
Trabajadores, oficina que evidencia los riesgos
Cuando ingrese a la oficina
visitantes y y medidas de emergencia que
un visitante o contratista
contratistas dispone la empresa - Google
Meet o presencial
Documento oficial impreso,
Reuniones formales, Mensaje
Cada vez que se genere un
Trabajadores oficial vía e-mail, grupo de
cambio
whatsapp - Google Meet o
presencial

Inducción, Reinducción,
Mensaje oficial vía e-mail -
Trabajadores Socializaciones,
Google Meet o presencial
entrenamientos

Mensaje oficial vía e-mail

Partes interesadas Cuando se conformen los
Inducción - re inducción
(miembros de los comités, la brigada Cuando
Mensaje en el grupo de
comites y se genera cambio en los
Whatsapp Capacitaciones
brigadistas) integrantes
Google Meet o presencial
 Mensaje oficial vía e-mail
Documento oficial impreso
Partes interesadas Rendición de cuentas anual
Presentación
Google Meet o presencial

Responsables de
adelantar las
Documento oficial impreso Cuando se realice auditoría
medidas preventivas,
Mensaje oficial vía e-mail interna o externa
correctivas o de
mejora.

Trabajadores y Mensaje oficial vía e-mail -

Cada vez que se requiera
contratistas cartilla

Comité paritario, Mensaje oficial vía e-mail - Cuando se realice la revisión

bipartito, otros. convocatoria Acta reunion por la alta dirección

Requerimiento Google Meet o Cuando lo requiera el

Partes Interesadas
presencial organismo fiscalizador

Requerimiento Google Meet o Cuando lo requiera la

Partes Interesadas
presencial mandante

Reuniones - Correo electrónico

A todo el personal corporativo - cartelera de Por lo menos dos semanas
que le compete el comunicaciones - Grupo de antes dependiendo del
tema. whatsapp empresarial - Google impacto de la comunicación
Meet o presencial
 Divulgar el reconocimiento:
debe ser del conocimiento de
A todo el personal todos: cartelera de
que presenta comunicaciones - correo Siempre que sea meritorio
reconocimiento. electrónico corporativo,
documento. - Google Meet o
presencial
Previo al lanzamiento del
producto: generar comunicación
a traves del correo - notificación
en plataforma - programar Mínimo dos semanas previo
partes interesadas.
capacitaciones en el producto al lanzamiento del producto
para cliente y colaboradores,
siempre y cuando se necesite. -
Google Meet o presencial
Divulgándolo en cartelera de
1.Mediante los medios
comunicaciones - remitir
electrónicos disponibles Tan pronto se oficialice y
información de la actualización
partes interesadas. (plataforma, pagina web, correo apruebe la versión de
vía correo electrónico
electrónico- Presentación
corporativo) - actualización
corporativo
2. Actualizar
Google Meetlosodocumentos
presencial a
los que impacten estos cambios
dentro del SGC y divulgar
Tan pronto se aprueben
partes interesadas. mediante coreo electrónico
modificaciones
corporativo la ruta donde es
posible evidenciar los cambios
En reunión
en elde Dirección
SGC.
Area comercial / General:
3. Hacerevidenciar registroslade
visible y divulgar Tan pronto se aprueben
Servicios socialización - Google Meet
política de calidad y objetivos de o nuevas versiones
presencial
calidad, si la comunicación tiene
En reunión de Dirección
que ver con éstos.
General: evidenciar registros de Tan pronto se aprueben
partes Interesadas
socialización - Google Meet o nuevas versiones
presencial
En reunión de Dirección
General: evidenciar registros de Mínimo una vez al mes,
partes Interesadas socialización y correspondencia según el corte y cierres de
con el BSC - Google Meet o mes programados
presencial

Cartelera de comunicación: Cuando se requiera, por

Empleados. siempre debe estar disponible ejemplo en caso de
para consulta actualización

Mediante correo electrónico

Empleados /
corporativo y cartelera de Siempre que sea requerido
contratista
comunicación
 Mediante correo electrónico con
plantilla personalizada de
Tan pronto se creen o se
partes interesadas acuerdo al tipo de servicio
renueven los usuarios
adquirido - Google Meet o
presencial

Mediante procedimiento de Tan pronto se oficialicen las

Dirección de
Compras en carpeta del SGC - políticas o cambios en las
abastecimiento
Google Meet o presencial mismas

Según el publico objetivo,

definir mecanismo más
a la parte interesada Siempre que sea requerido
conveniente para lograr llegar a
los interesados
Mediante uso del correo
electrónico corporativo -
Partes Interesadas Siempre que sea requerido
reuniones de seguimiento con
Dirección General

De acuerdo al programa de
Partes Interesadas Informe de Calidad
auditoria.

Presidencia Gerente Informe de Revisión por la De acuerdo a la

General Directores dirección programación de actividad.

Correos eléctrónicos, grupo de

wthasapp, infogramas,
De acuerdo a la
Partes Interesadas imágenes, publicaciones en la
programación de actividad.
cartelera - Google Meet o
presencial
Correos eléctrónicos, grupo de
wthasapp, infogramas,
De acuerdo a la
Partes Interesadas imágenes, publicaciones en la
programación de actividad.
cartelera - Google Meet o
presencial