PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO

PARA TECNICOS Y/O AGENTES

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA

Título :
TECNICOS Y/O AGENTES
Fecha Corte dd/mm/aaaa : 15/12/2017

Formato : DOC

Fecha Emisión dd/mm/aaaa : 15/12/2017

Código : SNR-PROCEDIMIENTO-MANTENIMIENTO-PREVENTIVO-2017 Versión : 1.0

Ing. Ricardo Parra Téllez
Revisó :
Líder Funcional Mesa de Ayuda SNR

DOCUMENTO CONFIDENCIAL Página 1|7

 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PARA TECNICOS Y/O AGENTES

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO............................................................................................................................................................3
2 DEFINICIONES.....................................................................................................................................................3
3 DESCRPCIÓN DE ACTIVIDADES...........................................................................................................................3
3.1 VALIDACION PREEELIMINAR Y PRESENTACIÓN ANTE EL CLIENTE.................................................................3
3.2 DIAGNÓSTICO INICIAL....................................................................................................................................4
3.3 EJECUCIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO.................................................................................................4
3.4 SOFTWARE.....................................................................................................................................................6
3.5 ENTREGABLES FINALES A LA SEDE.................................................................................................................7

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1OBJETIVO

Indicar las actividades que deben desarrollar los técnicos asignados a la actividad del Mantenimiento
Preventivo para los elementos ofimáticos propiedad de la SNR (impresoras de punto, impresoras láser,
impresoras de sticker, escáneres, computadores de escritorio y periféricos, portátiles) en las instalaciones de las
Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a nivel nacional y el nivel central.

2DEFINICIONES

 Mantenimiento preventivo: Se refiere a actividades programables, que se realizan en forma periódica a

fin de prevenir fallas o daños ocasionados por condiciones de uso o del medio en las cuales se
encuentran expuestos los equipos.
 Diagnóstico: Actividad desarrollada a fin de verificar el estado de un equipo o componente
determinando que tipo de mantenimiento requiere.
 Hardware: Hace referencia a la parte física de los equipos informáticos.
 Inspección: Verificación visual del estado de un equipo o componente, desarrollada para determinar las
causas que originaron la falla.
 Inventario: Recopilación y registro de información tanto del Hardware como del Software de los
equipos informáticos, como: marca, modelo, serial, capacidad, etc.
 Software: Hace referencia a los programas, aplicaciones e información que contienen los equipos
informáticos.
 Software e información de Usuario: Hace referencia a la información propia del usuario, como archivos,
carpetas y documentos producto de su trabajo diario.

3DESCRPCIÓN DE ACTIVIDADES

3.1 VALIDACION PREEELIMINAR Y PRESENTACIÓN ANTE EL CLIENTE.

 Antes de desplazarse al sitio de trabajo el técnico debe comunicarse telefónicamente con la sede, para
verificar que hayan recibido la notificación de anuncio de visita, los datos de la persona o personas que
ejecutaran el proceso, la fecha y hora establecidos.
 Acudir al sitio de trabajo con el respectivo documento de identificación, llevar las herramientas e
insumos correspondientes y necesarios (kit de herramientas, sopladora, detersivo o desengrasante,
bayetilla, aceite y alcohol etc.).

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 Presentarse e identificarse al registrador titular o encargado de la ORIP, dejando claro el motivo de la

visita (Realización de Mantenimiento Preventivo).
 Se realiza una inspección inicial del sitio para determinar los requerimientos del Mantenimiento
Preventivo, se identifica si la ORIP opera con el sistema SIR o con FOLIO MAGNETICO.

3.2 DIAGNÓSTICO INICIAL

 Se determina en acuerdo con el registrador de la ORIP o su delegado el sitio de trabajo donde se

adelantará la limpieza y soplado de los equipos ofimáticos, teniendo en cuenta que el área que se
establezca no interfiera en el desarrollo de las actividades propias de la Oficina y en el bienestar de los
funcionarios.
 En acuerdo con el Registrador de la ORIP o su encargado, el día del inicio de las labores se coordina la
disponibilidad de tiempo de los funcionarios de la ORIP para que permitan la ejecución del
procedimiento que puede tardar un tiempo de dos (2) horas aproximadamente.
 Realizar el diagnóstico del equipo a intervenir, ejecutando los respectivos test y pruebas, acudiendo a
los utilitarios y software de la compañía o en su defecto las solicitadas por el cliente.
 Antes de iniciar los movimientos de sitio de los elementos a intervenir y según el diagnóstico inicial
efectuado, se debe registrar en la ficha técnica e igualmente informar al usuario sobre cualquier
anomalía que se evidencie como por ejemplo: faltante de partes, deterioro en piezas, líquidos u
objetos extraños dentro de los equipos que hayan alterado o representen riesgos para la funcionalidad
de los equipos entre otros. (Se debe dejar la evidencia por escrito en Ficha técnica).
 Realizar contacto directo con el usuario final indicándole las acciones realizadas sobre el equipo
sometido a mantenimiento preventivo y verificar la correcta funcionalidad del mismo.

3.3 EJECUCIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO

 Identificación de equipos: Antes de la intervención a los equipos se debe verificar que tengan placa de
inventario de la SNR y que sean de su propiedad (algunas oficinas poseen elementos de otras entidades
sobre los cuales no aplica este procedimiento preventivo). Si algún elemento no cuenta con placa de
inventario la oficina o sede debe aclarar esta situación para determinar si es de la entidad o no.
 Se deben identificar los equipos que están en garantía de fábrica, aquellos que aun estén dentro de
esta condición no se deben destapar; únicamente se les practica limpieza externa y procedimientos
preventivos de software según lo descrito más adelante en el numeral 3.4 de este documento.
 Inicialmente se efectúa el levantamiento de información tanto del software como del hardware de las
máquinas, diligenciando el respectivo formato suministrado por la entidad.
 Se procede a desensamblar el equipo: retirar carcazas y piezas necesarias con el ánimo de efectuar la
adecuada limpieza interna.

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 Se realiza limpieza de todas las partes del equipo o periféricos en mantenimiento (portátil, CPU, teclado,
mouse, multimedia, scanner, impresoras, video beam y plotter), empleando herramientas adecuadas
tales como: soplador, cepillos, etc., atendiendo a los requerimientos propios de cada dispositivo.
 Se procede a ensamblar completamente el equipo, corroborando que piezas tales como tornillos, tapas,
piezas metálicas, piezas plásticas, queden ajustadas e instaladas en sus respectivas posiciones.
 Se utilizan los respectivos elementos para limpiar externamente las carcasas, y piezas de los equipos y
dispositivos, empleando para ello elementos tales como esponjillas suaves, cepillos, bayetilla e insumos
como detersivo, y/o alcohol isopropílico y aceite.
 Se verifica nuevamente el funcionamiento del equipo efectuando prueba de cada uno de los
dispositivos intervenidos.
 En impresoras y escáner se realiza desensamble básico para efectuar la limpieza Interna que consiste en
eliminar toda partícula extraña que pueda producir fallas en el funcionamiento del equipo, por medio
un soplador industrial diseñado para tal fin; una vez se ha removido el polvo se procede a realizar
lubricación de los ejes de desplazamiento y partes mecánicas con los aceites recomendados por los
fabricantes para tal fin.
 Para las impresoras de matriz de punto se verifica el estado del kit de piñones y en caso de presentar
desgaste de los mismos, se indica al funcionario de la Oficina que registre un ticket a mesa de ayuda
para su posterior cambio, además se procede a la limpieza de tapas mediante la utilización de los
elementos establecidos, luego se lleva a cabo una inspección visual de los diferentes conectores y
tarjetas para determinar si se presenta algún daño con el fin de corregirlos, en caso de no poderse
solucionar se deja nota en la ficha técnica para que la Orip o sede gestione ante la mesa de ayuda
ofimática una solicitud de atención.
 Se realiza entrega del equipo adelantando la respectiva prueba o test de funcionamiento del mismo,
garantizando su funcionalidad después de la intervención, revisión de comunicación con otros
dispositivos como: impresoras, scanner y periféricos que estén sujetos al equipo, verificación de acceso
a aplicaciones.
 Se etiqueta en sitio visible el equipo intervenido con un sello de la empresa el cual contiene: nombre de
la empresa, fecha de la intervención y procedimiento adelantado, ello con el fin de tener un control
sobre la fecha de la labor.
 Se finaliza a satisfacción el mantenimiento preventivo con la firma del usuario final en la ficha técnica.

3.4 SOFTWARE

Este mantenimiento consiste en verificar la correcta configuración de Sistema Operativo y los diferentes
aplicativos según requerimiento de la SNR, en caso de encontrar problemas con el Hardware o Software
que no puedan solucionar con el mantenimiento preventivo, informar de inmediato a la persona delegada
por la ORIP, para que lo reporte a la mesa de ayuda y sea atendido por un incidente y/o requerimiento
correctivo.

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Antivirus iSHERIFF EndpointSecurity:

Verificar la instalación de última versión, si no se encuentra, el técnico debe proceder a su instalación
(previa eliminación de otros antivirus no licenciados para SNR), en caso de estar instalado verificar que este
debidamente actualizado, de no ser así proceder con su actualización.

Limpieza de temporales y cache:

Realizar el procedimiento de limpieza con ayuda de utilitarios y software de la compañía o en su defecto las
solicitadas por el cliente, se ejecuta la eliminación de los temporales del equipo y limpieza del registro del
sistema operativo, ello para optimizar el rendimiento de la máquina. (Limpiar temporales locales y de
entornos de usuarios)
Windows verificar Licencia:
Verificar que la licencia este activa y relacionar en la ficha técnica la versión instalada en el equipo.
Office verificar Licencia:
Verificar que la licencia este activa y relacionar en la ficha técnica la versión instalada en el equipo, para
SNR las licencias permitidas son Office 2010 y office 2013
Actualizaciones Windows Desactivas
Verificar la configuración de las actualizaciones del Windows las cuales deben estar desactivadas.
Lectores PDF:
Verificar que el equipo Pc o portátil cuente con un lector de archivos PDF, si no cuenta con ninguno instalar
versión libre de acrobat .
Flash player:
Verificar la instalación, si no se encuentra instalado de debe proceder a instalarlo.
Internet Explorer:
Verificar la instalación y versión.
Compresor de archivos:
Verificar que el equipo Pc o portátil cuente con un software de versión libre para comprimir archivos, si no
se encuentra instalado se debe proceder a instalar la versión libre de winrar .
Nombre de maquina:
Verificar el nombre asignado a cada equipo según el estándar de cada Oficina, si algún equipo de cómputo
no cumple se debe dejar nota en la ficha técnica e igualmente reportarlo a la cuenta de correo electrónico
del líder de soporte en sitio para que procedan a efectuar la corrección.
Dominio SNR.LOCAL:
Verificar que el equipo este en el Dominio SNR.LOCAL
CA - (8) Aplicativos:
Verificar la instalación de última versión y la correcta configuración según el manual de procedimientos.
Dirección IP:
Verificar el número de la IP asignada a cada equipo según el estándar de cada Oficina.

Aplicativos de Oficina:

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Consiste en verificar los aplicativos utilizados en la Oficina y crear los iconos de acceso directo a cada una de
ellas en la CARPETA PÚBLICA de windows, desde la cuenta administrador. (FOLIO, IRIS, SIR, SIIF, Botón de
pago).

3.5 ENTREGABLES FINALES A LA SEDE

Hoja de vida por equipo (ficha técnica):

Se debe dejar en la ORIP una copia del formato de Check List correspondiente a cada equipo totalmente
diligenciado y con las observaciones pertinentes.

Acta Final:
Se debe dejar acta de cierre y cumplimiento del proceso de mantenimiento preventivo adelantado, este
documento debe quedar firmado por el registrador titular o encargado de la sede.

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