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PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR GEC SAS

Código: Vigente desde: Versión: NIT:
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CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DEL REALIZADO REVISADO APROBADO POR

VERSIÓN FECHA
CAMBIO POR POR
Cecilia
1 01-ENE-2023 Creació n
Bockelman
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1. OBJETIVO:

Mantener las obligaciones de la empresa actualizadas.

2. ALCANCE:

Inicia cuando se reciben las facturas electró nica, documento equivalente o cuenta de
cobro por parte del proveedor o prestador del servicio vía correo electró nico hasta el
registro de estas en el software contable.

3. DEFINICIONES:

Facturas electrónica: Es el documento mercantil que refleja toda la informació n de una

operació n comercial. En este debe constar la adquisició n y entrega de un bien o servicio,
este debe ser claro y debe cumplir con los requisitos de ley.
Cuentas por cobro: Es el documento que expide una persona natural que no esté
obligada a facturar al momento de realizar una venta o realizar un servicio, este
documento por sí solo no constituye soporte fiscal salvo que el comprador elabore un
documento equivalente a la factura el cual debe contener los requisitos legales de una
factura.
Documento Equivalente: Es el que expiden en algunos casos las personas jurídicas
responsable del IVA y que por la naturaleza del sus operaciones los realizan a través de
má quinas registradoras, estos para ser considerados soportes fiscales deben contener los
requisitos mínimos de una factura de compra.
Proveedor: Es una persona o una empresa que entrega productos o servicios de manera
frecuente y que se involucran directamente en la operació n productiva de la empresa.
Acreedores: Es cualquier persona o empresa a la cual la empresa adeuda algú n dinero,
sea por adquisició n de bien o servicio de forma habitual pero que no está n relacionados
con la actividad de la empresa.
Remisión: Este el documento que comprueba mediante la firma de recibido que la
mercancía fue recibida por el auxiliar de bodega.
Requisición: Es el un documento interno por el cual se hace la solicitud de compra de
mercancía o servicios por algú n empleado, este debe estar autorizado por el Jefe de Á rea
respectivo al cual se le haya asignado esta responsabilidad.

4. RESPONSABILIDADES:

En este procedimiento se involucran:

Asistente Administrativa:
- Recibir las facturas por parte del proveedor o empleado que realiza la compra para
luego entregarla al Departamento de Contabilidad para su posterior Registro, lo que
se deberá realizar en 01 día después de recibidas.
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Auxiliar de Bodega:
- Realizar las entradas de mercancía al inventario a través del software contable, estas
se deben realizar el mismo día que se recibe la mercancía.

Asistente Contable:
- Recibir y registrar en el software contable las facturas de compra, cuentas de cobro o
documentos equivalentes.
- Realizar las devoluciones a los proveedores o asistente administrativo.
- Buscar las autorizaciones necesarias, realizarlos cruces de anticipo, imprimir y
archivar.

Contador:
- Verificar requisitos legales y anexos de cada factura de compra, cuenta por pagar o
documento equivalente recibido.
- Verificar la correcta contabilizació n y centro de costo utilizado al momento de
registrarse en el software contable.

5. GENERALIDADES:

a. La fecha de cierre para recibir facturas de compras a créditos por parte de los
proveedores o acreedores es hasta el día 26 de cada mes. Esta fecha podrá ser
modificada cuando se presenten cambios en los cierres de facturació n de los clientes.
b. Para el proceso de registro de las cuentas por pagar no se aceptan remisiones,
ú nicamente facturas.
c. Las facturas de compra, documentos equivalentes o cuentas de cobro deben contener
los requisitos legales contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario y artículo 3
del decreto 522 de 2003.
d. En caso de ser cuenta de cobro, se debe elaborar un documento equivalente a la
factura, el cual debe contener los mismos requisitos legales de una factura de compra.
En el momento de ser registrada en el software contable, se debe anexar a la cuenta de
cobro.
e. Las compras realizadas previa elaboració n de orden de compra, se registran a través
del documento compra remisionada una vez realizada la entrada por el auxiliar de
bodega, las compras de servicios o materiales por las cuales no se generó orden de
compra se causan a través del documento factura de compra.
f. Los elementos que tienen có digo de inventario no requieren requisició n, pues estas
compras se programan segú n el punto máximo y mínimo de inventario.
g. La requisició n solo es necesaria cuando la compra es solicitada por un empleado y
estas deben estar autorizadas por el Director de Á rea.
h. Los productos del inventario se registran con el centro de costo de administració n, las
compras que se realicen por este centro de costo se deben detallar al momento de la
solicitud de compra.
i. Las facturas de compra, cuentas de cobro o documentos equivalentes recibidos por
correo electró nico deben estar firmada por el jefe de á rea responsable de la compra
este debe estar habilitado para autorizar compras.
j. Las facturas de compra, cuentas de cobro o documento equivalente, sujetas a
retenció n del impuestos de Industria y Comercio son los que el proveedor tiene
domicilio principal o sucursal en la ciudad de Barranquilla y se aplicara siempre y
cuando cumpla con las bases que se detallan en el Decretos 2418 de 2013 y 1020 de
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2014 y la tarifa será la señ aladas en el Acuerdo 030 de 2008 del Estatuto Tributario de
la Ciudad de Barranquilla.

6. DIAGRAMA DE PROCESOS:
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7. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓ N DEL PROCESO RESPONSABLES

1 Recibir las facturas de compra, documento equivalente o Asistente contable
cuentas de cobro por parte de la asistente administrativa o a
través de correo electró nico.
2 Verificar que las facturas de compra, documentos Contador
equivalentes o cuentas de cobro contengan los requisitos
legales señ alados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Ademá s, deben traer anexo los siguientes documentos:
1. Si se generó orden de compra:
 En la factura de compra o cuenta de cobro el proveedor
debe señ alar el nú mero de la orden de compra.
 El proveedor debe anexar orden de compra y remisió n
en caso de existir, con sello y firma de recibido por
parte del auxiliar de bodega de la empresa. Los valores
de la orden de compra deben coincidir con los
facturados.
2. Si no se generó orden de compra:
 Solo se debe anexar requisició n.
 En caso de no existir requisició n la factura de compra,
documento equivalente o cuenta de cobro deben estar
autorizada por un jefe de á rea responsable de la compra
este debe estar habilitado para autorizar compras y se
debe señ alar el centro de costo. Para esta revisió n se
cuenta con 01 día de plazo después de recibidas.
3 ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?
SI: Se sigue con el paso 4
NO: Seguir con el paso 5
4 Registrar las facturas de compra, documento equivalente o Asistente contable
cuenta de cobro en el software contable segú n lo señ alado en
el literal e. del numeral 5.
5 ¿PROVEEDOR CUMPLE CON REQUISITOS?
SI: Seguir al paso 7
NO: Seguir al paso 6
6 Devolver al proveedor, utilizando el Formato FFN.003, este se Asistente contable
debe entregar a la Asistente Administrativa para que
programe con el mensajero su entrega.
7 ¿FALTA AUTORIZACION?
SI: Seguir al paso 8
NO: Seguir al paso 4
8 Buscar autorizació n segú n literal i del numeral 5 esto se Asistente contable
realizara en 01 día después de la verificació n de requisitos.
9 ¿TIENE ANTICIPO?
SI: Se sigue al paso 10
NO: Se sigue al paso 11
10 Realizar cruce de cuentas para cancelar la deuda en caso de Asistente contable
haberse cancelado anticipo del 100% o disminuir la deuda en
caso de haberse realizado abono parcial. Este cruce se
realizara en el momento del registro de la factura de compra,
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cuenta de cobro o documento equivalente. Seguir al paso 11.

11 Imprimir dos copias del documento generado por el Asistente contable
software. Una se anexa a la factura de compra, documento
equivalente o cuenta de cobro del proveedor y los anexos
recibidos la otra se archiva en la AZ causaciones.
12 Verificar las cuentas contables, centros de costos y que los Contador
impuestos aplicados sean los correctos, segú n literal j. del
numeral 5. Esta verificació n tiene un plazo de 02 días
después del registro.
13 ¿TIENE SALDO PENDIENTE?
SI: Seguir con el paso 14.
NO: Seguir con el paso 15.
14 Pasar a las carpetas detalladas para cuentas por pagar. Asistente contable
15 Archivar en AZ de comprobante de egreso en el documento Asistente contable
con el cual se realiza el pago.
16 Fin del proceso.

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

CODIGO NOMBRE
PSIG.003 Programa de Tratamiento de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Artículo 617 del Estatuto Tributario
Artículo 3 del decreto 522 de 2003
FFN.003 Formato de devolució n de factura a proveedores
Requisiciones
Ó rdenes de Compra
Decretos 2418 de 2013 y 1020 de 2014
Acuerdo 030 de 2008 del Estatuto Tributario de la Ciudad de Barranquilla.