K CC4 153A1 QA PROC 042 - R2 EA Control de Documentos y Registros

A – PROCEED ®
Authorization to proceed does not relieve Contractor/Supplier of its

responsibility or liability under the Contract and or Purchase Order.
By Oscar Mamani C. at Sep 08, 2021
Procedimiento de Control de Calidad:
Control de Documentos y Registros
Contrato: K-CC4-153A Área: Control de Calidad Revisión: 2
K-CC4-153A1-QA-PROC-042 Página 2 de 22
Contenido
1. OBJETIVO............................................................................................................................... 3
2. ALCANCE................................................................................................................................ 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 3
4. DEFINICIONES........................................................................................................................ 3
4.1 Documento ........................................................................................................................ 3
4.2 Registros............................................................................................................................. 3
4.3 Estructura Documental del Sistema de Gestión ............................................................... 3
4.4 Copia Controlada ............................................................................................................... 4
4.5 Copia no Controlada .......................................................................................................... 5
4.6 Documento de origen externo .......................................................................................... 5
4.7 Formulario.......................................................................................................................... 5
4.8 Planilla ................................................................................................................................ 5
4.9 Usuario ............................................................................................................................... 5
4.10 Matriz de Control de Comunicaciones .............................................................................. 5
4.11 Matriz de Control de Planos y Documentos Tecnicos....................................................... 5
4.12 Archivo de registros ........................................................................................................... 6
4.13 Matriz de Control de Documentos .................................................................................... 6
4.14 Cambio…………………………………………………………………………………………………………………………. 6
4.15 Gestion del cambio………………………………………………………………………………………………………. 6
5. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................ 6
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ........................................................................................... 7
6.1 General ............................................................................................................................... 7
6.2 Procedimientos de Gestión (elaboración, aprobación y emisión de documentos del
nivel 1 y 2) ...................................................................................................................................... 8
6.3 Procedimientos Operativos: Instrucciones técnicas (Elaboración, aprobación y emisión
de Documentos del Nivel 3) .......................................................................................................... 9
6.4 Modificaciones y actualizaciones de procedimientos ...................................................... 9
6.5 Procedimientos particulares u otros procedimientos .................................................... 10
6.6 Control de la distribución de la Documentación ............................................................ 10
6.7 Envío y recepción de comunicaciones relacionadas al contrato .................................... 11
6.8 Control de Registros ........................................................................................................ 14
6.9 Procedimiento de gestión del cambio………………………………………………………………………… 14
7. REGISTROS .......................................................................................................................... 16
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para una adecuada identificación, descripción, revisión,
aprobación, disponibilidad, protección, distribución, acceso, almacenamiento, control de
cambios y disposición final de la documentación y registros del sistema de gestión de
calidad del Consorcio JJC-Besalco.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos relacionados con el Sistema de
Gestión de Calidad, para el Proyecto K-CC-153A1 TAILINGS DISPOSAL SYSTEM - MOD
N° 01. Abarca los documentos de Nivel 1,2,3 y 4, comunicaciones con el cliente y otros
documentos.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Adjunto E- Requerimientos de Gestión de Calidad para Contratistas.
• Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
• MQ13-01-IPEP-0000-GA0001_R1 “Manual de Calidad de Terreno”
• K-CC4-153A-QA-PCC-001 “Plan de Calidad”
• JOB-08-Q1CO-001_R5 “Job Bulletin – Numeración y Revisión de Documentos
de Ingenieria”.
• Contrato de Obra Parte III Terminos Generales Titulo 15. Cambios
4. DEFINICIONES
4.1 Documento:
Información y su medio de soporte.
4.2 Registros:
Documento que presenta resultados obtenidos o que proporciona evidencias de
actividades ejecutadas durante y para el desarrollo del proyecto.
4.3 Estructura Documental del Sistema de Gestión:

Es el total de documentos que sustenta la operatividad del sistema de gestión. Este
está sustendado por cuatro niveles de documentos, los cuales son:
4.3.1 Documentos NIVEL 1:
Es el Manual del Sistema de Gestión del Consorcio JJC-Besalco.
4.3.2 Documentos NIVEL 2 :

Son los procedimientos o estándares del Consorcio JJC-Besalco

Son todos los documentos del sistema de gestión generado en Obra, esta
gestión está encabezada por los planes de las diferentes áreas
(Operaciones, HSE, MA, QA, Administración, Gestión Social y etc).
A estos documentos se le suman aquellos que son generados por la
necesidad de las tareas específicas para la ejecución del proyecto, como
son:
- Procedimentos Operativos
- Procedimientos de Gestión
- Procedimientos de Laboratorio
- Planes de Trabajo

Son todos los registros generados los cuales presentan los resultados
obtenidos o proporciona evidencia de los controles hechos a todas la
actividades ejecutadas en el proyecto.
4.4 Copia Controlada:

Es toda documentación contenida en soporte magnético a través de
dispositivos de almacenamiento controlados como discos duros externos, USB
o CD’s, intranet o mediante enlace fuera de red través de
https://portal.office.com/ con usuario y contraseña proporcionada por el
consorcio. Así mismo se tendrá el acceso a servidor JJC-B.
Solo será controlado por sellos de copia controlado “Documento Controlado” y
“Plano Controlado” de color rojo, que incluye la fecha de control del documento
y el visto bueno del Controlador de Documentos, el Plan de Calidad, y
documentos del Proyecto K-CC4-153A TAILING DISPOSAL SYSTEM (MOD-
001), Planos para construcción, especificaciones técnicas y otros documentos
que por su naturaleza requiera ser controlado.
Todo documento físico que se requiera para el desarrollo de los procesos debe
contar con sello de copia controlada antes de su distribución.

4.5 Copia no Controlada:

Es cualquier documento que no es identificado como controlado o que haya
sido impreso para copia. En el caso de especificaciones, estándares, normas y
planos, estas copias no deben ser utilizadas para construcción, sólo para
información y contarán con sello de color negro COPIA SIMPLE.
4.6 Documento de origen externo:

Cualquier documento no elaborado por el Consorcio JJC-Besalco. Por ejemplo:
Normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, normas legales aplicables,
Memorias descriptivas, normas técnicas a considerar en el proyecto, planos,
especificaciones técnicas, y todo otro documento relacionado con el proyecto
que el consorcio considere pertinente para la planificación y operación del SIG.
4.7 Formulario:
Formato que debe ser completado con los datos solicitados en el mismo, el cual
puede ser aplicado en inspecciones, Permisos de trabajo, informes mensuales,
etc.
4.8 Planilla:
Formato que contiene datos específicos de algo, como por ejemplo la planilla
de requisitos.
4.9 Usuario:
Persona que aplica cualquier documento del sistema de gestión.
4.10 Matriz de Control de Comunicaciones:

Es el formato utilizado en donde se registra información como: cartas,
transmittal, órdenes de cambio, instrucciones de trabajo, oficios, otros.
4.11 Matriz de Control de Planos y Documentos Tecnicos:

Es el formato detallado de los planos y Documentos Técnicos del proyecto. El
encargado de mantener el control actualizado es el Jefe de Oficina Ténica a
través del “document control” (Controlador de documentos).
4.12 Archivo de registros:

Medio físico (archivador, carpeta o similar) o informático en el que se mantienen
y conservan los registros aplicables al SIG en forma ordenada y cronológica.
4.13 Matriz de Control de Documentos:

Es el formato donde se indican los documentos de Gestión y de obra. En esta
se indica a quien va dirigido cada uno de ellos. Los puestos indicados deben
estar de acuerdo al organigrama.
Cada Jefe de área generará la matriz correspondiente a su sector, la misma
será remitida a la Jefatura de Calidad, quien consolidará la información y
mantendrá actualizada la matriz de Documentos del Consorcio JJC - BESALCO
con la información recibida.
4.14 Cambio:
Modificación significativa del alcance del contrato, de un procedimiento, de un
proceso y de la Ingeniería del Proyecto.
4.15 Gestión del cambio:

Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar, controlar
y aprobar los cambios en el Proyecto, y evaluar su impacto.
5. RESPONSABILIDADES.
Gerente de Proyecto
▪ Aprobar el presente procedimiento.
▪ Velar por el cumplimiento de este procedimiento en la obra.
▪ Aprobar las Documentos que forman parte del Sistema de gestión de calidad,
de acuerdo a matriz de aprobaciones.
▪ Aprobar como parte del Contratista la propuesta y aprobación de los cambios
que se generen durante la ejecución de los trabajos
▪ Designar a las personas que recibirán copia de una comunicación recibida del
cliente o su representante.
Jefe de Oficina Técnica

▪ Administrar correctamente el archivo de los documentos relacionados
directamente al proyecto, por intermedio del Controlador de Documentos.
▪ Revisar y analizar los cambios en el Proyecto e informar de sus impactos.

▪ Vigilar que se identifiquen las modificaciones introducidos en los documentos.
Jefe de Calidad
▪ Dar la inducción correspondiente al Controlador de Documentos.
▪ Revisar los procedimientos y otros documentos relacionados con su área y dar
su VºBº antes de su aprobación por el Gerente de Obra.
▪ Velar el cumplimiento de este procedimiento a través de inspecciones
registradas al menos una vez por mes al control documentario.
Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente Obra

▪ Revisar todos los documentos correspondientes a seguridad, Salud y Ambiente

del proyecto y dar su VºBº antes de la aprobación por el Gerente de Obra y
posterior distribución.
Controlador de Documentos
▪ Es el responsable de verificar que la documentación de Obra se encuentre en
la última revisión vigente; debe además administrar los formatos que
complementan del presente procedimiento. Asi mismo cada área es
responsonsable de custodia de los documentos técnicos alcanzados.
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD.
6.1 General
Cualquier empleado del Consorcio JJC-BESALCO con responsabilidades
específicas para el desempeño en la gestión de calidad, está autorizado para
redactar y proponer la puesta en vigencia de un procedimiento nuevo y para
recomendar cambios que mejoren los existentes dentro del Sistema de Gestión
de la organización.
Estos cambios deben ser documentados formalmente y el tipo de cambio esta
sujeto al documentos que se quiera modificar. Estos podrian ser:
- Procedimientos de Trabajo. El control de cambios en este tipo de
documentos se realizará o evidenciará con la presentación de nuevas
REVISIONES de procedimiento. La presentaciones de la revisiones de
los procedmientos de trabajo no solo es por alguna modificación,
tambien puede ser algun tipo de actulización con respecto a los
posibles anexos que tiene este procecimiento.
- Cambios en Campo por proceso constructivos. Estos cambios
directamente son los variaciones de los planos para contrucción, estos
cambios se registrarán a travez de un RFI ó por un Red Line efectuado
en campo. Todo Cambio o modificación del método, criterio de
aceptación, ingeniería que afecte a los requisitos de calidad, alcance,
tiempo o costo; debe ser previamente aprobado por la compañía
antes de su ejecución.
- Cambios en lo Especificaciones Técnicas. Antes de efectuar cualquier
trabajo donde se necesita la variación de las EE.TT. del proyecto, se
debe hacer el envio de RFI donde exponen y sustentan la necesidad
de la varición de la espeficación. 7
6.2 Procedimientos de Gestión (elaboración, aprobación y emisión de

documentos del nivel 1 y 2).
El responsable por la redacción de un procedimiento nuevo, escribe su nombre
en el cuadro: Elaborado por y lo eleva para su revisión a su superior inmediato.
Este verifica la forma y contenido del documento propuesto consensuando con
el emisor cualquier modificación que estime necesaria. Parte de esta revisión
consiste en analizar la adecuación del contenido respecto de:
o La Política de Calidad, de Consorcio JJC - BESALCO
o Los requisitos de las normas internacionales aplicables: ISO
9001:2015.
o Especificaciones técnicas y planos de proyecto que apliquen a la
actividad.
o Otros requisitos Legales y contractuales aplicables a la actividad y
procesos específicamente tratados en el procedimiento.
o Eventual redundancia con procedimientos existentes.
Luego, el procedimiento es enviado a Jefe de Control de Calidad, donde es
revisado el alcance, formato y nuevamente el contenido en relación a la
adecuación a los puntos anteriormente descritos.
Antes de su emisión, deberá contar con las firmas de los responsables:
o Elaborado por: a cargo del Responsable del documento (nombre
que nunca cambia).
o Revisado por: quien haya realizado la revisión y/o modificación sin
cambiar el nombre del responsable de la elaboración
o Aprobado por: a cargo del Gerente de Proyecto.
Nota: El responsable de la elaboración del Documento, solo firmará en su

emisión original, o firma digital quedando el nombre del mismo como referencia
en las próximas revisiones.
Al documento original le corresponde la revisión B la cual significa para su
revisión y aprobación. Luego de ser aprobada cualquier modificación, el
documento original se convierte en revisión numérica (0,1, 2 y así
sucesivamente).
Una vez concluidos todos los pasos el Jefe de Control de Calidad, a través del
controlador de documentos lo distribuye a quien o quienes correspondan
recuperando la versión anterior cuando aplique.
El Jefe de Control de Calidad / Controlador de documentos del Consorcio JJC
- BESALCO es responsable de comunicar a los destinatarios internos
involucrados, la aparición de Procedimientos de Gestión nuevos o la revisión y
modificación de los existentes.
La aprobación de un Procedimiento del sistema de Gestión supone su
inmediata puesta en vigencia para su utilización por todos los sectores internos
a los que aplique.
6.3 Procedimientos Operativos: Instrucciones técnicas (Elaboración,

aprobación y emisión de Documentos del Nivel 3)
Estos documentos son creados, emitidos y aprobados en la Obra, y son parte
del Plan Gestión de Calidad.
Elaboración, a cargo del responsable del documento designado por el Gerente
de Proyecto, el cual debe ser del área o sector que da origen al mismo, quien
debe entregar el documento al Controlador de Documentos una vez aprobado
para su distribución.
o Autoridad y niveles de aprobación de Procedimientos/
Copias/Controladas/ Distribución Controlada de Documentos
Los firmantes que revisan y aprueban el Procedimiento deben tener Autoridad
para ello según el Esquema de Responsabilidades y Autoridad adjunto (Anexo
1).
6.4 Modificaciones y actualizaciones de procedimientos.

Los cambios y actualizaciones que resulten necesarios son realizados
siguiendo la misma metodología descrita en el procedimiento para
la elaboración de documentos K-CC4-153A1-QA-PROC-042 Las
modificaciones y actualizaciones pueden ser originadas por:
o Cambios en la Política organizacional.
o Revisiones/Actualizaciones de requisitos de las normas
o Acciones correctivas y preventivas.
o Oportunidades de Mejora.
o Revisión por la Dirección.
Todos los procedimientos; transcurridos cinco años de vigencia sin

modificaciones o actualizaciones, son revisados por quienes los aprobaron
originalmente para asegurar la continuidad de su adecuación y utilidad.
6.5 Procedimientos particulares u otros procedimientos.

Además de la administración de los Procedimientos del Sistema de Gestión
según se describe en los puntos anteriores, Consorcio JJC - BESALCO maneja
una amplia variedad y diversidad de documentos, relacionados y acotados por
la naturaleza de cada actividad que desarrolla.
Por ello, el control de la distribución de la documentación utilizado en cada uno
de ellos se realiza con procedimientos operativos particulares, asegurándose
que, durante la ejecución de la gestión los documentos técnicos y
administrativos relacionados con el Sistema de Gestión sean utilizados por los
usuarios en su última revisión vigente.
Estos procedimientos describen la metodología de recepción, emisión, archivo,
distribución y control de toda la documentación, relacionada con:
Administración y Finanzas; Sistemas e Informática; Almacén; Control de
Gestión; Comercial; Operaciones; Equipos; Ingeniería; Legales; Logística;
Recursos Humanos.
El Sistema de Control de Documentos tiene como objetivo Organizar la
Documentación técnica y administrativa generada, asegurando su tenencia,
distribución y archivo, evitando la pérdida y el uso indebido de ella.
6.6 Control de la distribución de la Documentación.

El control de distribución de documentos, se efectúa utilizando la Matriz
de Control de Distribución Documentos (PI-K-CC4-153A1-QA-001) y la
distribución se realiza utilizando el Formulario de Distribución de
Documentos (PI-K-CC4-153A1-QA-003)
En caso de las cartas se deberá distibuir de manera electronica a las personas
designadas por el Gerente de Proyecto.
El envío y constancia de recepción de un documento o lote de ellos, para
manejar información que sale del ámbito de la obra e información entre la Obra
y la oficina principal o viceversa, será distribuido por medio del PI-K-
CC4-153A1-QA-001.
La utilización de la Matriz de Control de Documentos (PI-K- CC4-153A1-QA-

001) debe garantizar el uso de cualquier documento siempre en su
revisión actualizada, este formulario es de uso interno del Consorcio JJC
– BESALCO. La Matriz de Planos y Documentos Técnicos se utilizará
mediante una planilla (PI-K-CC4-153A1-QA-004). Los documentos para
el desarrollo de los procesos constructivos, debe estar distribuido con
sello controlado a todos los involucrados en todos los frentes de trabajo.
6.7 Envío y recepción de comunicaciones relacionadas al contrato.

El Controlador de Documentos es el nexo con el cliente, supervisión y
otros, es quien recibe y emite las comunicaciones relacionadas
directamente con el contrato (cartas, respuesta a
consultas, etc.)
Envío:
Se controla el envío de las comunicaciones relacionadas al contrato
enviadas al cliente o sus representantes y otros en el Registro
Control de comunicaciones Enviadas (PI-K-CC4-153A1-QA-005).
En caso se requiera enviar documentos por orden del Gerente de Obra
al cliente o su representante se registrará en el campo
correspondiente del Registro de Control de Comunicaciones (PI-K-CC4-
153A1-QA-005). El Controlador de Documentos hará seguimiento a
las comunicaciones enviadas que requieran
respuesta.
Para el envío de las comunicaciones externas el controlador de
documentos debe asignar una codificación interna para facilitar su control
y correlativo pudiendo ser la siguiente nomenclatura:
YYY - JJCB/ZZZ- CC -XXX
Donde:
YYY: Centro de Costo
ZZZ: Identificación para quien es dirigida la comunicación
CC: Tipo de Documento carta (LT) o transmittal (TR)
XXX: Numero Correlativo
Para la comunicación con el Cliente o Representante, el Controlador de

Documentos llevará una codificación siguiendo el Instructivo del Cliente FLUOR
ANGLOAMERICAN el cual tiene como objetivo guiar al contratista en la
codificación y revisión de los documentos de Construcción, a emitir para ser
presentados a SMI para su posterior aprobación. De igual forma determinará
flujos de comunicación con el Cliente.
El instructivo aplicará a todos los documentos generados por el Consorcio
JJC – Besalco tales como:
• Todos los documentos técnicos de adquisiciones.
• Todos los documentos técnicos de contratos.
Toda documentación técnica será enviada vía transmittal la cual será cargada
al COREWORX. (Es la página oficial para transferencia de información de
FLUOR – SMI)
Los RFI serán cargados a través del Aconexoficial del Cliente.
Para la codificación de los planos que se emitirá al Cliente nos tendremos que
basar en el Instructivo de Numeración y Revisión de Documentos de Ingeniería
del Cliente (JB-08-Q1CO-001) Rev-5.
Recepción:
Las comunicaciones recibidas son identificadas y se controla su recepción
en el Registro de Control de Comunicaciones Recibidas (PI-K-CC4-153A1-
QA-006), y deben ser lo mínimo a cumplir, ya que se permite aumentar
columnas adicionales si así se requiere para facilitar el control documentario.
La distribución de la misma se realizará con el Formulario Lista de
Distribución de Copias Controladas (PI-K-CC4-153A1-QA-003) y Sello de
Distribución de documentación.
Los documentos de origen externo que se adjunten a las
comunicaciones recibidas, serán registrados en el campo correspondiente
del Registro de Control de Comunicaciones PI-K-CC4-153A1-QA-006. De
tratarse de documentos del Expediente Técnico del Proyecto se controla
necesariamente su estado de revisión y distribución utilizando la Matriz
de Control de Documentos (PI-K-CC4-153A1-QA-001). El Controlador de
Documentos hará seguimiento a las comunicaciones recibidas que requieran
respuesta. Se confeccionará un Registro de Control de Documentaciones por
cada tipo de documentación que se maneje.
Una vez recibida la respuesta formal de la compañía, sobre a revisión de
documentos, en caso de tener observaciones, se contará con un plazo de 7
días calendarios para subsanar estas observaciones y volver a enviarlo para
la revisión. Se seguirá esta secuencia hasta su aprobación final.
6.8 Control de Registros.
Los registros que se generan como producto de la aplicación del
sistema integrado de gestión, seguirán los controles establecidos en la
Matriz de Información Documentada.
6.8.1 Identificación.
Los registros de inspección, ensayos y/o pruebas deberán indetificar al menos

los siguiente:
a. El inspector ó examinador.
b. Identificación del lugar, número de TAG, sistema y/o subsistema.
c. Tipo de prueba o observación
d. Tipo de equipo de prueba usado, número de serie y certificado de calibración
y su trazabilidad correspondiente.
e. Criterios de aceptación.
f. Resultados
g. Fecha y hora.
h. Indetificación de la Actividad verificada o inspeccionada
Los registros deben ser generados y firmados en cada actividad de control,

inspección y liberación. Estos deben completarse apenas concluya el proceso de
liberación, teniendo un plazo máximo de 48 horas. Pasado este tiempo se,
considerará un incumplimiento.
Para registros de origen externo se utiliza el código del emisor o se identifica con
el código que se le asigne según el tipo de documento con el cual se identificará
en la Matriz de Información Documentada, este mismo codigo usado en la
Matriz será con que se ha enviado vía trasmittal al Cliente.
Estos registros pueden estar compuestos por: certificados de calidad,
certificados de calibración de equipos de medición y ensayo, registros de
competencia del personal (Certificados, constancias), informes de auditorias,
informes de no conformidades, procedimientos , informes de evaluación de
ensayos, etc.
6.8.2 Almacenamiento.
Los registros se almacenan de acuerdo a los lineamientos indicados en
las columnas “Tipo de Almacenamiento” y “ubicación” detalladas en la Matriz
de Información Documentada. El sistema de almacenamiento debe asegurar
que los registros sean fácilmente recuperables y estén protegidos hasta que sean
entregados formalmente al cliente; este sistema debe permitir que los registros
requeridos para el traspaso sean separados fácilmente según paquetes de
entrega.
El almacenaniento en digital (Servidor JJCBS) de los planos y documentos
técnicos en obra Superadas; deben tener el sello Superado.
Los registros deberán ser archivados a medida que proceda el Trabajo,

en archivadores ordenados por número de sistema de entrega. Estos
archivadores deberán ser identificados de la siguiente manera:
- Nombre del Contratista
- Número de Contrato
- Alcance de Trabajo
6.8.3 Disposición Final.
Toda la documentación despuesd e ser entregada al Cliente de manera
formal y aprobado. Los documentos de Obra son dispuestos siguiendo
los lineamientos indicados en la columna “Disposición Final” de
la Matriz de Información Documentada después del tiempo de retención
especificado. Así, por ejemplo se indicará si la disposición final será el
envío del registro al archivo central o la eliminación.
6.8.4 Tiempo de retención.

Los registros serán retenidos por el tiempo especificado en la Matriz
de Información Documentada de la obra, esta retención se dará en el lugar
de almacenamiento definido para el registro. Este puede ser “Duración de la
obra” o “Duración del Proyecto”.
6.8.5 Protección.
Los registros son protegidos para evitar su pérdida, deterioro y uso por personal
no autorizado, esto se conseguirá colocándolos en carpetas o archivadores
dentro de la oficina del responsable del registro indicado en la Matriz de
Información Documentada, con accesos restringidos. En el caso de
registros digitales, la protección se dará a través de las copias de seguridad
(backup) periódicas a realizar. Cualquier persona que desee acceder a los
registros generados deberá solicitar autorizacion al responsable del registro.
6.8.6 Recuperación.
Los registros que se encuentran durante el tiempo de retención vigente, se
recuperarán solicitándolo al responsable del registro indicado en la Matriz de
Información Documentada, Si los registros se encuentran en el archivo central
se solicita al responsable de esta área.
6.9 Procedimiento de Gestión del Cambio

6.9.1 Cambios relacionados a modificaciones al contrato en costo y plazo
La metodología de este proceso está descrita en el Contrato de Obra Parte III
Terminos Generales Titulo 15 CAMBIOS, que en resumen indica lo siguiente:
• El alcance de Trabajo estará sujeto a los cambios en forma de adiciones,

supresiones o revisions que el Propietario realice en éste. Tales cambios
deberán ser notificados al Contratista mediante la recepción de planos,
especificaciones o anexos adicionales y/o revisados o a tráves de otra
notificación escrita.
• Si, al recibir cualquier instrucción o notificación, el Contratista considera que
ésta supone un cambio que podría efectar los costos de ejecutar los trabajos
o el cronograma de ejecución de los Trabajos, el Contratista está obligado a
notificar de ello inmediatamanete a la Compañia por escrito y antes de iniciar
• los trabajos que el Contratista considera se están modificando, en cualquier

caso en el plazo de cinco (5) días hábiles tras recibir la notificación. A menos
que el Contratista notifique a la Compañia, el Contratista estará obligado a
ejecutar los trabajos según el cambio y no tendrá derecho a compensación
adicional alguna ni a ningún cambio en el programa. Cualquier ajuste a la
compensación o cambio al programa solo se efectuará de mediar una Orden
de Cambio.
• El Contratista deberá remitir a la Compañia, en el plazo de diez (10) días
hábiles tras el envío de la notificación del Contratista antes mencionada, un
desglose detallado con cálculos de respaldo y el precio del cambio, junto con
cualquier ajuste, de habier alguno, del programa solicitado. Cualquier ajuste
realizado en el programa deberá ir acompañado de una version revisada, que
demuestre que todo cambio propuesto en el cronograma ha sido provocado
por el cambio y ha afectado una ruta crítica en el cronograma detallado
previamente acordado.
• El Contratista no deberá realizar cambios en los Trabajos, hasta que el
Propietario haya aprobado por escrito el precio del cambio y cualquier ajuste
en el programa de ejecución de los Trabajos. Al recibir dicha aprobación por
escrito de la Compañia, las Partes celebrarán una Orden de Cambio y el
Contratista deberá ejecutar de manera diligente el cambio en estricta
conformidad con el Contrato.
• En caso de que la Compañia y el Contratista no puedan alcanzar un acuerdo
oportuno en lo relacionado a cualquier cambio, el Contratista deberá entonces
proseguir con el Trabajo en disputa, ser diligente en identificar todo el tiempo,
mano de obra, equipos y costos de mano de obra asociados.
• El Contratista no deberá ejecutar cambios en los Trabajos oralmente.
6.9.2 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería por parte del cliente y

SMI (planos, EETT, etc)
• Durante la ejecución de los trabajos y referido a modificaciones de Ingeniería,
se pueden dar dos escenarios: a) la supervision SMI informa mediante
reuniones de obra y/o correo eléctronico que se enviará información técnica
actualizada sobre determinada infraestructura o b) se reciben mediante
Contrato: K-CC4-153A Área: Control de Calidad Revisión:
transmittal planos, especificaciones técnicas en nueva revision que supera a

las anteriores.
• En ambos escenarios el área técnica y de calidad del Contratista procede a la
revision de la información, para ello destina el personal especializado según
disciplina (civil, mecánica, eléctrica, instrumentación) y la compara con la
documentación que fue entregada en la etapa de licitación, de existir impactos
en costo y/o plazo se notifica al cliente mediante comunicación escrita,
reunion de contractual de obra y/o reuniones de Ingeniería, y se procede
según lo descrito el item 6.9.1.
• De no existir cambios significativos, se valida la información, se realiza el
replanteo correspondiente, y se procede a su emisión al área de construcción,
calidad y técnica mediante documento controlado. Asimismo se procede al
retiro y eliminación en físico de la documentación superada.
6.9.3 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería solicitados por el

Contratista
• El Contratista realiza la revision integral de los documentos de Ingeniería, y en
complemento la evaluación de condiciones in situ (topografía, geología,
constructabilidad, buenas practicas, juicio experto).
• Luego de esta evaluación pueden analizarse alternativas constructivas al IFC
que no afectan al alcance del Proyecto. De ser factible, el área de
construcción en coordinación con el área de ingenieria y calidad, elaboran la
propuesta y se plasma en un sketch y/o plano y de ser necesario se
complementa con un procedimiento de trabajo.
• La alternativa de construcción se emite mediante RFI con los sustentos
técnicos respectivos, para pronunciamiento y recomendaciones de SMI.
• De ser favorable la respuesta de SMI con respecto a la alternativa planteada,
se incorporan a la información técnica elaborada (planos, procedimientos) los
comentarios y/o observaciones de SMI. Los planos actualizados se emiten
mediante transmittal para aprobación de SMI.
• De existir observaciones a los planos emitidos, se procede a subsanarlos,
hasta obtener la orden de proceder de parta de SMI. Que realiza el
pronunciamiento oficial “aprobado para construcción” de forma escrita
mediante transmittal.
• De recepcionado el documento, se distribuye el plano a todas las áreas

involucradas para su ejecución, con los sellos correspondientes, los planos y
procedimientos afectados por el cambio, se superan y se procede a su retiro
de campo.
6.9.4 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería solicitados por

empresas subcontratistas a cargo de JJC BS
• Para la ejecución de la obra, JJC BS ve necesario la subcontratación de
servicios especializados, que através de la validación previa del cliente inician
su incorporación al Proyecto.
• Por la especialización de su trabajo y a su juicio experto, los subcontratistas
manifiestan recomendaciones del servicio, que son transmitidas al JJC BS
quien revisa el impacto y beneficio del mismo al Proyecto.
• Para la transmisión, revision y aprobación de SMI de las recomendaciones
dadas por los subcontratistas, se procede acuerdo a lo descrito en el item
6.9.3; y de tener impacto en costo y plazo se complementa con indicado en el
item 6.9.2.
• Al tener la aprobación de SMI, los documentos técnicos actualizados son
enviados al subcontratista para su ejecución.
Documentos contractuales que estarían sujetas a cambio son:

• Planos IFC
• Informes Técnicos
• Procedimientos
Documentos que son herramientas para formalizar los cambios:
• RFI’S
• Red Line
• Planos de Replanteo.
• Modificación de Contrato
• CSI (Instrucción de Terreno de Contrato)
7. REGISTROS.
• Matriz de Control de Documentos PI-K-CC4-153A1-QA-001_R0
• Formulario de Distribución de Documentos PI-K-CC4-153A1-QA-003_R0

• Matriz de Control de Planos y Documentos Técnicos PI-K-CC4-153A1-
QA-004_R0
• Registro de Control de Comunicaciones Enviadas PI-K-CC4-153A1-QA-005_R0
• Registro de Control de Comunicaciones Recibidas PI-K-CC4-153A1-QA-006_R0
• Matriz de Información Documentada PI-K-CC4-153A1-QA-007_R0
Nota: Los registros detallados serán aplicados para el contrato Vertical y Presa. Asi mismo estos deben ser
adecuados de acuerdo a la necesidad de obra.
ANEXO 1: Esquema de Responsabilidades y Autoridad.
ELABORA / REVISA APRUEBA

TIPO
MODIFICA (Control de Contenidos) (Puesta en Vigencia)
Documentos de la Obra.
Plan de Calidad Control de Calidad Jefe Control de Calidad Gerente de Obra /
Gerente de Proyecto
Plan de Seguridad SSOMA Jefe de SSOMA Gerente de Obra /
Gerente de Proyecto
Plan de Manejo Ambiental SSOMA Jefe de SSOMA Gerente de Obra /
Gerente de Proyecto
Planes de Emergencias SSOMA Jefe de SSOMA Gerente de Obra /
Gerente de Proyecto
Objetivos y Metas SSOMA / Control de Jefe de SSOMA / Jefe de Gerente de Obra /
SSOMAC Calidad Control de Calidad Gerente de Proyecto
Procedimientos Responsable del Jefe Responsable del Gerente de Obra /
Proceso proceso Gerente de Proyecto
Documentación de Ingeniería / Cliente Responsable del Proceso Gerente de Obra /
Ingeniería Gerente de Proyecto
NOTA 1: Se debe recurrir para la revisión o aprobación a funciones superiores

siempre y cuando la persona que revisa sea la misma que aprueba.
NOTA 2: Cuando el documento involucra a más de un Gerente, Jefe, Responsable
del proceso; revisan o aprueban todos o el que a ellos represente.

K CC4 153A1 QA PROC 042 - R2 EA Control de Documentos y Registros

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A – PROCEED ®

Authorization to proceed does not relieve Contractor/Supplier of its

4.3 Estructura Documental del Sistema de Gestión:

4.3.2 Documentos NIVEL 2 :

4.3.3 Documentos NIVEL 3:

4.3.4 Documentos NIVEL 4:

4.4 Copia Controlada:

contar con sello de copia controlada antes de su distribución.

4.5 Copia no Controlada:

4.6 Documento de origen externo:

4.10 Matriz de Control de Comunicaciones:

4.11 Matriz de Control de Planos y Documentos Tecnicos:

4.12 Archivo de registros:

4.13 Matriz de Control de Documentos:

4.15 Gestión del cambio:

Jefe de Oficina Técnica

▪ Revisar y analizar los cambios en el Proyecto e informar de sus impactos.

Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente Obra

▪ Revisar todos los documentos correspondientes a seguridad, Salud y Ambiente

6.2 Procedimientos de Gestión (elaboración, aprobación y emisión de

Nota: El responsable de la elaboración del Documento, solo firmará en su

6.3 Procedimientos Operativos: Instrucciones técnicas (Elaboración,

6.4 Modificaciones y actualizaciones de procedimientos.

Todos los procedimientos; transcurridos cinco años de vigencia sin

6.5 Procedimientos particulares u otros procedimientos.

6.6 Control de la distribución de la Documentación.

La utilización de la Matriz de Control de Documentos (PI-K- CC4-153A1-QA-

6.7 Envío y recepción de comunicaciones relacionadas al contrato.

YYY - JJCB/ZZZ- CC -XXX

Para la comunicación con el Cliente o Representante, el Controlador de

Los RFI serán cargados a través del Aconexoficial del Cliente.

Los registros de inspección, ensayos y/o pruebas deberán indetificar al menos

Los registros deben ser generados y firmados en cada actividad de control,

Los registros deberán ser archivados a medida que proceda el Trabajo,

6.8.4 Tiempo de retención.

6.9 Procedimiento de Gestión del Cambio

• El alcance de Trabajo estará sujeto a los cambios en forma de adiciones,

• los trabajos que el Contratista considera se están modificando, en cualquier

6.9.2 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería por parte del cliente y

transmittal planos, especificaciones técnicas en nueva revision que supera a

6.9.3 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería solicitados por el

• De recepcionado el documento, se distribuye el plano a todas las áreas

6.9.4 Cambios relacionados a modificaciones de Ingeniería solicitados por

Documentos contractuales que estarían sujetas a cambio son:

• Formulario de Distribución de Documentos PI-K-CC4-153A1-QA-003_R0

ANEXO 1: Esquema de Responsabilidades y Autoridad.

ELABORA / REVISA APRUEBA

NOTA 1: Se debe recurrir para la revisión o aprobación a funciones superiores

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