Cambio Rpido No.

.1

Grupo IAI

ambio Rpido

o e_ _ _ _

Cambio Rpido No.~

CONTROL DE DOCUMENTOS

mblo Rpido No. ~

pe-os
Revisin: 3

Nombre, Puesto y firma

Fecha:

Elabor:

Fea. Elizab eth Gmez DeCastro

Jefe de Control de Documentos y Registros

28-nov-08

Revis:

Me. Sergio Alej andro Cor tzar Ferral

Director de Administracin

11 - f~ -

Revis :

MC. Aleja ndro Ramrez Oje da

Director de Calidad y Pruebas

Revis:

Dr. Federico Carlos Martn Polo

Director de Desarrollo de Negocios

Revis:

In g. Ser gio Bernardo Beltr n Virgen

Director de Ingeniera

Revis:

Jng. Ra l Efrn Pr ince Avelino

Director de Recursos Humanos

Revis:

Lic. Maricela Acosta Tor res

Directora de Teleinfonn tica

Aprob:

Ing. Pa ul Peter Parisi Ant onino

Presidente de Grupo lA!

I? - f e!::r- oq .

11 -Tc.b - (l}i
,

Anexo "A" del rc-oi Rev.4

0'1 .

~'

GrupoIAI
CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

PC-OS REV.3

ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez DeCastro

FECHA DE APROBACiN : 30 de ene ro de 2013.

Comentario de cliente y O.M.1 de CALMECAC.

Razn del Cambio :

Prraf~ l-__ __ ~(: ~!J '!Lmen te Ind ica

Debe Indicar

-O
- -R -lEl imi na-;:tc;d;-~p i ~d~ d-;cumen-'to-'-q-'u-e-:i-n-gre-s~- a CDR:-: -
I Conserva una co pia del d o~If.c nt;; -q~~ -~gre. e a-C

" .12.1

para asegurar su recup era bilid ad en caso de alguna

con tingencia.

_ _

..

S.la

N/A

1NOT A: En caso qu e requi era una co pia (Con trolad a o S lo

para Informacin ), deber so lici tarla a CORo

-- ------- T~~:~e~i~;~~~ 1 :~-~~~~:~~:~~)~n:~~~~~~~-s~

-2--:-f-lic--ar-e---;
I

..

...-

procedimiento que el cliente indiq ue, adems de los

I lineamientos que apliquen del presente procedimiento.

_.

.-.. ...._ . _

S.lb

.._.__...._ - _ . . .._---_.__... ._j_._--_. ._ ._-_ ..__._...._.

--_._ ._ ......

--

I COR genera el documento original del pdf co nve rtido de l

docu mento fuente enviad o por el usuar io de: Manuales,
Reglament os, Cdigo s, Planes de Ca lidad, Proce dimi entos,
Diagram as e Instru ctivos de Gru po IAl.
..
.._-_._-_
.... ....
._._ _
._ ...._ ,..
- - - - _._-_ _ .
._- _.
....
..La doc ume ntacin Lega l se ingresar preferentemente 1 L (I dOClI l1lell tll ci ll L egal se ingresar preferen temente en
or iginal, es con fidencial y no es auditab le ante el SGI ; es
en original , es co nfide ncial y no es auditable ante el
1 resguardada y contro lad a por el JCOR, co mo Actas
SG l; es resgu ard ad a y ca ntro lad a por el JCD R, co mo
I Co nstitutivas, Actas de Asambleas, Pod eres, co pia or igi nal
Actas Co nstitutivas, Ac ta s de Asambleas , Poderes,
! de Fianzas, Co nve nios de T rabajo (Aso cia ciones
co pia origina l de Fianzas, Co nve nios de T rabajo
Estratg icas) de las Direcci on es , etc.
(Asociaciones Estratgic as) de las Direcci ones,
Currc ula de Grupo lAI. Slo se darn copi as simples () Sl o el Pr esi de nte de G rupo IAI a u to r iza las so licit udes
certifica das co n previa autorizacin del PG, DDN o
i d e co pias certifica d as. con el sello de " Slo para
Ol A ; para documen tos de una Direccin co n cualquiera In fo r macin" o sim ples ; si esto s docum entos pertenecen a
de las firmas anteriores m s la de su OS.
una Direccin. se le ag rega r la fi r ma d el DS
co r r espond iente.
!
1
____._..
...__ ._. . .._ _.__._ _.__...._.__ .
_
..
.........
.-....._
N/A

5.4

__

-_ _ _

_-_

1-..-...- - -

__

I
I

__ __

REVISA

-D

CONSTRUCCION CIVIL

INGENIERIA
RECURSOS HUMANOS
TELE INFORMATICA

_.

b
L__
b

._

ID
-D

b
I

_~~_~U E~A---

Presiden e (OS, si aplica)

Cambio Rpido No. 4

Pgina 1 de 2

Actualmente Indica

Prrafo

Debe Indicar

6.9

Para obtener el nmero consecutivo para los Cdigos

lo solicitarn en CDR.

Se elimina el prrafo.

9.3

MC-01 Manual Corporativo de Gestin de la Calidad.

MC-01 Manual Corporativo de la Calidad.

9.3a

MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.

MC-02 Manual de Organizacin Bsica del Grupo IAI.

9.3b

MTI-TI-01
Manual de Gestin de Servicios de MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.
Tecnologas de la Informacin.

9.3c

N/A

MC-05 Manual Corporativo del Programa de Garanta de

Calidad.

9.3d

N/A

MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas

de la Informacin.

9.8

N/A

PCP-DR-02 Casetas de Control de Documentos y Registros

para la Industria Convencional.

9.9

N/A

PC-94 Casetas de Control de Documentos y Registros para

Proyectos Nucleares.

Anexo A

Carta de Trasmisin de Documentos.

SE MODIFICA EL FORMATO DEL ANEXO.

4.10.14

Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales,

Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas
manteniendo la versin en PDF, excepto los mencionados
manteniendo la versin en PDF.
por el anexo F del PC-94 que se conservarn como
registros.

7.1.5

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos,

Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor
deber anotar en el apartado Retener Hasta de la
Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la
revisin bienal.
Para los Planes de Calidad y
Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la
fecha del vencimiento de las garantas del proyecto. En
caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin
a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se
destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola
como tal.

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos,

Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber
anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de
Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin bienal.
Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de
Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las
garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin
de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar
la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf
identificndola como tal; excepto los mencionados por el
anexo F del PC-94 que se conservarn como registros.

7.9.1

A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales,

Reglamentos,
Cdigos,
Planes
de
Calidad,
Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con sus
registros, el personal de CDR los eliminar con
destructora de papel, conservando su versin en PDF
del documento, adjuntndole su Bitcora de
Distribucin escaneada.

A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales,

Reglamentos, Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos,
Diagramas e Instructivos junto con sus registros, el personal
de CDR los eliminar con destructora de papel,
conservando su versin en PDF del documento,
adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada;
excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que se
conservarn como registros.

Cambio Rpido No. 4

Pgina 2 de 2

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Proyecto:

Direccin:

Gerencia:

Departamento:

Disciplina:

Hoja

Documento:

Empresa :

Vigencia:

Elabor:

De

Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su control:
Identificacin

Titulo

Rev.

Electrnico

Duro

del Documento

Total de
hojas en duro

OBSERVACIONES DE CDR:

AUTORIZA

RESPONSABLE

RECIBIO

Nombre y Firma
DS/GA/JP

Puesto, Firma y fecha.

Puesto, Firma y fecha de CDR

Aseguro que no tengo en mi poder ninguna copia no

controlada del documento que estoy ingresando.

CR4 Anexo A del PC-05 Rev.3

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Hoja

De

Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los) siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):
Identificacin

Puesto / Nombre Usuario

Vigencia de la actualizacin
Copia Controlada hasta:

OBSERVACIONES DE CDR:

AUTORIZA

RECIBIO

Puesto, Firma y fecha de CDR

Nombre y Firma DS/GA/JP

CR.4 Anexo A del PC-05 Rev.3

Debe Indicar

Actualmente Indica

Prrafo
7.1.5

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e

Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener
Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin
quinquenal.
Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se
indicar la fecha del vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser
necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar
la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal.

9.2
9.2a
9.2b
9.2c

Norma ISO-9001:2000 Requisitos

NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas deGestinde laCalidadRequisitos.

N/A
N/A
N/A

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 SistemasdeGestin AmbientalRequisitoscon orientacinpara suuso.

NMX-SAST-001-IMNC-2008 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo Requisitos.
NMX-I-20000-NYCE-2010 Tecnologa dela InformacinGestindelServicio Parte01:Especificaciones

9.3a

N/A

MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.

9.3b

N/A

MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin

9.4

PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos del SGC.

PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos.

9.5

PC-02 Elaboracin de Manuales, Planes de Calidad,

Reglamentos y Cdigos.

CANCELADO

Cambio Rpido No. 3

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e

Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado
Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la FECHA del vencimiento de
la revisin QUINQUENAL; y para los Planes de Calidad y
Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar a VENCIMIENTO
PROYECTO. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin a
stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y
conserva en pdf identificndola como tal.

Pgina 2 de 2

CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS
PC-OS REV.3

- "

ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez De Castro

FECHA DE APROBACIN:

05 de julio de 2011.

Raz n del Cambio: Actualizacin del proceso para la dislribucin de copia conlrolada de documenlos corporalivos.
r
'-P'arralo
r--
!
7.) .3

Act ualmente Indi ca

I
I
i

,
,

7.5.3a

_,_..
~

Mantiene una copia controlada de los Manuales, Reglamentos.

Procedim ientos y Diagramas Corporativos para consulta de los
usuarios
_N.__' __en CD
__ R._ .__
_., __
_ __ .
..
_.._.

_..__

_ .__

_ _._

._ _ ..__ ._--

REVISA
Jefe de Garanta .
de Calidad

Direccin
_ .._ -- -_

_ -

- - ----!I - - - - "\\'\.

N/A

:Corporativa de Operaciones
1

. ,

Inqeruena
eleinformtica

N/A

iD

N/A

iD

N/A

~~:: ------' --

N/A

Corporativa de Administracin

N/A

-L-
iD

N/

!D
i

N/A

Recursos Humanos
dministracin
Desarrollo de Negocios
1--- - - - - - - - -

p_alidad y Pr~eb_a_s

Cambio Rpido No . 2

-'-

Pgina 1 de 1

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 2 de 16

CONTENIDO
DESCRIPCIN

PGINA

CONTENIDO ......................................................................................................................................................................2
CONTROL DE REVISIONES ..........................................................................................................................................2
1.

OBJETIVO .................................................................................................................................................................3

2.

ALCANCE ..................................................................................................................................................................3

3.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS...................................................................................................................3

4.

RESPONSABILIDADES ..........................................................................................................................................4

5.

PRECAUCIONES......................................................................................................................................................9

6.

REQUISITOS PREVIOS..........................................................................................................................................9

7.

DESARROLLO....................................................................................................................................................... 10

8.

REGISTROS............................................................................................................................................................ 16

9.

REFERENCIAS ...................................................................................................................................................... 16

10.

ANEXOS .................................................................................................................................................................. 16

CONTROL DE REVISIONES
Rev.

Fecha

Elabor

Revis

23-oct-2001

DCC

FCMP, RCR, AMCH,

REPA, GRM.

19-dic-2002

FEGDC

FCMP, RCR, MAT,

REPA, GRM.

30-sep-2006

FEGDC

FCMP, SBBV, MAT,

REPA, LEYV.

ACTUALIZACION DE LOS PROCESOS.

19-dic-2008

FEGDC

SACF, FCMP, SBBV,

MAT, REPA, ARO.

REVISION BIENAL. SE REESTRUCTURA EL

DOCUMENTO.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

Motivo de la revisin
NUEVA EMISION.
REESTRUCTURACION
PROCEDIMIENTO.

TOTAL

DEL

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 3 de 16

1. OBJETIVO
1.1 Establecer la metodologa para controlar la recepcin, aceptacin, clasificacin, registro,
archivo, distribucin, actualizacin y la disposicin final de la documentacin interna y
externa en Grupo IAI en el departamento de Control de Documentos y Registros.

2. ALCANCE
2.1 Aplica a todos los usuarios de las Direcciones de Grupo IAI y personal de CDR.
2.2 Incluye a los documentos que se requieren controlar, generados internamente por personal
de Grupo IAI y a la documentacin externa proporcionada por los clientes y proveedores.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 Definiciones
Baja de Documentos Actividad regulada y controlada para retirar definitivamente los documentos
del CDR.
Carta de Trasmisin Documento mediante el cual se procesa la entrega y recepcin de
de Documentos
documentos.
CASETA
Extensin del Departamento de Control de Documentos y Registros fuera de
las instalaciones del Corporativo de Grupo IAI.
CONDOR
Aplicacin informtica de apoyo de CDR para la captura de la Carta de
Trasmisin de Documentos (CTD), Solicitud de Copia Controlada (SCCD),
y Solicitud de
Autorizacin Prstamo/Copia de Documentos (APCD)
Asignacin de Nmero de Documento (SAND).
Control de Documentos Lugar fsico en donde se encuentran los archivos de documentos y registros
y Registros
de calidad.
Copia Blanda
Es la imagen NO CONTROLADA en formato electrnico de la copia
fuente de un documento que podemos consultar en: intranet.iaiver.com.mx
Copia Controlada
Toda copia de un original que se asigna slo a personal autorizado y cuya
actualizacin se controla a travs del JCDR por medio del sello y
documentado en un registro.
Copia Slo para Documento cuya actualizacin, distribucin y uso no est controlado, ni se
Informacin
puede asegurar su uso para realizar trabajo alguno.
Documento
Informacin y su medio de soporte.
Documento Externo Todo aquel documento que no fue elaborado por personal de Grupo IAI y
que es proporcionado por los clientes y proveedores.
Fecha de Emisin
Fecha a partir de la cual entra en vigor un documento, otorgada por el
departamento de Control de Documentos.
Procedimiento
Documento que proporciona informacin de cmo efectuar las actividades y
escrito/documentado
los procesos de manera coherente.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 4 de 16
3.2 Abreviaturas
APCD
CDR
CTD
DCP
DDN
DIA
DS

Autorizacin Prstamo/ Copia de Documentos anexo E

Control de Documentos y Registros.
Carta de Trasmisin de Documentos anexo A
Director de Calidad y Pruebas
Director de Desarrollo de Negocios.
Director de Administracin
Directores (Administracin, Calidad y Pruebas, Desarrollo de Negocios, Ingeniera, Recursos Humanos,
Teleinformtica)
Encargado de Almacn
Equipo de Inspeccin, Medicin y Prueba
Gerente de Area
Gerente Administrativo
Jefe de Control de Documentos y Registros
Encargado de Soporte Tcnico Interno
Representante de la Organizacin
Solicitud de Asignacin de Nmero de Documento
Solicitud de Copia Controlada de Documento anexo G

EA
EIMyP
GA
GAD
JCDR
ESTI
RDO
SAND
SCCD

4. RESPONSABILIDADES
4.1 Presidente de Grupo IAI
4.1.1 Aprueba el actual procedimiento.
4.2 Director de Administracin
4.2.1 Revisa el presente procedimiento y aprueba los recursos necesarios para el buen
desarrollo de las actividades mencionadas en este procedimiento.
4.2.2

A travs del Gerente Administrativo, provee los recursos necesarios para que exista
en Grupo IAI un rea asignada al Control de Documentos y Registros, as como el
mobiliario, medios informticos, capacitacin al personal y las condiciones
necesarias para su buen funcionamiento.

4.2.3

Autoriza la apertura de Casetas de CDR y recursos necesarios para esto.

4.3 Director de Calidad y Pruebas

4.3.1

Revisa el presente procedimiento.

4.3.2

Verifica por medio de auditoras la correcta implantacin y cumplimiento del

presente procedimiento.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 5 de 16
4.4 Directores
4.4.1

Revisan este procedimiento y aseguran que el personal a su cargo lo aplique.

4.4.2

Antes de ingresar a CDR un documento Externo, deber establecer un identificador.

4.4.3

Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar, verificando la vigencia de la

permanencia del documento y que los generados por su Direccin estn de acuerdo a
los prrafos 5.1 y 6.4.

4.4.4

Conforme al PC-61 comunica a CDR los datos de cada proyecto en el que requieran
ingresar documentos o registros: nmero de proyecto y contrato; ttulo; nombre del
Jefe de Proyecto; plazo y fecha del vencimiento de las garantas; actualizndole los
cambios que afecten la operacin efectiva de CDR.

4.4.5

Autorizan la solicitud de prstamo o copia de los documentos de su Direccin.

4.4.6

Notifica mediante comunicado a CDR la cancelacin de documentos.

4.4.7

Solicita al DIA mediante comunicado la apertura, operacin y cierre de Casetas de CDR

indicando el plazo, JP y volumen de trabajo o servicio y cierre de sta cuando ya exista en sitio.

4.5 Gerente de Area

4.5.1

Asegura que los documentos que genere su rea estn de acuerdo al prrafo 5.1 y 6.4
antes de ingresarse a CDR y que el personal a su cargo cumpla con este procedimiento.

4.5.2

Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar, verificando la vigencia de la

permanencia del documento.

4.5.3

Autoriza las solicitudes de copias de documentos de su rea (excepto los descritos en el

prrafo 5.4) al personal a su cargo.

4.5.4

Verifica que el personal de su rea para la realizacin de su trabajo utilice Copias

Controladas vigentes.

4.5.5

Notifica mediante Comunicado Interno a CDR la cancelacin de documentos

4.5.6

Solicita mediante Comunicado Interno al DIA con copia al JCDR la apertura, operacin
y cierre de Casetas de CDR o servicio y cierre de sta cuando ya exista en sitio.

4.6 Representante de la Organizacin

4.6.1

Notifica a sus GAs y DS el vencimiento de la revisin bienal de los documentos del

prrafo 7.1.2 generados por su Direccin y Vigila que los actualicen.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 6 de 16
4.7 Encargado de Soporte Tcnico Interno
4.7.1

Mantiene todos los equipos de cmputo del rea de CDR con los antivirus
actualizados.

4.7.2

Publica en Intranet de Grupo IAI los documentos controlados que el personal de

CDR solicite, en un perodo no mayor de 2 das hbiles.

4.8 Encargado de Almacn

4.8.1

Notifica por comunicado a CDR las bajas de los Equipos/Herramientas de los cuales
se encuentre en ste ingresado sus Manuales o documentacin para su eliminacin.

4.9 Jefe de Control de Documentos y Registros

4.9.1

Elabora los procedimientos propios de Control de Documentos y Registros, as como

sus cambios rpidos y revisiones y supervisa que el personal a su cargo lo aplique.

4.9.2

Coordina la clasificacin del mobiliario para el resguardo de los documentos.

4.9.3

Asigna el nmero de copia controlada de acuerdo a la metodologa del ejemplo del

anexo F.

4.9.4

Capacita en este procedimiento a su nuevo personal y evala peridicamente a todo su personal.

4.9.5

Verifica a travs de la Bitcora de Distribucin de Documentos que el departamento

de CDR mantenga actualizados a los usuarios de copia controlada hasta los lugares
remotos.

4.9.6

Resguarda la documentacin Legal y la Currcula de Grupo IAI.

4.9.7

Coordina con el DS, GA o JP el establecimiento de la Caseta de CDR solicitada.

4.10 Personal de Control de Documentos y Registros.

4.10.1 Se autocapacita en este procedimiento y aporta comentarios para la mejora continua
de sus procesos.
4.10.2 Actualiza a los usuarios con copia controlada vigente los documentos Internos o
Externos, cada vez que se le emitan cambios rpidos o revisiones a stos.
4.10.3 Mantiene en formato libre documentado en el anexo B, un ndice de archivo
actualizado y disponible de los documentos existentes en CDR, en copia dura.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 7 de 16
4.10.4 Revisa que los documentos a ingresar sean los descritos en la Carta de Trasmisin de
Documentos y cumplan con lo descrito en el prrafo 6.4.
4.10.5 Notifica mediante correo la aceptacin de la documentacin; o las anomalas u
observaciones a los documentos a ingresar rechazando la CTD.
4.10.6 Revisa que la informacin electrnica ingresada al rea est libre de virus
informtico.
4.10.7 Para asegurar su recuperacin Convierte a PDF los documentos internos como:
Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes, Procedimientos, Diagramas e Instructivos
Corporativos y Especficos trasmitidos por medio electrnico.
4.10.8 Genera la copia dura a partir de los archivos en .pdf de los documentos convertidos
del prrafo anterior.
4.10.9 Solicita al ESTI de Grupo IAI la publicacin en la Intranet de los documentos
descritos en el prrafo 7.1.2 y de los procedimientos IAI autorizados por el cliente
para utilizarse en su contrato como procedimientos especficos de proyecto.
4.10.10 Verifica que est correcta la publicacin en Intranet de la copia blanda de documentos.
4.10.11Firma junto al sello de la leyenda de Copia Controlada en la cartula del documento;
y para copias de Solo para Informacin firma y fecha dentro del sello de la 1 hoja.
4.10.12Distribuye los documentos Externos e Internos como lo indica el usuario en la Carta
de Trasmisin.
4.10.13Retira las Copias Obsoletas a la emisin de una nueva revisin o actualizacin.
4.10.14Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales, Reglamentos, Cdigos,
Procedimientos, Diagramas manteniendo la versin en PDF.
4.10.15Elimina los Manuales y su documentacin a la notificacin de la baja de
Equipos/Herramientas por el Encargado de Almacn y de procedimientos del
proveedor o cliente al trmino de garanta del proyecto.
4.10.16Mantiene una copia controlada de los Manuales, Reglamentos, Procedimientos y
Diagramas Corporativos para consulta de los usuarios en CDR.
4.10.17Mantiene archivados adecuadamente los documentos, de modo que sean fcilmente
localizables.
4.10.18Identifica los Cambio Rpidos aplicando en la cartula del documento el sello y
anotndole el nmero de cambio.
Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
Pg.: 8 de 16
4.10.19Mediante la Bitcora de Distribucin se asegura de que los usuarios de copia
controlada estn debidamente actualizados.
4.11 Jefe de Proyecto
4.11.1 Asegura que los documentos que genere su proyecto estn de acuerdo al prrafo 5.1
y 6.4, correctos y completos antes de ingresarse al CDR.
4.11.2 Devuelve las copias controladas obsoletas que haya solicitado en su proyecto.
4.11.3 Solicita Copia Controlada de los procedimientos necesarios para efectuar sus
actividades.
4.11.4 Verifica que su personal subordinado realice sus actividades con documentos
controlados vigentes.
4.12 Usuarios
4.12.1 Conserva una copia del documento que ingrese a CDR para asegurar su
recuperabilidad en caso de alguna contingencia.
4.12.2 Cuando requiera elaborar un Procedimiento, Diagrama o Instructivo, solicita a CDR
con la aplicacin CONDOR en la pestaa SAND la asignacin de nmero de
documento.
4.12.3 Cuando requiera efectuarle revisin a un documento{Procedimiento, Diagrama, Instructivo,
Manual o Reglamento} ingresado anteriormente a CDR, solicita su archivo electrnico
mediante el anexo E con la aplicacin CONDOR en la pestaa APCD.
4.12.4 Revisa los documentos, asegurando que cumplen con lo descrito en los prrafos 5.1 y
6.4 y mediante la Carta de Trasmisin de Documentos los ingresa a CDR.
4.12.5 Se asegura que el archivo de la informacin electrnica que va a ingresar a CDR, no
est daado y que este libre de virus informtico.
4.12.6 Cuando ingrese a CDR documentos electrnicos por e-mail, indica en el Asunto la
IDENTIFICACION y nmero de REVISION.
4.12.7 Devuelve a CDR sus copias controladas al trmino de la vigencia de stas o en
proyectos al trmino de sus trabajos, o a la entrega de la nueva revisin o
actualizacin de la vigencia devuelve la copia obsoleta; cuando por extravo u otra
causa no sea posible la devolucin, ste anotar en la Bitcora de Distribucin en
observaciones la razn, estampando su firma y fecha.

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CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
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4.12.8 Los documentos controlados no deben ser alterados indicando notas, correcciones u
otros como tachaduras o enmendaduras.
4.12.9 Para realizar sus actividades slo utiliza los documentos controlados y vigentes.
4.12.10Solicita autorizacin del GA/JP o DS cuando requiera copias controladas de los
documentos propiedad de Grupo IAI o externos.
4.12.11Regresa a CDR las copias controladas asignadas cuando cambie de puesto.

5. PRECAUCIONES
5.1 El usuario verifica en los documentos que requiere ingresar, que estn elaborados en el
formato vigente, que el paginado este correcto; que el ttulo, identificacin y revisin de la
portada, sea la misma con el encabezado del cuerpo o del resto del documento; as como la
literal y el ttulo de los anexos sea idntico al descrito en el documento.
5.2 El JP/usuario devolver a CDR al trmino de los trabajos sus copias controladas; en casos
muy especiales que el usuario necesite mantener documentos obsoletos, lo solicitar a CDR
mediante comunicado autorizado por su DS y en proyectos forneos su JP o ILAC; el
personal de CDR al actualizarle el documento vigente aplicar en el obsoleto el sello de
cancelado, con su nombre, firma y fecha de obsolescencia. Y el usuario en la Bitcora de
Distribucin en el apartado de las observaciones anotar el motivo, su nombre y firma.
5.3 El usuario en todo documento que desee ingresar electrnicamente, estampa su firma
autgrafa e inicial en los CD o DVD debidamente identificados.
5.4 La documentacin Legal se ingresar preferentemente en original, es confidencial y no es
auditable ante el SGC; es resguardada y controlada por el JCDR, como Actas Constitutivas,
Actas de Asambleas, Poderes, copia original de Fianzas, Convenios de Trabajo
(Asociaciones Estratgicas) de las Direcciones, Currcula de Grupo IAI. Slo se darn
copias simples o certificadas con previa autorizacin del PG, DDN o DIA; para documentos
de una Direccin con cualquiera de las firmas anteriores ms la de su DS.

6. REQUISITOS PREVIOS
6.1 CDR aplica la fecha a partir de la cual entra en vigor un documento, mediante la Bitcora de
Distribucin de Documentos en el apartado de Fecha de Emisin: que se contar un da
hbil despus de la distribucin del documento.
6.2 El recinto de Control de Documentos y Registros debe tener condiciones controladas
(acceso, limpieza y ambientales); necesarias para asegurar que no habr prdidas, deterioro
o mal uso.

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6.3 Deber contar con el mobiliario y equipo necesario (tales como archiveros o estantes
metlicos reforzados, planeros u otro medio) para el resguardo y conservacin de los
documentos.
6.4 Los documentos deben estar identificados, completos en su cantidad de pginas y firmas
autorizadas, ser legibles y reproducibles, sin mutilaciones, sin tachaduras, ni corrector, en
completo estado de limpieza.
6.5 Antes de ingresar un documento Externo, la Direccin trasmisora deber establecer un
identificador y despus ingresarlos en formato duro y electrnico.
6.6 Los documentos propios del Grupo IAI debern elaborarse en los formatos vigentes
establecidos para tal fin.
6.7 Para los proyectos el DS, GA o JP debe considerar la fecha ms antigua, que es el tiempo
indicado del PC-09 o el de garanta del Contrato para la permanencia de resguardo del documento
en CDR e indicarlo en la Carta de Trasmisin anexo A.
6.8 Para obtener el nmero consecutivo de los documentos Internos como: los Manuales,
Reglamentos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos, el usuario lo
solicita con la aplicacin CONDOR en la pestaa SAND.
6.9 Para obtener el nmero consecutivo para los Cdigos lo solicitarn en CDR.

7. DESARROLLO
7.1 Recepcin
7.1.1 El usuario ingresa a CDR los documentos internos y externos mediante la Carta de
Trasmisin de Documentos formato establecido en el anexo A en original, la cual
se captura e imprime para su autorizacin y trasmite con la aplicacin CONDOR,
ubicada en la intranet en la liga http://10.0.1.12/intracdr. excepto lugares forneos.
7.1.2 Los documentos Internos como: Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes de
Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, se ingresan en
electrnico, slo su cartula del documento ser en duro y se relacionar junto con
los comentarios de revisin al documento, en el anexo A, para su ingreso a CDR.
7.1.3 Los documentos en archivo electrnico descritos en el prrafo 7.1.2 que sean
trasmitidos por medio de CD o DVD o por e-mail, debern indicar en la etiqueta o en
el asunto la identificacin del documento y revisin.
7.1.4 Para documentos (duro o electrnico) Internos o de Proyecto se debern ingresar
identificados de acuerdo con lo establecido en el PC-01 o PC-02 vigentes.
7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de
Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de
Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de
Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del
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vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin de una
nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la
obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal.
7.1.6 El personal de CDR verifica que los documentos a ingresar sean los detallados en la
Carta de Trasmisin y que la misma est debidamente autorizada y trasmitida a
CDR.
7.1.7 De no cumplirse lo establecido en los prrafos anteriores, el personal de CDR no
recibir la documentacin.
7.2 Aceptacin
7.2.1 El personal de CDR tendr tiempo para verificar que el documento cuente con las
firmas de aprobacin y cumpla con los requisitos descritos en el prrafo 6.4, antes de
ingresar los documentos.
7.2.2 Cualquier observacin o anomala en el documento como: no estar identificados, datos
no correspondientes al documento, incompletos, mutilados, datos ilegibles, con
dificultades para su reproduccin,; CDR lo anota en las OBSERVACIONES de la
Carta de Trasmisin original y enva un e-mail notificando el rechazo para su correccin
al usuario, quien una vez corregidos los volver a ingresar mediante otra CTD.
7.2.3 Si cumple con los requisitos, CDR acepta la Carta Trasmisin notificndolo
mediante correo electrnico al usuario que trasmite la carta, a quien la autoriza y al
DS. El personal de CDR procede de acuerdo con las instrucciones descritas en el
formato del anexo A.
7.3 Clasificacin
7.3.1 La clasificacin de los documentos ser por Externos e Internos.
7.3.2 La clasificacin de los Documentos Internos ser por Corporativo y Direcciones, las
cuales se sub-clasificarn por Proyecto:
a) En el Corporativo se incluir:
Manual Corporativo de Calidad (MC-01)
Cdigos Corporativos
Reglamentos
Procedimientos
Diagramas
b) Las Direcciones sern:
Administracin
Calidad y Pruebas
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Desarrollo de Negocios
Ingeniera
Recursos Humanos
Teleinformtica
c) Las Direcciones se sub-clasifican por proyecto en los que se incluir:
Licitacin, Contrato, Pedido u Orden de Trabajo.
Fianzas y documentos relacionados al contrato.
Manual Especfico, Plan de Calidad o Planes de Control de Trabajo.
Procedimientos Especficos y sus Cambios Rpidos.
Lo que se recopile o emita durante el desarrollo del proyecto y que trasmita el
GA o DS (Dibujos, Memorias de Clculo, Especificaciones, Informacin del Cliente y/o
Proveedor, Guas, Normas, Cdigos, Certificados, Listas de Componentes, Planos
Esquemticos, u otros que pudieran generarse.)
NOTA: Esta clasificacin ser la que se considere para el archivo de la documentacin.
7.3.3 La clasificacin de los Documentos Externos ser por Corporativo y por Proyectos
de las Direcciones:
a) En el Corporativo se incluir:
Documentos de Proveedores

Manual de Equipo, Manual de Soldadura

Especificacin de Equipo

Software

EIMyP {los documentos llevarn la misma identificacin del equipo}

Procedimientos

b) En los documentos por Proyectos de las Direcciones se incluir

Documentos de Clientes {controlados con identificacin del cliente P.ej.}
07IN-SPC001, CP-6150GEH
MG-4909
Contratos
Procedimientos Especficos de Proyecto: P.ej.:
PIN-AD-01WEC
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7.4 Archivo o Resguardo
7.4.1 Para facilitar la localizacin de los documentos, el JCDR numerar los archiveros y
sus gavetas, de acuerdo con lo siguiente:
a) Archivero o Gabinete: No. 1, 2, 3, etc.
b) Gaveta: Se indicar el nmero correspondiente al archivero seguido de un guin
y posteriormente el nmero consecutivo de gaveta, asignando con el nmero uno
a la gaveta superior.
7.4.2 Los documentos se clasificarn de acuerdo con lo indicado en el Indice de Archivo
establecido en el formato descrito en el anexo B, en el cual se debe indicar:
Corporativo o Direccin y Proyecto, Tipo de Documento, identificacin de ste, sub
identificacin o referencia, ttulo, revisin, fecha de emisin, nmero de Carta de
Trasmisin, archivero o gabinete en el que se resguarda, gaveta en la que se localiza,
el nmero de carpeta correspondiente, fecha de ingreso y vigencia del documento.
7.5 Distribucin
7.5.1 El personal de CDR distribuir los documentos Externos e Internos de acuerdo con
lo indicado en la Carta Trasmisin de Documentos formato descrito en el anexo
A.
7.5.2 Para la Distribucin se debe de cumplir con lo siguiente:
a) Que sea la revisin vigente.
b) Slo a personal autorizado.
c) Y cada documento deber tener estampado en la primera hoja el sello de COPIA
CONTROLADA No:______ /Vigente Hasta:_________ y en las internas el sello de
COPIA CONTROLADA ambas en color rojo, firmado por el personal de CDR en la
primera hoja del documento.
d) La asignacin del nmero de copia controlada ser como se muestra en el Anexo
F.
e) En caso de interinatos o cambios definitivos en los puestos que tienen asignadas
copias controladas de documentos, el responsable que deja el puesto deber entregar
su copia controlada al JCDR, mediante un Comunicado Interno, quien a su vez
deber reasignar dicha copia controlada al nuevo responsable.
7.5.3 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos y Diagramas Corporativos
que se emitan en el Grupo IAI, as como sus Cambios Rpidos o Revisiones sern
distribuidos por el personal de CDR mediante Copias Controladas al PG, DS, CDR
y Oficinas Forneas.

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7.5.4 El PG, DS y DCP autorizan la distribucin controlada de los documentos
corporativos y especficos a usuarios de sus respectivas reas y proyectos, mediante
la Solicitud de Copia Controlada de Documentos establecida en el anexo G.
7.5.5 A la nueva emisin de un documento, para solicitar Copia Controlada extra a las
arriba mencionadas, se indicar en la Carta de Trasmisin en el apartado
correspondiente.
7.5.6

El personal de CDR controla la distribucin de los documentos Externos e Internos y

sus afectaciones como cambios rpidos y revisiones, a travs de la Bitcora de
Distribucin de Documentos formato descrito en el anexo C.

7.5.7 Las revisiones que se emitan a los documentos y se requiera su distribucin, el

personal de CDR genera las copias necesarias, las sella indicando el nmero de
Copia Controlada en el documento utilizando la metodologa del ejemplo del anexo
F, y las distribuye a quienes lo indican los anexos C y A.
7.5.8 El personal de CDR a la entrega de la nueva revisin o actualizacin, recoge la
revisin anterior, el usuario firmar en los apartados correspondientes del formato
anexo C, asentando con esto que recibi su copia vigente y devolvi la copia
controlada obsoleta.
7.6 Solicitud de Copias Controladas extras de un documento ingresado anteriormente a CDR.
7.6.1 El usuario con la aplicacin CONDOR en la pestaa SCCD captura e imprime el
anexo G para su autorizacin y lo trasmite a CDR.
7.6.2 Una vez autorizado el anexo G por el DS, GA o JP lo entrega en CDR.
7.6.3 CDR distribuye la copia controlada al usuario mediante el anexo C Bitcora de
Distribucin de Documentos.
7.7 Actualizacin
7.7.1 La distribucin de las Revisiones y Cambios Rpidos de documentos se realizar
conforme a lo establecido en los prrafos 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.5.6, 7.5.7 y 7.5.8.
7.7.2 Para los Cambios Rpidos, se actualiza su distribucin a los usuarios registrados en
la Bitcora de Distribucin de Documentos y el personal de CDR colocar
mediante un sello una leyenda en la cartula de la copia controlada del documento
afectado que indique Cambio Rpido No.____; registrando su entrega con la
firma del usuario en el mismo formato del Anexo C.
7.7.3 Cada vez que se genere una nueva revisin de un documento, el personal de CDR
basado en la Bitcora de Distribucin de Documentos, debe efectuar la sustitucin
de los documentos obsoletos por la nueva revisin a los usuarios all registrados.
7.7.4 Cuando se requiera la REPOSICION de Documentos Controlados, el usuario lo
solicita al JCDR en el anexo G autorizado por el DS o GA/JP de su rea, en la cual
se indica el motivo de la reposicin. El personal de CDR emitir el Documento
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Controlado y lo sellar con la leyenda de REPOSICION, registrndose este caso
en el formato descrito en el anexo C fechando y firmando de recibido en el
apartado de observaciones.
7.7.5 Si a la sustitucin por trmino de vigencia o de una nueva revisin de un Documento
Controlado, el usuario no tiene la revisin obsoleta, en el rea de observaciones de la
Bitcora de Distribucin de Documentos dicho usuario firmar y anotar el extravo.
7.8 Consulta de Documentos.
7.8.1 Para requerir informacin de documentos como Manuales, Reglamentos, Cdigos,
Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas, Instructivos de Trabajo corporativos
y especficos, el usuario los podr consultar en la intranet de Grupo IAI y si necesita
copia, su impresin saldr con la leyenda Solo para Informacin.
7.8.2 Si el documento requerido no est dentro de la clasificacin anterior, el usuario
deber consultar en CDR si el documento se encuentra ah, en caso afirmativo el
usuario llena la Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos anexo E
autorizado por su DS. Una vez terminada su consulta regresa el documento al
personal de CDR quien verifica que el documento est completo y sin daos y lo
archiva.
7.8.3 Para obtener copia en CDR de un documento duro o electrnico, el usuario lo solicita
con el anexo E Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos debidamente
autorizado e indicando en el apartado correspondiente el motivo de la copia. El
personal de CDR emitir copia del documento, lo sellar con la leyenda Solo para
Informacin fechando y firmando la primera hoja; o si es archivo electrnico se lo
enva por correo y el usuario firma y fecha de recibido en el anexo E.
Nota: La documentacin Legal {5.4} en caso de que se requiera que no se selle, lo
deben indicar en el anexo E junto con el motivo de la solicitud.
7.9

Disposicin Final
7.9.1 A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes
de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con sus registros, el
personal de CDR los eliminar con destructora de papel, conservando su versin en
PDF del documento, adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada.
7.9.2

Excepto las especificaciones de soldadura {BPS, WPS} que se consideran permanentes,

por lo que no sern destruidos.

7.9.3 La cancelacin y eliminacin de procedimientos por emisin de nueva identificacin

ser automtica, basndonos en el recuadro de Control de Revisiones en el apartado
de Motivo de la Revisin de ste procedimiento.
7.9.4 El DS o GA notifica la cancelacin de documentos que su rea gener, mediante
Comunicado Interno, lo enva al JCDR para proceder a su disposicin final.
Anexo A del PC-01 Rev. 4

No.: PC-05
CONTROL DE DOCUMENTOS Rev.: 3
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7.9.5 La eliminacin ser por destruccin fsica (Destructora de papel).
7.9.6

El Contrato, Pedido u Orden de Trabajo original y su Acta de Terminacin de Obra,

automticamente al vencimiento de garantas del proyecto pasan a la currcula de Grupo IAI.

7.9.7 La cancelacin de documentos Externos la determinar el usuario indicndolo en la Carta

de Trasmisin; para materiales y herramientas dados de baja, el EA notificar por
comunicado al JCDR la cancelacin de sus documentos, como manuales, etc
7.10 Sellos
7.10.1 Los sellos que sern utilizados se indican en el anexo D del presente procedimiento.

8. REGISTROS
8.1 Los registros se describen en la siguiente tabla:
REGISTRO
Anexos: A, C.
Anexos: G.
Anexo: E

TIEMPO DE PERMANENCIA
Hasta la eliminacin del documento
Al vencimiento del proyecto o a la
eliminacin del documento {segn aplique}
A la devolucin del documento

RESPONSABLE
CDR
CDR
CDR

9. REFERENCIAS
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7

Norma ISO-9000:2000 Vocabulario

Norma ISO-9001:2000 Requisitos
MC-01
Manual Corporativo de Gestin de la Calidad
PC-01
Elaboracin, Revisin, Aprobacin y Emisin de Procedimientos, Diagramas
e Instructivos.
PC-02
Elaboracin de Manuales, Planes de Calidad, Reglamentos y Cdigos.
PC-09
Seguimiento y Control de Proyectos.
PC-61
Comunicacin Interna.

10. ANEXOS
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7

A
B
C
D
E
F
G

Carta de Trasmisin de Documentos. (hojas 1 y 2)

Indice de Archivo de Documentos. (en formato libre)
Bitcora Distribucin de Documentos.
Sellos.
Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos.
EJEMPLO para asignar el Nmero de Copia Controlada.
Solicitud de Copia Controlada de Documentos.

Anexo A del PC-01 Rev. 4

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Proyecto:

Direccin:

Gerencia:

Departamento:

Disciplina:

Hoja

Documento:

Empresa :

Vigencia:

Elabor:

De

Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su control:
Identificacin

Titulo

Rev.

Electrnico

del Documento

Total de
hojas en duro

OBSERVACIONES DE CDR:

AUTORIZA

RECIBIO

Nombre y Firma

Puesto, Firma y fecha de CDR

DS/GA/JP

Anexo A del PC-05 Rev.3

Duro

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Hoja

De

Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los) siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):
Identificacin

Puesto / Nombre Usuario

Vigencia de la actualizacin
Copia Controlada hasta:

OBSERVACIONES DE CDR:

AUTORIZA

RECIBIO

Puesto, Firma y fecha de CDR

Nombre y Firma DS/GA/JP

Anexo A del PC-05 Rev.3

Trasmitido con la carta No.

Bitcora de Distribucin de Documentos

No. Docto.

Titulo:

Fecha
Emisin:

Proyecto:

No.Copia
Controlada

Anexo "C" del PC-05 Rev. 3

Nombre Usuario

Rev.

Cambios Rpidos
firma y fecha

Firma
CR.1

CR.2

CR.3

Entrega Rev. 3
Observaciones
CR.4

Firma/Fecha
devolucin

RELACION DE SELLOS DE GRUPO IAI

Sello: 1

Sello: 2

Sello: 3

Sello para recibir previo a su

aceptacin Documentos/Registros.

Se aplica en la copia de la Carta de

Trasmisin del usuario.

1er. Sello para elaborar la Copia

Controlada de documentos IAI.

Se aplica en la Cartula.

2 Sello para elaborar la Copia

Controlada de documentos IAI.

Se aplica en el resto del docto.

Sello para indicar que el documento

tiene una afectacin.

Se aplica en la Cartula.

Sello para reposicin de la Copia

Controlada en caso de extravo o
deterioro.

Se aplica en la Cartula.

Sello para documentos Slo para

Informacin.

Sello: 4

Sello: 5

Sello: 6

Anexo D del PC-05 Rev. 3

AUTORIZACIN DE PRESTAMO / COPIA DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Departamento:

Servicio solicitado:

Direccin:

Gerencia:

Hoja

Solicit:

De

Elabor:

Identificacin

Descripcin

Rev.

Electrnico

Duro

del Documento

Tiempo de

Total de

Retencin

hojas

MOTIVO DE LA SOLICITUD:

Anexo E del PC-05 Rev.3

AUTORIZA

RECIBIO

PG/DDN/DIA/DS

Nombre, Firma y fecha Solicitante

ATENDIO

DEVOLUCION

Nombre y Firma

Puesto, Firma y fecha de quien recibe en CDR

Metodologa para la Asignacin de Nmero de Copia Controlada.

El nmero de copia controlada se asignar por Puesto, Direccin, Proyecto, Oficina, Caseta y Cliente como en el ejemplo
de la siguiente lista:

Por puesto
1
7

PG
CDR copia de consulta para usuarios de Grupo IAI

Por direccin
2
3
4
5
6
9

DIA
DCP
DIN
DRH
DTI
DDN

Por proyecto
8

PROYECTOS

Por oficina
10

REYNOSA

Para caseta y por cliente

12A
12B
12C
12D

CASETA CLV/GE
CASETA CLV/CFE
CASETA CLV/YRK
CASETA CLV/

Derivado del nmero de Copia Controlada de cada Direccin, se le asigna a cada puesto en el orden en que lo soliciten, un
nmero consecutivo despus de punto, excepto la copia de consulta en CDR para los usuarios. Por ejemplo :
Solicita copia primero la Gerencia de Finanzas, despus Almacn que dependen de la Direccin de Administracin sera:
o de la Direccin de Ingeniera solicita primero copia la Gerencia de Proyectos y el siguiente que solicite se le dar el
nmero consecutivo 4 .2 :

DIA (Direccin de Administracin)

2.1
2.2

Gerencia de Finanzas
Almacn

DIN (Direccin de Ingeniera)

4.1
4.2

Gerencia de Proyectos

El CDR al nmero de proyectos 8, despus de punto, le asignar un nmero consecutivo, segn se lo vayan solicitando, por
ejemplo: El Proyecto IN-IET-018/05 de Tamazunchale fue el primero que se solicit y CDR le asign el nmero de copia
controla 8.1
8.1
8.2
8.3

IN-IET-018/05
IN-GEN-023/05

NOTA: Estos ejemplos son ficticios, se muestran para describir de forma ms clara la metodologa utilizada porCDR
para asignar el nmero de copia controlada.

Anexo F del PC-05 Rev. 3

SOLICITUD DE COPIA CONTROLADA DE DOCUMENTOS

No.:

Fecha:

Direccin:

Hoja

Gerencia:

Departamento:

Documento:

Empresa:

Identificacin

Titulo

Rev

Copia Controlada para

Proyecto/Puesto/Nombre

AUTORIZA

SOLICITA

Nombre y firma

Usuario firma y fecha

DS/GA/JP

Anexo G del PC-05 Rev.3

De

Vigencia
hasta