Sustentante:

Dakaira Castillo Andújar SD-20-10927

Asignatura:
Sistema de Información Contable I

Docente:
Didiel Antonio Mercedes

Fecha:
13 de Febrero 2022

Trabajo:
Formulario y Registros de Contabilidad.
 Introducción
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el
trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran
mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una
empresa, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas,
autorizadas y procesadas en forma electrónica.

Una de las características de las oficinas del futuro y hasta de la actual, es la tendencia a
eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las
transacciones, formularios computarizados.

Los formularios no desaparecerán de las oficinas ni de las empresas, pero su uso deberá
minimizarse por varias razones, costo, espacio y rapidez en el proceso de las
transacciones.

1. Importancia de controlar los formularios.

Es de mucha importancia, ya que toda empresa tiene la necesidad de controlar los
formularios y la información contenida en ellos. Existen señales que indican la
necesidad de implantar el control de los formularios que son:

 Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadoras.

 Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
 Omisión de detalles importantes para procesar la información.
 Falta de pre numeración.
 Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
 Errores en el llenado.
 Poca estética en su diseño.

2. Técnicas para el diseño de formularios.

Para la elaboración de los formularios se deben tener en cuenta una serie de técnicas que
ayudaran a mejorar su diseño. Hay que tomar en cuenta:

Características de los formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Las características
que debe cumplir todo formulario son:

 Sencillez en su diseño.
  Deñado para su procedimiento específico.
 Orden en la secuencia de la información.
 Un mismo empleado no puede validar dos formularios.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas para los departamentos que manejan la
información contenida en ellos.
 Deben estar pre numerados.
 Deben poseer espacios para las aprobaciones y autorizaciones.

Clasificación de los formularios

De acuerdo a su presentación pueden ser: simples y compuesto.

De acuerdo a su uso: para originar una acción, para registrar una acción, para informar
resultados.

De acuerdo a su elaboración: manuales, semimecanizados y mecanizados.

Principios que deben seguirse en el diseño de los formularios.

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, que son:

 Facilidad para su llenado.

 Reducción de las posibilidades de error.
 Estética.
 Reducción de costos.

3. Diseño de un sistema de formularios.

Sistema de formulación

Un sistema de formulación comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y

reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en
la organización.

Inventarios de formularios

El primer paso para diseñar un sistema de formulario en una organización, es la elaborar

una lista de todos los formularios que son manejados en todos los departamentos. La
lista de formularios deberá comprender tanto lo que se encuentra diseñados
formalmente, como aquellos que están hechos informal.

Análisis de formularios

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de
una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización.

4. Clasificación de formularios
Los formularios pueden ser clasificados:
 - De acuerdo a su presentación pueden ser:

Simples

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola
forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una
cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta
correspondiente.

Compuesto

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un
formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.

 De acuerdo a su uso pueden ser:

Formularios para originar una acción

Tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un

cierto objetivo.

Formularios para registrar una acción

Están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Por
esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier
información omitida puede ser requerida después.

Formularios para informar resultados

Son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se
encuentran estandarizados.

 De acuerdo a su elaboración pueden ser:

Manuales

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual,
es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Semimecanizados

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través

de un elemento maquina como una computadora, tanto los datos del mismo como los
campos por rellenar.

Mecanizados

Los formularios mecanizados son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
5. Codificación de formularios
Una vez que las formas son calificadas, estas deben ser codificadas con base en los
métodos. Los métodos mas utilizados para codificar formularios son:

 Métodos nemotécnicos
 Métodos de boques
 Métodos Alfanuméricos

Conclusión
Desde los inicios de la historia, el hombre ha tenido las necesidades de expresar sus
ideas y pensamientos escritos de forma tal que puedan ser entendidos por un gran
número de personas. De esta necesidad no se escapa el mundo de negocios, que además
requiere manejar la información con rapidez, por esta razón, surge los formularios.

Los formularas son métodos que se utilizan para capturar información para el registro,
control y proceso de las operaciones de una entidad.