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FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD:

La historia de la humanidad cambi con la invencin de la imprenta. Desde lo


inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y
pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los
negocios, por esta razn surgen los formularios. Los formularios son los modelos
que se utilizan para capturar informacin para el registro, control y/o proceso de
las operaciones de una entidad. La aplicacin de los formularios es sumamente
amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efecta un depsito en un
banco, lo primero que hace es llenar algn tipo de formulario para dejar evidencia
de la transaccin realizada; una copia del documento le es entregada, luego de
ser validada por el cajero en seal de conformidad.
Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia
de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a travs de documentos
escritos. La gran mayora de la informacin correspondiente a las transacciones
que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnologa de informacin, muchos formularios estn siendo
sustituidos por operaciones registradas en forma electrnica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas,
autorizadas y procesadas en forma electrnicas, en donde inclusive las personas
que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.
CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:
Todo formulario debe cumplir con ciertas caractersticas necesarias, para que se
considere diseado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe
tener presente en todo momento, que el diseo de un formulario debe responder a
la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las caractersticas
mnimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
-

Sencillez en su diseo

Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.

El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la misma


secuencia de la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de
recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele
una obligacin.

Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos


departamentos que manejan la informacin que contienen los mismos.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio,


se deben establecer formularios prenumerados.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.

Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea
especfica y se indique la ltima fecha de revisin.
CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:
Los formularios pueden ser clasificados:
De acuerdo a su presentacin pueden ser:

Simples
Compuestos
Los formularios simples son aquellos documentos que estn representados por
una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los
depsitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia
del depsito en la libreta correspondiente. Las cartas con membretes de la
Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.
Los formularios compuestos poseen ms de una hoja y son elaborados con base
en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo
especial. Dentro de este rengln, podemos distinguir los siguientes tipos:

De bloques
Talonarios
Formas continua.
De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:
Los formularios para originar una accin, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algn grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la
emisin de una requisicin de materiales puede dar origen a la emisin de una
orden de compra.
Los formularios para registrar una accin estn orientados a guardar informacin
que puede ser consultada posteriormente. Por esta razn, su llenado correcto es
importante desde el principio, dado que cualquier informacin omitida puede ser
requerida despus.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para
mostrar cifras o anlisis de procesos que se encuentran estandarizados.
De acuerdo a su elaboracin pueden ser:
-

Manuales
Semimecanizados
Mecanizados
Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir, no interviene el elemento mquina para su confeccin.
Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a
travs de un elemento mquina como una computadora o una mquina de escribir.
Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por
una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
DISEO DE FORMULARIOS:
Todo formulario debe seguir una serie de principios bsicos para su diseo, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los
siguientes principios:

Facilidad para su relleno


Reduccin de las posibilidades de error
Esttica
Reduccin de costos
FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:
A continuacin detallaremos los diferentes formularios utilizados por la Empresa
para reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para manejar la
contabilidad, estos formularios se detallan como sigue:
1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones
que se le adeuda algn bien o tipo de servicio.
2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de
todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.
3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de
todo el dinero recibido de los clientes.
4.- Depsito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los
depsitos realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depsito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar


constancia de los depsitos de tarjetas realizados en el Banco Popular
Dominicano.
6.- Factura a crdito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar
constancia de las ventas a crdito al por mayor y detalle.
7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener
control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.
8.- Nota de Crdito: Este formulario es utilizado bsicamente para dejar
constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.
9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar
determinadas compras.

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