4.2 Análisis de los Sistemas Administrativos.

Lógica de Diseño, Metodología y Herramientas de Análisis de los

Sistemas Administrativos.

Los sistemas administrativos procesan información, esta actividad es el

sustento del desarrollo de procesos físicos y de decisión que corresponden
a las múltiples operaciones comerciales, financieras y productivas que
hacen al funcionamiento de la Organización.
Toda la información que se produce para los diversos niveles de la
organización debe ensamblarse en un único sistema que involucre el
procesamiento administrativo y que además prevea los archivos y
registros necesarios para generar la misma.

Sin lugar a dudas que la lógica de funcionamiento de un sistema es aquel

que observamos de manera diaria en nuestras actividades laborales, pero
para que exista un sistema, no es mediante la lógica de funcionamiento
que podremos “diseñar” el mismo. Para poder establecer el diseño de un
sistema de información debemos recurrir a la lógica de diseño.

Denominamos “Lógica de Diseño” de un sistema de información, a aquel

proceso racional que se establece en la construcción del mismo,
relacionando todos lo elementos que lo componen.

Para ubicarnos en esta situación debemos pensar que no tenemos los

elementos diseñados ni puestos en funcionamiento, sino que partimos con
lo único disponible que son, los datos recogidos acerca de las necesidades
y particularidades que debe respetar el sistema.
Por consiguiente se debe pensar en el diseño del sistema de una manera
totalmente inversa a la lógica de funcionamiento.

Para construir un sistema de información debemos partir por definir las

Salidas que vamos a necesitar, en sus mas amplios aspectos como lo son
el legal, de control interno, de información operativa y de información
gerencial. La definición de las salidas involucra:

- Enumeración de las diferentes salidas que debe producir el

sistema.
- Los datos que se incluirán en cada una de ellas.
- Disposición física de los datos en los soporte de salida.
- Periodicidad con que se producirá cada una de ellas.
- Máximo desfasaje de tiempo.
- Soporte específico donde se sustentará la salida (papel, pantalla,
conversión a otro tipo de archivos, etc.)
Con el detalle de las Salidas se deberán diseñar los Archivos y los
registros tales como libros, fichas que estén en condiciones de
proporcionar los datos necesarios para producir las salidas. En esta etapa
se define:

- Enumeración de los archivos que se habilitaran.

- Identificación de los datos que se alojaran en cada archivo.
- Estructura que tendrá cada archivo y registro que conservaran
datos.
- Volumen que deberán absorber los archivos diseñados
- Medio técnico que se empleara para la conservación de datos.

Recién en este momento estamos en condiciones de establecer cuales van

a ser las Entradas, es decir, los datos que se requerirán para ubicar en los
archivos o cuales directamente se convertirán mediante un proceso en
salidas.

La especificación del alcance en relación a las Entradas son:

- Nomina de elementos de entrada que va a utilizar el sistema.

- Datos que se incluirán en cada una de las entradas.
- Frecuencia de las entradas que actualizaran los archivos o se
procesaran para las salidas.
- Volumen unitario por unidad de frecuencia (diaria, semanal)
- Estructuración de los datos en los soportes de entrada para
disminuir errores de captación o trascripción.
- Generación de elementos de control individual o colectivo que
permitan filtrar los errores que se pueden producir en la
captación y/o incorporación de los datos en el sistema de
información.

Resta definir el Proceso, cuya definición se hace en relación con los

siguientes lineamientos:

1- Establecer una correlación perfecta entre los datos de salida-

archivo-entrada, no solo en cuanto a su existencia en el soporte,
sino también a su ubicación, dimensión y configuración.

2- Especificación del o de los procesos a los que se ven sometidos los

datos en las distintas situaciones que se presenten, ya sea des las
mas simple hasta las mas complejas.

Este esquema tiene su justificación ya que el proceso de diseño comienza

por las salidas y es correcto que sea así, ya que las mismas debe cubrir
una necesidad y en función de la satisfacción de ella puede medirse la
utilidad que reporta. La salida tiene una razón de ser, de no existir carece
de sentido asignar medios para lograrlo.
El principio de economía de la información, me lleva a que, tenga que de
manera posterior a las salidas, definir cuales son los archivos que voy a
utilizar, ya que los mismos existen como elementos de sistematización de
datos y como medio de posibilitar que, cuando se producen salidas
sucesivas que requieren los mismos datos, estos no deban ingresarse
nuevamente. El archivo es el nexo entre los datos de entradas y las
salidas.

Conociendo como diseñar un sistema de información y su relación con los

sistemas administrativos, debemos abordar el tema referido a la cuestión
metodológica con la que vamos a conocer, analizar, diseñar e
implementar los sistemas administrativos en una Organización.
A fin de abordar el tema de metodología lo primero a preguntarse sería:
¿que se entiende por Metodología? o ¿Qué es la Metodología? o ¿Cuál es la
definición de Metodología? Veamos algunas definiciones:

 La Metodología, (del griego metà: "más allá", odòs: "camino" y

logos "estudio"), hace referencia al conjunto de métodos de
investigación utilizados para alcanzar una gama de objetivos en una
ciencia.

 Son el conjunto de métodos que se rigen en una investigación

científica o en una exposición doctrinal.

 Método es el procedimiento para alcanzar los objetivos y la

metodología es el estudio del método.

 Consiste en el estudio de métodos empleados por los

Administradores para planificar su gestión.

 Conjunto de métodos y técnicas.

 Manera sistemática de hacer cierta cosa.

Teniendo en claro, cuales son distintas acepciones que se emplean para

definir que es la Metodología, estableceremos que existen distintas formas
o maneras de analizar los sistemas administrativos.

Las que desarrollaremos en este curso son las que se conocen con el
nombre de Metodología Clásica y Mejora Continua.

Metodología Clásica de Análisis de los Sistemas Administrativos

Es la que se realiza mediante una serie de etapas, cuya denominación

habitual es la de: Relevamiento, Diseño e Implementación.
1- Relevamiento

Esta etapa tiene como objetivo básico recoger información

necesaria respecto de las particularidades del trabajo
administrativo, tal como se desarrolla actualmente, los
componentes de la organización y la división del trabajo.

El analista debe justificar las razones para llevar adelante el desarrollo del
programa, para esto debe conocer las opiniones de los entrevistados
referente a posibles soluciones alternativas, tomar conocimiento de otras
formas de trabajo que se ejecutaron y se discontinuaron, asignación y
supervisión de funciones, la disponibilidad en el mercado de estudio de
empresas similares y el empleo de tecnología especifica que pueda ser
adquirida y aplicada a la empresa bajo estudio.

De acuerdo a los objetivos establecidos esta etapa, la misma consta de 3

subetapas que son:

- Recolección Interna de Datos: consiste en un conjunto de

técnicas dirigidas a reunir toda la información necesaria de la
organización y de los sistemas que son objeto del trabajo de
análisis.

- Recolección Externa de Datos: Involucra la búsqueda de

antecedentes relacionados con el estudio que se está
desarrollando fuera del ámbito de la organización.

- Sistematización de la Información: Para contar con información

fehaciente que impida conclusiones que se obtiene de los
relevamientos es necesario no esperar a recolectar toda la
información para luego ordenarla, sino que a medida que se va
avanzando en el relevamiento ir planteando diagramas de
manera que el analista pueda observa de la existencia de errores
u omisiones.

2- Diseño

La labor del diseño consiste en combinar los datos obtenidos en el

relevamiento con los conocimientos técnicos que aporta el analista
para producir un sistema propuesto que tienda a optimizarla la
eficacia y eficiencia.

En esta etapa es en la que se desarrolla la actividad creativa del analista

que sobre la base de los antecedentes reunidos en la etapa anterior,
formula sus objeciones sobre el sistema actual y presenta su proyecto
alternativo que tienda a superarlas.

Se dice que un sistema es eficaz cuando satisface los objetivos básicos

que fundamenta su existencia, mientras que la eficiencia de los sistemas
se relaciona con el costo de funcionamiento del mismo.

Un sistemas debe ser eficaz, pero si no lo es, aunque sea económico no

justifica su existencia, pero frente a dos sistemas eficaces el optimo es
aquel que resulta más económico, o sea, eficiente.

La eficacia resulta una condición necesaria, mientras que la eficiencia es el

complemento que permite seleccionar, entre varios, a aquel sistema
optimo.

La etapa de diseño se subdivide en tres subetapas bien definidas:

- Diagnostico: el propósito de esta subetapa es poner de

manifiesto los problemas que presenta el sistema actual,
plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en
términos técnicos y empresarios. Se prepara un informe que se
somete a análisis y aprobación de los niveles gerenciales de la
organización.

- Diseño Global: en esta subetapa se formula el proyecto de

sistema que, con los cambios aprobados, da cómo resultado el
sistema propuesto.

- Diseño Detallado: hasta este momento toda las tareas

desarrolladas estuvieron dirigidas a reunir información, elaborar
propuestas, presentarlas y lograr su aprobación, pero esos
elementos no sirven para implementar, sino que nos sirven de
guía para producir los instrumentos que se utilizan para concretar
en la práctica el sistema propuesto. Esta subetapa concluye
cuando se terminan los manuales de procedimiento y
organización, involucrando dentro de ellos normas, formularios,
registros y archivos: formalmente cuando estos manuales se
ponen a disposición del usuario se inicia la etapa de
implementación.

3- Implementación

Es la etapa de mayor relevancia porque es el proceso mediante el

cual el sistema propuesto es llevado a la práctica sustituyendo al
anterior.
Si bien la implementación en sí misma no puede solucionar los problemas
de un proyecto, la ejecución inadecuada de un programa de
implementación puede hacer fracasar el mejor de los proyectos.

Esta etapa se subdivide en cuatro fases, siendo las mismas:

- Planeamiento de la implementación: se trata de las tareas

preparatorias que deben escalonarse en el tiempo a fin de poner
en funcionamiento el nuevo sistema. Estas tareas abarcan desde
la provisión de elementos, la selección y capacitación del personal
hasta tareas especificas previas a la iniciación del nuevo sistema
y que le analista debe contemplar para fijar una fecha de
lanzamiento del mismo.

- Desarrollo de tareas previas: terminado el programa de

implementación, el analista debe cumplir un rol activo a fin de
efectuar el seguimiento en forma semanal del avance de la tareas
de cada uno de los empleados, resolver problemas sobre la
marcha, tanto se refiera a contenidos como al cambio de fechas
de ejecución y desarrollar algunas funciones preparatorias como
el dictado de cursos de capacitación.

- Lanzamiento: es el momento en el que el sistema se inicia

efectivamente en operaciones. Se suele decir que el lanzamiento
puede ser total o parcial y a su vez puede ser por sustitución
completa o en paralelo.
Sería total cuando comprende a todo el sistema y parcial cuando
se realiza por módulos. Es por sustitución cuando un sistema
reemplaza al otro a partir de una fecha establecida y de forma
paralela cuando subsisten el sistema anterior y el nuevo, por un
cierto periodo de tiempo, con el propósito de respaldo para el
caso de problemas de pérdida o distorsiones de la información.

- Seguimiento: se extiende desde el lanzamiento del sistema hasta

el momento en que el mismo funciona con el grado de aplicación
que se ha fijado como satisfactorio o hasta que un informe final
crítico del analista anuncia el fracaso de la implementación. El
tiempo de seguimiento es variable y se relaciona según las
aplicaciones. En aplicaciones sencillas el mismo sería de 30 a 90
días.

El analista en esta fase evalúa el grado de cumplimiento de las normas de

procedimiento emitidas para determinar la real aplicación de las mismas y
ajustar el nuevo sistema, elaborar informes críticos de los
incumplimientos, sus posibles consecuencias y culmina con un informe
donde se menciona los logros obtenidos.
Existen otras Metodologías para el análisis de los sistemas administrativos
además de la Clásica desarrollaremos a continuación la correspondiente a
la Mejora Continua. Esta metodología no se basa en una inversión por
única vez, sino que para lograr la satisfacción total del cliente interno y
externo, deberá convertirse en un modo de vida organizacional.

A fin de lograr el efecto deseado, nada mejor que seguir una determinada
metodología, de manera tal que por la misma repetición de sus pasos, se
convierta en algo cotidiano que se incorpore de manera natural al ejercicio
de las tareas diarias.

Metodología de Mejora Contínua

En esta Metodología el método utilizado es el que se conoce con el

nombre de S.A.M.M.E. y consiste en los siguientes pasos:

 Seleccionar
 Analizar
 Medir
 Mejorar
 Evaluar

A continuación analizaremos, entonces, cada una de las etapas arriba

mencionadas.
Fase 1: Seleccionar
Consiste en elegir aquellos procesos considerados como de mayor
importancia a los efectos de la aplicación de la mejora continua. Dichos
procesos deberán ser los que aportan mayor valor agregado.

El proceso elegido deberá ser:

 Importante para satisfacer los requerimientos de su cliente.

 Decisivo en lograr de manera exitosa los objetivos de la
Organización.

Los pasos a seguir para seleccionar el proceso correcto son los siguientes:

1. Determinar los requerimientos clave para clientes “principales”.

2. Decidir qué proceso mejorar.

Fase 2: Analizar
Luego de conocer el proceso que vamos a mejorar, debemos analizar en
que condiciones se encuentra el mismo. Ello comprende los siguientes
pasos:

1. Documentar el proceso tal como está.

2. Establecer las mediciones necesarias del proceso.

Fase 3: Medir
La Medición del proceso, es para establecer un nivel inicial de referencia
de los resultados, de manera tal que en forma posterior se continúe
midiendo los mismos.

Este es el único medio por el que la Organización puede evaluar el

funcionamiento del proceso y las tareas principales de éste en relación con
los requerimientos de sus clientes.

Comprende los dos pasos principales siguientes:

1. Recopilar datos de referencia sobre los resultados.

2. Identificar las deficiencias en los resultados del proceso.

Fase 4: Mejorar
En las fases anteriores hemos investigado los requerimientos de los
clientes para elegir un proceso, se lo ha analizado en detalle y evaluado
su eficacia.

En esta fase comenzará a ver algunos de los resultados del trabajo

desarrollado, por cuanto la Organización tiene la posibilidad de incluir las
mejoras necesarias a los efectos de satisfacer esos requerimientos.
El mejoramiento del proceso comprende los dos pasos siguientes:

1. Fijar la/s meta/s de mejoramiento del proceso.

2. Desarrollar y llevar a cabo los mejoramientos en el proceso sobre
una base de ensayo.

Fase 5: Evaluar
Es posible que la Organización haya tenido éxito en hallar soluciones en
las áreas con problemas en el proceso, tal vez en el intento de mejorar
hasta se haya conseguido, pero no sabe si el trabajo ha tenido éxito o no
hasta que se reúna todo el feedback, los datos disponibles y se realice la
estimación correspondiente.

La evaluación se compone de dos pasos principales:

1. Determinar el impacto de las mejoras en el proceso.

2. Estandarizar el proceso y verificar las mejoras en curso.

Cualquiera sea la forma metodológica que utilicemos en el análisis

de los sistemas administrativos, necesitamos de herramientas que
nos brinde apoyo para realizar las distintas actividades que se
requieren.

Los Diagramas y Manuales son instrumentos creados o adaptados a la

actividad de análisis de sistemas que se emplean para proyectar el
desarrollo de los programas, recoger información de base, formular
modelos de los sistemas y permitir la implementación de los sistemas
diseñados.

Teniendo en cuenta el empleo de los diagramas y manuales, estos se los

pueden dividir de la siguiente manera:

1) De Programación: en la que se utilizan los Diagramas de Pert y Gantt.

Los diagramas de Pert tienen por finalidad establecer la correlación en el

tiempo, que se presenta entre las distintas tareas, que hacen al
cumplimiento de un proyecto en su totalidad.

Para utilizar este diagrama se deben cubrir una serie de pasos:

1- Enumerar la totalidad de las tareas que componen el proyecto.

2- Establecer un orden de prelación entra una y otra tarea.
3- Determinar las hs. hombre, equipos, necesarios para cada tarea.
4- Establecer tiempos de ejecución de las tareas con los recursos
asignados.
 5- Determinar el tiempo total mínimo requerido para terminar el
proyecto.

Formulado el diagrama, si la fecha final se encuentra dentro de los plazos

de tolerancia, el diagrama ha cumplido su función y lo que resta es
controlar a que cada responsable cumpla su función en el tiempo.

En aquellos casos en los que la fecha final no es la deseada cabe la

posibilidad de reasignar o aumentar los recursos, con lo que los tiempos
unitarios de concreción de cada tarea cambiaran. Al variar los tiempos es
posible que se modifique la cadena de tareas que constituye el camino
crítico, por consiguiente cambiará el tiempo total del proyecto.

El último diagrama será aquel que fije una fecha deseada frente a las
necesidades y al presupuesto puesto a disposición.

El diagrama de Gantt es aquel que tiene por objeto programar en el

tiempo la asignación de tareas entre distintos recursos y posibilitar el
control posterior de cumplimiento de plazos.

Presenta dos variantes:

- Partiendo de una cantidad de recursos ocupar todos los tiempos
potenciales de esos recursos.

- Partiendo de un conjunto de tareas, se grafica que recurso se

asigna para cubrir cada tarea.

El diagrama de Gantt se complementa con el diagrama de Pert, debido a

que este último especifica tareas, tiempos y orden de prelación, pero no
es operativo para concretar la distribución de tareas entre los distintos
integrantes del proyecto y no se puede hacer un seguimiento con relación
al cumplimiento por parte de los responsables.

2) De Captación de Datos: como son los Formularios de Encuesta y

cuestionarios de Control Interno.

El formulario de encuesta puede tener distintos diseños y formas, pero las

características uniformes de cada uno de ellos deben ser:

- Ser preparado para completar de manera individual.

- Dejar claramente expresado que la información que se brinda es de
tipo confidencial.
- Los Formularios para Gerentes y Supervisores se enfocan en los temas
de estructura, funciones, decisiones, atribuciones y responsabilidad.
- Los Formularios para los niveles Operativos se dirigen a los problemas
de procedimiento como ser recepción, tramite, conservación y emisión
de información.

El Cuestionario de Control Interno tiene por finalidad detectar fallas de

control interno que puedan existir entre las distintas unidades de la
Organización.

Es un Manual en sí mismo que cada equipo de trabajo prepara como paso

previo al desarrollo de los programas; los cuestionarios tienen vigencia
generalizada y se los puede usar en distintas aplicaciones.

3) De Diseño de Sistemas: en este caso se utilizan los Diagramas de Flujo

de datos, de Bloque, de Proceso y Cursograma.

 El Diagrama de Flujo de datos constituye la herramienta básica de

diseño estructurado. Usa cuatro símbolos que son y representan:
Circulo: los procesos.
Flecha: el flujo de datos.
Rectángulo Horizontal: fuente o destino de datos.
Rectángulo Horizontal abierto: almacenamiento de datos.

 En el Diagrama de Bloque nos sirve para una visión sintética de un

sistema administrativo y de su funcionamiento. Se representa
mediante cuatro rectángulos que llevan el nombre de Entradas,
Procesos, Archivos y Salidas.

 El Diagrama de Proceso o Interdependencia Sectorial, nos sirve para

tener una visión global del sistema o subsistema. La forma de
representación de este diagrama es mediante columnas en las que
se indican sectores intervinientes y dentro de cada columna se
describen las operaciones que realizan.

 El Cursograma es un diagrama que se utiliza en la etapa del diseño

detallado, ya que por medio de un conjunto de símbolos, permite
representar en forma detallada la secuencia de las tareas, los
soportes de información y los archivos que se utilizan en las
operaciones básicas de la Organización.

4) De Implementación: la herramienta por excelencia es el Manual de

Procedimientos.

El manual de procedimientos tiene por finalidad establecer las

instrucciones necesarias para la realización de las distintas tareas que se
desarrollan en la Organización.