Florecer con tecnología

El uso de las tecnologías de información es necesario para

las industrias de cualquier tamaño y las empresas de todo

tipo. Las pequeñas empresas pueden obtener los efec tos

positivos de adoptar la tecnología. Sin embargo, por lo general,
no tienen los recursos ni la experiencia de las grandes
corporaciones para implementar estrategias de tecnologías
de información. No obstante, los beneficios de la tecnología
para las pequeñas y medianas empresas (PyME) son
igualmente cruciales para sus operaciones y estrategia de
negocios.
Considere el caso de Four Seasons Greenhouse and Nursery,
con sede en Colorado. Este pequeño vivero era tal
y como muchas otras pequeñas empresas y centros de jardinería.
Usaba registros manuales para rastrear y mantener
su inventario, así como para determinar qué productos generaban
más ganancias. Las ganancias del vivero eran “insignificantes”
o nulas. No tenía acceso a datos operativos
útiles para administrar con eficacia sus actividades. Por
ejemplo, no se rastreaban ni se revisaban los márgenes de
productos individuales. Sin embargo, el vivero sabía que
tenía que hacer algo diferente para su operación de negocios
de un millón de dólares.

Se introdujo un nuevo sistema de punto de venta (POS)

en 2008. Este sistema les permitió a los dueños rastrear útiles
datos de negocios de las transacciones de ventas, inmediatamente
después de realizadas las ventas, lo cual eliminó
la necesidad de rastrearlas manualmente. Dicho sistema
procesa y almacena datos de la venta al mismo tiempo que
actualiza el inventario y compila un historial de ventas. Esto
elimina la dependencia en la introducción manual de las
transacciones de ventas y reducción de unidades en el inventario
respecto a los artículos vendidos. Los sistemas
POS ofrecen mucho más que una caja registradora. Brindan
una funcionalidad más robusta en la introducción, el rastreo
y la distribución de datos para proporcionar información
útil con la cual operar y administrar la empresa.
La precisión de los datos de inventario mantenida por
el POS contribuyó a la toma de decisiones. Decisiones sobre
cuántas unidades de un producto pedir ya no se basan
en especulaciones acerca de unidades en existencia en el
inventario. Ahora, la exactitud en los conteos de inventario
eliminan las conjeturas sobre cuánto pedir, lo que ayuda a
la empresa a operar con unidades en inventario más reducidas.
La generación de informes del sistema puede brindar
en detalle las transacciones respecto a un artículo del inventario
como cuántos se compraron, se descartaron o se
vendieron.

La implementación de un sistema POS confirmó, asimismo,

que los dueños no sabían de su negocio tanto
como creían. Al revisar los informes del nuevo sistema vieron
que algunos productos eran menos rentables de lo que
pen saban. La información detallada de costos por artículo
les ayudó a saber qué productos aportan más ganancias a
la operación. Su nueva perspectiva de los “costos reales”
brindó la oportunidad de dirigir la producción a los artículos
con más ganancias, lo que elevó las utilidades. Antes de
implementar el sistema POS, los dueños simplemente no
tenían tiempo para abordar este nivel de toma de decisiones.

El conocimiento en detalle de los costos de sus productos

les permite asignarles precios más rentables. Los
cambios de precio pueden ejecutarse de forma temporal
(para una promoción) o permanente, siempre dentro de
márgenes aceptables. El reporte preciso y oportuno de esta
información ayuda a los dueños a administrar con más
efectividad sus operaciones de negocios. La capacidad del
sistema para procesar ventas, inventario y transacciones de
compra reduce de inmediato la necesidad de la entrada
de datos e información en papel. El ahorro de tiempo sirve
para administrar el negocio, no para funciones triviales de
oficina.

El nuevo sistema ha ampliado el control de la dirección

de Four Seasons sobre los programas laborales, a fin de
revisar y asignar gastos laborales a departamentos y funciones
específicos. Un beneficio adicional les permite a los
dueños delegar más responsabilidades al personal y establecer
la rendición de cuentas. En vez de que los dueños
fijen metas, proporcionan los datos del sistema y piden al
personal presentar sus metas de ventas para el siguiente
periodo por reportar. En última instancia, este sistema de
tecnología de la información crea una infraestructura sólida
para procesar y comunicar las operaciones de negocios de
toda la empresa.

Este centro de jardinería es un excelente ejemplo de

cómo la tecnología puede brindarle beneficios a un negocio.
La capacidad de las organizaciones para seguir siendo
competitivas y ágiles es crucial. Estos sistemas permiten a
las organizaciones grandes y pequeñas aprovechar sus datos
de negocios para obtener una ventaja competitiva y eficiencia
operativa.

Ideas relacionadas con el caso

1. ¿Por qué los sistemas de punto de venta procesan
actividades de negocios con más eficacia? ¿La
información puede ser rastreada manualmente con
efectividad? ¿Por qué sí o por qué no? ¿Qué tipos de
preguntas podrían responderse de manera eficiente?
¿Cómo podría usarse la información para administrar
mejor la empresa?
2. ¿Por qué los dueños de pequeñas empresas evitan el
uso de las tecnologías de la información?