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Problema aplicado a modelos y técnicas de Planeación y organización.

Estudiante: Roismel Jose Urbano Riera

Asignatura: ADMINISTRACIÓN BÁSICA

Profesor: Juan Sebastián Delgadillo Loaiza

Bogotá 18 de diciembre de 2023

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Justificación:

La siguiente presentación consiste en la resolución de un problema que implica

aspectos de la planeación y Organización de evento importante, en este caso es la

inauguración de una tienda de zapatos, para ello contamos con 5 personas para

desarrollar dicho evento

Cada fase del evento se ha identificado de manera independiente, proporcionando una

estructura clara y organizada. Además, se ha diseñado un diagrama de flujo que

visualiza la secuencia lógica de estas etapas, garantizando una comprensión intuitiva de

la planificación general.

Se han definido claramente los dos procesos fundamentales: la planeación y la

organización

Se asocio las etapas establecidas, las que considero se relacionan con el proceso de

planeación y las que se asocien al proceso de organización y justifique dicha

asociación.

Finalmente, se ha desarrollado un diagrama de Gantt que presenta visualmente la

duración de cada etapa, desde la definición de objetivos hasta la evaluación de

resultados. Este enfoque temporal facilita la gestión del tiempo y la coordinación

eficiente de las actividades,

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Evento: Inauguración de una tienda de zapatos

La reconocida marca de calzado, TrotarRoys, desea realizar la apertura de un nuevo

punto de venta en el sector noroccidente de la ciudad de Bogotá. Con el propósito de

presentar su nuevo punto de ventas, se planea un evento de inauguración diseñado

para destacar la presencia de la marca en la zona.

Equipo Organizador:

Coordinador de la Marca: Roismel Urbano

Administrador de la Nueva Sede: Martin Robledo

Supervisora: Camila Avilés

Asesores de Ventas: John Arias y Sandra Pulido

Etapas del Proyecto

Conceptualización y Definición del Evento:

Responsable: Roismel Urbano

Actividades: Definir el propósito y objetivo del evento, centrado en la presentación de la

marca en el sector, la bienvenida a potenciales clientes, y la construcción de una

identidad sólida. Se espera una asistencia máxima de 150 personas, mayormente

personas del sector.

Presupuesto y Recursos:
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Responsable: Martin Robledo

Actividades: Coordinar con proveedores de comida, decoración, publicidad, etc.

Gestionar contratos, seleccionar proveedores basados en precio, reputación y

disponibilidad. Establecer un presupuesto equilibrado entre costo/beneficio para la

ocasión.

Seleccionar la Fecha y el Lugar del Evento:

Responsables: Camila Avilés

Actividades: Crear un cronograma de actividades, asignar responsabilidades,

desarrollar un plan de trabajo detallado para cada persona del equipo y diseñar el

programa del evento. La fecha de realización será el 20 de enero de 2024.

Enviar Invitaciones:

Responsable: Todo el equipo

Actividades: Enviar invitaciones a los invitados y al personal. Con 2 semanas de

antelación, confirmar asistencias para planificar adecuadamente la cantidad de comida

y bebida necesaria.

Revisar los Detalles Finales:

Responsables: John Arias y Sandra Pulido

Actividades: Revisar el diseño de afiches, banners y otros materiales publicitarios.

Asegurar que todo esté en orden para el inicio del evento, incluyendo sonido, comida y

decoración. Gestionar la llegada y participación de invitados y trabajadores.

Desarrollo del Evento:

Responsables: Todo el equipo

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Actividades: Coordinar los detalles finales, abrir el local, recibir a trabajadores e

invitados, asegurar la presentación adecuada de la marca, responder preguntas,

realizar entrevistas, ofrecer productos y garantizar que el evento se desarrolle según lo

planeado.

Diagrama de flujo

Organigrama
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*Este representa la estructura jerárquica de la organización Cada persona debe trabajar

de manera colaborativa y coordinada con los demás para garantizar el éxito general del

evento. Es crucial establecer canales de comunicación efectivos y mantener un

seguimiento constante durante todo el proceso.*

Definición de cada uno de los 2 procesos administrativos

Planificación: La planificación del evento de inauguración de una tienda de zapatos

implica organizar y coordinar todos los elementos del evento. Esto incluye la selección de la

ubicación, la elección de proveedores, la determinación del presupuesto, la creación de

estrategias de marketing y la elaboración de la agenda de trabajo. El objetivo es asegurar el

éxito del evento y cumplir con los objetivos de la empresa de manera efectiva.
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La Organización: de la inauguración de una tienda de zapatos Es la fase en la que se da vida

a la planificación previa. Se enfoca en asignar tareas, contratar personal, preparar la

decoración, coordinar con proveedores, comunicarse con los invitados y ejecutar el evento

según lo planeado. Requiere una atención meticulosa a los detalles y una coordinación

eficiente, flexible y adaptable para realizar ajustes según sea necesario.

Asociar las que considere se relacionan con el proceso de planeación y las que

se asocien al proceso de organización y justifique dicha asociación.

Las etapas se han asociado de manera consciente con estos procesos. Las

relacionadas con la planeación se centran en la toma de decisiones estratégicas, como la

elección de la ubicación y la estrategia de marketing. Por otro lado, las etapas vinculadas a la

organización se centran en la ejecución práctica, como la asignación de tareas y la logística del

evento.

PLANIFICACIÓN: ORGANIZACIÓN

Conceptualización y Definición del Evento: Enviar invitaciones

Presupuesto y recursos Revisar los detalles finales:

Seleccionar la fecha y el lugar del evento. Desarrollo del evento

Diagrama de Gantt
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